CVDR148163_1Beheerregeling WABO-DIV/ArchiveringnlregelingGrootegast2010-10-01WesterkwartierDe Streekkrant, 22 februari 2011Beheerregeling WABO-DIV/ArchiveringArchiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 32. lid 2college van burgemeester en wethoudersruimtelijke ordening, verkeer en vervoer2011-01-20De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-10-012021-01-01nieuwe regelingOnbekend.Geen.Geen.Beheerregeling WABO-DIV/ArchiveringModel Beheerregeling Wabo-DIV/ArchiveringHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Grootegast
besluit vast te stellen de navolgende:Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden die tijdens de
behandeling van de aanvraag voor een omgevingsvergunning op basis van de Wet
algemene bepalingen omgevingsrecht tijdelijk worden opgeslagen in
Omgevingsloket online en vervolgens worden overgedragen naar het eigen
informatiesysteem.Wettelijke grondslag: Archiefverordening op grond van Archiefwet 1995, art.
30, eerste lid en art. 32, tweede lid1.Algemene bepalingen1.1.Begripsbepalingen1In deze regeling wordt verstaan onder:
archiefbescheiden:de in de Archiefwet artikel 1 onder c bedoelde
documenten en gegevens, voor zover deze niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats;beheer van archiefbescheiden:het treffen van maatregelen en het aanbrengen van
voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden
in goede, geordende en toegankelijke staat te
brengen en te bewaren;belanghebbende:degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit
betrokken is, zoals bedoeld in artikel 1:2 van de
Algemene wet bestuursrecht;bevoegd gezag:de gemeente, provincie of rijksoverheid die is
aangewezen om de aanvraag of melding in het kader
van de omgevingsvergunning in ontvangst te nemen en
verder te behandelen;coördinator:degene die de behandeling van de aanvraag voor een
omgevingsvergunning lokaal inhoudelijk
coördineert;deelzaak:de archiefbescheiden betreffende de activiteit(en)
waar een omgevingsvergunning voor kan worden
afgegeven, zoals genoemd in artikel 2.1 en 2.2 van
de Wabo;DivDocumentaire informatie voorzieningdocumenttypen:lijst van standaarddocumenten zoals overeengekomen
in het kader van de Wabo;events:taken die met Omgevingsloket online kunnen worden
uitgevoerd, zoals ‘behandelaar toewijzen’ of
‘onderdeel beoordelen’;hoofdzaak:de archiefbescheiden betreffende de aanvraag voor
een omgevingsvergunning met bijlagen, de beschikking
en een eventuele ontwerpbeschikking;informatiebeheerder:degene die ingevolge een verordening als bedoeld in
artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 is
belast met het beheer van de archiefbescheiden van
de gemeentelijke organen voor zover die niet zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats;informatiesysteem:het geheel van documentatie, procedures, apparatuur
en programmatuur, met behulp waarvan
archief-bescheiden kunnen worden vervaardigd,
bewerkt, opgeslagen, verzonden, ontvangen en
geraadpleegd;lokale beheerder:de lokale beheerder als bedoeld in artikel 3, tweede
lid, van de Regeling landelijke voorziening
Omgevingsloket online;metagegevensschema:een schema zoals bedoeld in NEN-ISO 23081:2006
overeenkomstig art. 19 van de Archiefregeling,
bevattende een overzicht van alle metadata die nodig
zijn om de authenticiteit van de archiefbescheiden
aan te tonen en om verantwoording te kunnen afleggen
over het beheer ervan; het kan ook betrekking hebben
op daarbij behorende aspecten als actor,
bedrijfsproces of mandaat;Omgevingsloket online:de door de minister van Volkshuisvesting,
Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM)
ontwikkelde geautomatiseerde landelijke voorziening
voor het behandelen van een aanvraag voor een
omgevingsvergunning, zoals bedoeld in artikel 7.6
van de Wabo;open standaard:een (digitaal) bestandsformaat waarvan informatie
over de specificaties bekend en vrijelijk
beschikbaar is;regionale uitvoeringsdienst:het openbaar lichaam ingesteld in opdracht van
provincie en gemeenten voor de uitvoering van de
vergunningverlening en het toezicht op de
omgevingsvergunningen;systeembeheerder:de functionaris binnen de gemeente die
verantwoordelijk is voor de goede werking van het
computersysteem;Wabo:Wet algemene bepalingen omgevingsrecht per 1 oktober
2010.
