CVDR14781_1Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden,nlregelingBaarle-Nassau2009-10-14Baarle-NassauOnbekendArchiefverordening Baarle-Nassau 2004Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 31Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2004-01-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2004-04-012007-08-04nieuwe regeling01-04-2004GeenDe "Archiefverordening Baarle-Nassau 1996" wordt ingetrokken.Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden,De gemeenteraad van Baarle-NassauGelezen het voorstel van burgemeester en wethouders gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995Besluit vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschiften wordt verstaan onder:Ade wetde Archiefwet 1995Bgemeentelijke organende overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot gemeente;Cde archiefbewaarplaatsde door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;Dde archivarisde overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;Ebeheerderdegene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;Fbeheerseenheideen door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organistatie-onderdeel;Garchiefruimtede ruimte bestemd voor het beheren van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de beheerseenheden;Hinformatiesysteemsysteem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.HoofdstukIIde aanwijzing van de archiefbewaarplaatsArtikel2De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt op het Regionaal Archief Tilburg te Tilburg.HoofdstukIIIde zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.Artikel5Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat ten aanzien van de vervaardiging en de bewaring van de bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Geschiedt conform de eisen zoals gesteld in de Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden.Artikel7Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel8Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (gehoord de raadscommissie).Artikel9Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoel in de artikelen 15 en 21.HoofdstukIVHet beheer van de archiefbewaarplaatsArtikel10Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel11Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.Artikel12Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet te verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.Artikel13Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.Artikel14De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uitarchiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de archiefbewaarplaats gehanteerde tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.Artikel15De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.HoofdstukVtoezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel16De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.Artikel17De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel18,eerste lidDe beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.Artikel18,tweede lidDe archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel19De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel20De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:Aopheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;Bbouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;Cverandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;Dontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;Evoorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.Artikel21De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukVISlotbepalingenArtikel22De archiefverordening Baarle-Nassau 1996 wordt ingetrokken.Artikel23Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 april 2004 Artikel24Deze verordening wordt aangehaald als archiefverordening Baarle-Nassau 2004Vastgesteld in de vergadering van de raad van de 22 jan. 2004DE GEMEENTERAAD VAN BAARLE-NASSAUGriffier de heer H.H. DameVoorzitter de heer drs. J.P.M.M. Hendrikx