Artikel 1 Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Budgetbeheer: het geheel van maatregelen om een adequaat beheer van de gemeentelijke budgetten te waarborgen.
- b.
Budget: een taakstelling tot uitdrukking komend in inkomsten respectievelijk uitgaven verbonden aan beheersproducten (grootboeknummers), en/of (hulp)kostenplaatsen in de begroting dan wel aan een investering. Tot het budget worden tevens gerekend het realiseren van de in de begroting dan wel bij de investering opgenomen kwaliteit, prestaties, kengetallen en voorschriften.
- c.
Hoofdbudgethouder: het sectorhoofd dat door burgemeester en wethouders is aangewezen om de tot zijn organisatieonderdeel behorende beheersbegroting uitte voeren.
- d.
Budgethouder: de ambtenaar die namens de hoofdbudgethouder verantwoordelijk is voor de realisering van de aan de budgetten verbonden taakstellingen die door de hoofdbudgethouder aan hem of haar zijn toegewezen.
- e.
Deelbudgethouder: de ambtenaar die door de budgethouder is aangewezen namens hem of haar een deel van de aan het budget verbonden taakstelling terealiseren.
- f.
Mandateren: het verticaal overdragen van budgetten aan de budget- en/of deelbudgethouder.
- g.
Budgetoverdracht: het horizontaal overdragen van budgetten aan een andere sector.
- h.
Budgetsubstitutie: het aanwenden, c.q. overhevelen van een meevaller op een onderdeel van een budget van het beheersproduct voor een overschrijding op een budget van een ander beheersproduct
- i.
Sectorproduct: een taakstelling tot uitdrukking komend in inkomsten respectievelijk uitgaven, die een onderverdeling vormen van het bestuursproduct(functies), en qua nummering de twee volgende posities vormen van het grootboeknummer (positie 5 en 6).
- j.
College: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hof vanTwente.
Artikel 2 Mandateren en budgetoverdracht
- a.
Schriftelijk wordt vastgelegd welke budgetten door de hoofdbudgethouder aan de budgethouders zijn gemandateerd en welke deelbudgetten de budgethouders hebben gemandateerd aan de deelbudgethouders.
- b.
Van voornoemde schriftelijke vastlegging dient aan de hoofd- dan wel budgethouder een overzicht door het Hoofd van de afdeling Financiële Zaken en aan de concern-controller te worden verstrekt.
- c.
Wanneer wordt overgegaan tot het overdragen van budgetten aan(deel)budgethouders zijn de bepalingen van deze regeling voor de deelbudgethouders overeenkomstig van toepassing. Het overdragen van budgetten kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de hoofdbudgethouder. Het besluit wordt ter kennis gebracht van het Hoofd Financiële Zaken en de concerncontroller.
- d.
De budgetoverdracht kan geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken. Deze intrekking wordt schriftelijk vastgelegd en verstrekt aan het hiërarchisch naast hogere niveau, het Hoofd van de afdeling Financiële Zaken en aan de concerncontroller.
- e.
De functie van hoofd- c.q. (deel)budgethouder is onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur, kassier of met de registrerende functie.
Artikel 3 Vaststellen budgetten
- a.
Jaarlijks voor een door het college vast te stellen datum bieden de hoofdbudgethouders het college de sector- en/of afdelingsplannen ten behoeve van het volgende kalenderjaar aan met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen, zoals deze in de programmabegroting zijn opgenomen. Ze houden daarbij rekening met de door het college vastgestelde richtlijnen.
- b.
Indien in de sector en/of afdelingsplan de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief, niet of onvoldoende zijn beschreven zullen tussen het college en de hoofdbudgethouder specifieke afspraken worden gemaakt.
- c.
Een budget wordt vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad op voorstel van het college de programmabegroting of tussentijds de programmawijziging heeft vastgesteld.
Artikel 4 Verplichtingen
- a.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is.
- b.
De verplichtingen worden schriftelijk vastgelegd.
- c.
Voor het inkopen of aanbesteden van werken, leveringen en diensten gelden de kaders uit de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Hof van Twente.
- d.
