Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
organisatorische eenheid:
iedere eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig in het Organisatiebesluit van de gemeente Deventer is aangewezen.
- b.
administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Deventer en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- c.
financiële administratie:
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch vastleggen en verwerken van de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Deventer, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
- 1.
de financieel-economische positie;
- 2.
- 3.
de uitvoering van de begroting;
- 4.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- d.
administratieve organisatie:
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
- e.
financieel beheer:
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Deventer.
- f.
rechtmatigheid:
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verorde-ningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
- g.
doelmatigheid:
het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
- h.
doeltreffendheid:
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Titel
1.
Begroting en verantwoording
Artikel 2. Kaders begroting
- 1.
Het college biedt uiterlijk voor 1 mei van het begrotingsjaar een nota (voorjaarsnota) aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.
- 2.
De raad stelt deze nota uiterlijk 1 juni vast.
Artikel 3. Programmabegroting
- 1.
De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.
- 2.
De raad steltper programma vast:
- a.
de beoogde maatschappelijke effecten;
- b.
de te leveren resultaten;
- c.
- 3.
Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren resultaten.
- 4.
De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.
- 5.
Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde resultaten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
Artikel 4. Producten
- 1.
Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de produc-ten uit de productraming aan de programma’s.
- 2.
De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
Artikel 5. Uitvoering begroting
- 1.
Het college stelt regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 2.
Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:
- a.
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
- b.
de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.;
- c.
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
- 3.
Het college draagt er zorg voor dat de lasten en de baten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden, respectievelijk onderschreden.
Artikel 6. Interne controle
- 1.
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
- 2.
Het college draagt zorg voor de jaarlijkse planmatige uitvoering van interne toetsing d.m.v. audits welke zijn gebaseerd op en risicoanalyse van de binnen de organisatie-eenheden voort te brengen producten, i.c. de onderliggende processen. De audits richten zich op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.
- 3.
Het college zorgt op basis van de resultaten van de audits bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maat-regelen voor het herstel van de tekortkomingen.
- 4.
De rapportage m.b.t. de resultaten van de uitgevoerde audits en het plan van verbetering wordt tenminste eenmaal per jaar ter kennisneming aan de raad aangeboden.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie
- 1.
Het college informeert de raad door middel van twee bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie maanden en de eerste negen maanden van het lopende boekjaar.
- 2.
De bestuursrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:
- a.
de driemaands rapportage vóór 1 mei van het lopende begrotingsjaar;
- b.
de negenmaands rapportage vóór 1 november van het lopende begrotingsjaar;
- 3.
De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
- 4.
De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten als baten, de resultaten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.
Artikel 8. Jaarstukken
- 1.
Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.
- 2.
Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
- a.
- b.
welke prestaties zijn geleverd;
- c.
- d.
hoe de effecten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
- 3.
De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
Titel 2.
Financiële positie
Artikel 9. Financiële positie
- 1.
Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteen-zetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.
- 2.
Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de finan-ciële positie expliciet vermeld.
- 3.
De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.
Artikel 10. Waardering en afschrijving
- 1.
Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingspijs.
- 2.
De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.
- 3.
De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingspijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
- 4.
Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.
- 5.
Immateriële vaste activa worden in principe zo snel mogelijk afgeschreven.
- 6.
Op de materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.
- 7.
Activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering wordt het actief in een zo kort mogelijke periode afgeschreven.
- 8.
Het college zal spelregels omtrent het afschrijvings- en activeringsbeleid aan de raad ter vaststel-ling voorleggen. De uitgangspunten in dit artikel zullen hierin verder uitgewerkt worden, de te hanteren afschrijvingstermijnen gaan daar ook onderdeel van uitmaken.
Artikel 11. Reserves en voorzieningen
- 1.
Het college geeft jaarlijks in de begroting inzicht in de stand van zaken en het verloop van alle reserves en voorzieningen.
- 2.
Tevens wordt aangegeven de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voor-zieningen, e.e.a. in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in artikel 16.
Artikel 12. Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Deventer wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
- 2.
Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke ver-vanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor riool-rechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
- 3.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.
Artikel 13. Treasuryfunctie
Het college neemt in een treausurystatuut de regels op die worden gehanteerd voor het dagelijkse geldstromenbeheer en voor liquiditeitsrisico, renterisico, kredietrisico en relatiebeheer, administratieve organisatie en interne controle voor de financieringsfunctie.
De raad stelt het treasurystatuut vast.
Artikel 14. Registratie bezittingen, activa en vermogen en verzekeringen.
- 1.
Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.
- 2.
Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquidi-teiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar.
- 3.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
- 4.
