Verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Rucphen

De raad van de gemeente Rucphen;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 2 april 1996;

gehoord de commissie voor Algemene bestuurlijke aangelegenheden van 25 april 1996;

gehoord de commissie voor Georganiseerd Overleg d.d. 15 april 1996;

gelet op artikel 212, lid 1 van de Gemeentewet;

gelet op de Organisatieverordening Rucphen 1996;

b e s 1 u i t :

vast te stellen de Verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Rucphen.

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.organisatie-eenheid:

iedere eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig in de Organisatieverordening Rucphen 1996 is aangewezen en die op grond van deze verordening een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college van burgemeester en wethouders heeft.

b.administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, vetwerken en verstrekken van infarmatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c.financiële administratie:

het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie of van een organisatie-eenheid daarbinnen, om te komen tot een goed inzicht in:

• -

  de financieel-economische positie;

• -

  het beheer van vermogenswaarden;

• -

  de uitvoering van de begroting;

• -

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

d.administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de administratie.

e.Management control svsteem (MCS):

het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en van de administratie.

f.beheer van vermogenswaarden:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de gemeentelijke middelen en rechten. Hierna aan te duiden met de term "beheer".

g.rechtmatigheid:

rechtmatigheid omvat:

• -

  de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;

• -

  de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten;

• -

  het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (voor zover er financiële consequenties verbonden zijn aan het misbruik of oneigenlijk gebruik);

• -

  ordelijk en controleerbaar financieel beheer,

   

  • h.

    doelmatigheid:

binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van de raad handelt het college van burgemeester en wethouders zodanig dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt. Het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel c.q. de beslissing(en) van de raad. Bij het handelen is het rationeel toepassen van economische principes leidend. Het gaat hierbij om:

• -

  het economisch verantwoord verwerven van de benodigde middelen, dat wil zeggen verwerving tegen de laagst mogelijke kosten gegeven een gewenst kwaliteitsniveau;

• -

  de keuze van effectieve methoden en technieken voor de uitvoering van de aktiviteiten;

• -

  het optimaal aanwenden van middelen bij de uitvoering van aktiviteiten.

   

  • i.

    middelenbeleid en -plannen:

beleid en plannen voor personeel, informatie en automatisering, financiën, organisatie, aanschaffingen en huisvesting (piofah-taken).

Artikel 2: De inrichting van da organisatie van beheer an administratie

• 1.

  De inrichting van de organisatie van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust hij het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en het instandhouden van een MCS (intern beheersingssysteem).

• 3.

  Bij de inrichting van de organisatie van het beheer en van de administratie neemt het college het gestelde in deze verordening in acht.

   

Artikel 3: Veraatwoordelijkheid voor beheer en administratie

• 1.

  De verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van de gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders berust de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van een - in de Organisatieverordening Rucphen 1996 - verbijzonderde organisatie-eenheid bij de betreffende leiding.

• 3.

  De in de leden 1 en 2 van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie en voor het MCS.

Het college van burgemeester en wethouders delegeert het aanpassen en het in stand houden van de administratieve organisatie en van het MCS aan het sectorhoofd middelen/gemeentecontroller (hierna te noemen gemeentecontroller).

• 4.

  Het aanpassen/handhaven van de administratieve organisatie en van het MCS worden vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd en als zodanig opgenomen in de functiebeschrijvingen.

• 5.

  Onverlet het gestelde in de Organisatieverordening Rucphen 1996 dient de gemeentecontroller met inachtneming van het gestelde in de verordening, voorstellen die bij het college van burgemeester en wethouders worden ingediend te toetsen op:

  • -

    tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie, met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;

  • -

    rechtmatigheid en doelmatigheid;

  • -

    juistheid van de te volgen procedure;

  • -

    aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

     

Artikel 4: Administratie

• 1.

  De administratie van de gemeente bestaat uit:

  • a.

    de algemene dienst, waarin opgenomen de administratie van de gemeente als geheel en de niet per organisatie-eenheid verbijzonderde administraties;

  • b.

    de verbijzonderde administraties per organisatie-eenheid;

  • c.

    de administratie van het gemeentelijk grondbedrijf.

• 2.

  Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze verordening.

• 3.

  Bij de inrichting en de werking van een financiële administratie dient te worden voldaan aan het gestelde in de Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften.

• 4.

  De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

  • -

    het sturen en het beheersen van aktiviteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatie-eenheden;

  • -

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van onroerendezaakbezit, voorraden, vorderingen en schulden c.a.;

  • -

    het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties;

  • -

    het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid;

  • -

    het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de terzake geldende wet- en regelgeving;

  • -

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.

     

Artikel 5: Administratie gemeentelijk grondbedrijf

Door het college van burgemeester en wethouders worden nadere uitvoeringsregels vastgesteld met betrekking tot de (financiële) administratie van het gemeentelijke grondbedrijf.

