Organisatie | Haarlemmermeer |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening Gemeente Haarlemmermeer |
Citeertitel | Archiefverordening Gemeente Haarlemmermeer |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | onbekend |
Datum inwerkingtreding is in de regeling opgenomen.
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2009 | 01-01-2015 | nieuwe regeling | 04-12-2008 Informeer 11 december 2008 | 4 december 2008,nummer 2008/110781 |
De gemeenteraad van Haarlemmermeergelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 november 2008, nummer 08/110781overwegende dat het gewenst is regels te stellen voor de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en de artikelen 30 eerste lid en 31, 32, tweede lid van deArchiefwet 1995
Hoofdstuk ll. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van eenarchiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatigearchiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeelvoor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden endocumentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoendemiddelen worden geraamd voor de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrenthetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over deverslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke nietzijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht,geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegevenvoorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragentoezicht, medewerkers aan te wijzen die hem onder handhaving van zijn verantwoordelijkheidvervangen, en die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan debeheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeftdaarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de provinciaal archiefinspecteur tenminste tijdig mededeling van hetvoornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
a.bouw, verbouw, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten alsarchiefruimte;
b.verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachtearchiefbescheiden.
Archiefverordening Haarlemmermeer 2008
Deze archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
Deze verordening is aangepast aan de dualisering van de medebewindbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te
benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het College van Burgemeester en Wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.
Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze versie aangepast.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer
specifieke betekenis moest worden toegekend.
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse
Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op
grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en
inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van Artikel 7 te stellen voorschriften:
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste twee maal wat er op het
gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot
een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele
betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze
vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele
bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben
gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht
op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de
ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de
artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering
achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud
dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg