Besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties voor Wabo-documenten en milieudocumenten

Burgemeester en wethouders van de gemeente Westland hebben besloten na verkregen machtiging van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de navolgende analoge archiefbescheiden, welke ingevolge de gemeentelijke selectielijst 2005 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen:

• -

  documenten ontvangen of opgemaakt op grond van de uitvoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), ofwel documenten uit het Wabo-proces, daterend vanaf 1 oktober 2010;

• -

  ontvangen en opgemaakte milieudocumenten uit het proces vergunningsgebonden controle en toezicht daterend vanaf 1 oktober 2010;

• -

  ontvangen en opgemaakte documenten uit het proces (AMvB)meldingen op grond van de Wet milieubeheer daterend vanaf 1 oktober 2010.

• 1.

  Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, omdat de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: de fysieke archiefbescheiden worden gedigitaliseerd door middel van scanning en opgeslagen in PDF/A-formaat in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Management-systeem (DMS) met specifieke software, waardoor de toegankelijkheid, authenticiteit en beveili-ging van archiefbescheiden gegarandeerd is.

• 2.

  Digitale reproductie van desbetreffende analoge archiefbescheiden is noodzakelijk vanuit het oogpunt van digitaal werken, digitaal archiveren, een efficiënte informatievoorziening en ruimte-besparing.

• 3.

  Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek vervanging gemeente Westland (Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties). In dit Handboek is een 'Procedure Change Management' opgenomen. Het doel van deze procedure is om de gemeente Westland de regie te laten voeren en te houden op wijzigingen in de vastge-stelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting van gemeente Westland niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

• 4.

  Het belang van de gegevens voor de gemeente Westland is als volgt gewaarborgd: door het selecteren van analoge archiefbescheiden voor vervanging conform de in het Handboek beschreven 'Procedure Selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces' worden de juiste documenten geselecteerd, die voor vervanging in aanmerking komen. Vervolgens worden deze archiefbescheiden op een dusdanige wijze gescand, geregistreerd en gecontroleerd dat er geen verlies van gegevens voor komt. Daarnaast worden er steekproeven gehouden op de gescande documenten en metadata in het DMS en het vervangingsproces om de kwaliteit daarvan te waarborgen. Ook worden er jaarlijks audits gehouden (minimaal 1) op het vervangingsproces, de technische inrichting van het DMS en de algemene IT-beheersmaatregelen.

• 5.

  Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd: in het Handboek is bij de 'Procedure Selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces' aangegeven dat cultureel erfgoed (indien mogelijk wel wordt gedigitaliseerd maar) niet mag worden vervangen. Voor een overzicht van cultureel erfgoed wordt hierbij verwezen naar de 'Handleiding selecteren, scannen en registreren' van de gemeente Westland.

• 6.

  De vervangen analoge documenten worden periodiek (per kwartaal) vernietigd. De procedure hiervan is beschreven in het Handboek vervanging gemeente Westland.

Artikel 3 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na die van bekendmaking.

  Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van artikel 3.45 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) binnen 6 weken na de dag van publicatie bezwaar maken. Een gemotiveerd bezwaarschrift dient ingediend te worden bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westland, postbus 150, 2670 AD Naaldwijk.

• 2.

  Dit besluit wordt aangehaald als ‘Besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties voor Wabo-documenten en milieudocumenten’.