Organisatie | Grootegast |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer Grootegast 2010 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Archiefverordening gemeente Grootegast 2010, artikel 7
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-02-2011 | 01-01-2019 | nieuwe regeling | 16-12-2010 De streekkrant, 22 februari 2011 | Onbekend. |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Grootegast, gelet op artikel 7 van de Archiefverordening.
Besluiten vast te stellen de navolgende;
Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de documenten van gemeentelijke organen, voorzover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 2 De archiefbewaarplaats
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats, die zich bevind in het gemeentehuis van Grootegast.
De secretaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzameling.
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor kennis van lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet te verzetten, verricht de secretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzameling ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet te verzetten, is de secretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening.
Hoodstuk 4 Archiefvorming- en ordening.
De secretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De secretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, die bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Identificering van documenten.
De secretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit de daarbij behorende informatie wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorig lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en verantwoording daarover, of die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband zijn met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met communicatie met de burger.
Ordening en toegankelijkheid van documenten.
De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer bestaande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van documenten geschiedt volgens een doelmatig en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
In afwijking van de regeling worden op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd; een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Hoofdstuk 5 Beheer van documenten.
De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Beveiliging en raadpleging van documenten.
De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De secretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de afdelingsmanager.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij krachten de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
De secretaris draagt er zorg voor, dat de in jet tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 9 van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlening van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.