Instructie voor de griffier van de Gemeente Brunssum 2009

Bijlage I

NOTITIE INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIE(R)

Hoofdstuk I

Inleiding

Op grond van artikel 107a lid 2 van de Gemeentewet stelt de gemeenteraad in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Tijdens de meest recente benoemingsprocedure en opnieuw bij de meest recente beoordelingsprocedure van de griffier, is gebleken dat er gebrek was aan een instructie voor de griffier en dat de werkgeversrol van de raad in onvoldoende mate uitgekristalliseerd is. In het onderhavige stuk is uitvoering gegeven aan de wens vanuit uw raad om tot nadere invulling van deze aspecten te komen.

Alvorens nadere regels over de taken en bevoegdheden van de griffier te stellen geeft deze instructie eerst een uitleg over het bestaansrecht van de griffier, de daarmee verbonden missie van de griffier en zijn/haar visie.

Rol van de griffie tot dusverre

De griffie van de gemeenteraad ontleent haar bestaansrecht aan de wet. Artikel 100 lid 1 van de Gemeentewet bepaalt dat in iedere gemeente een griffier is. In de artikelen 107 t/m 107e van de Gemeentewet zijn nadere bepalingen gesteld te aanzien van de griffier en griffie.

Sinds de invoering van het dualisme heeft de griffie zich met name bezig gehouden met de verbetering van de informatievoorziening richting raad; het aanbrengen van voldoende scheiding tussen raad en college (onafhankelijkheid/dualisme); het zorgen voor continuïteit en het vormen van een klankbord voor de raad en raadsleden. Naar mate de wettelijke taken van de griffie(r) wat betreft het ter zijde staan van de raad, vorm gekregen en zich ontwikkeld hebben zal verdere uitkristallisering van de griffierfunctie plaatsvinden. Nu de procedures naar tevredenheid zijn georganiseerd, is het tijd om meer aandacht te besteden aan de kwaliteit van het politieke besluitvormingstraject. Het betreft hier nadrukkelijk niet de politieke, beleidsmatige inhoud, maar de wijze waarop raadsleden hun werk kunnen doen, zodat zij optimaal voorbereid hun verantwoordelijkheid kunnen nemen in het maken van politieke keuzes.

In de van 29 november 2007 heeft uw Presidium ten aanzien van de positionering van de griffie de volgende conclusie getrokken:

-Men kiest voor een verandering in de positionering van de griffie van een procedurele ondersteuning naar een procesmatige/ inhoudelijke ondersteuning.

De vraag is nu wat men onder procesmatige/inhoudelijke ondersteuning verstaat en welke rol de griffie in deze naar mening van het Presidium dient te vervullen. Met andere woorden, waar moeten - los van de continuering van hetgeen tot nu toe bereikt is - de accenten van de griffie komen te liggen. Daarbij zijn in de vergadering van 29 november 2007 de volgende aspecten naar voren gekomen:

• 1.

  Kwalitatieve verbetering van informatievoorziening

  • a.

    Kwaliteitstoets raadsvoorstellen

  • b.

    Oplegnotities

• 2.

  Kwantitatieve verbetering van informatievoorziening

  • a.

    Minder vergadermomenten

  • b.

    Andere vergaderstructuur

• 3.

  Kwalitatieve verbetering van de ondersteuning bij de invulling van de drie taken binnen het dualisme

Het doel van deze notitie

Middels de instructie van de griffie(r) wordt beoogd een duidelijke relatie te scheppen tussen de gemeenteraad van Brunssum en de door haar ingestelde griffie. De instructie wordt vooraf gegaan door deze notitie waarbij de griffie voor de gemeenteraad haar kijk op de missie, visie en strategie van de griffie weergeeft en welke door uw Presidium besproken is. De instructie voor de griffie(r) zelf dient door uw gemeenteraad vastgesteld te worden.

In essentie is het Presidium gevraagd een uitspraak te doen met betrekking tot de positionering van uw griffier en griffie. De griffie is een zelfstandige, van het college onafhankelijke organisatie die geheel in dienst is van en verantwoording aflegt aan uw raad. Het is aan u om aan te geven welke taken en rollen u aan de griffie wenst te geven.

In deze notitie geeft de griffie haar eigen kijk op de uit te voeren werkzaamheden. Naast deze notitie zal er in dit kader per artikel van de instructie een toelichting gegeven worden.

Daarnaast dient opgemerkt te worden dat deze instructie tevens de basis vormt voor de functieomschrijving van de griffier. Deze functieomschrijving dient u als Presidium en uiteindelijk als raad vast te stellen.

