Richtlijnen budgetbeheer Gemeente Stadskanaal 2009

In deze richtlijnen wordt verstaan onder:

• -

  budget :

• De voor het uitvoeren van een taak beschikbare financiële middelen.

• -

  budgethouder :

• de functionaris die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten.

• -

  deelbudgethouder :

• de teammanager aan wie, door een budgethouder de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van bepaalde budgetten, is overgedragen.

• -

  kredietbeheerder :

• de functionaris, door de deelbudgethouder zonder overdracht van verantwoordelijkheid aangewezen, hem/haar als inhoudelijk deskundige te ondersteunen bij het beheer van budgetten.

• -

  teammanager :

• geeft leiding aan en is als deelbudgethouder verantwoordelijk voor de bedrijfsvoeringbudgetten van zijn/haar team

• -

  programmamanager :

• de teammanager die, onder eindverantwoordelijkheid van de directeur, verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een programma.

• -

  product :

• een vastgesteld beleidsonderdeel waarin de te realiseren/ gerealiseerde doelen, voorzien van middelen, zijn opgenomen.

• -

  beheersproduct :

• een verdere onderverdeling van een product.

• -

  (hulp)kostenplaats :

• kostengroepering ten behoeve van de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld automatisering)

1.1.1 budget

budgetten zijn te onderscheiden in exploitatie- en bedrijfsvoeringsbudgetten.

• De exploitatiebudgetten

• Exploitatiebudgetten zijn de budgetten die direct beschikbaar zijn voor het uitvoeren van de programma’s. Voor de ambtelijke uitvoering zijn de budgetten door het college op productniveau geautoriseerd (de gemeenteraad heeft het college op programmaniveau geautoriseerd de budgetten te besteden). De budgetten op productniveau zijn verder onderverdeeld op beheersproductniveau. Op dit niveau zijn de budgetten opgenomen in het programmaplan.

• De bedrijfsvoeringbudgetten

• Een bedrijfsvoeringbudget betreft altijd apparaatskosten en zijn opgenomen in teamplannen. Het gaat primair om personeelskosten en deze budgetten zijn volledig te besteden binnen het eigen team. Er is in geen enkel geval sprake van teamoverstijgende bestedingen.

Daarnaast is in een aantal teams sprake van bedrijfsvoeringbudgetten (kostenplaatsen) voor activiteiten waarmee medewerkers in de uitvoering van hun werkzaamheden worden gefaciliteerd (automatisering, porto, archief, catering etc.)

1.1.2 budgethouder

Budgethouder zijn:

• -

  de gemeentesecretaris/algemeen directeur

• -

  de adjunct-directeur

1.1.3 Deelbudgethouder

De budgethouder kan de in deze richtlijnen genoemde bevoegdheden en plichten overdragen aan een deelbudgethouder en kan nadere voorwaarden verbinden aan deze overdracht.

We kennen maximaal negen deelbudgethouders:

• •

  de acht teammanagers

• •

  de directeur van het theater Geert Teis

Een teammanager wordt als deelbudgethouder aangewezen voor:

• -

  de voor zijn/haar team geraamde bedrijfsvoeringbudgetten

• -

  de programma’s die aan hem/haar zijn toegewezen.

We kennen zes programmamanagers: de teammanager van het team

• •

  Werk: 7. Arbeidsmarktbeleid

• •

  Samenleving: 1. Jeugd en Educatie, 2. Cultuur, 4. Welzijn en zorg en 5. Veiligheid

• •

  Ruimte: 6. Bedrijvigheid, 9. Ruimte, 10. Wonen en 11. Milieu

• •

  Stadsbeheer: 3. Sport en Recreatie en 8. Bereikbaarheid

• •

  Bedrijfsbureau: 12. Bestuur en organisatie

• •

  Middelen: Algemene Dekkingsmiddelen en onvoorzien

Tijdens de maandelijks te houden planning & control gesprekken worden de voortgang en de verwachte ontwikkeling van de budgetten besproken tussen de budgethouder en deelbudgethouder. Conclusies en afspraken worden vastgelegd in een daarvoor vastgestelde format.

1.1.4 Kredietbeheerder

De teammanager kan ter ondersteuning van zijn taak als deelbudgethouder, een medewerker als kredietbeheerder aanwijzen en kan nadere voorwaarden verbinden aan deze aanwijzing. Het is niet toegestaan verantwoordelijkheden van de deelbudgethouder over te dragen aan een kredietbeheerder.

• •

  per product/kostenplaats kan maximaal 1 kredietbeheerder worden aangewezen. In gevallen waar praktische knelpunten ontstaan kan hiervan worden afgeweken en maatwerk worden geleverd (o.a. energiebeheer)

• •

  een functionaris kan voor meer dan 1 product/kostenplaats als kredietbeheerder worden aangewezen.

• •

  Door het toepassen van de matrixorganisatie hoeft de kredietbeheerder niet per definitie deel uit te maken van het team van de programmamanager.

• •

  Een teammanager kan door een collega teammanager niet als kredietbeheerder worden aangewezen.

Uitgangspunt is dat het accorderen van de facturen door de kredietbeheerder voldoende is voor de betaling (de paraaf van de (deel)budgethouder vervalt dus).

Tijdens de maandelijks te houden planning & control gesprekken worden de voortgang en de verwachte ontwikkeling van de budgetten besproken tussen de deelbudgethouder en kredietbeheerder. Conclusies en afspraken worden vastgelegd in een daarvoor vastgestelde format.

Verantwoordelijkheid

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Bij het nalaten van wat naar redelijkheid tot de functie mag worden gerekend, kan de (deel)budgethouder/kredietbeheerder zich niet beroepen op onvolledigheid van deze richtlijnen of een ander voorschrift.