(Deel)budgethouders mogen verplichtingen boven een bedrag van € 50.000 slechts aangaan nadat toestemming is verkregen van het college, met dien verstande dat bij:
- 1.
levering van producten en/of diensten, waarbij het gaat om een enkelvoudige aanbesteding of één offerte, de verplichting eerst wordt aangegaan nadat de portefeuillehouder hiermee heeft ingestemd.
- 2.
levering van producten en/of diensten, waarbij het gaat om een meervoudige aanbesteding, de verplichting eerst wordt aangegaan, nadat het procesverbaal via de F-map in het college is geweest en voor gezien is getekend.
- 3.
levering van producten en/of diensten, waarbij het gaat om verlenging van bestaande contracten en waarbij de onderliggende prijs-kwaliteitsverhouding, c.q. eenheidsprijs niet of slechts marginaal als gevolg van inflatiecorrectie wijzigt, de verplichtingen door de budgethouder zonder instemming van de portefeuillehouder en/of college kunnen worden aangegaan.
Artikel 5 Betalingen
- a.
Betalingsstukken en ontvangsten worden voor akkoord gefiatteerd en gecodeerd door de verantwoordelijke (deel)budgethouder, die tevens verantwoordelijk is voor de controle op de juiste levering van goederen en diensten.
- b.
Bij afwezigheid van de (deel)budgethouder worden de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door zijn/haar vervanger.
- c.
De betalingsfiatteur toetst - alvorens tot betaling wordt overgegaan – of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten.
Artikel 6 Registratie
- a.
De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de op zijn of haar budgetbetrekking hebbende betalingen op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds gedane uitgaven zichtbaar is.
- b.
Het hoofd van de afdeling Financiële Zaken is verantwoordelijk voor de adequate registratie van de budgetgegevens in de financiële administratie.
- c.
De (deel)budgethouders leveren analyses, verantwoordingen aan de verantwoordelijke hoofdbudgethouder voor de jaarverslaglegging.
Artikel 7 Budgetsubstitutie
- a.
De (hoofd)budgethouder heeft geen bevoegdheid tot het overhevelen van budgetten van het ene beheersproduct naar het andere.
- b.
De (hoofd)budgethouder is wel bevoegd om binnen het toegekende budget van het beheersproduct te schuiven binnen de directe kosten. Aan deze bevoegdheid zijn de volgende voorwaarden verbonden:
- -
De oorspronkelijke doelstelling die aan het budget is verbonden, wordt gerealiseerd en de afgesproken kwaliteit en prestatie wordt geleverd.
- -
Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven
- -
De uitgaven van een budget mogen niet worden gecompenseerd met een hogere inkomst
- -
Budgetsubstitutie wordt op initiatief van de (hoofd)budgethouder vastgelegd in een technische begrotingswijziging
- -
Van budgetsubstitutie zijn uitgesloten: stelposten, subsidies, loonkostenpersoneel, inhuur van personeel
Artikel 8 Verantwoording
- a.
De (deel)budgethouder verstrekt tijdig informatie aan de budgethouder en de budgethouder aan de hoofdbudgethouder omtrent de door hem of haar gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende (deel)budget. Dit betreft zowel verwachte over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties, afwijkingen in kostendekkingspercentages en overige kerncijfers.
- b.
De hoofd- en (deel)budgethouders verstrekken de afdeling Financiële Zaken alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de gemeente, de budget- en kredietbewaking en de (jaar-)verslaglegging nodig zijn. Ze stellen in overleg met de concern controller en het hoofd van de Financiële Zaken zodanige organisatorische maatregelen vast dat aan deze verplichtingen kan worden voldaan.
- c.
De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke verantwoording van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget aan het college op de hiervoor vastgestelde tijdstippen. Dit betreft zowel verwachte over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budgetgekoppelde prestaties, afwijkingen in kostendekkingspercentages en overige kerncijfers.
Artikel 9 In werkingtreding
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2008 en vervangt de bestaande regeling budgetbeheer die sinds 1 juli 2001 van kracht is.
Artikel 10 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als de “Regeling budgetbeheer 2008”.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Hof van Twente d.d. 22 januari 2008.
De secretaris, De burgemeester,