1.2.Reikwijdte beheerregeling2Deze regeling heeft betrekking op het beheer van de archiefbescheiden
die in de aanvraagmodule en eventueel in de behandelmodule van
Omgevingsloket online tijdelijk worden opgeslagen tijdens het behandelen
van een aanvraag voor een omgevingsvergunning waarvoor de gemeente
bevoegd gezag is en vervolgens worden overgedragen naar het eigen
informatiesysteem. 1.3.Verantwoordelijkheid informatievoorziening3In afwijking van:
artikel 9 van het Modelbesluit Informatiebeheer; of
artikel 3 van het Modelbesluit Informatiebeheer voor gemeenten
met een archiefdienst op basis van een gemeenschappelijke
regeling wijst het college, indien er in het Besluit
Informatiebeheer meerdere beheereenheden zijn geïdentificeerd,
één hoofd van een beheereenheid aan die belast is met het geheel
van de informatievoorziening wat betreft de behandeling van een
aanvraag voor een omgevingsvergunning alsmede met het beheer van
de bijbehorende archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
4In afwijking van:
artikel 20 van het Modelbesluit Informatiebeheer; of
artikel 14 van het Modelbesluit Informatiebeheer voor gemeenten
met een archiefdienst op basis van een gemeenschappelijke
regeling wijst het college, indien er in het Besluit
Informatiebeheer meerdere beheereenheden zijn geïdentificeerd,
één hoofd van een beheereenheid aan die er zorg voor draagt dat
de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede,
geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
1.4.Gebruik van Omgevingsloket online5Het college bepaalt, na advies van de informatiebeheerder en, indien
deze is benoemd, de gemeentearchivaris, op welke van de navolgende
wijzen Omgevingsloket online zal worden gebruikt voor het gegevensbeheer
en de archivering.Optie a. De behandelmodule van Omgevingsloket online wordt gebruikt voor de
samenstelling van het behandeldossier met alle daartoe behorende
archiefbescheiden, waarbij van alle functionaliteiten in de vorm van
events gebruik wordt gemaakt. Dit behandeldossier is tevens bestemd om,
na afhandeling van de aanvraag en na overdracht naar het eigen
informatiesysteem, te dienen als het archiefexemplaar.Optie b. De behandelmodule van Omgevingsloket online wordt gebruikt zoals in
optie a, met dien verstande dat niet van alle functionaliteiten in de
vorm van events gebruik wordt gemaakt.Optie c. Het in Omgevingsloket online aanwezige aanvraagdossier wordt na
indiening gereproduceerd in het eigen informatiesysteem van de gemeente,
waar vervolgens zonder verder gebruik van Omgevingsloket online het
behandeldossier wordt samengesteld. Dit behandeldossier is tevens
bestemd om samen met het originele aanvraagdossier, na afhandeling van
de aanvraag, te dienen als het archiefexemplaar.Optie d. Omgevingsloket online wordt gebruikt zoals in optie c, met dien
verstande dat de voorziening na indiening van het aanvraagdossier dient
als beperkt platform voor informatie-uitwisseling met de organisaties
waar dit via een dienstverleningsovereenkomst voor is afgesproken.
Hiertoe blijft tijdens de behandeling van desbetreffende aanvragen het
aanvraagdossier in Omgevingsloket online voor de daarbij betrokken
functionarissen beschikbaar.Optie e. Omgevingsloket online wordt gebruikt zoals in optie c, met dien
verstande dat de voorziening na indiening van het aanvraagdossier dient
als integraal platform voor informatie-uitwisseling voor de betrokken
organisaties. Hiertoe blijft tijdens de behandeling van alle aanvragen
het aanvraagdossier in Omgevingsloket online voor alle daarbij betrokken
functionarissen beschikbaar.6De lokale beheerder is bij de in artikel 5 genoemde opties c, d en e
verantwoordelijk voor de overdracht van de aanvraag en de bijlagen naar
het eigen informatiesysteem. 7Bij de in artikel 5 genoemde opties c, d en e is de lokale beheerder
verantwoordelijk voor de synchronisatie van de aanwezige informatie in
Omgevingsloket online met het eigen informatiesysteem. Hij doet dit aan
de hand van een protocol dat onder verantwoordelijkheid van het college
als archiefzorgdrager is opgesteld door de informatiebeheerder, de
coördinator, de lokale beheerder en, indien aanwezig, de
gemeentearchivaris.1.5.Ordening van het eigen informatiesysteem8De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor het aanpassen van de
ordeningsstructuur van het eigen informatiesysteem aan de
omgevingsvergunning, zodat deze ruimte biedt voor de hoofdzaak van de
behandeling van de aanvraag voor de omgevingsvergunning en de deelzaken
die betrekking hebben op de beoordeling van de verschillende
activiteiten waar de omgevingsvergunning voor wordt aangevraagd. 9De informatiebeheerder zorgt voor het afstemmen van de documenttypen die
in het eigen informatiesysteem in het kader van de Wabo kunnen worden
ontvangen of gecreëerd op de documenttypen die in Omgevingsloket online
kunnen worden toegevoegd.10De informatiebeheerder zorgt voor het opstellen van een
metagegevensschema voor het eigen informatiesysteem ten aanzien van die
archiefbescheiden die in het kader van een aanvraag voor een
omgevingsvergunning zelfstandig of vanuit het Omgevingsloket online
worden opgemaakt of ontvangen. 1.6.Het systeembeheer11De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de technische
randvoorwaarden die noodzakelijk zijn voor een goede communicatie tussen
Omgevingsloket online en het eigen informatiesysteem. Deze
randvoorwaarden bestaan in ieder geval uit:
de werking van het e-mailprogramma voor een tijdige ontvangst
van berichten vanuit Omgevingsloket online;
de grootte van de e-mailboxen;
het aantal attachments dat aan een mail kan worden
gehangen;
de grootte van de attachments die aan een mail kunnen worden
gehangen;
de webservices om de interoperabiliteit van de diverse systemen
te vergroten;
de inlogmogelijkheden voor de ftp-server Omgevingsloket online,
die wordt gebruikt om bestanden te downloaden van Omgevingsloket
online naar het eigen informatiesysteem;
de downloadsnelheid van bestanden;
de instellingen van de internet-browser en overige benodigde
drivers en software die nodig zijn om de van Omgevingsloket
online onderdeel uitmakende CAD-viewer goed te laten
functioneren.
