Budgethoudersregeling 2005 van de gemeente Almere

• 1.

  De gemeentesecretaris wijst op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen) budgetten toe aan directeuren.

  De gemeentesecretaris is gerechtigd één of meerdere budgetten niet aan directeuren toe te wijzen maar deze in eigen beheer te houden en hiervan zelf budgethouder te zijn.

• 2.

  De gemeentesecretaris kan bij de toewijzing van budgetten aanwijzingen geven over hoe de verantwoording van de besteding van de budgetten en de ontvangst van inkomsten dient plaats te vinden.

• 3.

  De gemeentesecretaris kan enkel budgetten toedelen aan directeuren.

Directeuren zijn –met inachtneming van mogelijke daaraan door de gemeentesecretaris verbonden beperkingen- gerechtigd om onder hun verantwoordelijkheid hun bevoegdheden met betrekking tot aan hen toebedeelde budgetten over te dragen aan jegens hen hiërarchisch ondergeschikte functionarissen.

Zij kunnen echter ook budgetten overdragen aan niet jegens hen hiërarchisch ondergeschikte functionarissen maar enkel indien deze functionarissen zijn belast met de leiding van een programma dan wel project.

• 1.

  Budgethouders zijn enkel gerechtigd tot het doen van uitgaven dan wel het in ontvangst nemen van inkomsten indien zij het uitoefenen van de bevoegdheid die strekt tot het doen van uitgaven dan wel het in ontvangst nemen van inkomsten ondergemandateerd hebben gekregen.

• 2.

  Budgethouders zijn gerechtigd ten laste van het hun toegewezen budget uitgaven te doen mits in overeenstemming met het doel en met inachtneming van de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld. Tevens zijn zij gerechtigd inkomsten ten gunste van de gemeente in ontvangst te nemen voor zover deze hun budget zijn toe te rekenen.

• 3.

  Budgethouders zijn gerechtigd om –mits schriftelijk vastgelegd- aan hen ondergeschikte functionarissen toe te staan dat deze verplichtingen tot het doen van uitgaven aangaan zonder dat deze functionarissen daardoor budgethouder worden. Deze functionarissen moeten dan wel de beschikking hebben over een ondermandaat om die verplichting aan te gaan.

Verplichtingen tot het doen van uitgaven mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat het desbetreffend budget voldoende toereikend is om die uitgave(n) te doen.

Indien geen toereikend budget aanwezig is, dient van het aangaan van de verplichting te worden afgezien tenzij de gemeenteraad (desgevraagd) aanvullend(e) budget-ruimte beschikbaar heeft gesteld.

• 1.

  Het geven van opdrachten kan enkel plaatsvinden indien de bevoegdheid daartoe is ondergemandateerd en dient plaats te vinden overeenkomstig het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 2.

  Het is niet toegestaan opdracht te geven tot inkoop van goederen of diensten waarvan de gemeentesecretaris heeft bepaald dat de inkoop daarvan centraal dient plaats te vinden door tussenkomst van de afdeling inkoop en aanbesteding. Deze inkoop is enkel voorbehouden aan de gemeentesecretaris dan wel door daartoe ondergemandateerde functionarissen.

• 1.

  De budgethouder draagt zorg voor betaling door de originele factuur of rekening voor akkoord te tekenen dan wel te paraferen en deze ter betaling door te geleiden naar de desbetreffende functionaris (sen) onder vermelding van het budget ten laste waarvan de betaling kan worden geboekt.

• 2.

  Door het tekenen dan wel paraferen van de factuur of rekening brengt de budgethouder tot uitdrukking dat de factuur of rekening het gevolg is van een gemeentelijke verplichting tot betaling en wel voor het bedrag en doel als op de factuur of rekening is vermeld dan wel waarop deze factuur of rekening betrekking op heeft.

• 3.

  Inkomsten ten gunste van de gemeente worden bij voorkeur geboekt aan de hand van een kopie van een vanwege de gemeente toegezonden factuur dan wel een ander stuk.

• 1.

  De budgethouder draagt zorg voor een goede en tijdige registratie en archivering van uitgaven en inkomsten.

• 2.

  De budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen zichtbaar zijn ten opzichte van het totale budget alsmede in voorkomende gevallen ten opzichte van de voortgang van het project, ten laste waarvan de verplichtingen zijn aangegaan.

• 1.

  De concerncontroller, directeur of dienstcontroller is gerechtigd aan de budgethouder aanwijzingen te geven met betrekking tot beheer, registratie, verantwoording en betalingen welke aanwijzingen de budgetbeheerder stipt en onmiddellijk dient op te volgen.

• 2.

  De budgethouder zal de gemeentesecretaris, concerncontroller, directeur of dienstcontroller tijdig alle informatie verstrekken als waarom is verzocht.

Budgetten worden toebedeeld aan een functionaris. Bij afwezigheid van deze functionaris is voor wat betreft het budgethouderschap de plaatsvervanger van deze functionaris bevoegd. Indien er geen plaatsvervanger is dan wordt de afwezige budgethouder vervangen door zijn direct naast hogere leidinggevende.

Deze regeling kan worden genoemd “Budgethoudersregeling 2005”.

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 16 juli 2005.

• 2.

  Op de dag van inwerkingtreding van deze regeling komt de Regeling budgethouders van de gemeente Almere te vervallen.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Almere op

de secretaris, de burgemeester,

B.M. Arnold A. Jorritsma-Lebbink