Hoofdstuk II

Waartoe zijn we op aard?

De missie is de “raison d’être”, zij geeft het antwoord op de vraag “waartoe zijn we op aard”, zij is het bestaansrecht, de rol die de griffie in haar omgeving heeft, de waarde die zij creëert.

Het uitgangspunt voor de missie van de griffie is artikel 107a lid 1 van de Gemeentewet. Dit artikel luidt als volgt: "De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde." Uit dit wetsartikel is de missie van de griffie af te leiden:

De griffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de raad en haar raadscommissies bij het vormgeven en invullen van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak. Daarbij schept de griffie de voorwaarden voor het duaal functioneren en het waarmaken van de kwalitatieve en kwantitatieve ambities van de raad.

Hoe ziet de griffie haar hoofdtaak?

Middels de visie geeft de griffie aan welk standpunt zij inneemt ten aanzien van realisering van haar hoofdtaak, met andere woorden hoe denkt de griffie de missie te realiseren. Onze visie luidt als volgt:

De griffie zorgt voor een proactieve, effectieve en efficiënte advisering, informatievoorziening, ondersteuning en facilitering van de raad en haar raadscommissies.

Op welke manier geeft de griffie invulling aan haar hoofdtaak?

De griffie wil een kleine slagvaardige organisatie zijn. Vanuit onze zelfstandige en onafhankelijke rol en positie geven wij invulling aan onze hiervoor omschreven hoofdtaak. Wij vormen de verbinding tussen de raad enerzijds en het college c.q. de ambtelijk organisatie anderzijds. Daarnaast achten wij ons verantwoordelijk voor de procedurele, inhoudelijke en beleidsmatige ondersteuning van de raad en individuele raadsleden en dragen daarbij zorg voor de coördinatie van de verlening van ambtelijke bijstand.

Wij dragen op een zo efficiënt mogelijke wijze daadwerkelijk bij aan de realisatie van beoogde doelen.

Wij willen ons kenmerken door proactiviteit. Hiermee wordt tot uitdrukking gebracht dat we eigenstandig initiatieven nemen en vooruit willen. Denken buiten de bestaande (vaak veilige) kaders. We gaan voor verbetering en optimalisatie. Daar willen we graag moeite voor doen, want we geloven dat we daardoor een bijdrage leveren aan de optimalisering van het besluitvormingsproces en het versterken van de strategische positionering van de raad. We denken mee, volgen interne- en externe ontwikkelingen, lossen knelpunten op en staan open voor veranderingen.

Bij deze wijze van werken worden door de griffie de volgende waarden nagestreefd:

vIntegriteit

Integriteit is noodzakelijk om relaties op te bouwen in deze politiek bestuurlijke omgeving. Integer handelen wil zeggen zich houden aan de waarden en regels die voor het werk binnen de griffie gelden. Integer handelen betekent dat gesprekken binnenskamers blijven. Dat het duidelijk is wanneer dingen in vertrouwen worden uitgesproken. Uitzondering hierop zijn mededelingen die conflicteren met het algemeen maatschappelijk belang en/of de goede zeden. Integriteit houdt ook in respectvol met elkaar omgaan.

vOnafhankelijkheid/neutraliteit

De griffie is een onafhankelijke afdeling binnen de organisatie. Maar onafhankelijkheid gaat verder. Onafhankelijkheid gaat over de positie van de griffier tegenover de verschillende fracties, het college en de ambtelijke organisatie. Vanzelfsprekend behandelen wij de fracties gelijk voor wat betreft het verlenen van diensten. We hebben een neutrale houding, zijn niet vooringenomen en streven een objectieve kijk op de wereld na.

Wij zijn ons bewust van de verantwoordelijkheden van de raad en het college en houden hier rekening mee. Maar de raad adviseren we vanuit onze missie en we zijn er op gericht de raad te versterken.

vProfessionaliteit

De griffie bestaat uit professionals die streven naar kwaliteit, deskundigheid en zorgvuldigheid bij de uitvoering van het werk. De griffie is en blijft continue in ontwikkeling en schept zodanige voorwaarden dat continue verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Permanente aandacht voor de verbetering van de doelmatigheid en doeltreffendheid van de werkzaamheden en de taakuitoefening staat daarbij voorop.

vToegankelijkheid/klantvriendelijkheid

De griffie is er voor de raad en haar raadscommissies. Toegankelijkheid van de griffie speelt daarbij een belangrijke rol. We streven ernaar dat informatie en dienstverlening voor alle raadsleden effectief bereikbaar, begrijpbaar en bruikbaar is zonder drempels. Hiermee houden we in onze ondersteuning rekening. We zijn goed bereikbaar. We werken adequaat en houden ons aan gemaakte afspraken.

