CVDR177997_3Mandaatbesluit gemeentesecretaris 2005nlregelingAlmere2018-01-02AlmereGemeenteblad Almere, 17-12-2013Mandaatbesluit gemeentesecretarisMandaatbesluitgemandateerde functionarisbestuur en recht2013-12-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-01-012018-01-01mandateringslijst, 22e wijzigingGeengeenexb-2017-60053Mandaatbesluit gemeentesecretaris 2005De gemeentesecretaris van Almere,gelet op het Mandaatbesluit 2005 waarbij burgemeester en burgemeester en wethouders hun bevoegdheden als vermeld in de bij het Mandaatbesluit 2005 behorende mandateringslijst onder het stellen van voorschriften hebben gemandateerd aan de gemeentesecretaris; B E S L U I T :

de bevoegdheden als vermeld in het bij het Mandaatbesluit 2005 behorend overzicht (de zogenaamde mandateringslijst), met inbegrip van de ondertekening van stukken, in naam en onder verantwoordelijkheid van het ter zake bevoegde bestuursorgaan op te dragen (onder te mandateren) aan directeuren van diensten, zulks met uitzondering van de bevoegdheden die van het verlenen van ondermandaat door de gemeentesecretaris zijn uitgesloten.

op de bevoegdheden als vermeld onder I van dit mandaatbesluit de volgende voorschriften vast te stellen.

In dit mandaatbesluit en de bijbehorende mandateringslijst wordt onder dienst tevens verstaan Stafdienst, Publiekszaken alsmede het Programmabureau Stad en onder directeur tevens diens plaatsvervanger(s).Voor de toepassing van dit mandaatbesluit wordt onder mandaat tevens begrepen het op grond van volmacht dan wel machtiging verrichten van respectievelijk privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen alsmede het nemen van besluiten anders dan bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Wie mag bij mandaat beslissen?Artikel1.

De directeur is ten aanzien van de mandateringslijst bevoegd – tenzij anders is bepaald- tot uitoefening van al de bevoegdheden als vermeld onder zijn dienst alsmede van al de bevoegdheden als vermeld onder de hoofdstukken “Algemeen” en “Personeel en Organisatie”.

De directeur is -tenzij in de mandateringslijst anders is bepaald- gerechtigd de aan hem gemandateerde bevoegdheden geheel of gedeeltelijk onder te mandateren aan de binnen zijn dienst werkzame medewerkers. De directeur kan hierbij instructies geven die bij het uitoefenen van de ondergemandateerde bevoegdheden in acht genomen dienen te worden.

De ondergemandateerde bevoegdheden als bedoeld in het tweede lid worden door de directeur vastgelegd in één ondermandaatbesluit. Dit besluit bevat een overzicht van al de door directeur verleende ondermandaten onder vermelding van de functionarissen die tot de uitoefening van de desbetreffende ondermandaten bevoegd zijn. De door de directeur gemandateerde functionarissen zijn niet gerechtigd tot het verlenen van ondermandaat.

In afwijking van het bepaalde in het tweede lid is de directeur gerechtigd de aan hem ondergemandateerde bevoegdheden geheel of gedeeltelijk onder te mandateren aan een niet aan hem ondergeschikte functionaris belast met de leiding van een programma dan wel project. Het desbetreffende ondermandaatbesluit vermeldt in ieder geval de omschrijving van het project of programma, de gemandateerde bevoegdheden, de budgettaire kaders, de wijze van verantwoording en de duur van het mandaat en de eventuele bevoegdheden tot verder ondermandaat. Het ondermandaatbesluit wordt naast een openbare bekendmaking tevens bekendgemaakt aan de concerncontroller en de betrokken dienstcontroller(s).

Het ondermandateren van bevoegdheden als bedoeld in de voorgaande leden geschiedt schriftelijk.

De directeur draagt er zorg voor dat de ondermandaatbesluiten bij openbare kennisgeving bekend worden gemaakt.

Een afschrift van het ondermandaatbesluit wordt via de afdeling Juridische Zaken van de Stafdienst Bedrijfsvoering ter opberging aan het archief van de afdeling Informatie- en communicatietechnologie van de Stafdienst Bedrijfsvoering.

Op ondermandaatbesluiten zijn de bepalingen van dit mandaatbesluit van overeenkomstige toepassing.

