CVDR153361_1Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente VeendamnlregelingVeendam2018-04-03VeendamVeendammer, 14-2-2012GBA Privacyreglement gemeente VeendamArttikel 96 en 100 Wet GBAVerordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevenscollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2012-01-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-02-012014-01-06Onbekend201200707GeenHet Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens(GBA - Privacyreglement) Burgemeester en wethouders van de gemeente Veendamgelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;besluiten:Vast te stellen de navolgende regelingHet Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Veendam Luidende als volgt: 1.BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder:
wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Veendam, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 28 september 2009;
besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Veendam als bedoeld in artikel 2 van de wet;
basisadministratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Veendam;
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;
Autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;
beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen functionaris of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;
geregistreerde: degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Veendam en over wie de verantwoordelijke persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen;
authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt;
aangehaakt gegeven: in de basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de wet;
afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, 1e lid van de Algemene wet bestuursrecht;
binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;
derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde;
vrijde derde: een derde als bedoeld in artikel 100 van de wet.
2.Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens1.Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het hoofd Externe Dienstverlening.2.De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
(rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;
3.Authentieke gegevensMet inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen. 4. Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie1.Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:
de beheerder, de medewerkers van het Klantcontactcentrum (KCC) alsmede demedewerkers van het Team Gegevensbeheer;
voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.
2. De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.3. Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.4.Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.5Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersMet inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in de bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.6.Verbanden met andere gemeentelijke registraties1.Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 genoemde gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.2.De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.7.Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingAan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.8.Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrektMet inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in de Bijlage 4 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.9.Terugmeldplicht1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder;2.De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.3.De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.4.Er kunnen binnengemeentelijke afnemers worden aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Hierbij wordt tevens bepaald welke gegevens het betreft.10.ProtocolplichtDe beheerder houdt van het verstrekken van gegevens een protocol bij.11.Recht op inzage en kennisneming van verstrekking1.Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden ingediend bij de beheerder;2.De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken;3.De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.12.Recht op correctie1.Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden schriftelijk ingediend bij de beheerder;2.De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken;3.De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.13.BeveiligingDe beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging demaatregelen als vermeld in het vastgestelde Informatiebeveiligingsplan.14.Slotbepaling
Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Veendam”.
Het reglement treedt in werking op 1 februari 2012.
het reglement GBA privacyreglement gemeente Veendam, vastgesteld op 17 november 2009, wordt gelijktijdig ingetrokken.
Het reglement ligt ter inzage in het Gemeentehuis.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Veendam, 17 januari 2012.Burgemeester en wethouders van de gemeente Veendam,burgemeester,A.Meijermansecretaris, A.CasteleinBIJLAGE 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met rechtstreekse toegang GBA
Organisatie onderdeelWettelijk kaderGegevenssetAfdeling Externe Dienstverlening(Klantcontactcentrum,Backoffice Burgerzaken)Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.Alle gegevens op PL en verwijsgegevensAfdeling Externe DienstverleningTeam Belastingen-WOZArt 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordeningPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Externe DienstverleningTeam GegevensbeheerWet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzenAlle gegevens op PL en verwijsgegevens Afdeling SamenlevingArtikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995. Bureau Opvang NieuwkomersArt 2 Wet voorzieningen gehandicapten en Verordening voorziening gehandicapten gemeente Veendam;Wet op de JeugdzorgAdres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens,persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel.Afdeling Werk & InkomenWWBAdres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens,persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel.Afdeling Vergunning & HandhavingUitvoering Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO)Drank- en Horecawet, APVPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Ruimte en EconomieTeam Ruimtelijke ZakenUitvoering opgedragen werkzaamhedenPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Ruimte en EconomieTeam Economische ZakenUitvoering opgedragen werkzaamhedenPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Ruimte en EconomieStafbureau PPMUitvoering opgedragen werkzaamhedenPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Interne DienstverleningTeam Facilitaire zakenUitvoering opgedragen werkzaamhedenPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Interne DienstverleningDocumenten Informatie VoorzieningUitvoering opgedragen werkzaamhedenPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Interne DienstverleningTeam FinanciënUitvoering opgedragen werkzaamhedenPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Interne DienstverleningJuridische ZakenUitvoering opgedragen werkzaamhedenPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.Afdeling Interne DienstverleningSecretariaatUitvoering opgedragen werkzaamhedenPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.Oost-Groningen Digitaal (O.G.D.) systeembeheerHet waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicatiesToegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens.
