| Organisatie | Gilze en Rijen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota evenementenbeleid |
| Citeertitel | Nota evenementenbeleid |
| Vastgesteld door | burgemeester |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | openbare orde en veiligheid |
Geen.
Algemene plaatselijke verordening, art. 2.2.2
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-04-2003 | 14-02-2008 | nieuwe regeling | 04-06-2003 Weekblad Gilze en Rijen, 12062003 | College B&W, 04062003 |
In de gemeente Gilze en Rijen vindt jaarlijks een aantal evenementen plaats. Het gaat om een aantal vaste evenementen, zoals de jaarmarkt in Rijen en Molenschot, de braderie in Gilze, de Oranjefeesten, de Rijerie, het Mollebosfist, etc.. Daarnaast worden er jaarlijks incidenteel evenementen georganiseerd.
De gemeente speelt een belangrijke rol bij de organisatie van deze evenementen aangezien de gemeente de vergunningen voor de evenementen verleent. Deze rol van de gemeente ten aanzien van evenementen moet worden verbeterd. Vanuit de bevolking komt steeds vaker de opmerking dat zij overlast ondervindt van de evenementen die in de gemeente plaatsvinden. Er moeten duidelijke regels komen voor het organiseren van evenementen. Deze regels dienen ook bij de bevolking bekend te zijn.
In de voorliggende nota worden oplossingen gepresenteerd voor deze knelpunten en wordt gezocht naar een eenduidig evenementenbeleid voor de gehele gemeente. Dit vanuit het oogpunt om alle partijen, de organisatoren en de bevolking, zoveel mogelijk op een lijn te krijgen.
2. Evenementen, wat is het en wanneer is een vergunning vereist?
Deze nota gaat over evenementen. Dat zijn grofweg de incidentele of jaarlijkse publieksgerichte activiteiten, die vallen onder het bepaalde in artikel 2.2.1. van de Algemene plaatselijke verordening voor de gemeente Gilze en Rijen (APV).
Artikel 2.2.1 van de APV omschrijft het begrip evenement als volgt:
“In deze afdeling wordt onder evenement verstaan: elke voor publiek toegankelijke verrichtingen van vermaak, met uitzondering van:
2. Onder evenement wordt mede verstaan een herdenkingsplechtigheid.
Artikel 2.2.2. van de APV bepaalt vervolgens:
“ 1. Het is verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren.
2. De vergunning kan worden geweigerd in het belang van:
Wanneer is een evenementenvergunning vereist?
Er zijn verschillende situaties denkbaar waarvoor een evenementenvergunning aangevraagd moet worden. De begripsomschrijving van evenement in artikel 2.2.1. van de APV is ruim gehouden, gelet op de grote variatie in evenementen. Een evenementenvergunning is in ieder geval vereist bij alles wat aan festiviteiten plaatsvindt in de open lucht en/of op openbaar gebiedof plaatsen met een openbaar karakter die in principe niet voor deze festiviteiten bedoeld zijn, zoals sporthallen e.d.
Voorbeelden van situaties wanneer een evenementenvergunning vereist is:
Voor besloten feesten op eigen terrein, dus geen openbaar gebied, (bijv. tuinfeesten) is geen evenementenvergunning vereist.
Voor evenementen /activiteiten /festiviteiten in een horeca-inrichting of sociaal cultureel centrum is geen evenementenvergunning vereist. Indien het evenement geheel of gedeeltelijk buiten de horeca-inrichting plaatsvindt dient hiervoor wel een evenementenvergunning aangevraagd te worden.
Let op voor de horeca-inrichtingen en een sociaal cultureel centrum geldt wel het volgende:
Voor het organiseren van rommelmarkten, e.d., tentoonstellen of beurzen in de inrichting dient wel een vergunning te worden aangevraagd, het betreft dan echter geen evenementenvergunning maar een vergunning voor het organiseren van snuffelmarkten (artikel 5.2.4. APV).
Voor het organiseren van festiviteiten in de horeca-inrichting dient op grond van artikel 4.1.3 van de APV een kennisgeving te worden gedaan bij het college van burgemeester en wethouders. Het gaat hier dan om festiviteiten die betrekking hebben op voorschriften voor geluid. Een horeca-inrichting moet immers qua geluid, e.d. voldoen aan de eisen zoals gesteld in het besluit horeca-, sport-, en recreatieinrichtingen milieubeheer. Burgemeester en wethouder hebben echter de mogelijkheid om per kalenderjaar een aantal collectieve dagen aan te wijzen. Voorbeelden hiervan zijn carnaval en de kermis. Daarnaast is het per inrichting toegestaan maximaal 4 incidentele festiviteiten te organiseren. Een kennisgeving daarvan dient minimaal 4 weken voordat de festiviteit plaatsvindt te worden gedaan bij het college.