Bij mandaat in acht te nemen voorschriften.Artikel2.1.Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, beleidsregels etc. in acht te worden genomen In het bijzonder dienen in acht te worden genomen de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht.2.Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden worden tevens in acht genomen de eventueel in de mandateringslijst vermelde specifieke bepalingen.Bevoegdheden en budgetArtikel3.1.Ten aanzien van bevoegdheden die zowel ten bate als ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt dat hierin in de productenraming van de desbetreffende dienst moet zijn voorzien. 2.Voor zover het uitoefenen van bevoegdheden inkomsten dan wel uitgaven voor de gemeente tot gevolg heeft dan is – naast het Mandaatbesluit 2005 – daarop de Budgethoudersregeling 2005 van toepassing.Relatie met andere diensten.Artikel4.Indien bij een op grond van mandaat te nemen besluit de desbetreffende aangelegenheid het taakgebied van een andere dienst raakt, betrekt degene die gerechtigd is de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen, die andere dienst(en) bij de besluitvorming.Wanneer terugkoppeling gemeentebestuur?Artikel5.

Indien bij een op grond van mandaat te nemen besluit er rekening mee moet worden gehouden dat de burgemeester dan wel het college van burgemeester en wethouders op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken, legt degene die bevoegd is de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen de zaak vooraf voor aan respectievelijk de burgemeester dan wel de betrokken portefeuillehouder. Indien het een bevoegdheid van burgemeester en wethouders betreft en de portefeuillehouder dat nodig acht, wordt deze zaak ter verdere besluitvorming voorgelegd aan burgemeester en wethouders.

Ook indien niet is gehandeld overeenkomstig het bepaalde in het eerste lid, geldt een krachtens mandaat genomen besluit rechtens als een besluit van het desbetreffende bestuursorgaan.

Redactie en ondertekening van krachtens mandaat genomen besluiten.Artikel6.

In geval van uitoefening van bevoegdheden namens burgemeester en wethouders worden uitgaande stukken in de wij-vorm geredigeerd en als volgt ondertekend: "Burgemeester en wethouders van Almere, namens hen", gevolgd door de functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent, zijn of haar handtekening en vermelding van de naam.

In geval van uitoefening van bevoegdheden namens de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: "De burgemeester van Almere, namens deze", gevolgd door de functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent, zijn of haar handtekening en vermelding van de naam.

In geval een bevoegdheid is ondergemandateerd worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: "Burgemeester en wethouders van Almere, namens hen" c.q. "De burgemeester van Almere, namens deze", gevolgd door de functieaanduiding, handtekening van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent en vermelding van de naam.

Indien de beslissing tot het aangaan van overeenkomsten is gemandateerd, houdt deze bevoegdheid tevens in het aangaan van de overeenkomst als zodanig waaronder te verstaan het op grond van artikel 171 tweede lid Gemeentewet juncto artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht vertegenwoordigen van de gemeente als rechtspersoon door het voor de gemeente in de plaats van de burgemeester tekenen (bij volmacht) van de overeenkomst alsmede het in voorkomende gevallen compareren bij het verlijden door de notaris van in akten vervatte overeenkomsten.

De in het vierde lid vermelde vertegenwoordigingsbevoegdheid kan uitsluitend worden uitgeoefend door personen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur.

Ingeval van ondertekening van aangegane overeenkomsten wordt de aanhef als volgt geredigeerd : “De gemeente Almere, ter zake van deze overeenkomst op grond van artikel 171 tweede lid Gemeentewet vertegenwoordigd door ".......……..-.......…… “ (de naam en functieaanduiding van degene die de gemandateerde bevoegdheid uitoefent), hierna te noemen: de gemeente”

Redactie van openbare kennisgevingen.Artikel7.

Bij openbare kennisgevingen dient in de "kop" van de kennisgeving duidelijk aangegeven te worden het onderwerp waarop de kennisgeving betrekking heeft. In de "kop" van de kennisgeving dienen in elk geval aanduidingen als "openbare bekendmakingen" achterwege te worden gelaten.

