| Organisatie | Veenendaal |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van Veenendaal |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Bestuurlijke organisatie |
Het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal vervangt het Reglement van orde voor de vergaderingen van Burgemeester en wethouders.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-07-2013 | Art. 3a | 16-07-2013 Veenendaalse Krant, 2013-07-24 | 2013, 2013.07.08-22 | ||
| 16-02-2012 | 31-08-2016 | Nieuwe regeling | 01-11-2011 Veenendaalse Krant, 2012-02-15 | 2011, 2011.10.27-51 |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 9 Verslag en besluitenlijst
Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.
Artikel 11 Intrekking oude regeling
Het reglement van orde, zoals vastgesteld op 4 maart 1963, wordt ingetrokken.
Volgens artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
Artikel 3a Mandatering en machtiging
Artikel 168 Gemeentewet biedt de mogelijkheid een collegelid te machtigen tot uitoefening van een of meer bevoegdheden van het college. Daarbij wordt met ‘machtigen’ bedoeld zowel het mandateren, het geven van volmacht en het machtigen tot uitoefenen van feitelijke bevoegdheden. In dit artikel is bepaald dat de uitoefening van de beslissingsbevoegdheid van het college door de burgemeester kan geschieden voor zover dit op enig moment vanwege spoedeisendheid noodzakelijk is. Dit geldt wanneer naar het oordeel van het aanwezige collegelid of leden geen uitstel mogelijk is vanwege financiële, juridische of maatschappelijke gevolgen. Aanvullend is bepaald dat het besluit/handeling zoveel mogelijk binnen de bestaande beleidskaders moet passen.
Gekozen is om de burgemeester te ‘machtigen’ want die is er altijd, al dan niet middels een ‘loco’ op grond van artikel 77 van de Gemeentewet.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de instructie voor de gemeentesecretaris.
In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.
Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Deze regeling sluit aan op de bestaande praktijk.
Artikelen 6 en 7 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
Artikelen 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen (artikelen 28, 30, 31 en 32). Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Artikel 9 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 10 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken.
Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Artikelen 11 (Intrekking oude regeling), 12 (Inwerkingtreding) en 13 (Citeertitel)