CVDR155323_1Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raadnlregelingBaarn2018-10-16BaarnGemeentenieuws 6 maart 2012Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raadGemeentewet, artikelen 84, 147 en 149gemeenteraadbestuur en recht2012-02-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2012-03-072018-03-10nieuwe regeling11RV000079GeenVerordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad Besluit: vast te stellen de navolgende verordening: Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad Begripsomschrijvingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder:

gesprek: functioneringsgesprek namens de raad met de burgemeester;

klankbordgesprek: functioneringsgesprek namens de minister van BZK met de burgemeester

commissie: de commissie bedoeld in artikel 2;

adviseurs: wethouder(s) en gemeentesecretaris die de commissie op verzoek van informatie voorzien;

commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie.

Algemene bepalingen Artikel 2 Lid 1 De raad stelt een commissie in, die gesprekken voert met de burgemeester.Lid 2 De commissie voert tenminste drie gesprekken per ambtsperiode. Procedure en tijdschema Artikel 3 Lid 1 De griffier agendeert en organiseert de gesprekken. Lid 2 In de ambtsperiode wordt drie maal een gesprek gevoerd, vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester voert. Lid 3 De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koningin. Samenstelling commissieArtikel 4 Lid 1 De raad kiest de commissie uit zijn midden en doet dat tijdig gelet op artikel 3, lid 2. Lid 2 De commissie bestaat uit 3 á 5 leden van de raad.Lid 3 Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger. Lid 4 De commissie laat zich bijstaan door de griffier. Lid 5 De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris. Over alle andere door de commissie te raadplegen personen wordt door de commissie in overleg met de burgemeester met eenstemmigheid besloten.Lid 6 De commissie kan zich laten bijstaan door een externe adviseur. Voorzitterschap van de commissie Artikel 5 Lid 1 De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter. Lid 2 De voorzitter leidt het gesprek. Lid 3 De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder. Lid 4 De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. Geheimhouding Artikel 6 Lid 1 De commissie legt in elke vergadering en in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over het behandelde tijdens de vergadering c.q. het gesprek en de inhoud van de verslagen. Lid 2 De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. Lid 3 Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komen. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs c.q. door de commissie te raadplegen personen; dit met inachtneming van artikel 4 lid 5. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten. Het inwinnen van inlichtingen of informatie bij personen als bedoeld, vindt altijd plaats in aanwezigheid van de voorzitter van de commissie.Lid 4 De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4. Lid 5 Eventuele conclusies, aandachtspunten en actiepunten uit het verslag die betrekking hebben op het functioneren van de raad kunnen door de voorzitter ter kennis worden gebracht van de gezamenlijke fractievoorzitters.Lid 6 De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. Lid 7 De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, het voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. Lid 8 De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. Lid 9 Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een eventuele externe adviseur. Voorbereiding gesprek Artikel 7 Lid 1 De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien. Lid 2 De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. Lid 3 Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. Lid 4 Een betrokkene die niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee. Lid 5 Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. Het gesprek Artikel 8 Lid 1 De bijeenkomsten van de commissie en het gesprek met de burgemeester vinden plaats in beslotenheid. Lid 2 Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. Lid 3 Uitgangspunt bij het gesprek vormen de profielschets waarop de burgemeester is benoemd en de afspraken die in het voorafgaande gesprek zijn gemaakt. Lid 4. Het gesprek bestaat uit een gedeelte dat gaat over het functioneren van de burgemeester en een gedeelte dat onder meer betrekking heeft op het functioneren van de raad.Lid 5 De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters;

de burgemeester als voorzitter van het college;

de burgemeester in het proces van dualisme;

de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

de burgemeester die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;

de burgemeester die invulling geeft aan zijn eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, de provincie, het rijk en Europa;

de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit;

de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

verwachtingen over en weer gelet op ontwikkelingen die gaande zijn, verwacht worden c.q. nodig zijn.

VerslagleggingArtikel 9 Lid 1 Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. Lid 2 Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Er wordt melding gemaakt van eventueel geraadpleegde personen.Lid 3 Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het verslag kan conclusies, aandachtspunten en actiepunten die betrekking hebben op het functioneren van de raad, verbijzonderen van conclusies, aandachtspunten en actiepunten die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester.Lid 4 Een verslag dat niet kan worden vastgesteld wordt door de burgemeester en alle leden van de commissie voor gezien getekend. De mogelijkheid bestaat met aller instemming een aanhangsel aan het verslag toe te voegen.Lid 5 Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en –minstens drie maal in de ambtsperiode- aan de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd. De commissie kan besluiten het gedeelte dat betrekking heeft op het functioneren van de raad niet mee te sturen.Archivering Artikel 10 Lid 1 De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een exemplaar van het vastgestelde verslag. Lid 2 Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd. Slotartikelen Artikel 11 Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet. Artikel 12 Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad Baarn, 29 februari 2012.De griffier, de voorzitter,