CVDR17255_1ORGANISATIEVERORDENING GRIFFIE GEMEENTE BRUNSSUM 2009nlregelingBrunssum2017-10-24BrunssumORGANISATIEVERORDENING GRIFFIE GEMEENTE BRUNSSUM 2009Onbekendgemeenteraadbestuur en recht2009-11-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2009-11-262014-02-05Nieuwe regeling2009/3168OnbekendDeze regeling is vervangen door de ORGANISATIEVERORDENING GRIFFIE GEMEENTE BRUNSSUM 2014.Te besluiten:In te trekken besluit Invulling griffiebureau gemeenteblad 2002 nr. 32In te trekken besluit Rechtspositie griffier en griffiemedewerkers gemeenteblad 2007 nr. 34 (versie 2)Artikel 5 lid 5 van het Presidiumreglement conform dit besluit aan te passen.Het college te mandateren tot de algemene uitvoering van de CAR-UWO, wat betreft de op de griffie werkzame ambtenaren.Vast te stellen de Organisatieverordening griffie Brunssum 2009Vast te stellen de Verordening werkgeverscommissie raadsgriffie 2009Vast te stellen de Instructie voor de griffier van de Gemeente Brunssum 2009De bevoegdheden van de raad als werkgever van de raadsgriffie te delegeren aan een werkgeverscommissie raadsgriffie, met uitzondering van de bevoegdheden tot aanstelling, schorsing en ontslag van de raadsgriffier conform het bepaalde in de artikelen 83, 107 en 156 van de Gemeentewet.De werkgeverscommissie raadsgriffie bestaat uit:Dhr. G.G. Luit (plaatsvervangend voorzitter van de raad);Dhr. R. Wullschleger (fractievoorzitter grootste coalitiepartij);Dhr. H.J. Janssen (fractievoorzitter grootste oppositiepartij).ORGANISATIEVERORDENING GRIFFIE GEMEENTE BRUNSSUM 2009De Raad der Gemeente Brunssum;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 31-3-2009,
Dienst/Cluster Griffie, nr. 2009/3168;Overwegende,
dat met ingang van 7 maart 2002 de Wet dualisering gemeentebestuur
in werking is getreden;
dat vanaf de inwerkingtreding van de Aanpassingswet (kamerstuknummer
28 243) binnen de gemeente Brunssum twee werkgevers, te weten de
raad en het college bestaan;
dat de griffier en de op de griffie werkzame ambtenaren onder het
gezag van de raad ressorteren;
dat naar de bedoeling van de wetgever hun gehele rechtspositie
gelijk dient te zijn aan de rechtspositie van de ambtenaren die
onder het college ressorteren
dat de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector
gemeenten (CAR) en de Uitwerkingsovereenkomst (UWO) van toepassing
is op genoemd griffiepersoneel;
1BegripsomschrijvingenIn deze verordening wordt verstaan onder:
griffie: de organisatorische eenheid die is belast met de
ondersteuning van de gemeenteraad, de raadscommissies, de
voorzitter van de gemeenteraad, de voorzitters van de
raadscommissies, het presidium, de raadsfracties en de
individuele raadsleden.
griffier: raadsfunctionaris ex artikel 107 Gemeentewet
werkgeverscommissie raadsgriffie: de bestuurscommissie die
belast is met de werkgeversrol van de raad
presidium: het presidium als bedoeld in artikel 5 van het
Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden
van de raad van de gemeente Brunssum
ambtelijke organisatie: de ambtelijke organisatie als bedoeld in
het Organisatiebesluit gemeente Brunssum
gemeentelijke rechtspositie: de rechtspositie van de ambtenaren
van de gemeentelijke ambtelijke organisatie.