Artikel 6: Management control systeem

• 1.

  De opzet en de werking van het MCS zijn gericht op het waarborgen van:

  • -

    de economisch verantwoorde verwerving van middelen (procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de laagst mogelijke kosten);

  • -

    het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en bewaking van aktiviteiten;

  • -

    de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering c.q. de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.

• 2.

  De opzet en de werking van de administratieve organisatie dienen zodanig te zijn dat deze dienstbaar zijn aan en waarborgen verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheersorganen.

• 3.

  Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid ven de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

• 4.

  Bij de inrichting van het MCS en van de administratieve organisatie dient ondermeer een beschrijving te worden vastgesteld van de wijze waarop tussen het college van burgemeester en wethouders en de leiding van de organisatie-eenheden afspraken worden gemaakt over:

  • -

    de te leveren prestaties;

  • -

    de daarvoor beschikbaar te stellen middelen;

  • -

    de wijze waarop en de frequentie waarmee over de voortgang van de aktiviteiten alsmede over de inzet van middelen ter realisering ervan wordt gerapporteerd.

     

Artikel 7: Functionarissen

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst voor de algemene dienst ambtenaren aan als: gemeentecontroller, administrateur, kassier en kashouder(s) alsmede hun respectievelijke plaatsvervangers. Daarnaast wijst het college voor het gemeentelijk grondbedrijf een ambtenaar aan als administrateur. Voor ieder van de in lid 2 van artikel 3 onderscheiden organisatie-eenheden kan het college eveneens ambtenaren aanwijzen ala controller, administrateur, kassier en kashouder(s).

• 2.

  De gemeentecontroller wordt door het college aangewezen als ambtenaar bedoeld in artikel 212, lid 2 van de Gemeentewet.

• 3.

  De gemeentecontroller regelt zijn vervanging, de vervanging van de administrateur(s), van de kassier en van de kashouder(s) bij normale afwezigheid.

• 4.

  De gemeentecontroller geeft functioneel leiding aan de administrateur(s) en de kassier voor zover het de administratieve organisatie, het MCS en de informatieverzorging betreft.

• 5.

  De gemeentecontroller voert in het kader van het gestelde in lid 3 van dit artikel, regelmatig overleg met de in dit artikel genoemde functionarissen.

   

Specifiek in dit overleg te bespreken onderwerpen zijn de bewaking van eenheid in administratie, het bevorderen van de doelmatigheid van het beheer van vermogenswaarden en de afstemming over de informatieverzorging.

6.De functie van gemeentecontroller dan wel administrateur is onverenigbaar met die van kassier en van kashouder, alsmede met enige, de functiescheiding wezenlijk aantastende, andere functie. Dit betreft met name functies die verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van vermogenswaarden.

Artikel 8: Cemeentecontroller

• 1.

  De gemeentecontroller heeft, onverlet de in artikel 3, lid 1 en 2, aangeduide verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders, de zorg voor:

  • -

    de financiële planning op gemeenteniveau en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en op het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;

  • -

    het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen;

  • -

    het opstellen van periodieke rapportages op gemeenteniveau;

  • -

    de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief de interne controle) en van het stelsel van het MCS voor de gemeente als geheel en voor de algemene dienst;

  • -

    het opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem voor de algemene dienst;

  • -

    het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en rechtmatigheid van het beheer en van de administratie in het algemeen en, meer in het bijzonder, bij de algemene dienst;

  • -

    de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens. Hij veredelt en bewerkt deze gegevens zodanig dat deze (optimaal) geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en aktiviteiten bij de algemene dienst door het betrokken management en voor de sturing en beheersing van de gemeentelijke organisatie als geheel;

  • -

    de analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens om het college van burgemeester en wethouders c.q. de raad in staat te stellen de doelmatigheid en de rechtmatigheid te bevorderen respectievelijk te beoordelen;

  • -

    de verslaggeving ten behoeve van het bestuur en de daarop te baseren bedrijfseconomische advisering.

• 2.

  De gemeentecontroller heeft onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de leiding van de organisatie-eenheden (= sectoren) een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie. De gemeentecontroller toetst (laat toetsen) in dit kader de opzet en de werking van het stelsel van het MCS en van de administratieve organisatie.

• 3.

  De gemeentecontroller ondersteunt de organisatie-eenheden (= sectoren) bij het opzetten en doen functioneren van het MCS.

• 4.

  Indien de gemeentecontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met het bevoegde sectorhoofd. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan het college van burgemeester en wethouders.

• 5.

  De gemeentecontroller kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien ven de in dit artikel genoemde taken.

• 6.

  Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de gemeentecontroller, met het oog op de handhaving en uitvoering van deze verordening, nadere richtlijnen kan geven.

• 7.

  De gemeentecontoller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden.

   

Artikel 9: Administrateur

• 1.

