Regeling beoordelingscyclus gemeente Montfoort 2012

Burgemeester en wethouders van Montfoort;

Gelet op artikel de artikelen 15:1:15 en 17:1:1 van de CAR/UWO;

Gelet op het gestelde in artikel 160 van de Gemeentewet;

Gelet op de instemming van de Ondernemingsraad d.d. 28 november 2011;

b e s l u i t e n

vast te stellen de “Regeling beoordelingscyclus gemeente Montfoort 2012”

 Artikel 1:  Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

a. medewerker:                 de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/UWO.

b. leidinggevende:              hiërarchisch leidinggevenden (gemeentesecretaris en managers)

c. informant:                      de opzichter die vanuit de werkrelatie met medewerker relevante feiten naar voren kan brengen die van invloed kunnen zijn op de beoordeling

d. beoordelingsadviseur: de personeelsconsulent van de afdeling waarop de medewerker werkt

e. functie:                          het totaal van werkzaamheden die de medewerker verricht

Artikel 2:  Inhoud van de beoordelingscyclus en tijdstip en frequentie van de gesprekken

Lid 1:

Jaarlijks worden met de medewerker gesprekken in het kader van de beoordelingscyclus gehouden:

-    een Persoonlijk werk- en ontwikkelingsgesprek, in principe te houden in de maand november of december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarover de afspraken worden gemaakt;

• een Functioneringsgesprek, in principe te houden in de maand mei of juni van het jaar waarover de afspraken zijn gemaakt;

• een Beoordelingsgesprek, in principe te houden in de maand november of december van het jaar waarover de afspraken zijn gemaakt.

Gezien de planning in de tijd vinden het beoordelingsgesprek over het lopende kalenderjaar en het Persoonlijk werk- en ontwikkelingsgesprek voor het komende kalenderjaar plaats op hetzelfde moment: het eindejaarsgesprek in de maanden november of december.

Lid 2:

Indien leidinggevende en/of medewerker dit noodzakelijk vinden, kan de bovenstaande gesprekscyclus worden uitgebreid met een tussentijds voortgangsgesprek.

Artikel 3:  Doel en invulling van de beoordelingscyclus

De beoordelingscyclus in zijn geheel heeft als doel aan de hand van concrete afspraken en met ondersteuning bij het functioneren een gefundeerd oordeel te geven over de wijze waarop de medewerker de functie of taken vervult en de gedragingen van de medewerker bij de uitoefening van zijn functie gedurende het beoordelingstijdvak.

Artikel 4:  Persoonlijk  werk- en ontwikkelingsgesprek:

Lid 1:

De basis voor het gesprek vormen het functieprofiel, de daarin genoemde competenties, ontwikkelpunten uit de beoordeling van de medewerker van het voorafgaande jaar en de taken voor het komende jaar.

Lid 2:

Het gesprek is toekomstgericht en tweezijdig; als medewerker en leidinggevende het niet eens kunnen worden over de afspraken, beslist de leidinggevende en motiveert dit. Dit is een voor beroep vatbaar besluit.

Lid 3:

Het doel van het Persoonlijk werk- en ontwikkelingsgesprek is het maken van afspraken tussen medewerker en manager over de doelen die de medewerker het komende jaar gaat realiseren. Er worden zes afspraken gemaakt die voor beoordeling in aanmerking komen, verdeeld over de volgende aspecten:

• 1.

  de verwachte kwantitatieve en kwalitatieve prestaties van de medewerker in het komende jaar en de door de medewerker te behalen resultaten worden vastgelegd in het formulier Gespreksverslagen beoordelingscyclus, onderdeel persoonlijk werkplan.

• 2.

  de gewenste ontwikkeling van de medewerker in het komende jaar, zodat de medewerker beter toegerust wordt om de taken nu of in de toekomst uit te voeren. Deze worden vastgelegd in het ontwikkelplan. Aan de orde kunnen komen:

• 3.

  de gewenste ontwikkelingen in het niveau van kennis en ervaring, gericht op de functie nu of in de toekomst;

• 4.

  de ontwikkeling van competenties, gekozen uit het functieprofiel of nodig voor het functioneren van de medewerker vanuit organisatorisch oogpunt.