Bingo: een vereniging die tenminste drie jaar bestaat mag een bingo (kienspel) organiseren. Het prijzengeld mag per spelronde niet hoger zijn dan € 320,- en per bijeenkomst niet hoger dan € 1.280,-. Een bingo moet 14 dagen van tevoren worden gemeld bij de gemeente. Hiervoor zijn formulieren verkrijgbaar bij de gemeentebalie. De gemeente kan vervolgens voorschriften vaststellen. Indien niet wordt voldaan aan de wettelijke voorschriften, kan de gemeente de bingo verbieden. (art. 7c van de Wet op de kansspelen).
3. Grote en kleine evenementen
Als wordt gekeken naar de belasting die evenementen voor hun omgeving vormen, ontstaan er twee soorten evenementen: grote en kleine evenementen.
Grote evenementen zijn evenementen waarvan de gemeente op basis van de plannen van de organisator voorziet dat ze een belasting kunnen vormen voor de leefomgeving. Het zijn evenementen waar één of meer van de volgende zaken aan de orde komen:
Vaak zijn dit jaarlijks terugkerende evenementen. Voorbeelden van grote evenementen zijn de evenementen die zijn opgesomd in de jaarplanning voor 2003. Daarnaast kan het voorkomen dat bijvoorbeeld, in verband met het 50- jarige bestaan van een vereniging eenmalig een groot feest wordt georganiseerd. Dit feest wordt dan ook aangemerkt als een groot evenement.
Kleine evenementen hoeven geen belasting te vormen voor de leefomgeving. Kleine evenementen zijn beperkt van omvang, hebben een beperkte geluidsproductie en vinden meestal overdag plaats.
Het aantal vergunningen van dit soort evenementen is onbeperkt
Vanwege de eigen karakteristiek van de grote en kleine evenementen, dienen voor het toestaan van deze soorten evenementen twee aparte procedures te komen.
Voor het toestaan van grote evenementen dient een procedure van jaarplanning te worden ontwikkeld, waarbij de buurtbewoners nadrukkelijk worden betrokken. Hiertoe zal een jaarplanning grote evenementen worden ontwikkeld. De jaarplanning grote evenementen geeft per plein aan hoeveel en welke evenementen er mogen plaatsvinden en de eindtijden. In hoofdstuk 6 wordt deze procedure verder uitgewerkt.
Kleine evenementen hebben geen apart regime nodig omdat ze in de praktijk weinig overlast veroorzaken.
In hoofdstuk 7 wordt deze procedure tot verlenen van een evenementenvergunning verder uitgewerkt. Deze procedure is van toepassing voor het verlenen van zowel grote als kleine evenementenvergunningen.
4. Uitgangspunten evenementenbeleid
Bij het plaatsvinden van evenementen wordt nagenoeg altijd enige overlast veroorzaakt, met name voor bewoners die wonen rond een evenemententerrein. In hoofdstuk 1 van deze nota evenementenbeleid zijn dan ook twee doelstellingen genoemd. Enerzijds het bevorderen en reguleren van evenementen, anderzijds het tegengaan van de negatieve kanten van evenementen, te weten de overlast.
In dit hoofdstuk worden, zonder de mogelijkheden voor evenementen onevenredig zwaar te beperken, voorstellen gedaan om deze overlast zoveel mogelijk te voorkomen en te beperken.
Aan de hand van de, op het aanvraagformulier, aangegeven route en/ of locatie waar het evenement plaatsvindt wordt door de verkeerskundig medewerker in overleg met de politie, de hulpverlenende instanties en de wegbeheerder bepaald of de route en of locatie vanuit openbare orde of veiligheidsaspecten gewenst is.