1.7.Het applicatiebeheer12De lokale beheerder van Omgevingsloket online is verantwoordelijk
voor:
het technisch instellen van de vergunningplicht en de
indieningsvereisten voor activiteiten waarvoor het college op
grond van artikel 2.2 lid 2 van de Wabo bij een gemeentelijke
verordening heeft bepaald dat zij niet mogen worden uitgevoerd
zonder omgevingsvergunning;
het aanpassen van de standaardinstellingen van het eigen domein
binnen Omgevingsloket online op basis van het door het college
in artikel 5 gekozen gebruik ervan.
13De lokale beheerder van Omgevingsloket online stelt een autorisatietabel
op, zoals bepaald in artikel 3.2 van de Regeling Landelijke voorziening
Omgevingsloket online, die wordt vastgesteld door het college. Met het
oog op de toekenning van de in de autorisatietabel te vermelden rechten
voor Omgevingsloket online worden de volgende rollen onderscheiden:
Aanvrager / gemachtigde
Baliemedewerker
Coördinator
Behandelaar
Adviseur
Lokale Beheerder
14De lokale beheerder van Omgevingsloket online is als eerste
aanspreekpunt verantwoordelijk voor het verhelpen van foutmeldingen of
storingen.15Wanneer het de lokale beheerder niet lukt om een fout of storing zelf te
verhelpen, geeft hij deze door aan de landelijke beheerder.16De lokale beheerder is het aanspreekpunt binnen de gemeentelijke
organisatie voor:
vragen vanuit de organisatie over Omgevingsloket online;
vragen van de landelijke beheerder van Omgevingsloket online.
17De lokale beheerder voert periodiek overleg met de informatiebeheerder. 2.Tijdens de behandeling van de aanvraag2.1.Gegevensbescherming en -verwerking18De rechten voor het inzien, muteren of toevoegen van archiefbescheiden
in Omgevingsloket online zijn vastgelegd in de in artikel 13 genoemde
autorisatietabel. 19In het geval van een enkelvoudige aanvraag bepaalt de coördinator per
soort aanvraag welke behandelaar en/of adviseurs wordt betrokken bij de
behandeling. In het geval van een meervoudige aanvraag bepaalt de
coördinator per aanvraag welke behandelaars en/of adviseurs bij de
behandeling worden betrokken.20De lokale beheerder controleert tijdens de behandeling van de aanvraag
of alle archiefbescheiden op de juiste manier hetzij in Omgevingsloket
online hetzij in het eigen informatiesysteem worden opgeslagen.21Archiefbescheiden die tijdens de behandeling worden toegevoegd aan
Omgevingsloket online dienen van een bestandsformaat te zijn dat deel
uitmaakt van het beperkt aantal open standaarden waarmee in
Omgevingsloket online wordt gewerkt. 2.2.Gegevensverstrekking22.Statusmelding naar de aanvragerIndien de gekozen gebruiksoptie van het Omgevingsloket online inhoudt
dat geen gebruik wordt gemaakt van de functionaliteit tot het
automatisch verzenden van een statusbericht, is de coördinator
verantwoordelijk voor het verzenden van een statusmelding aan de
aanvrager.Afhankelijk van de door de gemeente gekozen gebruiksoptie van
Omgevingsloket online, als bedoeld in artikel 5, geschiedt de
statusmelding:
bij de opties a en b: via Omgevingsloket online;
bij de opties c, d en e: door middel van het online medium …. of
het verzenden van een fysiek voortgangsbericht.
23.Statusmelding naar een belanghebbendeHet college stelt in een richtlijn vast welke gegevens door de
baliemedewerker op verzoek in een digitaal of fysiek voortgangsbericht
mogen worden meegedeeld aan een belanghebbende, zodat voldaan wordt aan
punt 5 van de Gebruiksvoorwaarden Omgevingsloket online met betrekking
tot de privacy van door een aanvrager verstrekte persoonsgegevens.24.Communicatie met de adviseurOp grond van de tussen de gemeente en één of meerdere adviesorganisatie
gesloten dienstverleningsovereenkomsten en afhankelijk van de gekozen
gebruiksoptie van Omgevingsloket online als bedoeld in artikel 5
verstrekt de coördinator volgens één van de onderstaande opties gegevens
aan de adviseur.Optie I.De gegevensverstrekking naar de adviseur geschiedt via Omgevingsloket
online waarbij volledig gebruik wordt gemaakt van de behandelmodule. Via
de behandelmodule verzoekt de coördinator de adviseur om advies en de
adviseur uploadt het advies in de behandelmodule van Omgevingsloket
online. Optie II.De gegevensverstrekking naar de adviseur geschiedt via Omgevingsloket
online, maar de coördinator doet zijn verzoek om advies buiten
Omgevingsloket online om en de adviseur levert zijn advies buiten
Omgevingsloket online om aan. De behandelmodule van Omgevingsloket
online wordt enkel gebruikt als uitwisselingsplatform van informatie met
de adviseur.Optie III.De gegevensverstrekking naar de adviseur gebeurt buiten Omgevingsloket
online om op één van de onderstaande wijzen:
de adviseur wordt per e-mail uitgenodigd om advies uit te
brengen, waarbij relevante digitale bestanden als attachment
worden meegestuurd. De adviseur verstuurt zijn advies per
e-mail;
de adviseur wordt per e-mail uitgenodigd om advies uit te
brengen. Via een link naar een ftp-site van het bevoegd gezag
heeft hij inzicht in de relevante digitale bestanden. De
adviseur verstuurt zijn advies per e-mail;
de adviseur krijgt toegang tot het informatiesysteem van het
bevoegd gezag en levert zijn advies per mail aan;
de adviseur krijgt toegang tot het informatiesysteem van het
bevoegd gezag en brengt zijn advies direct uit in dat
systeem.