Omdat ontwikkeling van de medewerkers belangrijk is, wordt over dit onderwerp minimaal één afspraak gemaakt.

De afspraken worden vastgelegd in het formulier Gespreksverslagen beoordelingscyclus, onderdeel persoonlijk ontwikkelplan.

• 1.

  het algemeen functioneren van de medewerker, zoals productiviteit, kwaliteit van het werk, zelfstandigheid, uitdrukkingsvaardigheid, contactuele vaardigheden en dergelijke. Deze afspraken worden vastgelegd in het formulier Gespreksverslagen beoordelingscyclus, onderdeel algemeen functioneren.

Lid 4:

In het kader van levensfasebewust personeelsbeleid wordt bij het maken van afspraken gesproken over of rekening gehouden met levensfasespecifieke vraagstukken met als invalshoek: belasting in relatie tot belastbaarheid, arbeidssatisfactie, inzetbaarheid, flexibiliteit en de balans tussen werk en privé.

Lid 5:

De gemaakte afspraken gelden als basis voor het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. 

Artikel 5:  Functioneringsgesprek

Lid 1:

De basis voor het gesprek vormen de afspraken uit het Persoonlijk werk- en ontwikkelingsgesprek.

Lid 2:

Het gesprek wordt gevoerd door leidinggevende en medewerker.  Er is een open dialoog, waarbij gestreefd wordt naar een gezamenlijke tussentijdse conclusie.

Op verzoek van de leidinggevende of van de medewerker kan het functioneringsgesprek worden bijgewoond door een beoordelingsadviseur. Deze bewaakt de procedure.

Lid 3:

Het doel van het gesprek is het geven van feedback op het functioneren van zowel de medewerker als de leidinggevende, het bespreken van het persoonlijk welbevinden en de arbeidsomstandigheden van de medewerker, de voortgang van de uitvoering van de afspraken uit het persoonlijk werk- en ontwikkelingsgesprek, het oplossen van eventuele knelpunten en het vastleggen van gewijzigde of nieuwe afspraken. Belasting in relatie tot belastbaarheid, arbeidssatisfactie, inzetbaarheid, flexibiliteit, de balans tussen werk en privé, integriteitkwesties en grensoverschrijdend gedrag komen hierbij expliciet aan de orde. Presteert de medewerker beneden verwachting, dan worden concrete afspraken gemaakt om het functioneren te verbeteren.

Het gesprek wordt schriftelijk vastgelegd in het formulier Gespreksverslagen Beoordelingscyclus en dient mede als basis voor het beoordelingsgesprek.

Artikel 6: Voortgangsgesprek

Het gesprek vindt plaats als leidinggevende en/of medewerker hiervoor aanleiding vinden.

Lid 1:

De basis voor het gesprek vormen de afspraken uit het Persoonlijk werk- en ontwikkelingsgesprek en eventueel het verslag van het functioneringsgesprek.

Lid 2:

Het gesprek wordt gevoerd door leidinggevende en medewerker.  Er is een open dialoog, waarbij gestreefd wordt naar een gezamenlijke tussentijdse conclusie.

Op verzoek van de leidinggevende of van de medewerker kan het functioneringsgesprek worden bijgewoond door een beoordelingsadviseur. Deze bewaakt de procedure.

Lid 3:

Doel van het gesprek is het bespreken van de voortgang van eerder gemaakte afspraken en het tussentijds bijstellen hiervan. Presteert een medewerker beneden verwachting, dan worden concrete afspraken gemaakt om het functioneren te verbeteren.

Lid 4:

Het gesprek wordt schriftelijk vastgelegd op het formulier Gespreksverslagen Beoordelingscyclus.

Artikel 7: Beoordelingsgesprek

Lid 1:

De basis voor het gesprek vormen de afspraken uit het Persoonlijk werk- en ontwikkelingsgesprek, en het verslag van het functioneringsgesprek, eventueel aangevuld met het verslag van een voortgangsgesprek.