Het college draagt zorg voor voldoende verzekering van de bezittingen.
Titel 3.
Paragrafen
Artikel 15. Lokale heffingen
- 1.
Het college biedt de raad jaarlijks, bij de behandeling van de begroting, een paragraaf lokale heffingen aan ter behandeling en vaststelling. In deze paragraaf wordt ingegaan op het beleid ten aanzien van gemeentelijke belastingen, heffingen en tarieven, de belastingdruk voor burgers en bedrijven, de kostendekkendheid van de heffingen en het kwijtscheldingsbeleid.
- 2.
Voor het door de raad vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen verstrekt het college per verordening een overzicht waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd, de actuele hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en het totaal van de geraamde kosten van de in de verordening genoemde door de gemeente verstrekte diensten.
- 3.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de geraamde respectievelijk werkelijke inkomsten die voortvloeien uit de belastingen, heffingen en tarieven.
Artikel 16. Weerstandsvermogen
- 1.
Het college biedt de raad jaarlijks, bij de behandeling van de begroting, een paragraaf weerstands-vermogen en risicomanagement aan ter vaststelling. In deze paragraaf wordt ingegaan op het risicomanagement, de voorzieningen, de onbenutte belastingcapaciteit en het weerstands-vermogen. In de paragraaf wordt het weerstandsvermogen geconfronteerd met de risico’s.
- 2.
Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement van de begroting en van de jaarstukken een beeld van de risico’s die van materieel belang zijn.
- 3.
Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen
- 1.
Het college biedt de raad jaarlijks, bij de behandeling van de begroting, een paragraaf onderhoud kapitaalgoederen aan ter vaststelling. De paragraaf geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunst-werken, straatmeubilair, riolering en gebouwen en eveneens het meerjarig budgettair beslag.
- 2.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.
Hierbij zal o.a. verwezen worden naar het Gemeentelijk Rioleringsplan en onderhoudsplannen gebouwen (bijv. onderwijshuisvesting) zoals die ter zake zijn/worden vastgesteld.
Artikel 18.
Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
- a.
- b.
- c.
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
- d.
- e.
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel 19.
Bedrijfsvoering
- 1.
Het college biedt de raad jaarlijks, bij de behandeling van de begroting, een paragraaf bedrijfs-voering aan ter vaststelling.
- 2.
Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en de jaarstukken over nieuwe en lopende verbeteracties in de bedrijfsvoering.
Artikel 20. Verbonden partijen
- 1.
Het college draagt zorg voor een actuele lijst van verbonden partijen.
- 2.
Van elk van de verbonden partijen worden weergegeven het doel, het openbaar belang en de mate van zeggenschap van de gemeente.
- 3.
In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.
Artikel 21. Grondbeleid
- 1.
Het college biedt de raad jaarlijks, bij de behandeling van de begroting, een paragraaf grondbeleid aan ter vaststelling. In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan:
- a.
de relatie met de programma’s van de begroting;
- b.
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;
- c.
te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
- d.
de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
- 2.
In de paragraaf grondbeleid in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de in de begroting aange-geven onderwerpen.
Artikel 22. Verstrekking subsidies
- 1.
Het college biedt tenminste eens in de vierjaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.
- 2.
De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden na aanbieding van de nota door burgemeester en wethouders.
Titel 4.
Financiële organisatie en administratie
Artikel 23. Administratie
- 1.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval bruikbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatie-eenheden.
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kosten-calculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en terzake geldende wet- en regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltref-fendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende infor-matie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffend-heid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 24. Financiële administratie
Het college draagt er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Artikel 25. Financiële organisatie
- 1.
Het college draagt de zorg voor en leggen in het organisatiebesluit vast:
- a.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatie-eenheden
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de organisatie-eenheden van de gemeente;
- e.
de te maken afspraken met de organisatie-eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- f.
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de organisatie-eenheden.
- 2.
Het college brengt dit besluit ter kennis van de raad.
Artikel 26. Aanbesteding en inkoop
Het college legt in het besluit Inkoop en aanbesteding vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeen-stemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Artikel 27. Steunverlening
Het college legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Titel 5.
Slotbepalingen
Artikel 28. Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening treedt in werking per 1 februari 2004;
- 2.
Met ingang van 1 februari 2004 vervalt de “Verordening op het financieel management en de bestuurlijke informatievoorziening van de gemeente Deventer”, met dien verstande dat de bepa-lingen voortvloeiende uit artikel 213 van de Gemeentewet van toepassing blijven voor het verslag-jaar 2003.
Artikel 29. Citeertitel
De verordening kan worden aangehaald als Financiële verordening gemeente Deventer.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 januari 2004.