CVDR15090_1Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensnlregelingBeuningen2017-07-25BeuningenOnbekendGBA PrivacyreglementVerordening GBA (Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens)college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2008-03-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2008-03-112010-04-14nieuwe regelingBW08.00250Geen Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Burgemeester en wethouders van de gemeente Beuningen gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens besluiten: Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Beuningen vast te stellen 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder:
  • de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
  • de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
  • verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 11 april 2006;
  • basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;
  • aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;
  • bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;
  • verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;
  • beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;
  • ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;
  • ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;
  • betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;
  • afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;
  • binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;
  • derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;
  • protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;
  • telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.
    •      2 Beheer van de bevolkingsadministratie Beheerder van de bevolkingsadministratie is de coördinator Publiekszaken. 3 Toepasselijke regelgeving 1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld. 2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.     2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie 1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel:
  • gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;
  • gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;
  • informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben.
    •      2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.     5 Categorieën van personen In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Beuningen. 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging 1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1. 2. Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen. 7 Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:
  • op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;
  • Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie .
    •      3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS 8 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben: a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van afdeling Publiekszaken; b. de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers. 2. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3. 10 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet al langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister. 11 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken. 12 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. 13 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. Of:
  • Aan het basisregistratiesysteem worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverwerkingen.
  • Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.
    •      14 Gegevensverstrekking aan vrije derden 1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. 2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager. 3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden. 15 Voorwaarden voor verstrekking 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: a. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; b. dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst; c. dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd. 2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan. 16 Terugmeldverplichting Binnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. 17 Protocollering De beheerder houdt gegevens bij betreffende de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.     4 OVERIGE BEPALINGEN 18 Beveiliging 1. De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. 2. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer. 19 Slotbepaling
  • Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Beuningen”.
  • Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.
    •  Burgemeester en wethouders van de gemeente Beuningen, de secretaris, de burgemeester, de heer drs. R. Gerritsen de heer mr. drs. H.N.A.J. Zijlmans     Toelichting op het GBA privacyreglement van de gemeente Beuningen. De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt. Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA “aangehaakt” voor gebruik binnen de gemeente. Er is op 11 april 2006 een nieuwe verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt. BIJLAGE 1 Aangehaakte gegevens zijn:
  • Binnengemeentelijke afnemersindicaties
  • Adreshistorie
  • Voogdijgegevens
  • Onderzoeksgegevens
  • Gegevens betreffende systeembeheer en autorisaties
  • Burgerlijke staat
  • Stemdistricten
  • PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)
  • Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht enz.)
    •  BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De volgende dienstonderdelen van de gemeente Beuningen hebben toegang tot de basisadministratie of aan wie inlichtingen worden verstrekt: Organisatie onderdeel Wettelijk kader Gegevensset Publiekszaken zelf Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw. Verordening lijkbezorgingsrechten Alle gegevens op PL en verwijsgegevens afdeling Financiën Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. afdeling VROM Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. afdeling Inwoners Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995. Adres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, naamsgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens, persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel. afdeling Sociale Zaken WWB, Bureau Opvang Nieuwkomers Art 2 Wet voorzieningen gehandicapten en Verordening voorziening gehandicapten gemeente Beuningen. Adres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, naamsgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens, persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel. afdeling Beheer Openbare Ruimte BW Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. afdeling Openbare Werken Kadasterwet Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. brandweer Beuningen Uitvoer van wettelijke taken Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Systeembeheer Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens.
    De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA Wie Waarvoor Gegevensset afdeling Sociale Zaken Uitvoering Sociale Wetten. Inburgering Nieuwkomers Selectie briefadressen: Adresgegevens (briefadreswijzigingen) afdeling VROM Woningwet en het BW Selectie bewoners recreatiepark: Naam, adresgegevens en verwijsgegevens. afdeling Inwoners Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995. Selectie 4-jarigen: Naam en adresgegevens afdeling Inwoners aanschrijving mbt kermis Selectie nieuwe inwoners: Naam en adresgegevens afdeling Inwoners toegang sociale voorzieningen Selectie 75-plussers: Naam en adresgegevens Secretaresse Bestuur Jubilea 50, 60, 65, 70 en 75 huwelijken en 90-jarigen en 100-plussers: Naam, adresgegevens, huwelijksdata, overlijdensgegevens. Secretaresse Bestuur uitnodiging als gast bij de raad Selectie 19-plussers Naam en adresgegevens
    BIJLAGE 4 Lijst van vrije derden waar gegevens aan verstrekt kunnen worden uit de GBA Wie Waarvoor Gegevensset Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente) Voor de bijhouding van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Buitenlandse EU-overheden Ter uitvoering van de opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens) www.cbpweb.nl Ter uitvoering van de opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande Ter uitvoering van de opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Bureau voor Rechtshulp Ter uitvoering van de opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke) Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Culturele organisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Fondsverwervende organisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Instellingen/organisaties ten behoeve van: -Maatschappelijke dienstverlening -Algemene/geestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -Jeugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Kerken (niet zijnde de SILA) Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) Voor de aan deze organisatie opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Migrantenorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Natuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder) Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Ouderenorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Patiëntenverenigingen Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Pensioenfondsen (tenzij art. 34 Pensioen- en Spaarfondsenwet van toepassing is) Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Plaatselijke afdelingen van politieke partijen Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Reclassering/verslaafden-zorg Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Sportorganisaties en -verenigingen Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Stichting Bureau Nieuwkomers Voor de aan deze organisatie opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Thuiszorgorganisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Vakorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
    BIJLAGE 5 Lijst van binnengemeentelijke applicaties waaraan gegevens uit de bevolkingsadministratie kunnen worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. Wie Waarvoor Gegevensset BRS Diverse gemeentelijke taken. persoonsgegevens, burgerlijke staat gegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, de indicatie geheimhouding van gegevens, adresgegevens , verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens.
    BIJLAGE 6 VERSTREKKINGENTABEL GBA Zie hiervoor de Bijlage Verstrekkingentabel GBA.