Om overbelasting per locatie te voorkomen, wordt voorgesteld om het aantal grote evenementen voortaan te beperken tot maximaal 3 per locatie per kalenderjaar met uitzondering van de locaties Burgemeester Sweensplein te Rijen en het Mollebospark/Bisschop de Vetplein te Gilze (het Mollebospark en het Bisschop de Vetplein worden gezien als één locatie aangezien deze locaties minder dan 100 meter van elkaar zijn gelegen). Voor de locaties Burgemeester Sweensplein en het Mollebospark/Bisschop de Vetplein geldt een maximum van 5 evenementen per locatie. Hierbij is rekening gehouden met de huidige situatie. Voor evenementen die plaatsvinden in een bestaand gebouw, welk gebouw normaal niet voor een dergelijk evenement gebruik wordt, zoals de sporthal, geldt een maximum van 15. Zo mogen er in de sporthal 15 niet sportactiviteiten georganiseerd worden.
Het beperken tot een maximum van het aantal evenementen per locatie hoeft niet te betekenen dat er niets meer kan en dat er geen mogelijkheid meer is voor nieuwe evenementen. Men moet voor het organiseren van een nieuw evenement alleen uitwijken naar een andere locatie of een oud evenement maakt plaats voor een nieuw. De gemeente zal hierin zeker meedenken.
Tot nu toe werden de eindtijden voor evenementen ad hoc vastgesteld. Deze tijden varieerden van 22.00 uur op zondag tot en met donderdagavond en 1.30 uur op vrijdag en zaterdagavond. Hetgeen de organisator als eindtijd op zijn aanvraag aangaf werd vaak aangehouden. Dit beleid was onduidelijk en werd niet gedragen door de buurtbewoners.
Om een geleidelijk vertrek van de bezoekers (‘cooling down’) mogelijk te maken wordt een onderscheid gemaakt in de eindtijd van het geluid/muziek en de eindtijd van het evenement. De eindtijd van het evenement houdt in dat op dat moment géén bezoekers meer aanwezig mogen zijn in de tent of op de locatie waar het evenement wordt gehouden.
Voorgesteld wordt om voortaan de volgende eindtijden te hanteren voor alle evenementen:
Eindtijd muziek eindtijd evenement
Per jaar wordt voor maximaal vier evenementen per kern een uitzondering gemaakt op de hierboven gestelde eindtijden. De eindtijd voor deze evenementen wordt op 2 uur later gesteld. Deze uitzondering wordt gemaakt bij jaarlijks terugkerende c.q. traditionele evenementen.
Voorts kan een uitzondering op de eindtijden worden gemaakt voor evenementen die plaatsvinden in een bestaand gebouw, zoals bijvoorbeeld de sporthal. Ook hier geldt een maximum van vier keer per jaar.
Aan het begin van ieder kalender jaar, bij het maken van de jaarplanning grote evenementen, bepaalt het college voor welke evenementen afwijkende eindtijden gelden.
Het plaatsen van een tent is, in verband met de brandveiligheid, verbonden aan een aantal veiligheidsvoorschriften. De brandweer beoordeelt voor welke tenten dit van toepassing is. De voorschriften zijn opgesteld door de brandweer en zullen ook, voorafgaand aan en tijdens het evenement, gecontroleerd worden door de brandweer.
Uiterlijk 4 weken voor het plaatsvinden van het evenement dient de organisator van het evenement contact op te nemen met de medewerker preventie van de brandweer voor het maken van afspraken over het evenement, de controle en naleving.
Brandwachten en bedrijfshulpverleners zijn vereist op aangeven van de brandweercommandant.
Bijlage 1 van deze nota presenteert de brandveiligheidvoorwaarden met betrekking tot het plaatsen en in gebruik hebben van een tent.
Voor het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank buiten een horeca-inrichting is op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet een ontheffing van de burgemeester vereist. Hierbij wordt de eis gesteld dat de drankverstrekking van alcohol onder onmiddellijke leiding van een persoon geschiedt die voldoet aan artikel 8, lid 2 van de Drank- en Horecawet (leeftijd minimaal 21 jaar, niet onder curatele staan, en niet van slechts levens gedrag zijn) en een bewijsstuk heeft inzake sociale hygiëne.
Op aanvraag van de organisator van het evenement kan ontheffing worden verleend voor het schenken van alcoholische dranken. Deze ontheffing zal worden verleend tot uiterlijk een kwartier voor de eindtijd van het evenement.
Geluidsnormen, eindtijden geluidsproductie
Aangezien de geluidsnormen niet of nauwelijks zijn te controleren en te handhaven, bij een evenement dat buiten plaatsvindt waarbij muziek ten gehore wordt gebracht, is altijd sprake van geluidsoverlast. Daarom worden de in het verleden gestelde normen geschrapt.
