| Organisatie | Nunspeet |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens |
| Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
bronvermelding
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-02-2007 | 06-01-2014 | nieuwe regeling | 28-02-2007 onbekend | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens | |
| 28-02-2007 | nieuwe regeling | 28-02-2007 onbekend | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens |
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA);
b. Kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van
de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief
c. Foutberichtenverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten
die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;
d. Autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden
aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur
toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden.
Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER
De informatiebeheerder voorziet in:
a. een jaarlijks werkplan waarin de beheersactiviteiten worden opgenomen;
b. een jaarverslag waarin mede gerapporteerd wordt aan burgemeester en wethouders over
het onder a. bedoelde werkplan, waarbij ook inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de
bijhoudings- en beheersprocedures;
c. een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voorvloeien uit de in artikel 10 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d. uitvoering van de driejaarlijkse 'periodieke audit GBA’;
e. administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
f. een periodiek overleg tussen hem en de gegevens- en applicatiebeheerder, en de systeemprivacy-
g. melding aan de gemeentesecretaris van inbreuken op de informatiebeveiliging.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke
van de GBA over de volgende aspecten die voortvloeien uit de GBA, te weten:
De informatiebeheerder ziet erop toe dat:
a. de bij of op grond van de wet opgelegde verplichtingen over inrichting en het bijhouden van
b. de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
c. de managementsamenvatting van de driejaarlijkse 'periodieke GBA-audit' ter kennis komt
van het college van burgemeester en wethouders;
d. alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte worden gesteld van de installatie van
nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem en van de gevolgen van deze
e. onderzoek plaatsvindt naar inbreuken op de informatiebeveiliging en neemt zonodig maatregelen
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
a. de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden
b. het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied
c. de deelname aan intern overleg en rapportage aan de coördinator ICT;
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit en het technisch onderhoud van de
computersystemen waarop de GBA-toepassingsprogrammatuur is geïnstalleerd.
De systeembeheerder voorziet in:
a. de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b. de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
c. de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig wat daarover intern en met
e. een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde
ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld (bij voorkeur
f. het transport, de veilige opslag van verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke
g. de logging in het toepassingssysteem voor de applicatiebeheerder, de systeembeheerder en
Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a. de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b. het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het netwerk ontvangen berichten
waarvan de cycli zijn afgehandeld;
c. de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis
van een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en
de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de Verordening gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens (Verordening GBA) op basis van een besluit
van burgemeester en wethouders;
d. het beheer van de tabellen van de GBA;
e. het beheer van de gebruikersdocumentatie;
f. het verstrekken van adviezen aan het afdelingshoofd over het te voeren beleid met betrekking
tot de desbetreffende applicatie(s);
g. het zorg dragen voor de continuïteit en kwaliteit van de desbetreffende applicatie(s);
h. het optreden als intermediair tussen gebruikers, management en automatiserings- en informatiedeskundigen
met betrekking tot de desbetreffende applicatie(s);
i. het signaleren van behoefte aan uitbreiding van apparatuur en overlegt dit met zowel het
hoofd Publiek en Sociaal als met de afdeling ICT;
j. en is betrokken ingeval van daadwerkelijk uitwijk met betrekking tot de desbetreffende applicatie(
k. het signaleren van het onjuist omgaan met de desbetreffende applicatie(s) en meldt dit aan
het afdelingshoofd zodat hij maatregelen kan nemen om dit te voorkomen.