2Inrichting van de griffiea.De griffie bestaat uit de griffier en griffiemedewerkers.b.De werkgeverscommissie raadsgriffie, gehoord het presidium, stelt op
voorstel van de griffier de structuur en formatieomvang van de
griffie en de op de griffie aanwezige functies vast.3Ondersteunende faciliteitena.De griffie maakt gebruik van de binnen de ambtelijke organisatie
bestaande ondersteunende faciliteiten, met name op het terrein van
het personeels-, informatie-, inkoop, communicatie, organisatie-,
financieel-, automatiserings-, en huisvestingsbeheer en
-beleid.b.Voor zover de ondersteunende functies werkzaamheden ten behoeve van
de griffie uitvoeren handelen zij in overleg met de griffier.c.Bij ondeugdelijkheden en/of conflicten dienen de griffier en de
gemeentesecretaris verplicht procesafspraken te maken. d.De griffier heeft de bevoegdheid om aan de betreffende ambtenaar
geheimhouding op te leggen omtrent de inhoud en het onderwerp dat
hij of zij voor de griffie of de raad en/of raadsfractie dient uit
te werken. 4Algemeen en dagelijks beheera.De werkgeverscommissie raadsgriffie is namens de raad belast met de
uitoefening van de werkgeverstaak van de gemeenteraad.b.Het dagelijks beheer van de griffie berust bij de griffier. c.Het algemeen beheer van de griffie berust, gehoord hebbende de
griffier, bij de werkgeverscommissie raadsgriffie.5Benoeming van griffiepersoneela.De griffier wordt benoemd door de raad.b.De griffier legt ten overstaan van de raad de ambtseed of -belofte
af.c.Op voorstel van de griffier, welke in deze overleg voert met de
werkgeverscommissie raadsgriffie, benoemt de raad de
plaatsvervangend raadsgriffier.d.De plaatsvervangend griffier legt ten overstaan van de raad de
ambtseed of -belofte af.e.De overige medewerkers van de griffie worden door de griffier
benoemd.f.De overige medewerkers van de griffie leggen ten overstaan van de
raad de ambtseed of -belofte af.g.Voor zover gedetacheerde functionarissen dan wel plaatsvervangers
werkzaamheden ten behoeve van de griffie uitvoeren worden zij
aangemerkt als griffiepersoneel en handelen zij overeenkomstig de
aanwijzingen van de griffier.6Verhindering en vervanging1.Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij
daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad en zo
mogelijk aan het Presidium. 2.De vervanging van de griffier geschiedt door de plaatsvervangend
griffier.7Overlega.Ter bevordering van de eenheid binnen de griffie vindt er minimaal
eens per maand op initiatief van de griffier overleg plaats tussen
de griffier en het overige griffiepersoneel (werkoverleg). b.Ter bevordering van de afstemming tussen raad en burgemeester en
wethouders wordt wekelijks het griffieoverleg gehouden tussen de
burgemeester, de gemeentesecretaris / algemeen directeur en de
griffier. De griffier is secretaris van dit overleg.c.Ter bevordering van de afstemming tussen de griffie en het college
heeft de griffier regelmatig overleg met de individuele
portefeuillehouders in het portefeuillehouderoverleg. Tijdens dit
overleg vindt een terugkoppeling plaats van de B&W vergadering
en de commissie- en raadsvergaderingen en vindt afstemming tussen
agenda’s plaats.d.De griffier neemt indien noodzakelijk deel aan de vergaderingen van
het management Team, voor zover het agendapunten betreft die van
invloed zijn op de organisatie en rechtspositie van de griffie en
haar medewerkers.8Rechtspositiea.De bestaande gemeentelijke rechtspositie van overeenkomstige
toepassing te verklaren op de griffier en op de griffie werkzame
ambtenaren. Daar waar in de bestaande gemeentelijke rechtspositie
melding wordt gemaakt van gemeentesecretaris, leidinggevende of een
andere term waarmee een leidinggevende wordt bedoeld, dient griffier
gelezen te worden en daar waar melding wordt gemaakt van het
college, dient en werkgeverscommissie raadsgriffie gelezen te
worden;b.De bevoegdheid tot het nemen van besluiten, die betrekking hebben op
het vaststellen en wijzigen van en het aanvullen op de
Uitwerkingsovereenkomst (UWO) en de Aanvullende bepalingen, alsmede
op de daaruit voortvloeiende regelingen, voor zover het de
rechtspositie van de griffier en van de op de griffie werkzame
ambtenaren betreft, te delegeren aan het college;9Medezeggenschap
De griffier is bestuurder in de zin van art. 1 onder 1e
WOR.
De griffie sluit aan bij de bestaande ondernemingsraad van
de gemeente Brunssum. Dientengevolge hebben de bij de
griffie werkzame ambtenaren actief en passief
kiesrecht.
De gemeentesecretaris / algemeen directeur treedt namens de
griffier voor wat betreft de griffie op als bestuurder in de
zin van de WOR.
