CVDR165479_1Inkoopbeleid Gemeente Leudal 2012nlregelingLeudal2019-01-30LeudalStreekbode 9 mei 2012Inkoopbeleid Gemeente Leudal 2012Algemene wet bestuursrecht art 4:81Financiële Verordeninggemeenteraadbestuur en recht2012-04-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2012-05-102013-07-25Nieuwe regelingOnbekendGeen.GeenInkoopbeleid Gemeente Leudal 2012Vaststellen van het “Inkoopbeleid gemeente Leudal”INKOOPBELEID GEMEENTE LEUDAL 20121. INLEIDINGDeze beleidsnota geeft de doelen, kaders en uitgangspunten weer van de gemeente Leudal met betrekking tot de inkoop en aanbesteden van werken, leveringen en diensten. Met inkoop wordt bedoeld alles waar een factuur van derden tegenover staat. Onder aanbesteden verstaan wij een procedure waarbij bedrijven worden gevraagd een offerte in te dienen om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van een opdracht. Dit inkoopbeleid legt de kaders vast die gelden bij het inkopen en aanbesteden. Het beschrijft de te volgen procedures en geeft invulling aan de politieke en beleidsmatige ambities van het college van B&W. De praktische invulling van dit Inkoopbeleid is vastgelegd in het Inkoopreglement van de gemeente Leudal. 2. INKOOPVISIEAls opdrachtgever draagt de gemeente een bijzondere verantwoordelijkheid. Van een gemeente wordt verwacht dat zij de haar ter beschikking staande middelen zorgvuldig besteed. Meer nog dan voor ondernemingen geldt dat de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van haar inkopen aantoonbaar en controleerbaar moet zijn. Rondom inkoop spelen veel belangen. Binnen de strikte (Europese) regels die gelden bij het aanbesteden worden de volgende belangen rondom aanbesteding geborgd:

dat de mogelijkheden die aanbesteden biedt om bestuurlijke doelen te ondersteunen, worden benut;

dat de overheidslegitimiteit wordt gewaarborgd door correct, transparant en efficiënt aan te besteden;

dat de gemeente zich naar buiten toe als eenheid presenteert en uniform handelt;

dat de gemeente producten, diensten en werken in de juiste kwaliteit en tegen de juiste prijs verwerft;

dat de gemeente kansen voor besparingen benut;

dat aantoonbaar aan wet- en regelgeving wordt voldaan.

3. DOELSTELLINGEN INKOOPBELEIDAan de hand van bovenstaande visie zijn de volgende doelstellingen geformuleerd:

Doelmatig en rechtmatig inkopen/aanbesteden;

De gemeente wil een professionele inkoper en opdrachtgever zijn;

Bewaken van integriteit;

Duurzaam inkopen;

Invoeren social return;

Het stimuleren van de regionale economie;

Stimuleren inkoopsamenwerking.

Hieronder worden de doelstellingen verder uitgewerkt. 3.1 Doelmatig en rechtmatig inkopenNaast de juridische uitgangspunten als de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de precontractuele goede trouw en de in acht te nemen redelijkheid en billijkheid wordt rechtmatig handelen beheerst door Europese en nationale wetgeving en gemeentelijke regelgeving. Een professionele inkoop draagt bij aan het verbeteren van het financiële resultaat en de financiële beheersing van de organisatie. Bij alle inkopen en aanbestedingen worden financiële, personele en materiële middelen doelmatig ingezet met als resultaat dat de gevraagde kwaliteit tegen de beste prijs wordt verkregen.3.2 De gemeente wil een professionele inkoper en opdrachtgever zijnDe gemeente streeft er naar om een professionele opdrachtgever te zijn. Bij alle inkopen worden daarom de beginselen van transparantie en objectiviteit gehanteerd, zodat aan de rechtmatigheid wordt voldaan. Dit zal het concrete, door de gemeente gewenste, eindresultaat ten goede komen en positief bijdragen aan het beeld dat de deelnemers van het maatschappelijk verkeer van de gemeente hebben. Professioneel inkopen en aanbesteden vindt plaats binnen het kader van wet- en regelgeving. Bij professioneel inkopen hoort ook verantwoording afleggen. De gemeente geeft publieke gelden uit en legt voor deze uitgave verantwoording af door middel van:

Bestuursrapportages en jaarrekening

Jaarlijks een accountantscontrole, waardoor de rechtmatigheid van inkopen en aanbestedingen wordt vastgesteld;

Voorafgaand aan de accountantscontrole wordt door middel van verbijzonderde interne controle vastgesteld dat inkopen rechtmatig geschieden.

