Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Bunnik en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- b.
financiële administratie:het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Bunnik, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- 1.
de financieel-economische positie;
- 2.
- 3.
de uitvoering van de begroting;
- 4.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- 5.
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
- c.
administratieve organisatie:het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
- d.
financieel beheer:het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Bunnik.
- e.
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
- f.
doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
- g.
doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Titel 1. Begroting en verantwoording
Kaderstellen
Artikel 2. Programmabegroting
- 1.
De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.
- 2.
De raad stelt per programma vast:
- a.
de beoogde maatschappelijke effecten;
- b.
de te leveren goederen en diensten;
- c.
- 3.
Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.
- 4.
De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.
- 5.
Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
Artikel 3. Producten
- 1.
Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma's.
- 2.
De onderverdeling van de programma's in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
Artikel 4. Kaders begroting
- 1.
Het college biedt uiterlijk op 1 juli van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.
- 2.
De raad stelt deze nota vast.
Uitvoering
Artikel 5. Uitvoering begroting
- 1.
Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 2.
Het college draagt ten aanzien van de producten ram ing er zorg voor dat:
- a.
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
- b.
de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
- c.
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
- 3.
Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
Beheersing en Interne controle
Artikel 6. Interne controle
- 1.
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
- 2.
Het college biedt ten minste elke vier jaar een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. De raad stelt deze nota vast.
- 3.
Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.
- 4.
Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
- 5.
De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
Rapportage en Verantwoording
Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie
- 1.
Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over het lopende boekjaar.
- 2.
De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
- 3.
De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten als de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.
- 4.
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:
- a.
investeringen groter dan € 50.000;
- b.
aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 25.000;
- c.
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000.
- 5.
Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in degelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 25.000.
Artikel 8. Jaarstukken
- 1.
Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de organisatieonderdelen naar de productenrekening en naar de programmarekening.
- 2.
Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft het college aan:
- a.
- b.
welke goederen en diensten zijn geleverd;
- c.
- d.
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
- 3.
De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
Titel 2. Financi
ë
le positie
Kaderstellen
Artikel 9. Financiële positie
- 1.
Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.
- 2.
Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
- 3.
De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.
Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa
- 1.
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.
- 2.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio direct ten laste van de exploitatie gebracht.
- 3.
De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden afgeschreven in de door de raad aangegeven afschrijvingstermijn.
- 4.
Activa met een verkrijgingspijs van minder dan € 2.500 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.
- 5.
Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken,
- 6.
Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves om budgettaire redenen geactiveerd.
Artikel 11, Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor openstaande vorderingen betreffende de gemeentelijke heffingen en rechten, alsmede de overige gemeentelijke vorderingen wordt, bij het in gebreke blijven van voldoening door de schuldenaar, een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling per vordering op de inbaarheid hiervan. Deze beoordeling is gebaseerd op ervaringscijfers en dient te resulteren in een getrouw beeld van de grootte van de voorziening wegens oninbaarheid van vorderingen gerekend naar de toestand per balansdatum.
Artikel 12. Reserves en voorzieningen
- 1.
Het college biedt ten minste eens per vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan.
- 2.
De nota behandelt:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding voorzieningen;
- c.
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen, in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in artikel 17.
- 3.
De raad stelt deze nota vast.
Artikel 13. Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Bunnik wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
- 2.
Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaal lasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
- 3.
De marktrente bepaalt de rentetoerekening van de kapitaallasten.
Artikel 14: Financieringsfunctie
- 1.
Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
- a.
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
- b.
het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's;
- c.
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;
- d.
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
- 2.
Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
- a.
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;
- b.
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;
- c.
derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico's;
- d.
voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 3 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;
- e.
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;
- f.
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden; het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.
- 3.
Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
- 4.
Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit financieringsstatuut (=treasurystatuut). Het college zendt het besluit financieringsstatuut (=treasurystatuut) ter kennisgeving aan de raad.
Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen
- 1.
Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen, in de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
- 2.
Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 5 jaar.
- 3.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het coliege maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
Titel 3. Paragrafen
Artikel 16. Lokale heffingen
- 1.
Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan. Deze nota behandelt in ieder geval:
- a.
de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;
- b.
de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;
- c.
de kostendekkendheid van de heffingen;
- d.
de druk van de lokale belastingen en heffingen;
- e.
het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
- 2.
Bij de begroting en jaarstukken geeft het college in de paragraaf lokale lasten en heffingen een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.
- 3.
Tevens doet het college in deze paragraaf verslag van de opbrengsten per lokale heffing, het volume en bedrag aan kwijtscheldingen, de kostendekkendheid van de rioolrechten, de reinigingsrechten en de afvalstoffenheffing en de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.
Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement
- 1.
Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico's door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt ook het gewenste weerstandscapaciteit bepaald. De raad stelt de nota vast.
- 2.
Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico's in beeld en actualiseert de risico's genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid.
- 3.
Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen
- 1.
Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de norm kosten systematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast.
- 2.
Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens denorm kosten systematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast.
- 3.
Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota onderhoud gebouwen en sportvoorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast.
- 4.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen en sportvoorzieningen.
Artikel 19. Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
- a.
- b.
- c.
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
- d.
- e.
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel 20. Bedrijfsvoering
- 1.
Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden. !n de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de relatie tussen het gemeentelijk apparaat en de inwoners van de gemeente.
- 2.
In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering, alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
- 3.
Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.
Artikel 21. Verbonden partijen
- 1.
In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen door het college een overzicht gegeven van de verbonden partijen en voorzover mogelijk van elk van de verbonden partijen het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.
- 2.
In deze paragraaf wordt in eik geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.
Artikel 22. Grondbeleid
- 1.
Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De raad stelt de nota vast.
- 2.
In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma's.
Artikel 23. Verstrekking subsidies
- 1.
Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.
- 2.
De raad stelt de nota vast.
Titel 4. Financi
ë
le organisatie en administratie
Artikel 24. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 25. Financiële administratie
Het college draagt er zorg voor dat;
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Artikel 26. Financiële organisatie
Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
- a.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de te maken afspraken met de organisatie(onderdelen) over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- e.
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de organisatie(onderdelen).
Artikel 27. Aanbesteding en inkoop
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Titel 5. Slotbepalingen
Artikel 28. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de begroting en jaarrekening 2004 en later.
Artikel 29. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Bunnik".