Lid 2:

De beoordeling vindt plaats door en onder verantwoordelijkheid van de leidinggevende.

Bij de beoordeling kan de leidinggevende informatie inwinnen bij een informant.

Op verzoek van de leidinggevende of van de medewerker kan het beoordelingsgesprek worden bijgewoond door een beoordelingsadviseur. Deze bewaakt de procedure en toetst het beoordelingsrapport marginaal op inhoud en consistentie.

Lid 3:

Het doel van het beoordelingsgesprek is een beoordeling van het functioneren van een medewerker gedurende de afgesproken periode in relatie tot de vastgelegde afspraken over prestaties, ontwikkeling en het algemeen functioneren van de medewerker.

Lid 4:De beoordeling dient als basis voor het nemen van rechtspositionele beslissingen of beslissingen in het kader van loopbaanontwikkeling en wordt schriftelijk vastgelegd in het formulier Gespreksverslagen Beoordelingscyclus.

Lid 5:

Indien door (persoonlijke) omstandigheden een beoordeling niet goed mogelijk is, wordt de beoordeling uitgesteld tot het moment dat de omstandigheden en feiten zodanig zijn dat een goede afweging kan worden gemaakt over het functioneren van de medewerker. De leidinggevende legt de afspraak hierover met de medewerker schriftelijk vast.

Lid 6:

Aan een beoordeling over een tijdvak van minder dan 6 maanden kunnen geen rechtspositionele consequenties worden verbonden.

Artikel 8: Nieuwe medewerkers of nieuwe functie

Lid 1:

Met medewerkers die in de loop van het jaar in dienst komen, worden tot het einde van het lopende kalenderjaar aangepaste afspraken gemaakt. Deze afspraken zijn evenredig aangepast aan de tijdsduur van het dienstverband in het lopende kalenderjaar en de nog uit te voeren taken. De beoordeling aan het einde van het jaar sluit hierbij aan.

Vanaf het nieuwe kalenderjaar lopen zij mee in de reguliere beoordelingscyclus.

Lid 2:

Ongeacht het vermelde in lid 5.1 heeft een nieuwe medewerker in het eerste jaar van zijn dienstverband in ieder geval recht op een Persoonlijk werk- en ontwikkelingsgesprek bij aanvang van het dienstverband, een voortgangsgesprek 3 maanden na indiensttreding, een functioneringsgesprek 6 maanden na indiensttreding. Dit geldt eveneens voor een medewerker met een nieuwe functie.

De medewerker met een tijdelijke aanstelling bij wijze van proef heeft aan het einde van de proefperiode recht op een beoordelingsgesprek.

Lid 3:

Bij indiensttreding worden met de nieuwe medewerker afspraken gemaakt over de planning van de gesprekken en eventuele rechtspositionele consequenties die hieraan verbonden zijn.

Artikel 9:  Aanvullende bepalingen bij de vaststelling van een beoordelingstijdvak

Lid 1:

De diensttijd die als medewerker in tijdelijke dienst wordt doorgebracht en die onmiddellijk gevolgd wordt door een aanstelling of arbeidsovereenkomst, komt in aanmerking voor een beoordeling en de eventueel daaruit voortvloeiende rechtspositionele consequenties.

Lid 2:

In een beoordelingsjaar moet minimaal 6 maanden arbeid zijn verricht, voordat kan worden geoordeeld over het functioneren van de medewerker. De volgende tijd wordt aangemerkt als het niet verrichten van arbeid:

• 1.

  tijd doorgebracht met verlof zonder bezoldiging indien het verlof uitsluitend verleend is in het belang van de medewerker, dan wel is verleend onder voorwaarde dat bedoelde tijd niet zal meetellen voor de vaststelling van de diensttijd;

• 2.

  tijd doorgebracht met verlof zonder bezoldiging, voor zover deze een tijdvak van een half jaar te boven gaat. Dit is echter niet van toepassing voor een medewerker die verlof zonder bezoldiging neemt in het algemeen belang;