  De administrateur heeft voor de algemene dienst zorg voor:

  • -

    het voeren van de financiële administratie;

  • -

    het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van de gemeentelijke debiteuren;

  • -

    het opstellen van de begroting;

  • -

    de tijdigheid, de volledigheíd, de juistheid en toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

  • -

    het opstellen van periodieke financiële rapportages en van de rekening;

  • -

    tot de taak van de administrateur behoort mede de belegging van overtollige financiële middelen overeenkomstig daarvoor door het college van hurgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en onder toezicht van de gemeentecontroller,

• 2.

  Bij het uitvoeren van zijn taken neemt de administrateur de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van de gemeentecontroller in acht.

• 3.

  De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie(s).

• 4.

  De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig aanleveren van de produkten van c.q. de gegevens uit zijn

  administratie aan de gemeentecontroller.

   

Arrikel 10: Informatieplicht

1.De gemeentecontroller en de administrateur worden tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de raad en het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de leiding van de organisatie-eenheden genomen besluiten waaraan financiële consequenties

voor hun werkorganisatie zijn verbonden.

2.De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de gemeentecontroller c.q. de administrateur alle gegevens en stukken die ten behoeve van de juiste verzorging van zijn administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaggeving nodig zijn. Zij stellen in overleg met hem en de verantwoordelijke leiding zodanig organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan. De leiding ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.

Artikel 11: Beheer gemeentafinanciën

• 1.

  Het beheer van de geldmiddelen van de gemeente is opgedragen aan de kassier. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van inkomsten en het doen van betalingen van de gemeente.

• 2.

  Door het college van burgemeester en wethouders worden nadere regels vastgesteld met betrekking tot de inning van de inkomsten en het doen van betalingen.

• 3.

  Het geldverkeer wordt uitsluitend geleid via door het college van burgemeester en wethouders aangewezen banken. Het aanhouden van chartale kassen kan slechts in uitzonderingsgevallen, na goedkeuring van de gemeentecontroller plaatsvinden.

• 4.

  Alvorens betalingen te doen vergewist de kassier zich ervan dat de opdrachten door bevoegde functionarissen zijn goedgekeurd. Deze functionarissen zijn door het college van burgemeester en wethouders aangewezen.

• 5.

  Onder de verantwoordelijkheid van de kassier is/zijn (een) kashouder(s) belast met de bewaring van chartale gelden.

   

Artikal 12: Coördinatie informatievoorziening

• 1.

  De gemeentebegroting en de -rekening worden opgesteld conform de geldende wettelijk bepalingen, het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften en de specifieke gemeentelijke bepalingen.

• 2.

  Het opstellen gebeurt binnen door het college van burgemeester en wethouders te stellen randvoorwaarden en tijdsplanning.

• 3.

  De gemeentecontroller stelt in samenspraak met de administrateur een tijdsplanning op. Hierin wordt aangegeven op welke tijdstippen de deelbegrotingen en de -rekeningen alsmede anders relevante gegevens beschikbaar moeten komen. Doel is de tijdigheid van de verstrekking van gegevens door de verschillende organisatie-eenheden te waarbor-gen.

   

Artikel 13: Periodieke bedrijfsdiagnose

• 1.

  Periodiek wordt voor de algemene dienst en voor iedere verbijzonderde organisatie-eenheid een bedrijfsdiagnose uitgevoerd met als doel de conditie c.q. het functioneren van de eenheid te beoordelen. De beoordeling is bedoeld als een instrument ter bevordering en bewaking van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie.

• 2.

  De diagnose van respectievelijk de algemene dienst en de organisatie-eenheid wordt uitgevoerd op basis van door de gemeentecontroller aangegeven methoden en technieken.

• 3.

  De resultaten van de diagnose van een organisatie-eenheid worden voorgelegd aan het bevoegde sectorhoofd.

   

Op basis hiervan formuleert deze een programma tot aanpassing en verbetering. Het programma en het diagnoserapport worden ter kennisneming aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd.

4.De resultaten van de diagnose van de algemene dienst worden voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Op basis hiervan formuleert het college zo nodig een programma tot aanpassing en verbetering.

Artikel 14: Verantwoording en décharge

• 1.

  Jaarlijks wordt een rekening en een verslag over het gevoerde beheer opgesteld. Deze dienen voor het afleggen van verantwoording aan het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Aanbieding van de rekening en het verslag geschiedt binnen de door het college van burgemeester en wethouders gestelde termijn en conform de door hem gegeven richtlijnen.

• 3.

  Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenterekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatie-eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

   

Artikel 15: Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juni 1996.

• 2.

  Met ingang van dezelfde datum vervallen de Verordening met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer van de gemeente Rucphen d.d. 22 november 1966 en de Verordening op het beheer van het grondbedrijf der gemeente Rucphen d.d. 22 november 1966.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Beheersverordening gemeente Rucphen".

   

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 1 mei 1996