In de kennisgeving behoeft niet tot uitdrukking te worden gebracht dat het de uitoefening van een gemandateerde bevoegdheid betreft. Volstaan kan worden met zinsneden als "Burgemeester en wethouders maken bekend......" dan wel "De burgemeester maakt bekend......." Zinsneden aan het eind van kennisgevingen als "Burgemeester en wethouders voornoemd" dan wel "De burgemeester voornoemd" kunnen achterwege blijven.

In de kennisgeving dient melding te worden gemaakt van bij wie en/of de wijze waarop nadere informatie kan worden ingewonnen over het onderwerp van de kennisgeving (bijvoorbeeld vermelding van organisatieonderdeel en/of behandelend ambtenaar onder vermelding van zijn/haar telefoonnummer en/of e-mailadres, de vermelding van de locatie (gemeentelijke web-site en/of infocentrum) waarop de op de kennisgeving betrekking hebbende stukken kunnen worden ingezien).

Indien het onderwerp van kennisgeving de bekendmaking betreft een bij mandaat genomen besluit waartegen bezwaar kan worden gemaakt of beroep kan worden ingesteld wordt in de kennisgeving daarvan mededeling gedaan onder vermelding van door wie, binnen welke termijn en bij welk orgaan bezwaar kan worden gemaakt of beroep kan worden ingesteld.

Op een onderwerp van kennisgeving betreffende de ter inzagelegging van een aanvraag of het voornemen tot het nemen van een besluit of een ontwerp-besluit, tegen welke aanvraag, voornemen of ontwerp zienswijzen of bedenkingen kunnen worden ingediend is het bepaalde in het vierde lid van overeenkomstige toepassing.

Archivering en rapportageArtikel8.1.Al de op grond van mandaat genomen besluiten dienen schriftelijk te worden vastgelegd en naar behoren te worden gearchiveerd.2.Het desbetreffende bestuursorgaan bepaalt in welke gevallen en op welke wijze van de op grond van mandaat genomen besluiten verantwoording moet worden afgelegd.Wat wordt verstaan onder “uitvoering” in de mandateringslijst?Artikel91.Onder uitvoering van de in de mandateringslijst genoemde wetten, algemene maatregelen van bestuur, verordeningen of andere regelingen, daaronder begrepen de eventueel - sedert de inwerkingtreding van het desbetreffend mandaat - op die wetten, algemene maatregelen van bestuur, verordeningen of andere regelingen aangebrachte wijzigingen, wordt verstaan:

het nemen van besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht;

het verrichten van andere handelingen dan onder a bedoeld waarvan de uitoefening op grond van de desbetreffende regelgeving is opgedragen aan bestuursorganen zoals het versturen van kennisgevingen, het aanvragen, opmaken, afgeven dan wel in ontvangst nemen van verklaringen of documenten, het doen van onderzoek, het voeren van overleg, het afleggen van rekening en verantwoording, het verstrekken en vragen van adviezen, het opleggen van hersteltermijnen, het toepassen van openbare voorbereidingsprocedures.

2.Voorzover niet anders is bepaald wordt niet als uitvoering beschouwd: het vaststellen van plannen, beleid, beleidsregels en nadere regels.Wat wordt onder "het beslissen tot het aangaan van overeenkomsten" verstaan als vermeld in de mandateringslijst? Artikel10Onder het beslissen tot het aangaan van overeenkomsten als vermeld in de mandateringslijst wordt ook verstaan de bevoegdheid tot het verrichten van al de daarmee samenhangende voorbereidingshandelingen waaronder het aanvragen van offertes en het doen van aanbestedingen alsmede de bevoegdheid tot uitvoering en opzegging van de gesloten overeenkomst en voorts alle andere bevoegdheden die het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot overeenkomsten aan een partij toekent. Toekomstige mandaten. Artikel11Op door de gemeentesecretaris, na de datum van inwerkingtreding van dit besluit, genomen ondermandaatbesluiten is dit besluit - tenzij anders is bepaald - onverkort van toepassing. Inwerkingtreding.Artikel12Dit besluit treedt inwerking op 16 juli 2005.Citeertitel van deze regeling.Artikel13Dit besluit kan worden aangehaald als Mandaatbesluit gemeentesecretaris 2005.Almere, 6 juli 2005de secretaris,B.M. Arnold.MANDATERINGSLIJSTMandateringslijst gemeentesecretaris 2005 t/m 22e wijziging