Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdagochtend en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee wethouders het nodig achten.

• 2.

  Indien twee of meer wethouders een vergadering nodig achten verzoeken zij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

• 4.

  Een lid, dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft daarvan kennis aan de voorzitter.

Artikel 3. A- en B-verzameling

• 1.

  De stukken, welke door het college zullen worden behandeld, worden onderscheiden in een Averzameling en een Bverzameling.

• 2.

  Tot de Averzameling behoren de stukken, waaromtrent naar het oordeel van de voorzitter bespreking vermoedelijk niet noodzakelijk zal zijn. De overige stukken behoren tot de Bverzameling.

Artikel 4. A-verzameling

• 1.

  Het lid van het college tot wiens portefeuille het onderwerp behoort, doet, door parafering op de stukken, behorende tot de Averzameling, blijken, hetzij van zijn instemming met het daarop voorgestelde besluit, hetzij van zijn verlangen om de stukken in de vergadering van het college aan de orde te stellen.

• 2.

  Een overzicht van de in lid 1 bedoelde voor akkoord geparafeerde stukken, wordt wekelijks bekrachtigd in de vergadering van het college.

• 3.

  In het geval het lid van het college door het stellen van een paraaf heeft aangegeven dat stukken, behorende tot de A-verzameling, in een vergadering van het college aan de orde dienen te worden gesteld, geschiedt dit als regel in de eerstvolgende vergadering.

Artikel 5. B-verzameling / Agenda vergadering

De tot de Bverzameling behorende stukken worden vermeld op de agenda voor de vergadering van het college, welke met de daarbij behorende stukken als regel drie maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college wordt toegezonden.

Artikel 6. Mandaatbesluiten

• 1.

  Met inachtneming van het bepaalde in artikel 168 van de Gemeentewet kan het college de uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden opdragen aan een of meer leden van het college.

• 2.

  Het lid van het college aan wie het mandaat is verleend, doet door parafering op de stukken, blijken van zijn instemming met het daarop voorgestelde besluit.

• 4.

  Een overzicht van de op deze wijze genomen besluiten wordt wekelijks ter kennis van het college gebracht.

Artikel 7. Verslaglegging

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het verslag van de vergadering.

• 2.

  Het verslag bevat tenminste:

  • a.

    de namen van de aan - en afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die de vergadering hebben bijgewoond;

  • c.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 8. Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt wordt mondeling gestemd tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.
  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken beslist het lot.

Artikel 9. Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 13 april 1994. Op dat moment vervalt het op 3 januari 1984 vastgestelde reglement.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 13 april 1994.

Burgemeester en wethouders voornoemd,

de adj. secretaris, de burgemeester,

Dit reglement van orde is op 28 april 1994 aan de gemeenteraad medegedeeld.

Het college van burgemeester en wethouders stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast, dat aan de raad wordt toegezonden.

Artikel 54, derde lid, Gemeentewet

3.Ten aanzien van bepalingen in het reglement van orde die betrekking hebben op vergaderingen vindt artikel 148 geen toepassing.

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zgn. constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruik maken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden zal de onderlinge vervanging kunnen worden geregeld. In dit verband wordt gewezen op het gestelde in artikel 51 Gemeentewet waarin aan de raad de bevoegdheid (niet en plicht) wordt toegekend een waarnemer aan te wijzen. Wanneer tussen de leden van het college goede afspraken worden gemaakt over de onderlinge vervanging zal aan de toepassing van genoemd artikel weinig behoefte ontstaan en zal daarvan ook slechts in uitzonderlijke gevallen gebruik worden gemaakt (bijv. op verzoek van het college bij langdurige afwezigheid van één van de leden als gevolg van ziekte). Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Terwille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.

Bij verhindering, ontstentenis of ontslag van een wethouder, of indien een wethouder met de waarneming van het ambt van burgemeester is belast, wordt hij zo nodig vervangen door een lid van de raad, aan te wijzen door de raad.

• 2.

  De toekenning van een vergoeding ten laste van de gemeente aan degene die met de waarneming van het ambt van wethouder is belast, wordt geregeld bij of krachtens algemene maatregel van bestuur.

• 3.

  Ten aanzien van degene die met de waarneming van het ambt van wethouder is belast, zijn de artikelen 45 en 46 van de overeenkomstige toepassing indien de raad zulks voorafgaande aan of bij de aanwijzing, bedoeld in het eerste lid, heeft bepaald.

• 1.

  Bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester wordt zijn ambt waargenomen door een wethouder, door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen.