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematische gegevens aan worden verstrekt uit de GBA
WieWaarvoorGegevenssetAfdeling Externe DienstverleningTeam Belastingen-WOZUitvoering belastingwetgeving Mutatiesgegevens: binnenverhuizingen; emigratie; geboorte; huwelijk en huwelijksontbinding; immigratie; partnerschapsregistratie en –ontbinding; vestigingen; vertrekken en overlijden.Afdeling Interne DienstverleningTeam FinanciënUitvoering Debiteuren- en CrediteurenadministratieMutatiegegevens:Binnenverhuizingen; emigratie; overlijden; vestiging; vestiging (vervolginschrijving) nieuwkomers; vertrekAfdeling Samenleving Afdeling Werk en InkomenUitvoering Wet Inburgering;WWBMutatiegegevens:Verblijfstitelgegevens; immigratie;vestiging (vervolginschrijving) nieuwkomers, overlijdenZE CultuurcentrumUitvoering cultuur-educatieve taakNAW-gegevens 4-5 maand jarigenStichting CompaenUitvoering Wet Inburgering.Mutatiegegevens:Verblijfstitelgegevens; vestiging (vervolginschrijving) nieuwkomers
BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt
WieWaarvoorGegevenssetDataDistributieSysteem (DDS)Op het DDS zijn de volgende administraties c.q. applicaties aangesloten:BAGPGCCorsaGBA-VBPAFISGWSLLAPIVVOADdsHet in verband brengen van persoons-gegevensverwerkingen en woning-gegevens ter uitvoering van wettelijke taken en opgedragen werkzaamheden.Gemeentelijke belastingen (heffing en invordering)AfvalstoffenheffingUitkeringen werk en bijstandWet maatschappelijke ondersteuning (WMO), WABO, APV, rampenbestrijding, leerplicht, Wet op de lijkbezorgingMutatiesgegevens: binnenverhuizingen; emigratie; geboorte; huwelijk en huwelijksontbinding; immigratie; partnerschapsregistratie en –ontbinding; vestigingen; vertrekken en overlijden.Afdeling Externe DienstverleningUitvoering Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk Wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet op de justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet, Regelgeving rijbewijzenAlle mutatiegegevens
BIJLAGE 4 Verstrekkingen aan vrije derdenLijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt.
WieWaarvoorWelke categorieWelke gegevensGeheimhoudingLegesBasisBibliotheek (geen onderdeel van de gemeente)Voor de bijhouding van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBABuitenlandse EU-overhedenTer uitvoering van de opgedragen taken. Er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang.Toestemming burger (zie toelichting)Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBABuitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermings-niveau - art. 76 WBP) www.cbpweb.nl (zie toelichting)Ter uitvoering van de opgedragen taken. Er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang.Toestemming burger (zie toelichting)Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAArt. 76 WBPBuitenlandse rechtspersonen (Vb.: instellingen voor sociale zorg en zekerheid)Ter uitvoering van de opgedragen taken. Er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang.Toestemming burger (zie toelichting)Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAArt. 76 WBPCrematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke)Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBACulturele organisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAFondsverwervende organisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAInburgeringsbureaus(niet gemeentelijke)Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAInstellingen/organisaties ten behoeve van:-Maatschappelijke dienst- verlening-Algemene/geestelijke gezondheidszorg-Kinderopvang-Jeugdwelzijnswerk-Ouderenzorg-Gehandicaptenzorg-Werkvoorziening,ertc.Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAKerken (niet zijnde de SILA)Voor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAKredietbank(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAMigrantenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBANatuurlijke personenVooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAOnderwijsinstellingen(zie ook onderstaande tekst bij ‘Scholen’)LeerlingenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAOuderenorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAArt. 76 WBPPatiëntenverenigingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAArt. 76 WBPPensioenfondsen Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAPlaatselijke afdelingen vanpolitieke partijenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAReclassering/verslaafdenzorgVoor de aan deze organisaties opgedragen taken. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBASportorganisaties en -verenigingenVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAThuiszorgorganisatiesVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVakorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVerenigingen en stichtingen meteen maatschappelijk offilantropisch doelVoor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAVrouwenorganisatiesVoor het bijhouden van de ledenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAWoningbouwverenigingen/woningcorporatiesTen behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzingVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAZiekenhuizenVoor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAAdvies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK)Wet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ) Zie BPR-kwaliteitsbrochure nr 30 (spoedeisende zaken)Geen afnemer of derde in de zin van de Wet GBAPersoonsgegevens, gezag, nationaliteit en verblijfsrecht (wet GBA art 34, 1a, 1-6)Niet protocollerenNiet mogelijkNeeWet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ)Wetenschappelijke onderzoekers (bijv. faculteitenWetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoekArt. 109 Wet GBA, art. 67 Besluit GBAAlgemene en verwijsge-gevens voor zover nood-zakelijk in verband met het onderzoekNiet mogelijkJaArt. 109 Wet GBA; art. 67 Besluit GBA
Toelichting “vrije derde”De hier genoemde instellingen zijn vrije derde, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren v oor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer.Uitzondering hierop zijn de AMK’s en de wetenschappelijk onderzoekers.Crematoria en begraafplaatsenEr zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen.
gemeentelijk: de eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 Wet GBA).
Niet gemeentelijk: deze vallen onder artikel 100 Wet GBA
ScholenScholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. Er is echter geen grond om op basis van de Wet GBA gegevens te moeten verstrekken aan scholen. De enige mogelijkheid die overblijft is het vermelden van “scholen” in het gemeentelijke reglement, zodat verstrekking op basis van artikel 100 Wet GBA en het reglement mogelijk is.Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingenDe verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambassades en consulaten van die landen in Nederland) ligt gevoelig. Dat heeft te maken met 2 zaken:
Bij verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsinstanties ontstaat al snel het gevaar dat de gemeente daarmee op het terrein komt van de Nederlandse buitenlandse betrekkingen. Zoals bekend behoren de buitenlandse betrekkingen primair tot de bevoegdheid van de rijksoverheid en niet van de gemeente. Gezien de gevoeligheid van het verstrekken van gegevens van eigen onderdanen aan overheidsinstanties van een ander land, zal verstrekking van gegevens expliciet geregeld moeten zijn in verdragsrechtelijke afspraken, of andere internationale overeenkomsten met het andere land.
De gevolgen van verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsorganen zijn een nog verdergaande inbreuk op de privacy van de burger dan de verstrekking aan Nederlandse overheidsinstellingen. De gevolgen daarvan kunnen vooral uitermate verveldn zijn, indien het gaat om in Nederland ingeschreven personen die (tev ens) ondwerdaan zijn van het andere land en niets (meer) met dat land te maken willen hebben. Te denken valt aan asielzoekers, maar ook aan hier geboren personen met een dubbele nationaliteit die zich uitsluitend Nederlander voelen en geen contact meer wensen met de autoriteiten van het andere land.
