Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Haarlemmermeer

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

1. Accountant:

Een door de raad benoemde:

• a.

  registeraccountant of

• b.

  accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-administratieconsulenten of

• c.

  organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

2. Accountantscontrole

De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de raad benoemde accountant van:

• a.

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• b.

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• c.

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens Algemene Maatregel van Bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• d.

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

3. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

4. Deelverantwoording

Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2: Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

• 3.

  De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3: De auditcommissie

• 1.

  Een door de raad uit zijn midden ingestelde auditcommissie stuurt de accountant aan en vormt voor de accountant het eerste aanspreekpunt bij eventuele problemen bij de uitvoering van de opdracht.

• 2.

  De auditcommissie bestaat uit 5 leden en benoemt vanuit zijn midden een voorzitter.

• 3.

  De auditcommissie stelt voor zijn werkzaamheden een Reglement van Orde op en zendt dit ter vaststelling aan de gemeenteraad.

• 4.

  De auditcommissie heeft tot taak, ten behoeve van de controle door de gemeenteraad van het door het college gevoerde financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie, de overgelegde verantwoordingsstukken in het kader van de jaarrekening als geheel of op onderdelen van de algemene dienst en de door de gemeenteraad aangewezen bedrijven en/of fondsen, te onderzoeken. De taak van de auditcommissie omvat tevens de verantwoording van de relatie van de gemeenteraad met gesubsidieerde instellingen en gemeentelijke deelnemingen.

• 5.

  De auditcommissie heeft tot taak, ten behoeve van de selectie van de accountant,

  • a.

    het voeren van overleg met het college over de voorbereidingen van de aanbesteding van de accountantscontrole;

  • b.

    het ten behoeve van vaststelling door de gemeenteraad voorbereiden van het programma van eisen, zoals bedoeld in artikel 2 tweede lid alsmede in geval van een Europese aanbestedings-procedure een voorstel voor de selectiecriteria en de weging daarvan;

  • c.

    het vormen van de selectiecommissie in de selectieprocedure.

Artikel 4: Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de auditcommissie ten behoeve van controle door de accountant.

• 2.

  Het college stuurt de gecontroleerde jaarrekening aan de raad op een in overleg met de auditcommissie te bepalen moment.

Artikel 5: Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie, de griffier, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller. Overleg met de rekenkamercommissie vindt plaats indien daar volgens beide partijen reden toe is.

Artikel 6: Toegang tot informatie

De accountant is bevoegd bij verbonden partijen informatie op te vragen met betrekking tot de in de jaarrekening van die partij gepresenteerde baten en lasten en de rechtmatigheid daarvan. Verbonden partijen dienen hier medewerking aan te verlenen, indien zulks in de subsidieverlening of de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd. De accountant kan, indien de informatie daartoe aanleiding geeft, bij de betrokken partij een onderzoek instellen.

Artikel 7: Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de auditcommissie vooraf of, indien dat door het spoedeisende karakter niet mogelijk is, zo spoedig mogelijk, over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  De auditcommissie kan in situaties waarin hij van oordeel is dat er sprake is van strijdigheid van een opdracht van het college met de onafhankelijkheid van de accountant in overleg met de accountant besluiten dat de opdracht niet wordt uitgevoerd.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de auditcommissie en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  De accountant bespreekt de concept accountantsverklaring en het conceptverslag van bevindingen met de auditcommissie. Vervolgens legt de accountant de conceptaccountantsverklaring en het conceptverslag van bevindingen voor aan het college met de mogelijkheid om schriftelijk op deze stukken te reageren. Hierna zendt de accountant, op een in overleg met de auditcommissie te bepalen moment, aan de raad de accountantsverklaring, het verslag van bevindingen, de integrale reactie van het college en het nawoord van de accountant bij de reactie van het college. In dit nawoord geeft de accountant aan of de reactie van het college aanleiding heeft gegeven tot aanpassingen in de concept accountantsverklaring en het conceptverslag van bevindingen en zo ja, welke dat zijn.

• 3.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 9: Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 4 november 2005 onder intrekking van de verordening op de accountantscontrole zoals vastgesteld in de raad van 11 december 2003.

Artikel 10: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening accountantscontrole 2005”.