• 3.

  tijd gedurende welke de medewerker in de uitoefening van zijn functie is geschorst:

• 4.

  bij wijze van disciplinaire straf

• 5.

  van rechtswege, behoudens in geval van plaatsing of in bewaringstelling in een instelling voor psychiatrie of een daarmee gelijk te stellen inrichting;

• 6.

  op grond van het feit dat een strafrechtelijke vervolging terzake een misdrijf tegen hem is ingesteld of hem het voornemen op oplegging van de straf is aangezegd dan wel hem die straf is opgelegd;

• 7.

  omdat het belang van de dienst de schorsing vorderde, tenzij het tot schorsen bevoegd gezag het tegendeel bepaalt.

Als vaststaat dat een schorsing niet door het ten uitvoer leggen van een straf is gevolgd noch zal worden gevolgd, telt de tijd van deze schorsing alsnog mee voor de vaststelling van de diensttijd.

• de tijd doorgebracht wegens al dan niet verwijtbare arbeidsongeschiktheid.

Artikel 10: Waarderingscriteria bij beoordeling

Iedere medewerker krijgt een waardering voor de manier waarop de gemaakte afspraken zijn uitgevoerd en die waardering is gekoppeld aan punten.

Lid 1: Boven verwachting

De medewerker scoort boven verwachting en krijgt 10 punten voor ieder onderdeel dat voldoet aan de volgende criteria:

• 1.

  Kennis en ervaring: de kennis en ervaring van de medewerker stijgen (ver) uit boven het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van een medewerker in deze functie.

• 2.

  Competentieafspraken: de feitelijk waargenomen vaardigheden, houding en het gedrag stijgen (ver) uit boven het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van een medewerker in deze functie. De medewerker is voor de te beoordelen competentie een voorbeeld in houding en gedrag voor andere medewerkers.

• 3.

  Prestatieafspraken: de daadwerkelijk geleverde prestatie stijgt (ver) uit boven het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van het niveau van de medewerker of gezien de omstandigheden die zich hebben voorgedaan. Er is sprake van een kwalitatief en/of kwantitatief betere prestatie, geleverd in minder dan de tijd die was afgesproken.

• 4.

  Algemene afspraken: het feitelijk nakomen van de afspraak stijgt (ver) uit boven het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van het niveau van de medewerker of gezien de omstandigheden die zich hebben voorgedaan

Lid 2: Naar verwachting

De medewerker scoort naar verwachting en krijgt 5 punten voor ieder onderdeel dat voldoet aan de volgende criteria:

• 1.

  Kennis en ervaring: de kennis en ervaring van de medewerker zitten voldoende/goed op het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van een medewerker in deze functie.

• 2.

  Competentieafspraken: de feitelijk waargenomen vaardigheden, houding en het gedrag zitten voldoende/goed op het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van een medewerker in deze functie.

• 3.

  Prestatieafspraken: de daadwerkelijk geleverde prestatie is naar behoren gerealiseerd op het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van het niveau van de medewerker of gezien de omstandigheden die zich hebben voorgedaan. Er is sprake van een voldoende balans tussen tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit van de geleverde prestaties in relatie tot de gemaakte afspraken.

• 4.

  Algemene afspraken: het feitelijk nakomen van de afspraak is naar behoren en op het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van het niveau van de medewerker of gezien de omstandigheden die zich hebben voorgedaan

   

  Lid 3: Beneden verwachting

De medewerker scoort beneden verwachting en krijgt 0 punten voor ieder onderdeel dat voldoet aan de volgende criteria:

• 1.

  Kennis en ervaring: de kennis en ervaring van de medewerker zitten onvoldoende op het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van een medewerker in deze functie.  Er dient duidelijk verbetering te worden aangebracht.

• 2.

  Competentieafspraken: de feitelijk waargenomen vaardigheden, houding en het gedrag zitten onvoldoende op het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van een medewerker in deze functie. Er dient duidelijk verbetering in aangebracht te worden.

