Organisatie | Vught |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Vught |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Vught |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | beleidsregel |
Externe bijlage | Figuur 1: Distributie GBA-gegevens |
Regeling vervangt de "Beheerregeling GBA"
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-03-2012 | 06-10-2015 | Nieuwe regeling | 29-11-2011 Het Klaverblad, 14-03-2012 | Onbekend |
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
De operationeel manager Burgerzaken is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren.
Hoofdstuk 2. Het informatiebeheer
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de basisregistratie personen over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
Hoofdstuk 3. Het gegevensbeheer
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
Hoofdstuk 4. Het Systeembeheer
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
Hoofdstuk 5. Het applicatiebeheer
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
Hoofdstuk 8. Het beveiligingsbeheer
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van de Operationele eenheid Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit en het Informatiebeveiligingsplan.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening Basisregistratie Personen alsmede voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.
Deze regeling wordt aangehaald als: Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Vught.
1 Waarin geïncorporeerd de wettelijke verplichte beheerregeling ingevolge artikel 14 van de wet GBA.
2 Onder systematische verkrijging wordt hier verstaan de spontane verstrekking van mutaties op gegevens, hetzij elektronisch hetzij op papier (mutatieberichtgeving).
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 29 november 2011.
Burgemeester en wethouders van Vught.
De secretaris,
mr. R.P.B.M. Brekelmans
De burgemeester,
R.J. van de Mortel
Bijlage 1. Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 3, lid 1, van de Beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Informatiebeheer/Privacybeheer:
Als informatie- cq. privacybeheerder is aangewezen de heer W.J.J. van Densen, de operationeel manager Burgerzaken. Als plaatsvervanger is aangewezen mevrouw M.E.A. Cornelissen, senior medewerker Burgerzaken.
Als gegevensbeheerders zijn aangewezen mevrouw M.E.A. Cornelissen, senior medewerker Burgerzaken en mevrouw A.C.S.C. Dijkstra, de allround functioneel applicatiebeheerder I&A.
Als applicatiebeheerder is aangewezen mevrouw A.C.S.C. Dijkstra, de allround functioneel applicatiebeheerder I&A. Haar plaatsvervanger is mevrouw D.V.T. van Broekhoven, projectmedewerker I&A.
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van de operationele eenheid Burgerzaken aangewezen.
Afnemen verklaringen artikel 36, lid 2, van de Wet:
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan:
Op grond van artikel 3, lid 2, van de Beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen <vacature>. Als zijn plaatsvervanger is aangewezen <vacature>.
Als systeembeheerder is aangewezen de heer P.O.A. Verhoeven. Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de heer R.J.G.M. de Goey.
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Gemeentelijke afnemers dienen gegevens over de eigen inwoners te betrekken uit de ‘eigen basisadministratie’. Gegevens van ‘niet-inwoners’, die elders in de GBA zijn ingeschreven, moeten afkomstig zijn uit de basisadministraties van die andere gemeenten of uit de landelijke voorziening, de GBA-V.
Het gebruik van persoonsgegevens uit de ‘eigen GBA’ dient bij of krachtens Verordening te worden geregeld. De verkrijging van gegevens uit de GBA van andere gemeenten is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de GBA plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht distributiebestand. Dat distributiebestand wordt gevoed zowel vanuit de eigen basisadministratie (inwoners) als vanuit de basisadministraties van andere gemeenten (niet-inwoners). In een aantal gevallen worden daar nog persoonsgegevens aan toegevoegd van personen waarmee de gemeente ‘een relatie’ heeft maar die niet in een basisadministratie zijn opgenomen. Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1.
Figuur 1: Distributie GBA-gegevens
Voor het beheer van de ‘eigen GBA’ dienen burgemeester en wethouders op grond van artikel 14 van de Wet GBA een beheerregeling vast te stellen waarin de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie is geregeld. De beheerregeling heeft alleen betrekking op het bronbestand, de eigen gemeentelijke basisadministratie.
Het distributiebestand dient echter te worden beschouwd als een technische oplossing (een soort verlengstuk van de GBA), waarop de (privacy)voorschriften van de wet GBA van toepassing zijn en dat, voor wat betreft de persoonsgegevens van de eigen inwoners, valt binnen de reikwijdte van artikel 14 wet GBA.
De beheerregeling is formeel gezien niet van toepassing op de gegevens van de niet-inwoners (welke voornamelijk afkomstig zijn uit de basisadministraties van andere gemeenten dan wel GBA-V). Op dat deel van het distributiebestand is namelijk de Wet bescherming persoonsgegevens (Brp) van toepassing. Het deel niet-inwoners dient te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp), maar de Wbp schrijft geen beheerregeling voor.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor dat deel van het distributiebestand relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de beheerregeling voor de GBA. Daarmee ontstaat een ‘beheerregeling basisregistratie personen’ (BRP), bestaande uit de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente.
De beheerregeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensinhoudelijk beheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de ‘eigen basisadministratie’. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de basisadministratie van de andere gemeenten.
De verdeling van de beheerrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons)informatiehuishouding en het informatiebeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Op de gegevensverwerking over de niet-inwoners is, zoals gemeld, de Wbp van toepassing. Zo is bijvoorbeeld het inzagerecht voor deze categorie van personen gebaseerd op artikel 36 Wet bescherming persoonsgegevens, terwijl de inwoners een beroep kunnen doen op artikel 79 Wet GBA.
De taken van de privacybeheerder zijn in deze beheerregeling verruimd. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit (eigen) basisadministratie(s) of uit de GBA-V dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet het autorisatiebesluit is voorzien.
Het betreft hier het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer van de basisregistratie personen, zoals die is gedefinieerd in artikel 1. De bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de basisadministratie en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit basisadministraties van andere gemeenten, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maakt deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer van de basisregistratie personen.
De hier beschreven beheerrol is belegd bij de operationeel manager Burgerzaken. Van belang is hierbij op te merken dat voor de verstrekking van gegevens aan de binnengemeentelijke gebruikers, gebruik gemaakt wordt van het datadistributiesysteem/basisregistratiesysteem waarvan het beheer niet bij de organisatie van de bronhouder is belegd, maar bij de senior beleidsmedewerker eenheid I&A. Het betreft hier een soort gegevensmagazijn, waar de BRP deel van uitmaakt. Hoewel in hiërarchische zin niet verantwoordelijk voor deze oplossing, blijft het hoofd de operationeel manager Burgerzaken wel functioneel inhoudelijk verantwoordelijk. De functionaris bij afdeling de eenheid I&A die belast is met de verstrekking van gegevens uit de BRP ontvangt functioneel inhoudelijke sturing van de operationeel manager Burgerzaken.