3.Na de behandeling van de aanvraag3.1.Overdracht naar eigen informatiesysteem25De lokale beheerder is verantwoordelijk voor de overdracht van de
archiefwaardige bestanden van Omgevingsloket online naar het eigen
informatiesysteem, nadat hij door de coördinator ervan op de hoogte is
gesteld dat de aanvraag is behandeld.26De lokale beheerder draagt de archiefbescheiden over binnen de termijn
die in artikel 3.3 en 3.4 van de Regeling Landelijke voorziening
Omgevingsloket online staat genoemd. De overdracht vindt plaats drie
maanden nadat het besluit op de aanvraag is genomen of nadat de melding
is ontvangen.27Met inachtneming van de desbetreffende gevolgen van een bepaalde
gebruiksoptie is de informatiebeheerder verantwoordelijk voor de
uitvoering van de archivering van de overgedragen archiefbescheiden in
verband met een aanvraag. Daartoe draagt hij zorg dat de lokale
beheerder en de coördinator te allen tijde kunnen beschikken over de
voor hen in dit verband benodigde eisen ten aanzien van de archivering
van bepaalde archiefbescheiden28Het in artikel 3 genoemde hoofd van de beheereenheid controleert binnen
14 dagen na overdracht de overgedragen archiefbescheiden. Hij doet dit
aan de hand van een protocol dat onder verantwoordelijkheid van het
college als archiefzorgdrager is opgesteld door de informatiebeheerder,
de coördinator, de lokale beheerder en, indien aanwezig, de
gemeentearchivaris.29De manier waarop de lokale beheerder de archiefbescheiden opslaat in het
eigen informatiesysteem wordt vastgelegd in een protocol dat onder
verantwoordelijkheid van het college als archiefzorgdrager is opgesteld
door de informatiebeheerder, de coördinator, de lokale beheerder en,
indien aanwezig, de gemeentearchivaris.3.2.Vervanging, selectie & vernietiging30De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor het afstemmen van de
dossiervorming in het eigen informatiesysteem op de modulaire werkwijze
van selecteren en vernietigen van in het kader van de Wabo aanwezige
archiefbescheiden. 31Indien het in verband met de archivering wenselijk is dat oorspronkelijk
digitale bescheiden door analoge bescheiden worden vervangen of
omgekeerd, dient het college op voorstel van de informatiebeheerder
inzake te bewaren archiefbescheiden een machtiging van gedeputeerde
staten hiertoe te verkrijgen, zoals genoemd in artikel 7 van de
Archiefwet. In alle gevallen dient het college het vervangingsbesluit
bekend te maken zoals bepaald in artikel 6 van het Archiefbesluit en een
vervangingsverklaring op te stellen zoals bedoeld in artikel 8 van het
Archiefbesluit. 4. Slotbepalingen32Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 oktober
2010. 33Dit besluit kan worden aangehaald als de Beheerregeling
Wabo-Div/Archivering van de gemeente Grootegast 2010.Vastgesteld in de vergadering van 25 januari 2011 vanhet college van
burgemeester en wethouders van de gemeente Grootegast ., burgemeester, secretarisAlgemene toelichtingMet de komst van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) worden
huidige vergunningen, toestemmingen en ontheffingen voor het realiseren
van een object in de fysieke omgeving gebundeld tot één besluit: de
omgevingsvergunning. Om het doen van een digitale aanvraag voor een
omgevingsvergunning en de behandeling van die aanvraag te ondersteunen
heeft het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en
Milieu een landelijke voorziening ontwikkeld: Omgevingsloket online.
