| Organisatie | Haarlemmermeer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening Grondzaken |
| Citeertitel | Verordening Grondzaken |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
Deze regeling is vervangen door de Verordening Grondzaken 2014.
Datum inwerkingtreding is in de regeling opgenomen.
onbekend
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-08-2007 | 02-03-2006 | 02-12-2014 | nieuwe regeling | 02-03-2006 Informeer 2-8-2007 | 06/3929 |
Grondexploitatie: het proces van productie en daarmee ook prijsvorming van bouw- en woonrijpe
grond. In de grondexploitatiebegroting staan de kosten en opbrengsten die samenhangen met de productie van uitgeefbare grond. De grondexploitatiebegroting is ook het instrument om bij het meerjarige proces van de productie van bouwrijpe grond een goed inzicht te houden in het verloop van kosten en opbrengsten.
MPG: Meerjarenperspectief Grondexploitaties met de stand van de gegevens per 1 januari. Nota waarin Burgemeester en Wethouders inzicht verschaffen in de stand van zaken van de lopende grondexploitaties, de kansen en risico's in deze grondexploitaties en als gevolg daarvan de reserve Grondzaken; tMPG: tussentijds Meerjarenperspectief Grondexploitaties met de stand van de gegevens per 1 juli.
BVR: Bestuurlijke Voortgangsrapportage: rapportage over de sturing van segmenten en complexe projecten in de vorm van een Bestuurlijke Voortgangsrapportage. Deze bestuurlijke voortgangsrapportages worden door de ambtelijk opdrachtgever voor elk nader te bepalen segment opgesteld. Actuele inzichten in het betreffende segment worden gepresenteerd en eventuele beleidsmatige dan wel projectmatige keuzes worden aan het bestuur voorgelegd.
Referentiekader: een beschrijving van de hoofdlijnen van de ruimtelijke inrichting van het plan, met uitwerkingen/schetsen van de hoofdstructuur voor wegen-, water- en groenvoorzieningen en de stedebouwkundige opzet en een programma. De grondexploitatie geeft de financiële consequenties aan van het referentiekader.
Burgemeester en wethouders rapporteren halfjaarlijks aan de gemeenteraad een MPG of tMPG. Het MPG wordt uiterlijk in het 2e kwartaal aan de raad aangeboden en het tMPG uiterlijk in het 4e kwartaal.
Artikel 4 Rapportage onroerende zaken
Burgemeester en Wethouders rapporteren jaarlijks aan de gemeenteraad over de onroerende zaken in eigendom en beheer van de gemeente. Daarbij wordt inzicht verschaft over de boekwaarde van het bezit en de taxatiewaarde van het bezit. Vanuit de relatie met de reserve Grondzaken gaat deze rapportage gepaard met voorstellen over winst- dan wel verliesname op de gemeentelijke onroerende zaken ten gunste, dan wel ten laste van de Algemene Middelen. Deze rapportage staat in de staat C die in het kader van de jaarrekening jaarlijks wordt geactualiseerd.
Burgemeester en Wethouders leggen jaarlijks, uiterlijk in de maand december van het jaar voorafgaand een Grondprijzennota aan de gemeenteraad ter besluitvorming voor.
Burgemeester en Wethouders leggen periodiek, doch minimaal eens per 4 jaar, een nota Grondbeleid aan de gemeenteraad ter besluitvorming voor. In de nota Grondbeleid zal in elk geval worden ingegaan op het strategisch verwervingsbeleid, het beschikbaar grondbeleidsinstrumentarium en de wijze waarop zij voornemens zijn dit instrumentarium in te zetten.
Paragraaf 4 Regels inzake Grondexploitaties
Artikel 9 Openen van een grondexploitatie
ln dat voorstel, als bedoeld in artikel 9 onder b. wordt ten minste melding gemaakt van kosten, opbrengsten, saldo op Netto Contante Waarde, kansen- en risicoanalyse, een specificatie van de benodigde VTA-kosten op basis van de vigerende bedrijfsvoering, een referentiekader en een planning, de reeds gemaakte kosten van voorbereiding ten laste gebracht van de grondexploitatie, dan wel afgeboekt ten laste van de reserve Grondzaken of de Algemene Middelen.
Artikel 12 Het afsluiten van een grondexploitatie
Indien in een lopende grondexploitatie geen uitgaven en opbrengsten meer zijn te verwachten moet een voorstel tot afsluiten van de grondexploitatie door Burgemeester en Wethouders aan de gemeenteraad ter besluitvorming worden voorgelegd, uiterlijk 24 maanden na de overdracht naar de Groep Uitvoering. Als de grondexploitatie na 24 maanden nog openstaat, worden Burgemeester en Wethouders en gemeenteraad hierover, met vermelding van de redenen hiervoor, geïnformeerd.