Inkoop en aanbesteding vindt altijd plaats binnen het budget dat beschikbaar is vanuit de door de raad geaccordeerde begroting.3.3 Bewaken van integriteitDe gemeente vindt het van belang dat zowel de bestuurders, de gemeentelijke medewerkers, als ondernemers integer handelen. De bestuurders en de gemeentelijke medewerkers houden zich aan de vastgestelde gedragscodes en er wordt door hen zakelijk en objectief gehandeld, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen. De gemeente hecht eveneens belang aan de integriteit van de door haar te contracteren ondernemers. De gemeente wil enkel zaken doen met ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers wordt uitgevoerd bij aanbestedingen.3.4 Duurzaam inkopenMaatschappelijk verantwoord inkopen houdt in dat er naast de financiële aspecten ook rekening wordt gehouden met maatschappelijke gevolgen: de sociale-, milieugerelateerde en economische gevolgen. Duurzaamheidaspecten houden verband met zowel de procedurele aspecten van inkoop (men besteedt bijvoorbeeld digitaal aan), als met de inhoudelijke ‘productaspecten’ aangaande de verwerving van het werk, de levering of dienst (men koopt bijvoorbeeld duurzame materialen in). De gemeente heeft hierin een voorbeeldfunctie richting inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven en past bij alle inkopen en aanbestedingen de criteria die in opdracht van de Rijksoverheid zijn opgesteld toe.3.5Invoeren social returnDe gemeente Leudal kan bij het aanbesteden van opdrachten besluiten de instrumenten van Uitsluitend recht en voorbehoud aan Sociale Werkvoorziening in te zetten. Bij inschrijving op de opdracht verplicht de inschrijver zich dan om bij de uitvoering van de opdracht ook inactieven (mensen met een grot(e)(re) afstand tot de arbeidsmarkt) in te zetten. De inzet van deze mensen wordt hiermee primair de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer die, om te voldoen aan de contractvoorwaarden, verantwoordelijk is voor de werving en plaatsing van de kandidaten.Social return dient te worden toegepast bij:

Alle passende aanbestedingen binnen de categorie “werken” en “diensten” met een geraamde waarde van > € 250.000,00 (excl. BTW) en

Een minimale opdrachttermijn/looptijd van de overeenkomst van 6 maanden.

Indien er (na overleg met Sociale zaken) mogelijkheden zijn, bij een opdracht korter dan 6 maanden en een geraamde waarde < € 250.000,00 om social return toch toe te passen.

In bepaalde situaties is het niet mogelijk of wenselijk om social return toe te passen. De (limitatieve) uitsluitinggronden zijn:

Indien door social return verdringing zou optreden.

Indien door de aard van het werk er geen geschikt aanbod op de regionale arbeidsmarkt voorhanden is (zulks ter beoordeling van de gemeente).

Indien door lokale en regionale arbeidsmarktkenmerken er geen match tussen vraag en aanbod mogelijk is (zulks ter beoordeling van de gemeente).

Indien toepassing van social return disproportionele inspanningen of kosten met zich meebrengt.

Het stimuleren van de regionale economie.De gemeente Leudal zal bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocedures rekening houden met de aard en omvang en de mogelijkheden van de lokale ondernemers.Ten behoeve van het belang van de lokale ondernemers legt de gemeente zich de verplichting op om bij onderhandse aanbestedingen lokale ondernemers te betrekken bij gemeentelijke opdrachten.

Bij een enkelvoudige uitnodiging wordt een onderneming uit de gemeente Leudal uitgenodigd, voor zover er een bedrijf in de gemeente Leudal gevestigd is dat aan de gestelde geschiktheid kan voldoen.

Bij (meervoudige) onderhandse aanbestedingen wordt minimaal één bedrijf uit de gemeente Leudal uitgenodigd tot inschrijving voor zover er bedrijven in de gemeente Leudal gevestigd zijn die aan de gestelde geschiktheid kunnen voldoen.

Bij openbare en Europese aanbestedingsprocedures wordt aandacht geschonken aan de positie van lokale ondernemersdoor niet onnodig hoge drempels op te werpen, die het voor het MKB (bedrijven tot 250 werknemers) c.q. de lokale ondernemers onmogelijk maken om deel te nemen. 3. 7 Stimuleren inkoopsamenwerking.De onderdelen van de gemeentelijke organisatie streven naar interne clustering van opdrachten. Hiermee wil zij voorkomen dat sprake kan zijn van het onrechtmatig splitsen van (voorgenomen) overheidsopdrachten. Daarnaast kan een interne clustering van opdrachten leiden tot inkoopvoordelen, bijvoorbeeld in verband met schaalvoordelen of in verband met een administratieve lastenverlichting.In verband met een doelmatige en efficiënte inkoop wordt inkoopsamenwerking met (een) andere aanbestedende dienst(en) gestimuleerd. De gemeente zoekt daartoe actief inkoopsamenwerking met partners binnen de regio. Deze samenwerking richt zich op het bundelen van het inkoopvolume en het delen en vergroten van kennis en capaciteit. Daar waar door volumeaggregatie betere prijzen en voor waarden behaald kunnen worden, ligt het voor de hand om samen aan te besteden.4. DE INKOOPFUNCTIE

Inkoopfunctie draagt bij aan het uitvoeren van de gemeentelijke programma’s, het bereiken van de daarin gestelde doelen en de inkoopprocessen zijn daarop afgestemd.