Klantvriendelijkheid is voor ons van belang. We houden rekening met en spelen in op de wensen van de raad. Helpen doen we graag. We investeren in een duidelijke, eenduidige manier van werken.

De griffie wil een vanzelfsprekende partner zijn in zowel voorbereiding als uitvoering voor raad, raadsleden, college en ambtelijke organisatie.

vSamenwerken

De griffie is een collectief. Samen komen we verder, want het geheel is meer dan de som der delen. Ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid levert met de beste intenties zijn bijdrage.

De griffie is intermediair tussen raad en ambtelijke organisatie en adviseert deze over aanpak, gang van zaken en inhoudelijke aspecten die gemeenteraad, commissies en raadsleden raken.

Overleg met onder meer andere griffiers in de regio hoort daar ook bij met als doel te verbeteren.

Welke specifieke taken heeft de griffie?

Zoals gezegd is volgens de Gemeentewet de algemene taak van de griffie: het terzijde staan van de raad en

de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak.

Meer specifiek zijn de taken van de griffie als volgt te omschrijven:

a. Advisering en ondersteuning van de raad

- Voorbereiding raadsvergaderingen; verzamelen van raadsvoorstellen en bijbehorende stukken, opstellen agenda, controleren raadsstukken (voorstellen en besluiten) op volledigheid en juistheid, opstellen lijst van ingekomen stukken, verzending raadsstukken, publiceren in weekblad en op de website, ter inzage legging en publicatie, overleg met de voorzitter, overleg met het college, secretaris en/of afdeling etc.;

- Bijwonen en afhandelen van de raadsvergaderingen; ondersteuning van de voorzitter, zorgen voor notulering, besluitenlijst, geluids- en video opnames, opstellen en uitzetten overzicht van toezeggingen, formulering van de besluiten, ondertekening van besluiten, evt. brieven naar aanleiding van besluiten;

b. Advisering en ondersteuning van het Presidium

- Voorbereiding Presidiumvergaderingen; opstellen raadsvoorstellen, adviezen, memo's, notities en agenda;

- Bijwonen en afhandelen Presidiumvergaderingen; ondersteuning in de vergadering, maken van verslag, actiepunten uitzetten en bewaken.

c. Advisering en ondersteuning raadsleden, commissieleden (niet zijnde raadsleden) en raadsfracties

- Informeren en regelen van tal van praktische zaken van/voor individuele raadsleden en commissieleden (e-mails en telefoontjes); fungeren als aanspreekpunt en ingang van de organisatie; verwijsfunctie en klankbordfunctie voor leden en commissieleden, uitzetten van vragen vanuit raad en fracties;

- Adviseren en ondersteunenvan raadsleden en fracties bij het gebruik maken van de diverse instrumenten die hen ten dienste staan, waaronder het opstellen van moties en amendementen;

- Formuleren / opstellen van raadsvragen en initiatiefraadsvoorstellen in opdracht van raadsleden / fracties;

- Gesprekken: het voeren van overleg, zowel individueel als met fracties;

- Het opstellen van oplegnotities: ter voorbereiding en ondersteuning van raads- en commissieleden bij hun besluitvorming

- Informatievoorziening: ter inzage leggen besluitenlijsten, post, brochures, raads- en commissiestukken.

d. Ondersteuning van de raadscommissies

-Voorbereiding commissievergaderingen; verzamelen voorstellen en bijbehorende stukken, opstellen voorlopige agenda, overleg met collegeleden, de voorzitter, secretaris en/of afdeling, opstellen en verzenden agenda, controleren commissiestukken op volledigheid en juistheid, kopiëren en verzending stukken, ter inzage legging stukken, publiceren in weekblad en op de website, uitnodigen participanten, regelen presentaties en audiovisuele middelen; afspraken met participanten;

- Bijwonen en afhandelen van commissievergaderingen; ondersteuning tijdens de vergadering, ondersteuning van de voorzitter, zorgen voor verslaglegging, opstellen en uitzetten lijst van toezeggingen;

e. Ondersteuning van de informatie-avonden

-Voorbereiding informatie-avonden; verzamelen A4 met hoofdlijnen en bijbehorende stukken, opstellen voorlopige agenda, overleg met collegeleden, secretaris en/of afdeling, opstellen en verzenden agenda, kopiëren en verzending stukken, uitnodigen sprekers;