• 2.

  Bij verhindering of ontstentenis van alle wethouders wordt het ambt waargenomen door het oudste lid in jaren van de raad, tenzij de raad een ander lid met de waarneming belast.

• 3.

  Bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester op de dag met ingang waarvan de zittende raad is afgetreden, zal het ambt worden waargenomen door een afgetreden wethouder aan te wijzen door het afgetreden college van burgemeester en wethouders of, bij ontstentenis van alle afgetreden wethouders, door het oudste lid in jaren van de afgetreden raad, een en ander totdat in de waarneming overeenkomstig het eerste en tweede lid is voorzien.

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid, Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemene formulering waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook twee leden van het college ervoor kunnen zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg.

• 1.

  De burgemeester en de wethouders vormen te zamen het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  De burgemeester is voorzitter van het college.

Artikel 53, eerste lid Gemeentewet

• 1.

  1.De burgemeester stelt, met inachtneming van hetgeen het college van burgemeester en wethouders heeft bepaald, dag en plaats van de vergadering van het college en het tijdstip van de opening vast.

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders kan de uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden opdragen aan een of meer leden van het college, tenzij de regeling waarop de bevoegdheid steunt zich daartegen verzet.

• 2.

  De opgedragen bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend.

• 3.

  Het college kan te dien aanzien alle aanwijzingen geven die het nodig acht.

In deze artikelen heeft voorts de gemeentesecretaris een plaats gekregen, dit gelet op zijn taakomschrijving zoals opgenomen in de artikelen 103 en 104 Gemeentewet.

• 1.

  De secretaris staat de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester alsmede de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.

• 2.

  De raad stelt in een instructie nadere regels vast betreffende de taak en de bevoegdheid van de secretaris.

De secretaris is in de vergadering van de raad en van het college van burgemeester en wethouders aanwezig.

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluit-quorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrij staat in het reglement van orde een zwaarder quorum-vereiste te stellen is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt dat de praktijk is dat slechts zelden wordt gestemd. In verband hiermee en gelet op de uitgebreide regeling in de Gemeentewet ten aanzien van het stemmen was het voor ons aanleiding in het reglement alleen het strikt noodzakelijk over stemmingen te regelen.

Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen dan opnieuw dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruik gemaakt.

De opgenomen regeling komt er op neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen) tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus niet of mondeling gestemd.

• 1.

  In de vergadering van het college van burgemeester en wethouders kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 2.

  Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

De artikelen 28, eerste tot en met derde lid, 29 en 30 zijn ten aanzien van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van overeenkomstige toepassing.

Artikel 28, eerste tot en met derde lid, Gemeentewet

• 1.

  Een lid van de raad neemt niet deel aan de stemming over:

  • a.

    een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken;

  • b.

    de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welk bestuur hij behoort.

• 2.

  Bij een schriftelijke stemming wordt onder het deelnemen aan de stemming verstaan het inleveren van een stembriefje.

• 3.

  Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

• 1.

  Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

• 2.

  Het eerste lid is niet van toepassing:

  • a.

    ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

  • b.

    in een vergadering als bedoeld in artikel 20, tweede lid, voorzover het betreft onderwerpen die in de daaraan voorafgaande,ingevolge artikel 20, eerste lid, niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

• 1.

  Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

• 2.

  Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

2.Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via dit artikel wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is dan bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Zie ook het derde lid van artikel 54 dat hiervoor (onder algemeen) is aangehaald.

Artikel 54, eerste en tweede lid, Gemeentewet

• 1.

  De vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het college niet anders heeft bepaald.

• 2.

  Het reglement van orde voor de vergaderingen kan regels geven omtrent de openbaarheid van de vergaderingen van het college.

Artikel 53, tweede lid, Gemeentewet

2.De burgemeester maakt dag en plaats van te houden openbare vergaderingen en het tijdstip van de opening bekend.

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overlegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft.

• 2.

  Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft.

• 3.

  Indien het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

De leden van het college van burgemeester en wethouders en andere personen die deelnemen aan de beraadslaging kunnen niet in rechte worden vervolgd of aangesproken voor hetgeen zij in de vergadering van het college hebben gezegd of aan het college schriftelijk hebben overlegd.

• 1.

  De raad kan regelen van welke besluiten van het college van burgemeester en wethouders aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden volstaan.

• 2.

  Het college van burgemeester en wethouders laat de kennisgeving of terinzagelegging achterwege voor zover deze in strijd is met het openbaar belang.