CVDR17809_1Verordening op de ambtelijke bijstand en op de fractieondersteuning 2003nlregelingGilze en Rijen2003-12-23Gilze en RijenonbekendVerordening op de ambtelijke bijstand en op de fractieondersteuning 2003Gemeentewet, art. 33gemeenteraadbestuur en recht2003-12-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2003-12-232003-12-222024-01-01nieuwe regelingPresidium, 081220031.Geen1.Datum inwerkingtreding is geschat op 23 december 2003.Verordening op de ambtelijke bijstand en op de fractieondersteuning 2003Paragraaf1Ambtelijke bijstandArtikel1

Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang;

inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

technische bijstand bij het formuleren van initiatief-voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier.

Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.Artikel2

Ambtelijke bijstand op verzoek van de griffier wordt verstrekt, tenzij:

niet aannemelijk is gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad als zodanig;

dit het belang van de gemeente kan schaden;

dit het werkbaar evenwicht als genoemd in artikel 5 verstoort.

De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk met redenen omkleed over het verzoek. De burgemeester kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium.Artikel4

Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

De burgemeester kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium.Artikel5De secretaris ziet toe op een werkbaar evenwicht tussen het aantal malen dat een beroep gedaan wordt op het verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, en de beschikbare capaciteit van de reguliere ambtelijke organisatie.Artikel6De secretaris verstrekt de portefeuillehouder inlichtingen omtrent verzoeken als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.Artikel7De in de voorgaande artikelen geregelde ambtelijke bijstand geldt ook voor vaste raadscommissieleden, die geen raadslid zijn.Paragraaf2Fractieondersteuning.Artikel8

De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, kunnen jaarlijks maximaal € 1.000,00 declareren ter tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden kan tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden maximaal € 250,00 ter tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie worden gedeclareerd.

Bij splitsing van een fractie wordt het in het jaar van splitsing nog door de ongesplitste fractie te declareren bedrag naar rato van het aantal leden aan de oorspronkelijke en aan de nieuwe fractie toegedeeld.

Declaraties worden ingediend bij de griffier, die voor betaalbaarstelling zorgdraagt.

In januari legt de griffier een overzicht van de in het vorige jaar uitbetaalde declaraties voor aan het presidium.

Artikel9

Fracties besteden hun bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken.

De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

giften;

uitgaven welke bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.