Toelichting op de Verordening Grondzaken
De verordening Grondzaken vervangt de bedrijvenverordening van 11 december 1963, hoofdstuk II Grondbedrijf. Er is gekozen voor de naam Verordening Grondzaken, omdat er binnen de Gemeente Haarlemmermeer geen zelfstandig Grondbedrijf aanwezig is. De Grondzaken zijn toegedeeld aan verschillende organisatieonderdelen.
De verordening Grondzaken is beknopt van opzet. Op advies van Juridische Zaken van de gemeente is het uitgangspunt gehanteerd dat alle zaken betreffende Grondzaken die zijn geregeld in bestaande Wetgeving, bestaande verordeningen en raadsbesluiten geen deel uit mogen maken van de verordening. Er ontstaan dan onnodige en ongewenste dubbelingen, die lastig beheersbaar zijn bij aanpassing van regel- en wetgeving.
Tweede uitgangspunt is dat de verordening Grondzaken verwijst naar rapportages, besluiten en werkprocessen. Een verordening moet stabiel zijn en jaren meekunnen. Indien te veel actuele zaken in een verordening zelf worden geregeld, zoals bijvoorbeeld de bedrijfsvoering van heden, bestaat het risico dat de verordening regelmatig moet worden aangepast. Dat is onwenselijk.
De verordening Grondzaken heeft tot doel om de afspraken tussen Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad Haarlemmermeer inzake Grondzaken vast te leggen. Die afspraken hebben betrekking op grondexploitaties en vastgoed, de wijze waarop Burgemeester en Wethouders daar verantwoording over afleggen aan de raad en de wijze waarop de raad kan sturen inzake
Grondzaken. Sturing en in 'control" zijn, dat zijn de sleutelbegrippen.
Waar in deze verordening sprake is van rapportages van het college van B&W ten behoeve van de gemeenteraad, bevatten deze tenminste de punten, die zijn genoemd in de brief van de voorzitter van de auditcommissie nr. 05.023.1011 van begin januari 2006 aan de voorzitter van de commissie Monitoring aanbevelingen raadsonderzoek.
In de raadsessie van 12 januari 2006 is een startnotitie gepresenteerd aan de gemeenteraad. Deze startnotitie kende een lijst van onderwerpen die mogelijk in de verordening zouden worden opgenomen. Een aantal van deze onderwerpen is op basis van de bovengenoemde uitgangspunten niet in de verordening opgenomen. Het gaat dan om:
De mandatering is in het Mandaatbesluit, met ingangsdatum 1 januari 2004, gemeentebreed geregeld. Hierin zijn niet de verdeling van verantwoordelijkheden tussen Burgemeester en Wethouders en raad ten aanzien van delegatie opgenomen. De verhouding qua informatieverstrekking en verantwoording van Burgemeester en Wethouders naar raad zijn vastgesteld in deze verordening, te weten in de artikelen 2 t/m 6 en 9 t/m 12. In dit besluit zijn wel de mandaten aan directeur Grondbedrijf en het ondermandaat aan afdelingshoofden opgenomen. Alle mandaten worden in het kader van de reorganisatie opnieuw beoordeeld en opnieuw vastgesteld.
Spelregels voor risicobeheersing
De spelregels voor risicobeheersing zijn vastgelegd in het MPG 2005, op basis daarvan keren zij niet terug in de verordening. In het MPG 2005 is de volgende tekst opgenomen:
"Er is inmiddels binnen het college van B&W een gedragslijn vastgesteld voor het omgaan met en het aanwijzen van dekking voor projectrisico's. De reserve van het grondbedrijf wordt niet aangesproken dan op basis van een daartoe strekkend besluit van B&W.
- Elk project wordt, zoals gebruikelijk, voorzien van een inventarisatie van risico's en kansen met een
beschrijving van de maatregelen om die te beheersen c.q. te benutten. Het college stelt deze risico- en kansenanalyse vast als onderdeel van het referentiekader.
- Hierin passen geen risico's waarvan het uitsluiten direct afhankelijk is van een besluit van B&W of het
ambtelijk management (voorbeeld: een jury kiest een plan dat duurder is dan het begrote budget toelaat). Het optreden ervan wordt immers niet geaccepteerd. De projectmanager bespreekt regelmatig met de ambtelijk opdrachtgever (A. O. G.) de risico-ontwikkelingen en zijn inspanningen m.b.t. de risicobeheersmaatregelen en welke adviezen hij daarbij betrekt. Ook de planning en realisatie van VTA wordt daarbij gemonsterd.
- Wanneer risico's zich daadwerkelijk gaan aftekenen, rapporteert de A. 0. G dit aan de verantwoordelijk portefeuillehouder.
- Er wordt bepaald welke maatregelen die in de analyse van risico's en kansen zijn opgenomen, zullen worden toegepast om tot een bevredigend financieel resultaat te komen.