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder dient de toevertrouwde budgetten doelmatig en doeltreffend te beheren en is verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van zowel de lasten als baten behorende tot deze budgetten.

1.2.1 (deel)budgethouder/kredietbeheerder als opdrachtgever

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder is binnen het kader van deze richtlijnen opdrachtgever zodra hij een opdracht verstrekt voor een levering van goederen, diensten of uitvoering van werken.

1.2.2 opdrachten

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder is bevoegd om opdrachten te verstrekken aan of contracten te sluiten met een opdrachtnemer voor leveringen, diensten of uitvoering van werken, uitsluitend binnen de budgetten waarvoor hij als (deel)budgethouder/kredietbeheerder bevoegd is. De (deel)budgethouder is eindverantwoordelijk voor het inkoopproces en controleert de voortgang.

1.2.3 beschikbaar budget

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder mag alleen verplichtingen aangaan nadat hij heeft geconstateerd dat er voldoende budget beschikbaar is.

Het beschikbare budget wordt bepaald door het saldo van het geraamde budget verminderd met de werkelijke uitgaven en lopende aangegane verplichtingen

Binnen één product (dus binnen en tussen beheersproducten) mag een (deel)budgethouder middelen verschuiven mits gestelde doelen worden bereikt.

Budgetverschuivingen tussen producten zijn alleen toegestaan nadat het college hiervoor toestemming heeft gegeven en alleen voor zover het verschuivingen binnen één programma betreft. Deze wijzigingen worden vastgelegd in de marap.

Budgetverschuivingen tussen producten uit verschillende programma’s zijn alleen na toestemming van de gemeenteraad toegestaan.

De (deel)budgethouder neemt het initiatief tot het verkrijgen van aanvullend budget.

1.2.4 Meerjarige contracten

Wanneer de (deel)budgethouder/kredietbeheerder een contract wil sluiten voor leveringen, diensten of werken met een tijdsduur van minimaal drie jaar of een meerjarig contract met een verplichting van minimaal € 100.000,00 per jaar moet vooraf toestemming worden gevraagd aan het college van b&w.

Aangegane verplichting en administratieve verwerking

1.3.1 De (deel)budgethouder/kredietbeheerder zorgt voor het vastleggen en afwerken van verplichtingen volgens de daarvoor geldende werkinstructie.

Het vastleggen van een verplichting is niet nodig wanneer het gaat om:

• -

  incidentele verplichtingen beneden € 1.000,00;

• -

  abonnementen op tijdschriften en losbladige uitgaven;

• -

  voorschotten en afrekeningen van nutsbedrijven;

• -

  abonnement- en gesprekskosten telefoon, verzekeringen en belastingen;

• -

  betaling loonheffing en sociale lasten en sociale uitkeringen;

• -

  declaraties van reis- en verblijfkosten;

• -

  indien de goederen binnen een mantelcontract worden geleverd;

• -

  afdrachten van rijksleges en rijkskostencomponenten.

1.3.2 Kleine attenties en relatiegeschenken

Voor kleine attenties en relatiegeschenken die op rekening worden aangeschaft wordt na overleg, door het team middelen (personeelsadministratie) een opdracht aan de leverancier verstrekt.

1.3.3 Voorwaarden en richtlijnen inkoop

De (deel)budgethouder hanteert bij het verstrekken van opdrachten de voorwaarden en richtlijnen zoals die zijn vastgesteld in het inkoopbeleid en zoals dit is toegelicht en uitgewerkt in het ”inkoophandboek gemeente Stadskanaal”

1.4.1 geraamde inkomstenbudgetten

De (deel)budgethouder/kredietbeheerder draagt op eigen initiatief zorg voor de geraamde en niet-geraamde (te ontvangen) inkomsten door invorderingsgegevens voorzien van de betreffende codering (fcl en ecl) te verstrekken aan de financiële administratie. Het team middelen (financiële administratie) zorgt (indien nodig) voor het opstellen en verzenden van de nota’s.

1.4.2 planning & controlcyclus

Voor het opstellen van de verschillende documenten die worden opgesteld binnen de planning & controlcyclus is de (deel)budgethouder verplicht zowel de beleidsmatige als financiële informatie aan te leveren. Dit betreft voor de:

voorjaarsnota (voorafgaand aan jaar n):

eventuele nieuwe beleidswensen t.b.v. de komende begroting c.q. meerjarenraming en de financiële consequenties hiervan.

begroting (jaar n):

op basis van bestaand en (via de voorjaarsnota) vastgesteld nieuw beleid het bepalen van de noodzakelijke budgetten t.b.v. het programmaplan, het opstellen van de producten t.b.v. de productenraming en het opstellen van de programma’s t.b.v. de programmabegroting en paragrafen

voorjaarsnota (tijdens jaar n):

op basis van voortgang en ontwikkeling van beleid (vastgelegd in de marap) de financiële en beleidsmatige bijstellingen van dit beleid in beeld te brengen

najaarsnota (tijdens jaar n):

op basis van voortgang en ontwikkeling van beleid (vastgelegd in de marap) de financiële en beleidsmatige bijstellingen van dit beleid in beeld te brengen

jaarrekening (na afloop van jaar n):

het analyseren van de werkelijke uitgaven versus de geraamde budgetten en het vorige begrotingsjaar, het opstellen van de producten t.b.v. de productenrealisatie en het opstellen van de programma’s en paragrafen t.b.v. het jaarverslag en jaarrekening.

Deze richtlijnen treden in werking met ingang van het begrotingsjaar 2009. De “Richtlijnen budgetbeheer en inkoop gemeente Stadskanaal”, vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders bij besluit van 2 december 2003 en gedeeltelijk ingetrokken bij besluit van 29 maart 2007, komen hiermee volledig te vervallen.