Paragraaf3SlotbepalingArtikel10Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening op de ambtelijke bijstand en op de fractieondersteuning 2003' en treedt in werking met ingang van 1 maart 2003.Aldus vastgesteld in de openbarevergadering van 22 december 2003.DE RAAD VOORNOEMD,de griffier, de voorzitter,mr. J.W. Timmermans drs. R.H. RoepArtikelsgewijze toelichtingArtikel 1.De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om een verzoek om feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, neemt een raadslid contact op met de griffier. De griffier beoordeelt wie het beste de betreffende informatie kan geven of de gevraagde inzage kan verzorgen. Bij feitelijke en beschikbareinformatie van geringe omvang kan gedacht worden aan routinematig te verstrekken informatie. Een verzoek kan ook betrekking hebben op inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het heeft in de Wet openbaarheid van bestuur. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van diezelfde wet. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in de diverse reglementen van orde. Technische bijstand bij het formuleren van initiatief-voorstellen, amendementen en moties betreft een zwaardere categorie. Zonodig wordt daarbij de gemeentesecretaris ingeschakeld. Ten slotte kan ook een verzoek om ‘andere bijstand’ gedaan worden. Daarbij kan het gaan om meer dan technische bijstand of informatie van meer dan geringe omvang. Een voorbeeld is het vinden van financiële dekking voor een amendement of initiatiefvoorstel.Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffier en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een zekere formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. Onnodige, d.w.z. disproportionele, formalisering is evenwel vermeden. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. In het vierde lid is sprake van een aanwijzingsbevoegdheid voor de secretaris. Artikelen 2 en 3.Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 2, eerste lid, onderdeel c wordt de relatie gelegd met het bepaalde in artikel 5. Aldus wordt voorkomen dat er als het ware een 'open eind' regeling ontstaat. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg pleegt met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). De burgemeester kan ook besluiten een zaak voor te leggen aan het presidium. Reden hiervoor is enerzijds de spagaat waarin de burgemeester verkeert en die een beslissing kan bemoeilijken en anderzijds het bieden van een mogelijkheid voor de voltallige raad (via de fractievoorzitters) om als hoogste orgaan een beslissing te nemen. Overigens kan de raad ook met gebruikmaking van artikel 180 Gemeentewet aan de burgemeester verzoeken verantwoording over zijn besluit af te leggen. Artikel 4.Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor gegeven wordt, kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.De burgemeester kan ook besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium. Hiervoor geldt dezelfde als hiervoor bij artikel 3 is aangegeven.Artikel 5.Niet gekozen is voor de benadering die in de modelverordening van BZK en VNG is opgenomen waar het betreft de mogelijkheden om verzoeken om ambtelijke bijstand te limiteren. Daarbij zou volgens het model gekozen kunnen worden voor een maximaal te noemen aantal keren of een maximaal te noemen uren. De praktijk tot nu toe wijst uit dat de meeste verzoeken door de griffier kunnen worden afgehandeld en dat daardoor het beroep op de ambtelijke organisatie beperkt is.Ook de in het model opgenomen verplichting voor de secretaris om een register bij te houden waarin aantekening gemaakt wordt van welk raadslid om bijstand heeft verzocht, over welk onderwerp het ging, welke ambtenaar bijstand heeft verleend, hoeveel tijd het verlenen van bijstand heeft gekost en de reden waarom (indien van toepassing) een verzoek om bijstand is geweigerd, is niet overgenomen.Dit wordt een te vergaande en onnodige formalisering geacht. Gekozen is voor een flexibele en vooral praktijkgerichte oplossing met een zekere minimum-waarborg.Om de gemeentesecretaris enig houvast te geven is het criterium 'werkbaar evenwicht' in de verordening opgenomen.Artikel 6.In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is, respectievelijk kan zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die de dualisering is teweeggebracht, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.De bepaling inzake het opleggen van geheimhouding aan de ambtenaar m.b.t. een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van een gegeven advies, zoals opgenomen in de modelverordening, is niet overgenomen. Niet alleen lijkt een dergelijke bepaling in strijd met het bepaalde in artikel 125 van de Ambtenarenwet juncto artikel artikel 160 van de Gemeentewet (college is bevoegde gezag), het brengt een ambtenaar ook in een zeer moeilijke positie ten opzichte van 'zijn' portefeuillehouder.Uiteraard kan de griffier, gezien de de vertrouwensrelatie tussen griffier en raadsleden en gelet op de specifieke aard van de functie van de griffier, wel om geheimhouding worden verzocht.Artikel 7.Op voorstel van het presidium is in de verordening opgenomen dat de regels omtrent ambtelijke bijstand ook van toepassing zijn op de vaste commissieleden, die geen raadslid zijn.Artikel 8.Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. Over de in artikel 7 geregelde vergoeding (maximaal € 1.000,00 per fractie per jaar op declaratiebasis) zijn reeds in het voorjaar van 2003 afspraken gemaakt in het presidium.(N.B.: daarnaast is afgesproken dat een bedrag van € 1.000,00 beschikbaar is voor 'raadsbrede' activiteiten. Omdat dit niet valt onder fractieondersteuning is daaromtrent in de verordening niets vermeld. In de begroting is het bedrag van € 1.000,00 voor raadsbrede activiteiten wel opgenomen.) Lid 2 beoogt te voorkomen dat het in de begroting voor fractieondersteuning opgenomen bedrag (aanzienlijk) wordt overschreden, hetgeen het geval zou kunnen zijn indien partijen na de verkiezingen niet meer in de raad vertegenwoordigd zijn en er nieuwe fracties tot de raad zijn toegetreden.Ook lid 3 beoogt onvoorziene uitgaven te voorkomen.Gelet op het gegeven dat vergoedingen worden verstrekt op declaratiebasis en gelet op de hoogte van de maximale vergoeding is niet gekozen voor controle via de accountant, zoals voorgeschreven in de model-verordening, maar voor 'verantwoording' aan het presidium (lid 5).Artikel 9.De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan werkzaamheden die verband houden met het functioneren van de fractie. De verordening noemt in dit verband het versterken door fracties van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.Artikel 10.De verordening treedt in werking met terugwerkende kracht, zodat ook de reeds in dit jaar – conform de afspraken in het presidium – verstrekte vergoedingen een wettelijke basis hebben. De wet verzet zich niet tegen eerdere inwerkingtreding.