Deze voorziening bestaat uit een vergunningcheck, een aanvraagmodule en
een behandelmodule. De vergunningcheck kan de burger of ondernemer
gebruiken om te achterhalen of voor de activiteit die hij wil ondernemen
een omgevingsvergunning nodig is. De aanvraagmodule is het digitale
aanvraagloket voor de omgevingsvergunning. Het gebruik van deze module
door de gemeente is verplicht. Het gebruik van de behandelmodule is
daarentegen niet verplicht (zie voor meer hierover de toelichting bij
artikel 5 van deze beheerregeling). In art. 7.6 lid 2 van de Wabo is
bepaald dat het bevoegd gezag verantwoordelijk is voor de zorg van de in
Omgevingsloket online opgenomen gegevens en bescheiden en het
verstrekken daarvan aan andere bestuursorganen.Op grond van de situatie van de informatiesystemen en de stand van
digitaal werken binnen de organisatie van het bevoegd gezag dient er een
keuze te worden gemaakt voor de manier waarop Omgevingsloket online zal
worden gebruikt. Omgevingsloket online schrijft geen werkwijze voor. De
gemeente dient als bevoegd gezag zelf een werkwijze te bepalen waardoor
het eigen domein binnen Omgevingsloket online op orde blijft. Het
ontstaan van schaduwarchivering en/of onvolledige dossiervorming in
verschillende systemen moet worden voorkomen. Aangezien Omgevingsloket
online niet bedoeld is als archiveringssysteem dienen er vooraf regels
te worden vastgesteld op welk moment en op welke manier bestanden vanuit
Omgevingsloket online moeten worden overgebracht naar het eigen
informatiesysteem. Bij een volledig gebruik van Omgevingsloket online
zijn de archiefbescheiden die daarin zijn opgenomen te beschouwen als
‘buitendossiers’ die de gemeente in de landelijke voorziening heeft
uitstaan. Dit leidt tot een bijzondere situatie waardoor naast de
Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer ook een
beheerregeling nodig is voor het beheer van archiefbescheiden die in
Omgevingsloket online worden opgeslagen.In deze beheerregeling wordt vastgelegd wat de gemeente als bevoegd
gezag dient te regelen inzake het beheer van het eigen werkdomein binnen
Omgevingsloket online. De gemeente dient een duidelijke keuze te maken
voor één bepaalde gebruiksoptie, afspraken te maken met de adviseurs
over de manier van samenwerken; zorg te dragen bij een volledig gebruik
van Omgevingsloket online voor een goede dossiervorming en na verloop
van tijd voor een juiste overdracht van de dossiers naar het eigen
informatiesysteem. Door het vaststellen van deze beheerregeling wordt de
rol bepaald van Omgevingsloket online binnen de bedrijfsvoering en de
informatiehuishouding van de gemeente. Wanneer per 1 oktober 2010 de Wabo in werking treedt, dient de gemeente
bij volledig gebruik van Omgevingsloket online haar mandatering te
hebben aangepast aan de rollen zoals die in het Omgevingsloket zijn
gedefinieerd. Zie voor deze rollen ook artikel 13 van deze
Beheerregeling. Op termijn is het de bedoeling dat Omgevingsloket online ook gebruikt
zal gaan worden voor de aanvraag van de watervergunning en het doen van
de watermelding. Het kennismodel en de formulieren van Omgevingsloket
online zullen worden uitgebreid om dit mogelijk te maken. Het ministerie
van Verkeer en Waterstaat zal een nieuwe zakelijke gebruiker worden van
het bestaande Omgevingsloket online. VROM blijft verantwoordelijk voor
de functionele en technische continuïteit en doorontwikkeling van
Omgevingsloket online als generieke voorziening voor al haar
gebruikers.Artikelsgewijze toelichting1De rollen van coördinator en de lokale beheerder in Omgevingsloket
online staan uitgebreid beschreven in de Handleiding Omgevingsloket
online Rol coördinator en de Handleiding Omgevingsloket online Rol
lokale beheerder.2Deze beheerregeling heeft alleen betrekking op die aanvragen voor een
omgevingsvergunning waarvoor de gemeente het bevoegd gezag is. De aard
van het project waar de omgevingsvergunning voor wordt aangevraagd
bepaalt welk bestuursorgaan het bevoegd gezag is. In De Wabo in de
praktijk. Juridische leidraad bij de Wabo staat in deel II hoofdstuk 3
uitgebreid beschreven hoe het bevoegd gezag voor de behandeling van de
omgevingsvergunning wordt bepaald. Naast de opslag van archiefbescheiden in Omgevingsloket online is er in
deze beheerregeling ook aandacht voor het verkeer van informatieobjecten
vanuit het eigen informatiesysteem naar Omgevingsloket online en
omgekeerd. Het Omgevingsloket online is immers niet bedoeld als
archiveringssysteem. 3De meeste gemeenten hebben in hun Besluit Informatiebeheer slechts één
beheereenheid verantwoordelijk gemaakt voor het beheer van de
archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats. Daar waar gemeenten groter zijn en waar Div
gedeconcentreerd opereert is er gekozen voor de benoeming van meerdere
beheereenheden. In het kader van de Wabo verdient het de aanbeveling om
één beheereenheid aan te wijzen als eindverantwoordelijke voor het
beheer van de archiefbescheiden die bij de behandeling van een aanvraag
voor een omgevingsvergunning worden ontvangen of gecreëerd.(optioneel) Artikel 3 en 4 Regionale uitvoeringsdienstVROM heeft in 2009 met het IPO en de VNG een akkoord gesloten over het
verbeteren van de uitvoering van de regelgeving op het gebied van
ruimte, bouwen en milieu. Gemeenten en provincies moeten tot een
landelijk dekkend netwerk van regionale uitvoeringsdiensten (RUD) komen
en hen belasten met de uitvoering van een basistakenpakket op het gebied
van ruimte, bouwen en milieu. De diensten zullen de vorm van een
openbaar lichaam krijgen overeenkomstig de Wet gemeenschappelijke
regelingen. De regionale uitvoeringsdienst zal als backoffice gaan
fungeren voor de deelnemende bestuursorganen. Het college van B&W en
Gedeputeerde Staten blijven het bevoegd gezag en dragen de
eindverantwoordelijkheid voor de taken van de regionale dienst. De
uitvoeringsdiensten zullen uiterlijk 1 januari 2012 operationeel moeten
zijn. De optionele artikelen 3 en 4 van deze model-Beheerregeling zijn
hieronder opgenomen met het oog op de komst van de regionale
uitvoeringsdiensten.Indien er een regionale uitvoeringsdienst is ingesteld, gelden de
onderstaande artikelen:3In afwijking van:
artikel 9 van het Modelbesluit Informatiebeheer; of
artikel 3 van het Modelbesluit Informatiebeheer voor gemeenten
met een archiefdienst op basis van een gemeenschappelijke
regelingis het hoofd van de beheereenheid binnen het openbaar lichaam
van de regionale uitvoeringsdienst belast met het geheel van de
informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken
alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de
beheereenheid, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.