De eindtijden van de geluidsproductie wordt gesteld op een uur voor de eindtijd van het evenement. Zie onder het kopje eindtijden evenement.
Voor wat betreft de parkeersituatie dient de organisatie ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is. Bij de parkeergelegenheid dienen medewerkers aanwezig te zijn om het parkeren in goede banen te leiden en toezicht te houden. Tevens dient de organisatie ervoor te zorgen dat er voldoende bewegwijzering is aangebracht naar het parkeerterrein. Omwonenden mogen gedurende de evenementen geen overlast ondervinden van geparkeerde auto's van bezoekers. De hulpverleningsdiensten dienen te allen tijde vrije doorgang te hebben.
Bij iedere activiteit op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers geregeld moet worden, zijn verkeersregelaars vereist. Of er verkeersregelaars moeten worden ingezet wordt bepaald door de verkeerskundig medewerker van de gemeente in overleg met de politie. Aan de hand van de route wordt in samenspraak met de organisatie, het aantal verkeersregelaars vastgesteld. Het werven van verkeersregelaars is een eigen verantwoordelijkheid van de organisatie.
De verkeersregelaar mag uitsluitend optreden gekleed in een oranje fluorescerende hes met daarop het woord verkeersregelaar, zowel op voor- als achterzijde. Deze hesjes kunnen door de organisatie worden geleend bij de gemeente. De verkeersregelaar bij evenementen kan alleen optreden onder direct toezicht van de politie.
De verkeersregelaar wordt per evenement aangesteld door de burgemeester. Aanstelling vindt plaats na controle van het verzekeringsbewijs en een lijst met de naam, adres en geboortedatum van iedere verkeersregelaar.
In de evenementenvergunning wordt een aantal voorwaarden opgelegd t.a.v. het opruimen van afval na afloop van een evenement. De vergunning bepaalt onder andere het volgende:
Daarnaast is er de mogelijkheid voor organisatoren van een evenement dat op zaterdag en / of zondag heeft plaatsgevonden, om op maandagochtend afval af te geven bij de milieustraat. Indien de organisator hier gebruikt van wenst te maken dient hij hiervoor een afzonderlijke afspraak te maken met personeel van de milieustraat, omdat de milieustraat op maandagmorgen voor publiek gesloten is.
Het sluitstuk van het evenementenbeleid is handhaving. Om overlast tegen te gaan is vooral de handhaving van de eindtijden en openbare orde van belang. Het opstellen van de evenementenkalender en de in deze nota voorgestelde beleidsuitgangspunten bij de vergunningverlening zullen bijdragen aan een groter draagvlak voor het beleid en dus tot betere naleving en handhaafbaarheid van voorschriften. Daarnaast is de inzet van menskracht door politie en gemeente nodig voor handhaving.
Wanneer geconstateerd wordt dat voorschriften van een vergunning worden overtreden kan daartegen op twee manieren worden opgetreden:
Bij ernstige overtredingen van de voorschriften kan in principe bestuursdwang worden toegepast (op grond van artikel 125 van de Gemeentewet). Het bestuursorgaan kan dan een eind aan de overtreding maken. Omdat uitstel niet kan worden getolereerd, is een schriftelijke waarschuwing in dit geval niet nodig.
Het overschrijden van een voorschrift van een vergunning op basis van de APV is ook strafbaar op basis van diezelfde APV. Een opsporingsambtenaar kan in zo’n geval bevel geven om bijvoorbeeld de muziek zachter te zetten. Wanneer het bevel niet wordt opgevolgd, kan hij zelf eigenhandig de overtreding beëindigen Wanneer de politie de indruk heeft dat door haar optreden de openbare orde in gevaar wordt gebracht (door bijvoorbeeld rellen), kan alsnog een proces verbaal worden opgemaakt.
Dit middel helpt niet om op dat moment de overtreding te beëindigen maar het werkt wel preventief voor de volgende keer. Het is dan wel noodzakelijk dat bij een dergelijk politieoptreden de politie de gemeente informeert over zo’n voorval.
Om een goede handhaving te kunnen realiseren is duidelijkheid vereist over de rolverdeling tussen de verschillende betrokkenen. De volgende rolverdeling wordt voorgesteld:
Aangezien het evenementenbeleid vele raakvlakken heeft zal het concept beleid object van inspraak (afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht) zijn. De bedoeling is dat het concept evenementenbeleid bekend wordt gemaakt d.m.v. publicatie in het weekblad en mogelijk via internet. Hierbij wordt een ieder de gelegenheid geboden zijn zienswijze naar voren te brengen.