De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en binnengemeentelijke afnemers die
rechtstreeks toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven
De applicatiebeheerder voorziet in:
a. een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van autorisatiebesluiten
b. de communicatie bij storingen in hard- en software;
c. een bijdrage aan het oplossen van storingen binnen het toepassingssysteem.
d. maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen ongedaan
e. het bijhouden van een logboek waarin problemen, klachten en bijzondere gebeurtenissen
f. de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk;
g. de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens van hiertoe bevoegde
h. de toekenning en schriftelijke vastlegging van de autorisatieniveaus die aan gegevensverwerkers
i. het bijhouden van een verzameling van de autorisaties die zijn toegekend voor gegevensverwerking
j. de logging van medewerkers die gegevens:
k. melding van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder;
l. de acceptatie, het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem,
alsmede de acceptatie, het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
m. de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en/of gewijzigde versies van
n. de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe
of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
o. de vormgeving en inhoud van documenten die rechtstreeks aan de GBA worden ontleend;
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
a. de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis
van een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en
de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de Verordening GBA of
op basis van het besluit van het college van burgemeester en wethouders;
b. het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet,
de Verordening GBA en de Wet bescherming persoonsgegevens voor de (zogenoemde aangehaakte)
De privacybeheerder is bevoegd:
a. op grond van het in artikel 19, onder b genoemde toezicht alle gebruikers van het toepassingssysteem
b. advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders over alle procedures en producten
die betrekking hebben op de GBA, waarbij de waarborging voor bescherming van de persoonlijke
De privacybeheerder voorziet in de:
a. afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, eerste en tweede lid van de wet;
b. jaarlijkse bekendmaking zoals bedoeld in artikel 102, vijfde lid van de wet;
c. behandeling van alle verzoekschriften die op basis van de artikelen 79, 103 en 104 van de
d. behandeling van verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot
De privacybeheerder is betrokken bij het bij wet of op grond van de wet gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures,
die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet met daarbij
behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voor zover bescherming van
de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is.
Hoofdstuk 7 DE GEGEVENSVERWERKING
De gegevensverwerker voorziet in:
a. het verwerken van de gegevens overeenkomstig de wet, het Logisch Ontwerp en handleiding
uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze voor zover de verwerker daartoe door de
applicatiebeheerder is geautoriseerd;
b. het verzamelen en archiveren van de daarvoor gebruikte brondocumenten;
c. de behandeling van verzoeken zoals bedoeld in de artikelen 80, 81 en 82 van de wet:
d. het doorsturen van bezwaren zoals bedoeld in de artikelen 83 en 86 van de wet naar de
Commissie Bezwaarschriften van de gemeente;
e. de dagelijkse afhandeling van het berichtenverkeer en het netwerkbeheer, met uitzondering
van de periodieke gegevensverstrekking;
f. de behandeling van het foutberichtenverslag;
g. de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan
de hand van artikel 36 van de wet;
h. de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;
i. de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:
− eerste inschrijving in de GBA, en
− een vervolginschrijving uit het buitenland;
j. de toezending van de hoofdlijnen van de GBA overeenkomstig artikel 78, derde lid van de
k. de kennisgeving aan de geregistreerde wat betreft de verwerking van de wijziging van het
Hoofdstuk 8 HET BEVEILIGINGSBEHEER
De beveiligingsfunctionaris is bevoegd medewerkers van de afdeling Publiek en Sociaal aanwijzingen
te geven over beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de beveiligingsvoorschriften
De beveiligingsfunctionaris ziet erop toe dat beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet
en de binnengemeentelijk vastgestelde beveiligingsvoorschriften en de in deze regeling opgenomen
De beveiligingsfunctionaris adviseert burgemeester en wethouders:
- over de beveiligingsaspecten die uit de Wet GBA en de binnengemeentelijke beveiligingsvoorschriften
- na overleg met de coördinator ICT over de fysieke beveiliging in en om de ruimtes waar de
hoofdcomputer en de overige componenten voor bijhouding van de GBA staan.
De beveiligingsfunctionaris voorziet in:
- een jaarlijkse rapportage over de activiteiten en incidenten inzake het beveiligingsbeheer aan
- het minstens eenmaal per jaar verzorgen van het geven van voorlichting en een instructie aan
medewerkers door toetsing van de opgestelde beveiligingsprocedures in de praktijk;
- het introduceren en bekendmaken van nieuwe medewerkers met de beveiligingsprocedures;
- het voorbereiden van een beveiligingsbeleid en –plan;
- het beheer en toezicht op de naleving van de beveiligingsprocedures.