4In afwijking van:
artikel 20 van het Modelbesluit Informatiebeheer; of
artikel 14 van het Modelbesluit Informatiebeheer voor gemeenten
met een archiefdienst op basis van een gemeenschappelijke
regeling draagt het hoofd van de beheereenheid binnen het
openbaar lichaam van de regionale uitvoeringsdienst er zorg voor
dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede,
geordende en toegankelijke staat worden bewaard.In de optionele artikelen 3 en 4 gaan we uit van de regionale
uitvoeringsdienst als archiefvormend orgaan, waar de
archiefbescheiden tot het moment van overbrenging naar de
archiefbewaarplaats in beheer zijn. Het is ook goed mogelijk dat
de regionale uitvoeringsdiensten slechts als adviseurs optreden
en alleen tijdens de periode van de behandeling van de aanvragen
beschikken over de archiefbescheiden van het bevoegd gezag. Het
is nog onduidelijk hoe de informatiehuishouding zal worden
ingericht, hoe informatie tussen de regionale uitvoeringsdienst,
de gemeenten, de provincie, en de rijksoverheid zal gaan worden
uitgewisseld. Om deze reden is in de rest van deze
model-Beheerregeling nog geen rekening gehouden met de komst van
de regionale uitvoeringsdiensten.
5Omgevingsloket online kent verschillende functies. Het is te gebruiken
als:1. Digitaal aanvraagloket;2. Informatie-uitwisselingsplatform tussen bevoegd gezag en
adviseurs;3. Procesbegeleiding bij de behandeling van de aanvraag.Ieder bevoegd gezag krijgt te maken met het Omgevingsloket online als
digitaal aanvraagloket. Aanvankelijk hebben burgers en bedrijven nog de
keuze tussen het doen van een papieren of een digitale aanvraag, maar na
verloop van tijd zullen de zakelijke aanvragers verplicht worden om hun
aanvraag digitaal te doen. Door het aangaan van een
dienstverleningsovereenkomst met een adviserende organisatie zullen
sommige gemeenten zich verplicht hebben om gebruik te maken van het
Omgevingsloket online als informatie-uitwisselingsplatform. In de verdere keuze om gebruik te maken van de behandelmodule van
Omgevingsloket online is de gemeente vrij. Deze keuze is afhankelijk van
de stand van de geautomatiseerde systemen en de stand van digitaal
werken binnen de gemeente. De keuze voor een gebruiksoptie moet zoveel
mogelijk aansluiten bij de eigen situatie. De systemen die de keuze voor
het gebruik van Omgevingsloket bepalen zijn:1. Het zaakregistratiesysteem;2. Het document management systeem (DMS)/ records management applicatie
(RMA);3. De bedrijfsspecifieke toepassing voor vergunningverlening en
handhaving.De procesbegeleiding in de behandelmodule van Omgevingsloket online
geschiedt in de vorm van ‘events’. Deze events zijn taken die met
Omgevingsloket online kunnen worden uitgevoerd, zoals ‘behandelaar
toewijzen’ of ‘onderdeel beoordelen’. Door events uit te voeren
verandert op een gegeven moment de status van de behandeling. Die status
kan voor de aanvrager zichtbaar worden gemaakt in de
aanvraagmodule.De vijf in dit artikel genoemde gebruiksopties zijn terug te vinden in
de Leidraad Wabo-Div/Archivering. Zij worden in deze Leidraad uitgebreid
besproken inclusief de consequenties die een keuze voor één van de
gebruiksopties zal hebben voor de informatievoorziening. De keuze
bepaalt welke archiefbescheiden in Omgevingsloket online zullen worden
opgeslagen en waar tijdens de behandeling van de aanvraag het leidende
archiefexemplaar zich zal bevinden.7Afhankelijk van de keuze voor een gebruiksoptie van de behandelmodule
van Omgevingsloket online zal de synchronisatie tussen de hierboven
genoemde systemen van de gemeente en Omgevingsloket online meer of
minder aandacht vergen. Hoe minder de behandelmodule wordt gebruikt, hoe
minder de gemeente te maken krijgt met synchronisatieproblemen. Wanneer
Omgevingsloket online enkel wordt gebruikt als digitaal loket en het
behandeldossier en het archiefexemplaar bevinden zich bij het bevoegd
gezag (gebruiksoptie B1 in de Leidraad Wabo-Div/Archivering), is er geen
synchronisatie nodig. Wanneer het in dit artikel genoemde protocol wordt vastgesteld, verdient
het de voorkeur om ook de zaken die in de artikelen 28 en 29 worden
vermeld hierin op te nemen. 8Wanneer de behandelmodule van Omgevingsloket online onvolledig of in
zijn geheel wordt gebruikt, dient de ordeningsstructuur van de
omgevingsvergunning in het eigen informatiesysteem aan te sluiten bij de
indeling in hoofd- en subzaken zoals die in Omgevingsloket online worden
gevormd. Op die manier kunnen de bestanden na de behandeling op een
juiste wijze worden ingepast in het eigen archiefsysteem.9Wanneer de behandelmodule van Omgevingsloket online onvolledig of in
zijn geheel wordt gebruikt, dient binnen de eigen informatiehuishouding
gebruik te worden gemaakt van vergelijkbare documenttypen die in
Omgevingsloket online voor kunnen komen. Op die manier kunnen de