Voorzover er in het overleg met de ondernemingsraad als
bedoeld in artikel 23 van de WOR (hierna: de
overlegvergadering) onderwerpen worden besproken die de
griffie en/of het griffiepersoneel rechtstreeks of
middellijk aangaan, vindt er voorafgaand aan de
overlegvergadering overleg plaats tussen de griffier en de
gemeentesecretaris / algemeen directeur. Indien dat door de
griffier wenselijk wordt geacht is de gemeentesecretaris /
algemeen directeur gehouden om het standpunt van de griffier
in de overlegvergadering kenbaar te maken.
De griffier ontvangt een verslag van die
overlegvergaderingen, waarin onderwerpen zijn besproken die
de griffie en/of het griffiepersoneel rechtstreeks of
middellijk aangaan
10Georganiseerd overleg griffiepersoneelIngeval van ingrijpende organisatiewijzigingen van de griffie kan de
werkgeverscommissie raadsgriffie uit zijn midden een
vertegenwoordiger aanwijzen om overleg met de vakorganisaties te
voeren.11SlotbepalingDeze verordening treedt direct na vaststelling door de gemeenteraad
in werking . Aldus besloten in de openbare raadsvergadering De raad voornoemd.De voorzitter, De griffier,Ingevolge artikel 107e, eerste lid, van de Gemeentewet, kan de raad
regels stellen over de organisatie van de griffie. De raad is daarom
bevoegd om een organisatieverordening ten aanzien van de griffie
vast te stellen.Artikel 1 BegripsomschrijvingenDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 2 Inrichting van de griffieNaast de (wettelijk verplichte) functie van griffier zijn op de
griffie de een aantal griffiemedewerkers aanwezig. Op grond van het
tweede lid van dit artikel is de werkgeverscommissie raadsgriffie,
gehoord het presidium, belast met de invulling van het
raadswerkgeverschap, bevoegd om de structuur van de griffie en de
formatieomvang van de op de griffie aanwezige functies vast te
stellen. Zie ook de toelichting bij artikel 4.Artikel 3 Ondersteunende faciliteitenHet gegeven dat de raad bevoegd gezag is over de medewerkers van de
griffie neemt niet weg dat het voor de hand ligt dat door de griffie
gebruik wordt gemaakt van binnen de ambtelijke organisatie bestaande
ondersteunende faciliteiten, zoals de salarisadministratie en
personeelsadviseurs, de financiële administratie, facilitaire zaken
en automatisering. Op deze wijze kunnen de werkgeverscommissie
griffie en de raadsgriffier de aan hun toekomende PIOFAH taken op
adequate wijze invulling geven. Aangezien het vanwege de schaalgrootte van de gemeente Brunssum
inefficiënt is om de ondersteunende faciliteiten onder te brengen
bij de griffie, dienen de met de ondersteuning belaste ambtenaren in
ieder geval bij de uitvoering van werkzaamheden ten behoeve van de
griffie overeenkomstig de aanwijzigen van de griffier te handelen.
Deze ontwikkeling dient tevens gezien te worden in het licht van de
meest recente wijziging van de gemeentewet (2008-2009, 30 902). In
de memorie van antwoord wordt gesteld dat er weliswaar geen
wettelijke plicht tot geheimhouding geldt voor ambtenaren die
werkzaam zijn in het kader van de ambtelijke ondersteuning voor de
raad, dat deze zich wel te onthouden hebben van uitlatingen over de
inhoudelijke werkzaamheden richting college.Dit laat onverlet dat het college de ondersteunende ambtenaren kan
aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren vervullen. Artikel 4 Algemeen en dagelijks beheerHet dagelijks beheer van de griffie ligt bij de griffier. Het
algemeen beheer van aan de griffier ligt bij de werkgeverscommissie
raadsgriffie. Het dagelijks beheer van de griffie, betreft
bijvoorbeeld de PIOFAH taken, het vaststellen en waarderen van de
functies van de griffiemedewerkers, het overeenkomen van
detacheringsregelingen met het college, het aanstellen van en voeren
van functionerings- en beoordelingsgesprekken met
griffiemedewerkers. Deze zaken vallen wat betreft de griffier onder
het algemene beheer, welke evenals de formatieomvang van de griffie
behoort tot de algemene beheerstaak van de werkgeverscommissie
raadsgriffie.Artikel 5 Benoeming van griffiepersoneelIngevolge artikel 107 van de Gemeentewet wordt de griffier benoemd,
geschorst en ontslagen door de raad. Hij is tevens bevoegd de
griffier te schorsen en te ontslaan. Op basis van artikel 107e,
tweede lid, van de Gemeentewet, is de raad eveneens bevoegd de op de
griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.
