Organisatie | Veendam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Veendam |
Citeertitel | GBA Privacyreglement gemeente Veendam |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-02-2012 | 06-01-2014 | Onbekend | 17-01-2012 Veendammer, 14-2-2012 | 201200707 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Veendam
gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op
de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Vast te stellen de navolgende regeling
Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Veendam
Artikel 3. Authentieke gegevens
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in de bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.
Artikel 7. Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.
Artikel 8. Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in de Bijlage 4 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de
maatregelen als vermeld in het vastgestelde Informatiebeveiligingsplan.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers met rechtstreekse toegang GBA
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematische gegevens aan worden verstrekt uit de GBA
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt
BIJLAGE 4 Verstrekkingen aan vrije derden
Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt.
De hier genoemde instellingen zijn vrije derde, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren v oor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer.
Uitzondering hierop zijn de AMK’s en de wetenschappelijk onderzoekers.
Er zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen.
Scholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. Er is echter geen grond om op basis van de Wet GBA gegevens te moeten verstrekken aan scholen. De enige mogelijkheid die overblijft is het vermelden van “scholen” in het gemeentelijke reglement, zodat verstrekking op basis van artikel 100 Wet GBA en het reglement mogelijk is.
Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingen
De verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambassades en consulaten van die landen in Nederland) ligt gevoelig. Dat heeft te maken met 2 zaken:
Bij verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsinstanties ontstaat al snel het gevaar dat de gemeente daarmee op het terrein komt van de Nederlandse buitenlandse betrekkingen. Zoals bekend behoren de buitenlandse betrekkingen primair tot de bevoegdheid van de rijksoverheid en niet van de gemeente. Gezien de gevoeligheid van het verstrekken van gegevens van eigen onderdanen aan overheidsinstanties van een ander land, zal verstrekking van gegevens expliciet geregeld moeten zijn in verdragsrechtelijke afspraken, of andere internationale overeenkomsten met het andere land.
De gevolgen van verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsorganen zijn een nog verdergaande inbreuk op de privacy van de burger dan de verstrekking aan Nederlandse overheidsinstellingen. De gevolgen daarvan kunnen vooral uitermate verveldn zijn, indien het gaat om in Nederland ingeschreven personen die (tev ens) ondwerdaan zijn van het andere land en niets (meer) met dat land te maken willen hebben. Te denken valt aan asielzoekers, maar ook aan hier geboren personen met een dubbele nationaliteit die zich uitsluitend Nederlander voelen en geen contact meer wensen met de autoriteiten van het andere land.
Het voorgaande leidt ertoe dat verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen in beginsel niet aan de ord is. Indien er een verzoek wordt gedaan en het in het belang van de ingeschrevene kan zijn dat gegevens worden verstrekt, kan dat in bijzondere gevallen mogelijk worden gemaakt. Het is raadzaam om vooraf uitdrukkelijke toestemming aan de burger te vragen voor die verstrekking.
Verstrekking zonder uitdrukkelijke toestemming van de burger is slechts mogelijk indien daarvoor een basis is te vinden in een verdrag of een andere internationale overeenkomst. De enige overeenkomsten waar dit van toepassing zou kunnen zijn, zijn de overeenkomsten over bestuurlijke samenwerking in de grensregio’s met België en Duitsland. In het kader van deze overeenkomsten is het denkbaar dat er uitwisseling van gegevens over de inwoners van dergelijke grensgebieden dient plaats te vinden. Dat zou voldoende basis kunnen zijn om gegevens uit de GBA te verstrekken, ook zonder voorafgaande toestemming van de burger. Vanzelfsprekend vindt in dat geval echter ook geen verstrekking plaats, indien er een verstrekkingsbeperking geldt op grond van artikel 102 van de Wet GBA.
Overigens zullen de gevraagde gegevens soms al op grond van een andere internationale regeling kunnen worden verstrekt en is verstrekking uit de GBA niet aan de orde. Op basis van afspraken op internationaal niveau vindt er namelijk al meer en meer uitwisseling plaats van persoonsgegevens op specifieke terreinen, bijvoorbeeld op het terrein van justitie. Denk hierbij niet alleen aan uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand in het kader van de CIEC, maar bijvoorbeeld ook aan verstrekking van gegevens in verband met verkeersovertredingen die in het buitenland begaan worden door Nederlanders.
Indien het voorgaande niet van toepassing is, dient een verzoek van een buitenlandse overheidsinstelling (waaronder de ambassade of het consulaat van dat land) te worden afgewezen. Het komt overigens voor dat er in een dergelijk verzoek verwezen wordt naar het Verdrag van Weneninzake consulair verkeer van 24 april 1963. Daarin staat dat vertegenwoordigingen van andere landen toegang moeten kunnen krijgen tot hun onderdanen. Dit verdrag regelt echter niet de ‘toegang’ tot de GBA. Artikel 36 van het verdrag geeft het recht aan een consulaire ambtenaar om een onderdaan te bezoeken, die bijvoorbeeld in een gevangenis of ziekenhuis verblijft. In dat geval vraagt de politie, respectievelijk het ziekenhuispersoneel, aan betrokkene of hij of zij dat goed vindt. Er wordt dus expliciet toestemming gevraagd aan betrokkene.
Het verdrag regelt dus alleen de toegang tot de persoon zelf en niet tot zijn persoonsgegevens.
De gemeente moet het schriftelijke verzoek om informatie dus afwijzen om bovenstaande redenen.
Als alternatieve oplossing kan de betrokken buitenlandse overheidsinstantie worden doorverwezen naar het ministerie van Buitenlandse Zaken om een zogenaamd verzoek om “ambtshilfe” te doen. Indien het ministerie van BZ dat verzoek honoreert, zal het ministerie deze gegevens als afnemer uit de GBA kunnen opvragen en deze vervolgens doorverstrekken aan de verzoekende buitenlandse overheidsinstantie.
Gegevensverkeer naar landen buiten de EU
Op grond van artikel 100 lid 3 en opname in de gemeentelijke verordening, is gegevensverstrekking mogelijk naar (overheids)instellingen buiten de Europese Unie. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens staan specifieke bepalingen voor gegevensverkeer naar deze landen. De hoofdregel is dat persoonsgegevens alleen mogen worden doorgegeven aan landen met een passend beschermingsniveau. Een overzicht van landen die een passend beschermingsniveau hebben is te vinden op www.cbpweb.nl als men zoekt met de zoekterm 'passend beschermingsniveau'.
Verstrekking aan andere buitenlandse derden
Hoewel ook op verzoeken om verstrekking van gegevens naar het buitenland aan anderen dan overheidsinstanties terughoudend moet worden gereageerd, bestaat die mogelijkheid wel. De verstrekking is mogelijk indien zij voorziet in een ‘dringende maatschappelijke behoefte’, ofwel er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang. Dat kan liggen in het feit dat de buitenlandse verzoeker de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een Nederlands algemeen verbindend voorschrift dan wel voor een doel dat, met het oog op een publiek belang, expliciet in de gemeentelijke verordening is voorgeschreven. In het laatste geval kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verstrekking van gegevens aan private, niet commerciële instellingen op het terrein van zorg of maatschappelijk welzijn in buitenlandse grensgemeenten, waar ook de eigen inwoners gebruik van maken.
Een en ander is misschien moeilijk te beoordelen is als je ‘de post’ doet. Naar mate deze mogelijkheid tot verstrekking uitvoeriger geregeld is in de gemeentelijke verordening, des temeer houvast is er voor de beoordeling van het verzoek. Overleg in voorkomende gevallen met de privacybeheerder is altijd mogelijk.