- Wanneer voorzienbaar wordt dat ondanks alle inspanningen risico's zich zullen realiseren waarvan de financiële consequenties niet met gelijkblijvend resultaat binnen de grondexploitatie zijn op te vangen, bereidt de projectmanager een voorstel voor de A. O. G. voor. Daarin worden afgewogen
- De A.O. G. legt, voorzien van de gebruikelijke toets door de corporate controller, het voorstel na overleg met de projectwethouder en de portefeuillehouder Grondzaken aan het college voor.
- Afhankelijk van de omvang of wijziging t.o.v. het referentiekader beslist het college of de raad."
Met name op basis van het laatstgenoemde gedachtestreepje is nu artikel 10 opgenomen in de verordening Grondzaken, waardoor eenduidig is vastgelegd wanneer sprake is van een herziening of een actualisatie van de grondexploitatie.
Het onderhandelingsprotocol bestaat uit meerdere onderdelen. De mandatering is geregeld in het bovengenoemde mandaatbesluit. De bandbreedtes voor onderhandeling over gronduitgifteprijzen liggen vast in de nota Grondprijsbeleid die jaarlijks in de raad moet worden vastgesteld. In de verordening wordt bepaald dat Burgemeester en Wethouders in de maand december een grondprijzennota ter besluitvorming aan de raad moeten voorleggen om de grondprijzen en onderhandelingsmarges voor het jaar daaropvolgend vast te stellen. Wat betreft de ambtelijke inzet in onderhandelingen ligt de werkwijze vast in de werkprocessen die in handboeken zijn vastgelegd. In de verordening wordt bepaald dat Burgemeester en Wethouders zorgdragen voor het vastleggen van de werkprocessen in handboeken.
Strategische grondverwerving maakt onderdeel uit van de nota Strategisch Grondbeleid en is om die reden niet opgenomen in de verordening. In de verordening is bepaald dat Burgemeester en Wethouders jaarlijks rapporteren aan de gemeenteraad over de onroerende zaken in eigendom en beheer van de gemeente.
Ook zijn regels t.a.v. de geheimhouding niet opgenomen, omdat deze regels primair duidelijk zijn verwoord in de Gemeentewet en secundair in de Wet Openbaarheid van Bestuur.
Dit artikel legt de gehanteerde definities vast.
Dit artikel gaat in op de rapportages inzake Grondzaken. In deze rapportages leggen Burgemeester en Wethouders verantwoording af aan de raad en kunnen keuzes aan de raad worden voorgelegd. De raad krijgt via deze rapportages nadrukkelijk sturingsmogelijkheden.
Meerjarenperspectief Grondexploitaties (MPG), tussentijds Meerjarenperspectief Grondexploitaties (TMPG)
Burgemeester en wethouders rapporteren halfjaarlijks via het MPG en het tMPG aan de gemeenteraad over de grondexploitaties en de reserve Grondzaken. Het MPG wordt in het 26 kwartaal aan de raad aangeboden, het tMPG in het 46 kwartaal. Bij het (t)MPG zullen indien noodzakelijk herzieningen van Grondexploitaties ter besluitvorming aan de raad worden aangeboden. De spelregels om te bepalen of een herziening noodzakelijk is zijn opgenomen in artikel 4. Het (t)MPG geeft een totaalbeeld van het geconsolideerde resultaat van de grondexploitaties, een inzicht in de kansen en risico's, en de reserve Grondzaken. Het (t)MPG wordt ter kennisname aan de gemeenteraad aangeboden. Het (t)MPG sluit aan op de Planning en Control-cyclus binnen de Gemeente Haarlemmermeer. Het MPG levert input voor de jaarrekening, het tMPG voor de begroting, zodat aangesloten wordt op de Planning-en Controlcyclus van de gemeente.
Bestuurlijke Voortgangsrapportage
Burgemeester en wethouders rapporteren in de BVR halfjaarlijks in het 16 kwartaal en het 3e kwartaal. De rapportage in het 1e kwartaal is onder meer gebaseerd op de financiële gegevens uit het tMPG standlijn 1-7 uit het voorgaande jaar. De rapportage in het 3e kwartaal is ondermeer gebaseerd op de financiële gegevens uit het MPG standlijn 1 januari uit hetzelfde jaar. De BVR rapporteert integraal over segmenten dan wel complexe projecten. De BVR wordt ter vaststelling aan de raad aangeboden. Het is voor de raad het sturingsinstrument bij uitstek. Op basis van de BVR kan de raad strategische keuzes maken en programmatisch sturen.
Onderstaand schema geeft de relatie tussen (t)MPG en de BVR aan:
Met deze ritmiek van rapportages is de sturing en control op de grondzaken verbeterd. De raad krijgt via deze rapportages alle relevante informatie transparant en tijdig aangeleverd, waardoor de sturingsmogelijkheden voor de raad zijn vergroot.
