CVDR154894_1ArchiefverordeningnlregelingCoevorden2012-01-05CoevordenCoevordenHuisAanHuis 28-12-2011Archiefverordening gemeente Coevorden 2011Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2011-12-06De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-01-052019-03-21nieuwe regelingCollegevorstel 25-11-2011, nr. 877algemeen bestuur en organisatie1.GeenGeen.ArchiefverordeningNo. 2011/877De raad van de gemeente Coevorden;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25 november 2011,
bijlagenr. 877;gelet op artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid van de Archiefwet
1995;b e s l u i t:vast te stellen de navolgende: Archiefverordening (Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden,
voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats).I.ALGEMENE BEPALINGENIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de
gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
door het college aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris;
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd.
II.DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE
ARCHIEFBESCHEIDEN2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2 van
de wet, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende
deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van
alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.41.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze,
dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen. 5Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.6Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.7Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de
raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van
artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de
archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en
22.III.HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATSEN8De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden
en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of
personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale
geschiedenis van belang kan worden geacht.9Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de
archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van
gemeentelijke organen.Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen,
uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd
en geauthentiseerd.10Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de
archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de
archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt
daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften,
uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd
en geauthentiseerd.11De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften,
uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in
de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere
werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris
verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door
de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief.12Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de
raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin
deze ter beschikking worden gesteld.13De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en
wethouders over het door hem gevoerde beheer van de
archiefbewaarplaats.IV.TOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN
WELKE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS14De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32/37,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte
ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als
bedoeld in artikel 22 van de wet.151.De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris
of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle
bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn
taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht
te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en
systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften
ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht, de informatiesystemen en de ruimten waarin deze zich
bevinden.16De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan
welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer
moeten worden getroffen.17De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het
voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen
tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
18De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.VSLOTBEPALINGEN19De “Archiefverordening gemeente Coevorden 1998”, vastgesteld dd.13
oktober 1998, nr. 12 zoals gewijzigd bij besluit van 6 november 2001,
nr. 10 wordt ingetrokken.20Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die
van de bekendmaking.21Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening gemeente
Coevorden 2011”.Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Coevorden van
6 december 2011., voorzitter., griffier