GBA-Beheerregeling Voorschoten 2012

Deze regeling verstaat onder:

de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet GBA is aangewezen als verantwoordelijke;

beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;

informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures,

verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van demaatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumentnen;

gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;

applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening;

gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;

bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevensverwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.

• 1.

  De beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is tevens de informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer gegevensverwerkers.

• 2.

  De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen enprocedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.

  De beveiligingsbeheerder rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan het college van burgemeester en wethouders.

• 1.

  De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:

  • a.

    gegevensbeheer;

  • b.

    aplicatiebeheer;

  • c.

    gegevensverwerking;

  • d.

    het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.

• 2.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer en het beveiligingsbeheer.

De informatiebeheerder voorziet in:

• a)

  een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• b)

  een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bija.bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van debijhoudings- en beheerprocedures;

• c)

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d)

  administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;

• e)

  periodiek overleg tussen hem en de applicatiebeheerder en de privacybeheerder.

• f)

  halfjaarlijks overleg tussen hem en de systeembeheerder.

• g)

  richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders, als de verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, over de navolgende aspecten die

voortvloeien uit de Wet, te weten:

• a)

  persoonsinformatievoorziening;

• b)

  beveiliging;

• c)

  privacy;

• d)

  gegevenskwaliteit;

• e)

  personeelsaangelegenheden.

De informatiebeheerder beslist:

• a)

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;

• b)

  op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;

• c)

  op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen vangegevens uit de gemeentelijke basisadministratie;

• d)

  over het toekennen van autorisaties.

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a)

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b)

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijkebasisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet en de

  Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• c)

  de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;

• d)

  dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;

• e)

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en het Informatiebeveiligingsplan GBA worden nageleefd.

De informatiebeheerder, of een door deze aan te wijzen functionaris zoals opgesomd in artikel 3,neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan.

• 1.

  De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a)

    de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b)

    het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • c)

    de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties over gegevensverwerking.

• 2.

  De gegevensbeheerder beslist binnen 5 dagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.

De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Ingevolge art. 120a van de Wet, wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen periodiek onderworpen aan een audit door een namens de Minister vanBinnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.

De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van dedaarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in art. 4, onder e genoemde overleg.

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.

De systeembeheerder voorziet in:

• a)

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b)

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligderuimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;

• c)

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• d)

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

De systeembeheerder is bevoegd:

• a)

  direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarinopgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

• b)

  aanwijzingen te geven over:

  • -

    beheer toepassingssystemen;

  • -

    beheer van bestanden;

  • -

    reconstructiemaatregelen.

De systeembeheerder neemt deel aan het in art. 4, onder f genoemde overleg.

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a)

  een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;

• b)

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• c)

  een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• d)

  de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualisering aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder in overleg met deinformatiebeheerder;

• e)

  de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig art. 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

• f)

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testenen evalueren van nieuwe apparatuur;

• g)

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• h)

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van desysteembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;

• i)

  de voorlichting aan de alle in art. 3 genoemde functionarissen met betrekking tot degevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• j)

  de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

• k)

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijkebasisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;

• l)

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens.

• m)

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a)

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• b)

  het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

• c)

  de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basisvan een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door hetcollege van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor degemeentelijke basisregistratie;

• d)

  het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• e)

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

De applicatiebeheerder is bevoegd:

• a)

  gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toeganghebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruikvan het toepassingssysteem;

• b)

  over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen.

De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure Uitwijk.

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het InformatiebeveiligingsplanGBA en waardedocumenten worden nageleefd.

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

• a)

  het overleg genoemd in art. 4, onder e en f;

• b)

  het externe gebruikersoverleg.

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basisvan een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Voorschoten;

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en de Wet Bescherming Persoonsgegevens met betrekking tot het team Burgerzaken.

De privacybeheerder voorziet in:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig art. 79 van de Wet (inzage);

• b.

  de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van art. 102 lid 1a van de Wet ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van art. 102 lid 2;

• c.

  afhandeling verzoeken om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden.

De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in art. 23 genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebbenop de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming Persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot degemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• b.

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren vanpersoonsgegevens.

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a.

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in art. 81, 82 en 83 van deWet;

• b.

  controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de gemeentelijkebasisadministratie persoonsgegevens.

De applicatiebeheerder is bevoegd in overleg met de gegevensbeheerder aanwijzingen te geveninzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

De gegevensverwerkers voorzien in:

• a.

  het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels hetLogisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• b.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• c.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• d.

  de behandeling van mutaties;

• e.

  de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;

• f.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

• g.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan wordentoegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geenontleningstatus is gegeven;

• h.

  de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;

• i.

  de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

  • -

    wijziging van het naamgebruik;

  • -

    vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing eneen vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisadministratiepersoonsgegevens;

• j.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:

  • -

    1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • -

    een vervolginschrijving uit het buitenland.

De gegevensverwerkers beslissen op

• a.

  op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in art. 24 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

• b.

  over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een afnemer en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.

De beveiligingsbeheerder is bevoegd om de beheerder adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.

De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:

• a)

  beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten worden nageleefd;

• b)

  de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

De beveiligingsbeheerder adviseert rechtstreeks aan burgemeester en wethouders, als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, over de beveiligingsaspecten die uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten voortvloeien.

De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.

Deze regeling wordt aangehaald als de GBA-Beheerregeling Voorschoten 2012.