archiefbescheiden na de behandeling goed worden ingepast in het eigen
informatiesysteem.Het verdient de aanbeveling om uit te gaan van de standaarddocumenten
zoals die in opdracht van VROM zijn opgesteld.10Op grond van artikel 19 van de Archiefregeling is de zorgdrager
verplicht om een metagegevensschema op te stellen. Door middel van het
metagegevensschema moet duidelijk zijn welke metagegevens dienen te
worden gekoppeld aan welke archiefbescheiden, zodat de context en
authenticiteit van deze archiefbescheiden te allen tijde kan worden
vastgesteld. Dit geldt dus ook voor de archiefbescheiden die in
Omgevingsloket online worden opgeslagen. 11Het ministerie van VROM is op grond van artikel 7.6 lid 3 van de Wabo
verantwoordelijk voor de inrichting, instandhouding, werking en
beveiliging van Omgevingsloket online. Deze verantwoordelijkheid is
nader gespecificeerd in de Regeling Landelijke Voorziening
Omgevingsloket online. Binnen de organisatie van het bevoegd gezag dient
de systeembeheerder ervoor te zorgen dat er een goede communicatie
mogelijk is tussen Omgevingsloket online en de eigen systemen. Deze
eigen systemen kunnen onder meer bestaan uit een document management
systeem/records management applicatie, een zaaksysteem en/of een
bedrijfsspecifieke applicatie voor vergunningverlening en
handhaving.12De landelijke indieningsvereisten zoals vermeld in de Regeling
omgevingsrecht hebben ook betrekken op de activiteiten waarvoor
krachtens een gemeentelijke verordening een omgevingsvergunning is
vereist. De gemeente heeft in die gevallen de mogelijkheid om de
indieningsvereisten in Omgevingsloket online in beperkte mate uit te
breiden.De keuze voor een bepaalde gebruikersoptie van de behandelmodule van
Omgevingsloket online, bepaalt de manier waarop de standaardinstellingen
dienen te worden aangepast. Het gaat hierbij onder meer om:
het al of niet gebruiken van de behandelmodule van
Omgevingsloket online;
het al of niet uitwisselen van statusinformatie met
Omgevingsloket online;
het al of niet communiceren met de aanvrager over de voortgang
met behulp van Omgevingsloket online.
13Bij het gebruik van Omgevingsloket online worden verschillende rollen
onderscheiden. Deze rollen hoeven niet één-op-één overeen te komen met
functies in de eigen organisatie. De rollen zijn bedoeld om aan te geven
welke rechten medewerkers in Omgevingsloket online kunnen hebben. Zo kan
een medewerker ook meerdere rollen vervullen. In de Handboeken
Omgevingsloket online worden de verschillende rollen nader toegelicht.
Idealiter bestaat er een relatie tussen de beschreven werkprocessen van
de organisatie, de geïdentificeerde functies en de rollen zoals
omschreven in Omgevingsloket online. Zoals in de algemene toelichting is
vermeld, dient bij een volledig gebruik van Omgevingsloket online de
mandatering te worden aangepast aan de rollen in Omgevingsloket
online.17De lokale beheerder voert periodiek overleg met de informatiebeheerder
inzake het applicatiebeheer, het document management systeem, de records
management applicatie, het zaaksysteem en de betreffende
bedrijfsspecifieke toepassing voor vergunningverlening en handhaving.
Wanneer ontwikkelingen binnen de informatiehuishouding van de gemeente
een ander gebruik van de behandelmodule van Omgevingsloket online
vereisen, kan de lokale beheerder dit signaleren en hier aandacht voor
vragen binnen de organisatie.19Wanneer een aanvraag voor een omgevingsvergunning slechts betrekking
heeft op één activiteit (een enkelvoudige aanvraag), bepaalt de
coördinator per soort aanvraag welke behandelaar en/of adviseur
betrokken wordt bij de behandeling. Er kan vooraf worden afgesproken
welke medewerker of adviseur zich bezighoudt met de behandeling van de
aanvragen voor een bepaalde activiteit. Wanneer de aanvraag betrekking heeft op meerdere activiteiten (een
meervoudige aanvraag), dient de coördinator per aanvraag te bepalen wie
als behandelaar of adviseur mee zal werken aan de behandeling van de
aanvraag. Iedere meervoudige aanvraag wordt gedaan voor een combinatie
van activiteiten. 21In artikel 1.4 van de Regeling omgevingsrecht staat geformuleerd in
welke archiefwaardige bestandsformaten gegevens en bescheiden digitaal
bij de aanvraag kunnen worden gevoegd in Omgevingsloket online. Het gaat
hierbij om duurzame digitale bestandsformaten die na de behandeling
ongewijzigd kunnen worden gearchiveerd. Hiermee wordt voldaan aan
artikel 26 van de Archiefregeling 2009. In dit artikel wordt aangegeven
welke eisen gesteld worden aan de opslagformaten voor digitale
archiefbescheiden.Ook wanneer archiefbescheiden tijdens de behandeling door het bevoegd
gezag of de adviseur aan Omgevingsloket online worden toegevoegd, dient
dit in één van de volgende bestandsformaten te gebeuren:
foto’s: PNG en JPG
scans: TIFF, JPG, PDF/A-1a, PDF/A-1b en PDF 1.4
