Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Oirschot

Archiefverordening gemeente Oirschot 2011-II

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieOirschot
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingArchiefverordening gemeente Oirschot 2011-II
CiteertitelArchiefverordening
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerpAutomatisering/informatisering

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling is vervangen door de Archiefverordening gemeente Oirschot 2016.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Archiefwet 1995, art. 30, lid 1
  2. Archiefwet 1995, art. 32, lid 2

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Besluit Informatiebeheer gemeente Oirschot 2011

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

04-02-201604-02-2016intrekking

26-01-2016

Elektronisch Gemeenteblad, 03-02-2016

2016/1
06-07-201104-02-2016Nieuwe verordening

21-06-2011

Elektronisch gemeenteblad, officiële bekendmakingen, 06-07-2011

HNK

Tekst van de regeling

Intitulé

Archiefverordening gemeente Oirschot 2011-II

De raad der gemeente Oirschot; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 maart 2011;gegeven de agendering door het Presidium d.d. 7 juni 2011;gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995Besluit vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). 

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1  

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. de wet: de Archiefwet 1995;b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van     de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archief-    bewaarplaats;d. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeente-archivaris;e. beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden     van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;f.  beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen     organisatie onderdeel;g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur,     met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,     ontvangen en geraadpleegd;h. de gemeenschappelijke regeling: Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE) 

Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2 Nieuw Artikel

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3 Nieuw Artikel

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders

Artikel 4 Nieuw Artikel

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5 Nieuw Artikel

  • 1

    Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archief- bescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6 Nieuw Artikel

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7 Nieuw Artikel

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8 Nieuw Artikel

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Hoofdstuk III Slotbepalingen

Artikel 9  

Met ingang van de datum van in werking treding van deze verordening vervalt de Archiefverordening gemeente Oirschot 2011.

Artikel 10  

Deze verordening treedt in werking met ingang van de datum van bekendmaking

Artikel 11  

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Oirschot 2011-II.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Oirschotvan 21 juni 2011,

De gemeenteraad,

 

Han Struijs,                          Ruud Severijns,griffier                                    voorzitter 

Gemeente met archiefdienst in gemeenschappelijke regeling 1  

Bij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft meestal alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archief-bescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling:- het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);- het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de   archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);- de benoeming van de (directeur van de dienst die als) gemeentearchivaris (gaat functioneren) (artikel 32,   derde lid, Archiefwet 1995);- het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31, Archiefwet 1995)- het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden  (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef ge-noemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archief-bewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archief-verordening van de Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archief-bescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr 70 + wijziging Stcrt. 2010, nr 17967). 

Toelichting 1 Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouw-kundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3De aanwijzing van de beheerder(s) is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8 Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier tenminste twee maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.