Na de inspraakprocedure wordt het definitieve evenementenbeleid voor de gemeente Gilze en Rijen vastgesteld.
6.Jaarplanning grote evenementen
De jaarplanning grote evenementen geeft voor een heel kalenderjaar aan welke grote evenementen mogen plaatsvinden in de verschillende kernen van de gemeente. Per afzonderlijke locatie wordt aangegeven hoeveel en welke met name grote evenementen er mogen plaatsvinden alsmede de eindtijd van het evenement. De organisatoren en de buurtbewoners weten zo waar men aan toe is.
Het proces van opstellen van de jaarplanning grote evenementen begint in september. Dan roept de gemeente de organisatoren van grote evenementen op hun evenementen voor het komend jaar te melden. Vóór 15 september dienen de meldingen bij de gemeente binnen te zijn. Aan de hand van de aangemelde grote evenementen stelt het college vóór 15 november een ontwerp jaarplanning grote evenementen op. Deze ontwerp jaarplanning is vervolgens object van inspraak (afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht). Na de inspraakprocedure stelt het college de definitieve jaarplanning grote evenemten vast. Het regime voor het komende kalenderjaar staat hiermee vast. Binnen dit regime kunnen de organisatoren een evenementenvergunning aanvragen. Indien een organisator te laat is met het aanmelden van een groot evenement zal er ook geen evenementenvergunning verleend worden.
De procedure voor vaststelling van de jaarplanning grote evenementen wordt hieronder in detail weergegeven:
7.Procedure tot verlening van een evenementenvergunning voor zowel grote als kleine evenementen
Aanvraag evenementenvergunning
Een ieder die een evenement wil organiseren in de gemeente Gilze en Rijen dient op grond van het bepaalde in artikel 2.2.2 van de APV een evenementenvergunning aan te vragen bij de burgemeester. In verband met de procedure van inspraak dient de aanvraag voor een evenement minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement bij de gemeente te zijn ontvangen.
Voor het aanvragen van een evenementenvergunning is een aanvraagformulier evenementen ontwikkeld. Dit is in samenwerking gebeurd met alle afdelingen die bij vergunningverlening voor evenementen betrokken zijn.
In aansluiting op een aantal vragen en opmerkingen is dit aanvraagformulier op een aantal punten aangepast en is er een toelichting aan toegevoegd. In de bijlage 2 treft u het aanvraagformulier evenementen inclusief toelichting aan.
Besluit tot verlenen vergunning
Een aanvraag om een evenementenvergunning zal in het weekblad Gilze en Rijen worden gepubliceerd om belanghebbenden gedurende 2 weken de gelegenheid te geven om hun zienswijzen naar voren te brengen. Worden zienswijzen ingediend dan zullen deze meegenomen worden in de definitieve afweging om wel of geen vergunning te verlenen door het college van burgemeester en wethouders.
Als er geen zienswijzen worden ingediend dan kan na afloop van de 2 weken-termijn een vergunning worden verleend. De vergunning voor grote evenementen en evenementen waartegen zienswijzen zijn ingediend zal vervolgens in het weekblad Gilze en Rijen worden gepubliceerd zodat belanghebbenden een bezwaar- en beroepsmogelijkheid hebben. Een en ander conform de Awb.
De gemeente heeft op grond van artikel 1.4 van de APV jo artikel 4:13 van de Awb gedurende 8 weken na ontvangst van de aanvraag om vergunning de tijd om een beslissing te nemen. Als deze termijn niet wordt gehaald bijvoorbeeld doordat zienswijzen van omwonenden zijn ingediend, moet de aanvrager van de vergunning hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld en moet een nieuwe redelijke termijn worden genoemd waarbinnen de beslissing zal worden genomen.
Beleidswijzing en overgangstermijn
Ingeval van een beleidswijziging is het bestuursorgaan gehouden een redelijke overgangstermijn in
acht te nemen. In verband hiermee zal aan alle organisatoren van evenementen een overgangstermijn worden gegeven. Voor het jaar 2003 zal met het aanvragen van evenementenvergunningen nog soepel om gegaan worden en niet strikt aan de 12 weken termijn vast worden gehouden. Vanaf 1 januari 2004 dient de organisator van een evenement zich strikt te houden aan het evenementenbeleid en wordt een evenementenvergunning geweigerd indien de vergunning niet is aangevraagd 12 weken voorafgaand aan het evenement.