officedocumenten: PDF/A-1a en PDF 1.4
tekeningen: PDF/X en PDF 1.4
22De keuze voor een bepaalde gebruiksoptie van de behandelmodule van
Omgevingsloket online die in artikel 5 is verwoord, is van invloed op de
manier van statusmelding naar de aanvrager toe. De gemeente kan er
bijvoorbeeld voor kiezen om de statusmelding buiten Omgevingsloket
online om te doen via een ander online medium zoals de gemeentelijke
website of een Persoonlijke Internet Pagina.De tweede optie die in dit artikel wordt genoemd, verwijst naar het
hybride-samenwerkingsmodel zoals die in de Leidraad Wabo-Div/Archivering
wordt besproken.23In een door de gemeente op te stellen richtlijn moet worden vastgelegd
welke gegevens aan een belanghebbende kunnen worden verstrekt. In punt 5
van de Gebruiksvoorwaarden Omgevingsloket online staat vermeld dat de
door de gebruiker verstrekte informatie niet aan derden zal worden
verstrekt, zonder dat daarvoor een wettelijke grondslag bestaat of
zonder dat er sprake is van toestemming van de gebruiker zelf. In de
Leidraad Wabo-Div/Archivering staat ook vermeld dat het van belang is
bij het laten inzien van dossiers aan belanghebbenden rekening te houden
met de Wet bescherming persoonsgegevens aangezien sommige documenten
door de aanvrager onder geheimhouding zijn verstrekt.24De keuze voor een bepaalde gebruiksoptie van de behandelmodule van
Omgevingsloket online die in artikel 5 is verwoord, is van invloed op de
manier waarop de gegevensverstrekking naar de adviseur plaatsvindt. De
genoemde opties staan verder uitgewerkt in de Leidraad
Wabo-Div/Archivering.25De overdracht van het gehele dossier gaat uit van een volledig gebruik
van de behandelmodule van Omgevingsloket online. De coördinator van het
dossier en de lokale beheerder hebben de rechten voor de overdracht van
de het dossier via de ftp-server naar het eigen informatiesysteem
bedoeld voor de opslag en het beheer van archiefbescheiden. In de
praktijk zal dit door de lokale beheerder geschieden. Hierbij worden
enkel de archiefwaardige bestanden overgedragen. Het gaat hierbij
om:
de aanvraaggegevens;
de bijlagen inclusief metadata, aanvullingen en commentaar;
de documenten van bevoegd gezag waaronder adviezen en eventuele
verklaringen van geen bedenkingen;
de beschikking en eventueel het ontwerpbesluit;
de audittrail;
eventuele notities.
28Na 14 dagen worden de archiefbescheiden die zijn overgedragen verwijderd
uit Omgevingsloket online. Wanneer het in artikel 3 genoemde hoofd van
de beheereenheid binnen die periode de compleetheid van de overgedragen
bestanden controleert, kan de procedure eventueel nog opnieuw worden
uitgevoerd. Wanneer het in dit artikel genoemde protocol wordt vastgesteld, verdient
het de voorkeur om ook de zaken die in de artikelen 7 en 29 worden
vermeld hierin op te nemen. 29Wanneer de bestanden door de lokale beheerder worden overgedragen naar
een eigen systeem, moet duidelijk zijn op welke locatie hij de bestanden
dient op te slaan. Wanneer het in dit artikel genoemde protocol wordt vastgesteld, verdient
het de voorkeur om ook de zaken die in de artikelen 7 en 28 worden
vermeld hierin op te nemen.30Aangezien de omgevingsvergunning een samenvoeging is van huidige
vergunningen, toestemmingen en ontheffingen, is gekozen voor het
aanhouden van de bestaande selectielijsten. Een enkelvoudige vergunning
kan eenvoudig worden gewaardeerd met behulp van een conversietabel
tussen de activiteiten die onderdeel uitmaken van de omgevingsvergunning
en de vergunningen, toestemmingen en ontheffingen die in de
selectielijsten voorkomen.Bij een meervoudige omgevingsvergunning wordt de omgevingsvergunning
afgegeven voor meerdere activiteiten die overeenkomen met huidige
vergunningen, toestemmingen of ontheffingen. De selectielijsten zullen
worden toegepast op onderdelen van de omgevingsvergunning. Dit betekent
dat aan iedere activiteit een bewaartermijn zal worden toegekend en dat
de vergunning zelf net zo lang bewaard wordt als de activiteit met de
langste bewaartermijn. Deze werkwijze wordt de modulaire werkwijze
genoemd.Om deze modulaire selectie en vernietiging toe te kunnen passen op
meervoudige omgevingsvergunningen, dient de analoge of digitale
dossiervorming zo ingericht te zijn dat duidelijk is op welke
activiteiten de omgevingsvergunning betrekking heeft. Documenten die een
relatie hebben met meerdere werkzaamheden dienen bij de hoofdzaak te
worden opgeslagen. 32Wanneer er iets wijzigt in de door middel van de Beheerregeling
vastgelegde situatie, dient de gemeente de Beheerregeling te wijzigen en
deze opnieuw vast te stellen. Enerzijds kan de gemeentelijke organisatie
op een andere manier gebruik gaan maken van Omgevingsloket online,
anderzijds kan VROM Omgevingsloket online zodanig wijzigen dat een
herziening van de beheerregeling noodzakelijk is.