- Bijwonen van informatie-avonden; leiden van de avond door het openen van de avond, het aankondigen van onderwerpen, attenderen op tijdsplanning, afsluiten van de avond;

f. Werkzaamheden voor werkgroepen

-Uitnodigingen versturen,verslaglegging, plannen, inhoudelijke advisering etc..

g. Beleidsontwikkeling en ontwikkeling dualisering

- Signaleren, ontwikkelen en stimuleren van vernieuwingen; (door-)ontwikkelen van vernieuwende zaken, zoals vergaderstelsel, beleidsagenda, werkwijzen van raad en commissies, ideeën voor een actieve benadering van burgers, RaadsInformatieSysteem, opzet programmabegroting etc.

- Scholing, vorming en training; organiseren van cursussen voor raadsleden en commissieleden alsmede voor de voorzitters en hun plaatsvervangers van raad en raadscommissies;

- Diversen; opstellen verordeningen en voorstellen, opstellen adviezen en memo's, stimuleren van overzichtelijke stukken vanuit de organisatie, (juridische) controle op raadsstukken, ingekomen stukken, verbeteren actieve informatieplicht, verbeteren kwaliteit raadsvoorstellen (adviseren bij de doorontwikkeling van het format voor raadsvoorstellen, alternatieve beleidskeuzes, gefaseerde beleidsontwikkeling etc.)

h. Procesmanagement in brede zin

• -

  de griffier is voor de raad de ambtelijk eindverantwoordelijke procesmanager in de ambtelijke en politieke organisatie;

• -

  het verbinden van bestuurlijke, politieke en ambtelijke processen;

• -

  het scheppen van randvoorwaarden in complexe processen, waarbij sprake is van tegengestelde belangen;

• -

  kwaliteitsbewaking van het politieke besluitvormingsproces;

• -

  draagt zorg voor de kaderstellende en controlerende taak van de raad;

• -

  inspelen op de rollen en verantwoordelijkheden van de actoren die betrokken zijn bij het politieke besluitvormingsproces.

i. Diverse zaken met betrekking tot de Planning en Controlcyclus

• -

  De griffier bewaakt en bevordert de kaderstellende en/of controlerende rol van de raad bij de totstandkoming

  van de Voorjaarsnota, Programmabegroting, Jaarrekening en het jaarverslag.

• -

  De griffier beheert raads- en griffiebudgetten (de griffier is budgethouder).

j. Intern overleg

• -

  'Driehoeksoverleg' / afstemmingsoverleg tussen burgemeester, secretaris en griffier;

• -

  Overleg tussen griffier en secretaris;

• -

  Overleg tussen griffier en voorzitter van de raad;

• -

  Overleg tussen griffie en de voorzitters van de raadscommissies;

• -

  Overleg presidium;

• -

  Overleg tussen griffie en collegeleden;

• -

  Overleg Auditcommissie;

• -

  Regulier griffieoverleg (afdelingsoverleg);

k. Extern overleg

• -

  Griffiers Parkstad;

• -

  Griffiers Zuid-Limburg;

l. Aansturing en organisatie van de griffie, diversen

- Algemeen: organisatie van taken en voortgang werkzaamheden alsmede de PHIOFAH taken;

- Medewerkers: contacten over agenda's, raads- en commissiestukken en andere punten betreffende de raad, de commissies en zaken die de griffie betreffen;

- Gesprekken: het jaarlijks voeren van beoordelings- en functioneringsgesprekken;

- Facilitair. functioneel overleg met bodes;

- Administratie en archivering; bijhouden van diverse administraties, register van nevenfuncties raadsleden, archivering van stukken, bijhouden van aankomende agendapunten voor raad en commissies, actueel houden raadsinformatiemap en de leesmappen van raad en commissies, budgetbewaking, afdoening e-mails diversen, doornemen van vakliteratuur etc.

m. Rekenkamercommissie

De griffie redigeert raadsvoorstellen ten behoeve van onderzoeken van de Rekenkamercommissie.

n. Beleidsagenda

Op een beleidsagenda staan zaken welke aan de raad ter besluitvorming dan wel ter controle voorgelegd dienen te worden. Met het college en directie moeten afspraken worden gemaakt over de actualisering van de agenda. Er is een relatie met het raadsprogramma waarin reeds de nodige zaken zijn opgenomen. De raad geeft eventueel prioriteit van behandeling aan.

