CVDR14325_1Verordening op de Ambtelijke Bijstand en de Fractieondersteuning 2003nlregelingAlphen-Chaam2003-02-20Alphen-ChaamNiet gepubliceerd (interne regeling)Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003Gemeentewet, art. 33 gemeenteraadbestuur en recht2003-02-20De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2003-02-202016-01-01nieuwe regelingOnbekendGeenGeenVerordening op de Ambtelijke Bijstand en de Fractieondersteuning 2003VERSIE 26 februari 2003 Besluit tot Vaststellen van “DE VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN DE FRACTIEONDERSTEUNING 2003” De Raad van de gemeente Alphen-Chaam; gelezen het voorstel van het college burgemeester en wethouders d.d. 14 januari 2002 nummer 16-2-03; gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet; BESLUIT:onder intrekking van de “Regeling ambtelijke Bijstand 1997”, vastgesteld door de gemeenteraad en in werking getreden op 1 januari 1997, vast te stellen de “de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003”. Aldus besloten in de vergadering van 20 februari 2003. DE RAAD VOORNOEMD,, voorzitter, griffierParagraaf 1: Ambtelijke bijstandArtikel 1

Een raadslid of commissielid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

feitelijke informatie van geringe omvang;

inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

het raadslid c.q. commissielied niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad of de commissie;

dit het belang van de gemeente kan schaden;

het bijstand betreft bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c en de fractie waartoe het raadslid c.q. het commissielid behoort, reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het op grond van artikel 5, eerste en tweede lid, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand.

De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid c.q. commissielid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid c.q. commissielid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.Artikel 4

Indien een raadslid c.q. commissielid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan schriftelijk mededeling aan de secretaris.

Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

Elke in de raad vertegenwoordigde fractie heeft per jaar recht op 50 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.

Onverminderd het bepaalde in lid 1 heeft elke in de raad vertegenwoordigde fractie per raadslid per jaar recht op 25 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.

De secretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

welk raadslid c.q. commissielid om bijstand heeft verzocht;

over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel 6De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.Artikel 7

Een raadslid c.q. commissielid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid c.q. commissielid.

Paragraaf 2: FractieondersteuningArtikel 8

De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 113,45 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 45,38 per raadszetel.

Artikel 9

Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

giften;

uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 10

De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 13, derde lid.

Artikel 11

Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 12

De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 8.

Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 13

Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant breng advies uit aan de raad.

De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

de wijziging van de reserve;

de resterende reserve;

de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 13aGelet op de geringe hoogte van de bijdrage zoals vastgesteld in artikel 8, tweede lid, treden de artikelen 12 en 13, evenals verwijzingen naar deze bepalingen in andere artikelen, vooralsnog niet in werkingParagraaf 3 SlotbepalingArtikel 14

Deze verordening treedt in werking met ingang van 20 februari 2003.

Op dat tijdstip vervalt de "Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad 1997". Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Alphen-Chaam op 20 februari 2003.

Artikelgewijze toelichtingArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikelen 2 en 3Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Artikel 4Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris. Om het indienen van een klacht een minder vrijblijvende strekking toe te kennen is op verzoek van het Managementteam de schriftelijke verplichting toegevoegd aan de oorspronkelijke tekst. (ML – 140103)Artikel 5Door aan iedere fractie per fractie en per raadslid een vaste hoeveelheid uren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden.Het register dat door de secretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.De vaste hoeveelheid uren is gebaseerd op de productieve uren die een ambtenaar per jaar beschikbaar heeft. Deze productieve uren zijn berekend op 1326 per formatie-eenheid (fte). Geschat wordt dat een inzet van een halve fte voldoende is om raad en commissies gedurende een jaar te voorzien van ambtelijke ondersteuning. Dit betekent dat er per fractie 50 en per raadslid 25 uur beschikbaar is. Gelet op het feit dat het een schatting is, is het bijhouden van een register als bedoeld in lid 2 cruciaal. Op basis van ervaringscijfers kan in de loop der tijd een zeer nauwkeurige schatting van beschikbare uren gemaakt worden.Het is aan de fracties om de beschikbare uren in te zetten voor ambtelijke bijstand aan (burger)commissieleden en/of raadsleden; de fracties kunnen de uren in die zin naar eigen inzicht benutten.Artikel 6In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.Artikel 7Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.Artikel 8Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.Artikel 9De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.Artikel 10De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.Artikel 11Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.Artikel 12De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.Artikel 13De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. In kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan wellicht accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven. In dat geval kan het tweede lid vervallen en zal het derde lid aangepast moeten worden.Artikel 13aIn afwijking tot de modelverordening heeft de ambtelijk steller van deze verordening (ML) dit artikel toegevoegd. Het artikel spreekt in feite voor zich. De kosten van een controle zoals in de artikelen 12 en 13 wordt opgelegd staan in geen verhouding tot de baten van de bijdrage. Op zich hoeft dat geen criterium te zijn, maar de hoogte van de bijdrage geeft geen reden voor een controlesysteem zoals in de verordening is opgenomen. Om die reden(en) wordt aanbevolen om deze artikelen vooralsnog niet in werking te laten treden. Indien de bijdrage aanzienlijk wordt verhoogd kan dit artikel bij raadsbesluit worden geschrapt.Artikel 14Dit artikel behoeft geen toelichting.