Burgemeester en Wethouders rapporteren jaarlijks aan de gemeenteraad over de onroerende zaken in eigendom en beheer van de gemeente. Daarbij wordt inzicht verschaft in over de boekwaarde van het bezit en de taxatiewaarde van het bezit. Vanuit de relatie met de reserve Grondzaken gaat deze rapportage gepaard met voorstellen over winst- dan wel verliesname op de gemeentelijke onroerende zaken ten gunste dan wel ten laste van de Algemene Middelen. Deze rapportage sluit aan op de jaarrekening (Staat C).
Burgemeester en Wethouders leggen jaarlijks, uiterlijk in de maand december van het jaar voorafgaand een Grondprijzennota aan de gemeenteraad ter besluitvorming voor. De grondprijzennota legt de te hanteren grondprijzen en de marges voor onderhandeling vast.
Minimaal eens per 4 jaar leggen Burgemeester en Wethouders een nota Strategisch Grondbeleid aan de gemeenteraad ter besluitvorming voor. In deze nota wordt ingegaan op het strategisch verwervingsbeleid, het beschikbaar grondbeleidsinstrumentarium en de wijze waarop zij voornemens zijn dit instrumentarium in te zetten. Daarbij gaat het om het te volgen grondbeleid op korte, middellange en lange termijn in relatie tot de (ruimtelijke) ontwikkelingsmogelijkheden.
Dit artikel legt de vast dat Burgemeester en Wethouders zorg moeten dragen voor de vastlegging van de werkprocessen in handboeken. De handboeken omschrijven de werkprocessen van de ambtelijke organisatie. In handboeken is bijvoorbeeld vastgelegd hoe grondexploitaties tot stand komen en hoe projectmatig wordt gewerkt. De raad kan via dit artikel desgevraagd inzicht krijgen via het College van Burgemeester en Wethouders in deze bedrijfsprocessen inzake Grondzaken.
Dit artikel omschrijft de spelregels voor het openen, het actualiseren, het herzien en het afsluiten van een grondexploitatie. In dit artikel zijn criteria vastgelegd voor het herzien en actualiseren van grondexploitaties. Daarmee wordt aan de wens van de raad voldaan heldere criteria te hebben.
Herziening is noodzakelijk indien:
Blijft een grondexploitatie binnen deze criteria, dan is sprake van een actualisatie.
Op basis van nacalculatie is gebleken dat deze criteria enerzijds voldoende marge geven om lopende projecten te continueren, anderzijds voldoende scherp zijn om daar waar het grotere financiële dan wel programmatische wijzigingen betreft een herziene grondexploitatie tijdig aan de raad voor te leggen.
Een herziening van een grondexploitatie omvat expliciet een verschilanalyse ten opzichte van het laatst vastgestelde referentiekader. In het geval dat in een grondexploitatieproject achtereenvolgens een aantal actualisaties zijn gerapporteerd moet een herziening worden aangeboden zodra de 10% norm wordt overschreden ten opzichte van het laatst bestuurlijk vastgestelde referentiekader. Dan wordt ook een verschilanalyse ten opzichte van dit laatst vastgestelde referentiekader gepresenteerd. Normaal kan bij een actualisatie worden volstaan met een verschilanalyse ten opzichte van de voorgaande rapportage in het MPG dan wel (t)MPG. Onderstaand schema geeft een voorbeeld aan:
De verplichting van het college om een grondexploitatie tijdig af te sluiten betekent dat de financiële beheersing verbetert. Het tijdig afsluiten van een project betekent immers dat het resultaat van de betreffende grondexploitatie wordt verantwoord naar de reserve Grondzaken en er daarna geen kosten en opbrengsten meer in deze grondexploitatie kunnen worden geboekt. Vervuiling van de administratie wordt hiermee voorkomen en er is een duidelijk moment om het beheer van een afgesloten grondexploitatieproject over te dragen naar de staande organisatie.
In dit artikel is een verwijzing opgenomen naar de Financiële regels Grondbedrijf, die in 2004 door de raad zijn vastgesteld. Deze regels zijn de opvolger van de zogenaamde Moretregels. De financiële regels bepalen hoe winst- en verliesname in Grondexploitaties plaatsvindt en de reserve Grondzaken moet worden bepaald. Over de reserve Grondzaken wordt gerapporteerd in het (t)MPG. De reserve Grondzaken heeft betrekking op alle onderdelen die genoemd zijn in de definitie van de Grondzaken. Het gaat dan om de waarde van bezittingen in relatie tot de benodigde reserve voor de risico's op het eigen bezit, de benodigde reserve voor bijzondere projecten en de benodigde reserve voor het afdekken van risico's in de grondexploitatieprojecten.
Dit artikel bepaalt wanneer de verordening Grondzaken in werking treedt.