De gemeenteraad delegeert deze bevoegdheid met betrekking tot
medewerkers van de griffie, niet zijnde de griffier, aan de
werkgeverscommissie raadsgriffie. De werkgeverscommissie
raadsgriffier mandateert op haar beurt de bevoegdheden wat betreft
het benoemen, schorsen en ontslaan van medewerkers van de griffie,
aan de griffier. De plaatsvervangend griffier wordt op voordracht
door de griffier, gehoord hebbende de werkgeverscommissie
raadsgriffie, ter benoeming, schorsing en ontslag aan de raad
voorgedragen.De benoemingsprocedures en beoordelingsprocedure aangaande de
griffier en plaatsvervangend griffier dienen middels een separate
werkinstructie door de werkgeverscommissie raadsgriffie vastgelegd
te worden.Artikel 6 Verhindering en vervangingIngevolge artikel 107d van de Gemeentewet, regelt de raad de
vervanging van de griffier. Er is gekozen voor een volledige
vervanging van de griffier door de plaatsvervanger. Bij deze keuze
ligt het voor de hand dat na benoeming van de betreffende medewerker
door de griffier, de raad deze formeel als plaatsvervanger aanwijst
op basis daarvan ook in rechte kan vertegenwoordigen. Hiervoor is
tot op heden niet gekozen.Artikel 7 OverlegIn het kader van de bewaking van de eenheid in de uitoefening van de
aan de griffie opgedragen taken, daarbij rekening houdend met het
klimaat, de werksfeer en de cultuur van de griffie, dient periodiek
overleg plaats te vinden tussen de griffier en het griffiepersoneel.
De frequentie van dit griffieoverleg is gesteld op minimaal eenmaal
per maand. Omwille van een goede afstemming tussen raad en burgemeester en
wethouders wordt wekelijks het griffieoverleg gehouden tussen de
burgemeester, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de
griffier. De griffier is secretaris van dit overleg. Ter bevordering
van de afstemming tussen de griffie en het college heeft de
griffier, dan wel dienst plaatsvervanger, regelmatig overleg met de
individuele portefeuillehouders in het portefeuillehouderoverleg.
Tijdens dit overleg vindt een terugkoppeling plaats van de B&W
vergadering en de commissie- en raadsvergaderingen en vindt
afstemming tussen agenda’s plaats.De griffier neemt op eigen initiatief deel aan de vergaderingen van
het management Team, voor zover het agendapunten betreft die van
invloed zijn op de organisatie en rechtspositie van de griffie en
haar medewerkers. Ten behoeve hiervan ontvangt de griffier de agenda
van dit overleg om het eventuele nut van deelname aan de vergadering
te kunnen beoordelen. Artikel 8 RechtspositieDe raad is het bevoegd gezag over de griffier en het
griffiepersoneel. Daarmee is de raad tevens bevoegd om de
rechtspositie van deze ambtenaren vast te stellen. In de toelichting
op de Wet dualisering gemeentebestuur wordt aangegeven dat de CAR
als verplichte rechtspositie voor de sector gemeenten ook op deze
ambtenaren van toepassing is. Aangezien Brunssum een UWO-gemeente
betreft, geldt dat ook de UWO verplicht de rechtspositie van de
griffier en het griffiepersoneel bepaalt. Het LOGA (brief Lbr. 02/78
CvA/LOGA 02/11) adviseert om de overige rechtspositionele
voorschriften zoals die binnen de gemeente gelden en toekomstige
wijzigingen daarin, van toepassing te verklaren op de griffier en
het griffiepersoneel. Artikel 9 MedezeggenschapDe ambtelijke organisatie en de griffie vormen twee aparte
ondernemingen in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De
rechtspersoon gemeente is de (enige) ondernemer. De
griffiemedewerkers hebben geen actief en passief kiesrecht voor de
ondernemingsraad van de ambtelijke organisatie. V.w.b. de griffie is
niet de secretaris maar de griffier bestuurder in de zin van de
WOR.De WOR biedt de ondernemer met meer dan één onderneming de