Het voorgaande leidt ertoe dat verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen in beginsel niet aan de ord is. Indien er een verzoek wordt gedaan en het in het belang van de ingeschrevene kan zijn dat gegevens worden verstrekt, kan dat in bijzondere gevallen mogelijk worden gemaakt. Het is raadzaam om vooraf uitdrukkelijke toestemming aan de burger te vragen voor die verstrekking.Verstrekking zonder uitdrukkelijke toestemming van de burger is slechts mogelijk indien daarvoor een basis is te vinden in een verdrag of een andere internationale overeenkomst. De enige overeenkomsten waar dit van toepassing zou kunnen zijn, zijn de overeenkomsten over bestuurlijke samenwerking in de grensregio’s met België en Duitsland. In het kader van deze overeenkomsten is het denkbaar dat er uitwisseling van gegevens over de inwoners van dergelijke grensgebieden dient plaats te vinden. Dat zou voldoende basis kunnen zijn om gegevens uit de GBA te verstrekken, ook zonder voorafgaande toestemming van de burger. Vanzelfsprekend vindt in dat geval echter ook geen verstrekking plaats, indien er een verstrekkingsbeperking geldt op grond van artikel 102 van de Wet GBA. Overigens zullen de gevraagde gegevens soms al op grond van een andere internationale regeling kunnen worden verstrekt en is verstrekking uit de GBA niet aan de orde. Op basis van afspraken op internationaal niveau vindt er namelijk al meer en meer uitwisseling plaats van persoonsgegevens op specifieke terreinen, bijvoorbeeld op het terrein van justitie. Denk hierbij niet alleen aan uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand in het kader van de CIEC, maar bijvoorbeeld ook aan verstrekking van gegevens in verband met verkeersovertredingen die in het buitenland begaan worden door Nederlanders.Indien het voorgaande niet van toepassing is, dient een verzoek van een buitenlandse overheidsinstelling (waaronder de ambassade of het consulaat van dat land) te worden afgewezen. Het komt overigens voor dat er in een dergelijk verzoek verwezen wordt naar het Verdrag van Weneninzake consulair verkeer van 24 april 1963. Daarin staat dat vertegenwoordigingen van andere landen toegang moeten kunnen krijgen tot hun onderdanen. Dit verdrag regelt echter niet de ‘toegang’ tot de GBA. Artikel 36 van het verdrag geeft het recht aan een consulaire ambtenaar om een onderdaan te bezoeken, die bijvoorbeeld in een gevangenis of ziekenhuis verblijft. In dat geval vraagt de politie, respectievelijk het ziekenhuispersoneel, aan betrokkene of hij of zij dat goed vindt. Er wordt dus expliciet toestemming gevraagd aan betrokkene.Het verdrag regelt dus alleen de toegang tot de persoon zelf en niet tot zijn persoonsgegevens.De gemeente moet het schriftelijke verzoek om informatie dus afwijzen om bovenstaande redenen.Als alternatieve oplossing kan de betrokken buitenlandse overheidsinstantie worden doorverwezen naar het ministerie van Buitenlandse Zaken om een zogenaamd verzoek om “ambtshilfe” te doen. Indien het ministerie van BZ dat verzoek honoreert, zal het ministerie deze gegevens als afnemer uit de GBA kunnen opvragen en deze vervolgens doorverstrekken aan de verzoekende buitenlandse overheidsinstantie.Gegevensverkeer naar landen buiten de EUOp grond van artikel 100 lid 3 en opname in de gemeentelijke verordening, is gegevensverstrekking mogelijk naar (overheids)instellingen buiten de Europese Unie. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens staan specifieke bepalingen voor gegevensverkeer naar deze landen. De hoofdregel is dat persoonsgegevens alleen mogen worden doorgegeven aan landen met een passend beschermingsniveau. Een overzicht van landen die een passend beschermingsniveau hebben is te vinden op www.cbpweb.nl als men zoekt met de zoekterm 'passend beschermingsniveau'.Verstrekking aan andere buitenlandse derdenHoewel ook op verzoeken om verstrekking van gegevens naar het buitenland aan anderen dan overheidsinstanties terughoudend moet worden gereageerd, bestaat die mogelijkheid wel. De verstrekking is mogelijk indien zij voorziet in een ‘dringende maatschappelijke behoefte’, ofwel er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang. Dat kan liggen in het feit dat de buitenlandse verzoeker de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een Nederlands algemeen verbindend voorschrift dan wel voor een doel dat, met het oog op een publiek belang, expliciet in de gemeentelijke verordening is voorgeschreven. In het laatste geval kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verstrekking van gegevens aan private, niet commerciële instellingen op het terrein van zorg of maatschappelijk welzijn in buitenlandse grensgemeenten, waar ook de eigen inwoners gebruik van maken. Een en ander is misschien moeilijk te beoordelen is als je ‘de post’ doet. Naar mate deze mogelijkheid tot verstrekking uitvoeriger geregeld is in de gemeentelijke verordening, des temeer houvast is er voor de beoordeling van het verzoek. Overleg in voorkomende gevallen met de privacybeheerder is altijd mogelijk.