• 3.

  Prestatieafspraken: de daadwerkelijk geleverde prestatie is onvoldoende op het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van het niveau van de medewerker of gezien de omstandigheden die zich hebben voorgedaan. De tijdigheid en/of kwantiteit en/of kwaliteit waren onder het afgesproken niveau. 

• 4.

  Algemene afspraken: het feitelijk nakomen van de afspraak is onvoldoende op het niveau dat was afgesproken en dat verwacht mag worden van het niveau van de medewerker of gezien de omstandigheden die zich hebben voorgedaan. Er dient duidelijk verbetering in aangebracht te worden.

De medewerker die beneden verwachting presteert, heeft recht op een individueel verbeteringstraject. Is de score in het daaropvolgende jaar desondanks beneden verwachting, dan wordt de medewerker begeleid naar een andere functie binnen of buiten de organisatie.

Lid 4: Algemeen functioneren van de medewerker

Om het algemeen functioneren van de medewerker vast te stellen, worden de gescoorde punten bij elkaar opgeteld; de maximale score is 60 punten.

De totaalscore geeft aan hoe het functioneren van de medewerker in zijn totaliteit is geweest:

• 1.

  Boven verwachting: 50 tot en met 60 punten

• 2.

  Naar verwachting: 20 tot en met 45 punten

• 3.

  Beneden verwachting: 0 tot en met 15 punten

Lid 5: Geen beoordeling

Indien door buitengewone omstandigheden, die niet te wijten zijn aan de medewerker, geen beoordeling heeft kunnen plaatsvinden, wordt het functioneren vastgelegd als zijnde ‘naar verwachting’.

Artikel 11:  Kanttekeningen bij en bezwaar tegen de beoordeling

Lid 1:

De manager reikt tijdens het beoordelingsgesprek een conceptbeoordeling uit aan de medewerker en licht deze toe. De medewerker heeft gedurende 14 dagen de mogelijkheid te reflecteren op de beoordeling en desgewenst kanttekeningen te plaatsen. De kanttekeningen worden vastgelegd op het formulier Gespreksverslagen beoordelingscyclus en ondertekend. Kanttekeningen kunnen eventueel een aanpassing van de beoordeling tot gevolg hebben; deze wordt gemotiveerd en schriftelijk vastgelegd op het formulier Gespreksverslagen beoordelingscyclus en ondertekend. Daarna wordt de beoordeling definitief vastgelegd.

Lid 2:

Tegen de definitieve beoordeling kan binnen 6 weken na ontvangst gemotiveerd bezwaar worden aangetekend bij het college van Burgemeester en Wethouders.

Artikel 12: Rechtspositionele gevolgen

Als een beoordeling aanleiding geeft tot rechtspositionele gevolgen, dan wordt de medewerker hiervan schriftelijk in kennis gesteld.  De leidinggevende maakt hiervoor gebruik van het formulier Gespreksverslagen beoordelingscyclus.

Artikel 13:Bewaren gegevensen inzage

Lid 1:

Het formulier Gespreksverslagen Beoordelingscyclus wordt na afloop van de beoordelingsperiode opgeslagen in het personeelsdossier van de medewerker.

Lid 2:

Het formulier Gespreksverslagen Beoordelingscyclus staat ter inzage open voor de medewerker, diens leidinggevende en de personeelsconsulenten.

Artikel 14:Nadere richtlijnen

Het college van Burgemeester en Wethouders kan, in die gevallen waarin de bepalingen van deze regeling niet voorzien, nadere voorschriften vaststellen.

Artikel 15: Inwerkingtreding

Lid 1:

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2012 en wordt aangehaald als ‘Regeling beoordelingscyclus gemeente Montfoort 2012’.

Lid 2:

De “Regeling Beoordelingscyclus gemeente Montfoort 2008” wordt met ingang van 1 januari  2012 ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 15 november 2011.

Burgemeester en Wethouders van Montfoort,

F.J. Henseler                                                                 E.L. Jansen BA

gemeentesecretaris                                                         burgemeester