mogelijkheid om de medezeggenschap binnen de ondernemingen te
combineren. Als er in de ondernemingen samen ten minste 50 personen
werkzaam zijn, kan een gemeenschappelijke OR worden ingesteld
(artikel 3 WOR). De ondernemingen worden dan beschouwd als één
onderneming in de zin van de WOR. Het alternatief is dat de griffie
en daarmee de op de griffie werkzame personen aansluiting zoeken bij
de reeds bestaande OR van de ambtelijke organisatie. Voor dit
alternatief is in deze verordening gekozen. Dit is wenselijk wanneer
de ondernemingen zo sterk met elkaar samenhangen dat de instelling
van aparte ondernemingsraden minder effectief is of een van de
ondernemingen te klein is voor de instelling van een eigen
ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (PVT). Ook is
e.e.a. als wenselijk aan te merken wanneer er zaken aan de orde zijn
die alle ondernemingen betreffen, zoals belangrijke investeringen
(bijv. ingrijpende verbouwingen, milieuvoorzieningen, technologische
voorzieningen). Tenslotte kunnen aangelegenheden aan de orde zijn
die het personeelsbeleid of de arbeidsomstandigheden in alle
ondernemingen betreffen. Om tot uniformiteit van beleid te komen is ervoor gekozen om de
gemeentesecretaris / algemeen directeur ook v.w.b. de griffie als
bestuurder in de zin van de WOR aan te merken. Om ingeval van
bespreking van onderwerpen m.b.t. de griffie in de
overlegvergadering de inbreng van de griffier te waarborgen, is
bepaald dat de gemeentesecretaris / algemeen directeur en de
griffier voorafgaand aan de overlegvergadering overleg voeren. Dit
overleg is in beginsel op overeenstemming gericht. Voor het geval er
in het vooroverleg tussen de gemeentesecretaris / algemeen directeur
en de griffier niet tot overeenstemming wordt gekomen, is bepaald
dat de gemeentesecretaris / algemeen directeur in voorkomende
gevallen gehouden is het standpunt van de griffier kenbaar te
maken.Artikel 10 Georganiseerd overleg griffiepersoneelDe werkgeverscommissie raadsgriffie is bevoegd om de rechtspositie
van de griffie vast te stellen. Echter, het reguliere GO overleg
wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van het college van
burgemeesters en wethouders. Voor zover op het griffiepersoneel de
gemeentelijke rechtspositie geheel van toepassing is vormt dit geen
probleem; de vertegenwoordiger uit het college vertegenwoordigt het
gemeentebestuur in zijn algemeenheid. Anders ligt het bij
toekomstige ingrijpende organisatieveranderingen op de griffie. De
organisatie van de griffie isgeen zaak van het college. Voor overleg daaromtrent kan een
vertegenwoordiger door de werkgeverscommissie raadsgriffie
aangewezen worden om overleg met de vakorganisaties te voeren. In
dit artikel wordt bepaald dat de aanwijzing geschiedt door en uit de
werkgeverscommissie.De werkgeversvertegenwoordiging, die gelet op artikel 12:1, tweede
lid, CAR niet het college maar het gemeentebestuur vertegenwoordigt,
wordt in die gevallen geacht de raad (dan wel de personen die de
raad als werkgever vertegenwoordigen) te betrekken bij het bepalen
van een werkgeversstandpunt. De raad is op grond van de Gemeentewet
immers bevoegd tot aanstelling en vervanging, instructie, schorsing
en ontslag van de griffier en zijn medewerkers, en de raad kan
regels stellen over de organisatie van de griffie. Daarnaast kan de griffier als adviseur aan het GO deelnemen voor
aangelegenheden over de rechtspositie van de griffier en de
medewerkers van de griffie. Hij kan dan net als ieder ander hoofd
van dienst of medewerker die bij een onderwerp ondersteuning kan
verlenen, aan het overleg deelnemen. De griffier heeft evenmin als
andere hoofden van dienst of medewerkers stemrecht in het GO
(artikel 12:2:7, tweede lid CAR). Artikel 11 SlotbepalingDit artikel behoeft geen toelichting.