o. Klankbordfunctie voor burgers

De griffie de taak om als klankbord voor burgers te functioneren die naar aanleiding van commissie en raadsvergaderingen en/of publicaties reageren richting de gemeenteraad en of een van de door haar ingestelde adviescommissies

o. Actief benaderen van burgers

De volksvertegenwoordigende rol van de raad komt tot nu toe vooral tot uiting in de contacten van fracties en individuele raadsleden met burgers. De vraag moet beantwoord worden, of de raad ook als raad in haar volksvertegenwoordigende taak contacten met de bevolking zou moeten opzoeken. Te denken valt aan wijkbijeenkomsten, werkbezoeken, spreekuren, thema-avonden, politiek café, burgerforum, raadsvergaderingen voor scholieren en dergelijke. Het betreft derhalve eerder een publieke/maatschappelijke invulling van de volksvertegenwoordigende rol.

Een goede beleidsagenda waarin de actuele bestuurlijke en politieke zaken zijn weergegeven die met burgers besproken kunnen worden, is daarbij onmisbaar.

Belangrijk aandachtspunt is een goede afstemming met andere gelegenheden waarbij de burger door de gemeente wordt benaderd; vanuit de burger gezien moeten de ontmoetingen met burgers een duidelijk doel en een zinnige inhoud hebben (dus geen dubbel werk van raad en college).

Belangrijk is het feit dat een eventueel initiatief bij actieve benadering als raad, ook vanuit de raad geïnitieerd dient te worden, waarbij de griffie ondersteuning kan bieden.

p. Bestuurlijk informatiesysteem / Raads Informatie Systeem

Van groot belang is, dat een compleet en toegankelijk informatiesysteem beschikbaar blijft voor raadsleden en commissieleden, voor burgers en voor de interne organisatie. De griffie zal in samenwerking met de functionele afdeling(-en) bijdragen leveren aan de verbetering van het systeem.

In welke omgeving functioneert de griffie?

De griffie richt zich in eerste instantie op de raad, het presidium en haar raadscommissies. Maar de omgeving van de griffie is ruimer en bestaat uit een politiek-bestuurlijk krachtenveld: het college van burgemeester en wethouders, de ambtelijke organisatie, burgers/inwoners, bedrijven, instellingen en media.

Daarbij is de griffie:

• -

  Schakel tussen de raad, het presidium, het college en de ambtelijke organisatie;

• -

  Contactpersoon voor de raad met de accountant;

• -

  Contactpersoon voor de raad met de rekenkamercommissie;

• -

  Schakel tussen rekenkamercommissie en college.

• -

  Schakel tussen raad en burgers/inwoners, bedrijven, instellingen en media

Verschillende partijen dienen elkaars rol te begrijpen en respecteren. Een gegeven is dat de verschillende posities met elkaar kunnen conflicteren.

Binnen welke (wettelijke) kaders functioneert de griffie?

De kaders waarbinnen de griffie haar werkzaamheden uitvoert zijn gesteld in:

• -

  De gemeentewet

• -

  De Algemene Wet Bestuursrecht

• -

  De verschillende reglementen van orde van de raad en de door haar ingestelde commissies

• -

  De instructie voor de griffie(r) van de Gemeente Brunssum

• -

  Het organisatiebesluit voor de griffie van de Gemeente Brunssum

• -

  Het mandaat besluit voor de griffie(r) van de Gemeente Brunssum

Daarnaast worden er ten behoeve van sturing door de gemeenteraad een Jaar- en Communicatieplan opgesteld.

Welke doel stelt de griffie zichzelf?

De primaire doelstelling van de griffie is om met in achtneming van de geformuleerde waarden tot kwalitatieve invulling en constante verbetering van de aan haar opgedragen hoofdtaak te komen.

Daarnaast zal uw raad middels het vaststellen van een jaarplan specifieke doelstellingen formuleren, evalueren en bijstellen. Te denken valt daarbij aan invullingen van uw kaderstellende, controlerende en vertegenwoordigende taken en verzelfstandiging van uw raad. De griffie zal ter realisatie van deze doelstellingen op de hiervoor omschreven wijze ondersteuning bieden. Het is wenselijk dat het jaarplan in de maand september ter goedkeuring aan de raad aangeboden wordt.

Hoe legt de griffie verantwoording af?

De griffie zal middels het opstellen van jaarlijks uit te brengen verslag verantwoording aan uw raad afleggen met betrekking tot wijze waarop zij invulling heeft gegeven aan de haar opgedragen taken.