De inkoopfunctie ondersteunt de gemeentelijke organisatie en is als zodanig ingericht.

De inkoopfunctie is door middel van een gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd..

De gemeente streeft naar het continue verbeteren van de inkoopfunctie.

Toelichting:Onder ‘inkoopfunctie’ wordt verstaan: De organisatie van, de methoden en procedures en de informatievoorziening met betrekking tot het inkoopproces, waarbij sprake is van het van een ondernemer betrekken van werken, leveringen en/of diensten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en de instandhouding van de gemeentelijke organisatie tegen de voor de gemeente meest gunstige voorwaarden.De inkoopfunctie is zodanig ingericht en georganiseerd, dat zij de gemeentelijke organisatie daadwerkelijk ondersteunt. De inkoopfunctie vanuit het oogpunt van doelmatigheid, effectief en efficiënt ingericht, te weten:

Bij enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen voeren verschillende afdelingen het inkoopproces zelfstandig uit: de inkoper/aanbesteder wordt hierbij om advies gevraagd en ondersteunt daar waar nodig.

Alle nationale en Europese aanbestedingen worden begeleid door inkoop. Bij de uitvoering van deze aanbestedingen worden inkoopteams samengesteld, bestaande uit een inkoper/aanbesteder en één of meerdere materiedeskundige(n) van de betreffende afdeling(en). De inkoper/aanbesteder functioneert hierbij als procesbegleider.

De gemeentelijke organisatie dient daarnaast te allen tijde te kunnen beschikken over professionele inkoopkennis. 5. PROCEDURESIn aanvulling op de Europese drempelbedragen hanteert de Gemeente Leudal de volgende drempelbedragen voor het uitschrijven van enkelvoudig onderhandse, meervoudig onderhandse en openbare aanbestedingen: OpdrachtwaardeAanbestedingsprocedureBijzonderhedenWerkenVanaf de Europese drempel voor WerkenEuropese aanbestedingHet Bao is van toepassing> € 2.500.000,00 tot < de Europese drempel voor WerkenNationaal Openbare aanbesteding (evt. met voorafgaande selectie)Indien met voorafgaande selectie: minimaal 5 aanbieders dienen geselecteerd te worden.> € 50.000,00 tot < € 2.500.000,00Meervoudig onderhands met minimaal 3 offertesMinimaal 1 van de bedrijven is gevestigd in de gemeente Leudal, tenzij *).< € 50.000,00Enkelvoudig onderhands met 1 offerte of meerHet bedrijf is gevestigd in de gemeente Leudal, tenzij **).Leveringen & dienstenVanaf de Europese drempel voor Leveringen en DienstenEuropese aanbestedingHet Bao is van toepassing.> € 35.000,00 tot < Europese drempelMeervoudig onderhands met minimaal 3 offertesMinimaal 1 van de bedrijven is gevestigd in de gemeente Leudal, tenzij *).< € 35.000,00Enkelvoudig onderhands met 1 offerte of meerHet bedrijf is gevestigd in de gemeente Leudal, tenzij **).*Bij onderhandse aanbestedingen wordt minimaal een bedrijf uit de gemeente Leudal uitgenodigd tot inschrijving voor zover er bedrijven in de gemeente Leudal gevestigd zijn die aan de gestelde geschiktheideisen kunnen voldoen.**Bij een enkelvoudige uitnodiging wordt een bedrijf uit de gemeente Leudal uitgenodigd, voor zover er een bedrijf in de gemeente Leudal gevestigd is dat aan de gestelde geschiktheideisen kan voldoen. 6. MANDAAT EN VOLMACHTInkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente.Toelichting: Binnen de gemeente is de eenheidsdirecteur verantwoordelijk voor het uitvoeren van de juiste Inkoopprocessen binnen zijn eenheid. Hij is niet alleen verantwoordelijk voor het financiële aspect, maar ook voor de rechtmatige afhandeling van de processen.Het college van burgemeester en wethouders stelt op basis van het inkoopbeleid het inkoopreglement vast waarin de interne regels met betrekking tot inkoop en aanbestedingen is vastgelegd.7. AFWIJKINGSBEVOEGDHEIDAfwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een gemotiveerd besluit van het college van B en W van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de aanbestedingsregels mogelijk is.8. CITEERTITELDit Inkoopbeleid treedt in werking de dag na publicatie en kan worden aangehaald als “Inkoopbeleid gemeente Leudal”. De beleidsuitgangspunten zijn in het inkoopreglement nader uitgewerkt.Aldus besloten tijdens de raadsvergadering d.d. 17 april 2012