CVDR14268_1Archiefverordening gemeente Alphen-Chaam 2007nlregelingAlphen-Chaam2015-06-02Alphen-ChaamOns Weekblad 06-04-2007Archiefverordening gemeente Alphen-Chaam 2007Archiefwet 1995, art. 3 gemeenteraadbestuur en recht2007-03-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-04-142015-01-01nieuwe regeling-Geen.Geen.Archiefverordening gemeente Alphen-Chaam 2007ARCHIEFVERORDENINGGemeente Alphen-Chaam 2007(versie 13 december 2006) INHOUDSOPGAVEHOOFDSTUK I ALGEMEEN 1 Begripsbepalingen2 Taak college3 Besluit informatiebeheerHOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES 4 Archiefruimte5 Materiële zorg6 Toezichtstaak gemeentearchivaris7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivaris8 Informatieplicht beheerder9 Mutaties in beheer10 Consultrapportage11 Verslag aan raadHOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES 12 Archiefbewaarplaats13 Gemeentearchivaris14 Formele beheertaak gemeentearchivaris15 Jaarverslag16 Verslag aan raadHOOFDSTUK IV SLOTBEPALING 17 In werking tredenHOOFDSTUK I ALGEMEENArtikel 1 BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:de wet: de Archiefwet 1995het college: het college van burgemeester en wethouders van
gemeente Alphen-Chaamarchiefbewaarplaats: de als zodanig aangewezen ruimte waar
de overgebrachte archieven en collecties worden bewaardarchiefruimte: de ruimte bestemd voor het bewaren van nog
niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en
collectiesgemeentearchivaris: de op grond van de Archiefwet 1995
benoemde functionaris die is belast met het beheer van de
overgebrachte archieven en collecties en het toezicht op de
niet overgebrachte archieven en collectiesbeheerder: degene die is belast met het beheer van de
archieven en collecties van de gemeentelijke organen die
niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaatsbeheereenheid: een door het college in het
organisatie-reglement aangewezen organisatie-onderdeelinformatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunne worden vervaardigd, bewerkt,
verzonden, ontvangen en geraadpleegdniet-overgebrachtede archieven en collecties die zijn
opgeslagen in afwachting van het moment van wettelijke
vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats na
twintig jaarovergebrachte archieven: de archieven en collecties die aan
de gemeentearchivaris in beheer zijn gegeven en derhalve
naar de archiefbewaarplaats zijn overgebrachtArtikel 2 Taak collegeHet college is belast met de zorg voor zowel de niet-overgebrachte
als de overgebrachte archieven encollecties.Artikel 3 Besluit informatiebeheerHet college stelt voor het beheer van zowel de niet-overgebrachte
als de overgebrachte archieven encollecties van de gemeentelijke organen in het "Besluit
informatiebeheer" voorschriften vast.HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIESArtikel 4 ArchiefruimteHet college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van
een archiefruimte.Artikel 5 Materiële zorgHet college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring
van de archieven en collecties geschieden op een zodanige wijze dat
het behoud in goede en toegankelijke staat van deze bescheiden is
gewaarborgd.Artikel 6 Toezichtstaak gemeentearchivarisDe gemeentearchivaris ziet erop toe dat het beheer van de
archieven en collecties, die niet zijn overgebracht,
geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter
uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Hij kan hiertoe
aanwijzingen geven.Onder deze toezichtstaak vallen de volgende werkzaamheden: Toezicht op beheer en jaarlijkse rapportage
hierover;Ondertekenen van akten van overbrenging van
archieven en collecties;Ondertekenen van lijsten van vernietiging
archiefbescheidenArtikel 7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivarisDe gemeentearchivaris kan de uitoefening van de hem bij de wet
opgedragen toezichtstaak op de niet-overgebrachte archieven en
collecties opdragen aan een of meer aan hem onderschikte
ambtenaar/ambtenaren die in het bezit zijn van het diploma
archivistiek als bedoeld in de Archiefwet 1995.Artikel 8 Informatieplicht beheerderDe beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die
namens hem met het toezicht is belast alle bescheiden en
inlichtingen die voor een goede vervulling van de toezichtstaak
noodzakelijk zijn.Daarnaast verleent deze de nodige medewerking om inzicht te
verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archieven en
collecties en in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen
waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.Artikel 9 Mutaties in beheerDe beheerder doet aan de gemeentearchivaris in elk geval tijdig
mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen
tot:opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid
of overdracht van één of meer taken aan een andere
beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting
en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.Artikel 10 ConsultrapportageDe gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar een rapport
uit aan het college over de uitoefening van het toezicht op
de niet-overgebrachte archieven.Indien nodig doet de gemeentearchivaris tussentijds
mededeling aan de beheerder(s) van zijn bevindingen bij de
uitoefening van het toezicht. In dat geval kan hij ook het
college informeren.Artikel 11 Verslag aan raadHet college doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan de
raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot het
beheer van de niet-overgebrachte archieven en
collecties.Het college legt in dit verband het verslag over dat door de
gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht.HOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIESArtikel 12 ArchiefbewaarplaatsHet college wijst het Regionaal Archief Tilburg als
archiefbewaarplaats aan.Artikel 13 GemeentearchivarisHet college benoemt de gemeentearchivaris en een
plaatsvervangend gemeentearchivaris.De gemeentearchivaris is belast met het formele beheer van
de overgebrachte archieven en collecties.Artikel 14 Formele beheertaak gemeentearchivarisDe formele beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot
de overgebrachte archieven omvat:Toe- en afwijzen van een verzoek om raadpleging;Uitlenen van archieven en collecties aan overheidsorganen en
particulieren, die archieven en collecties hebben
overgedragen;Geven van afschriften van authentieke akten die volgens de
wet door de beheerder bewaard moeten worden;Voorstellen tot besluiten van vervreemding van overgebrachte
archieven en collecties;Toezicht op de uitvoering van beheerwerkzaamheden door de
stichting Mommerskwartier.Artikel 15 JaarverslagNa afloop van elk jaar brengt de gemeentearchivaris aan het college
een jaarverslag uit over de door hem verrichte werkzaamheden in het
kader van formele beheertaak.Artikel 16 Verslag aan raadHet college doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan de
raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de
overgebrachte archieven en collecties.Het college legt in dat kader het verslag over dat door de
gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht.HOOFDSTUK IV SLOTBEPALINGArtikel 17 In werking tredenDeze verordening treedt in werking met ingang van de achtste
dag na die van de bekendmaking van het besluit tot
vaststelling.Op dat tijdstip vervalt de "Archiefverordening gemeente
Alphen-Chaam 2004", vastgesteld bij raadsbesluit van 19
februari 2004.Het kan worden aangehaald als "Archiefverordening gemeente
Alphen-Chaam 2007".Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 29 maart 2007 De griffier, De voorzitter, ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, BEHOREND BIJ DE ARCHIEFVERORDENING
GEMEENTE Alphen-Chaam 2007.HOOFDSTUK 1 ALGEMEENArtikel 1 BegripsbepalingenIn dit artikel worden de belangrijkste begrippen uit de verordening
beschreven zodat er geen verschillende opvattingen over een zelfde
begrip kunnen ontstaan. Bij de beschrijving is aangesloten bij het
begrippenkader dat in de opgestelde overeenkomst tussen de gemeente
Tilburg en de stichting Mommerskwartier ter uitvoering van
archiefbeheerwerkzaamheden is opgenomen.Artikel 2 Taak collegeDe zorgtaak van het college vloeit voort uit artikel 30 van de
Archiefwet 1995. Deze taak heeft zowel betrekking op de
niet-overgebrachte- als op de wel welovergebrachte archieven en
collecties.De zorgtaak heeft betrekking op vier terreinen te weten:financiële middelenpersoneelfysieke ruimteregelgevingHet college heeft als taak om ervoor te zorgen dat de
archiefwerkzaamheden op een zodanige kunnenworden uitgevoerd dat voldaan wordt aan het gestelde in de
Archiefwet 1995 alsmede daaruitvoortvloeiende aanverwante regelingen.Artikel 3 Besluit informatiebeheerIn het "Besluit informatiebeheer", dat door het college wordt
vastgesteld, worden nadere regels opgenomen voor het beheer van
documenten door de gemeentelijke organen, resp. de gemeentelijke
organisatie. Deze voorschriften zijn een concretisering van
aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats alsmede van het
toezicht op de nog niet overgebrachte archieven en collecties.HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIESArtikel 4 ArchiefruimteHet is zaak om een goede archiefruimte te hebben. De wettelijke
verplichting daarvoor vloeit voort uit artikel 13 van het
Archiefbesluit 1995, en de daaruit tot stand gekomen regeling Bouw-
en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
Duidelijkheidshalve wordt opgemerkt dat geen verwarring moet
ontstaan met de ruimten waar de dynamische bestanden op de werkplek
worden beheerd. Een archiefruimte is een ruimte waar de archieven en
collecties na hun dynamische fase worden bewaard in afwachting van
overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Er is dus sprake van de
volgende drietrap:beheer dynamische bestanden op werkplek;archiefruimte;archiefbewaarplaats.Artikel 5 Materiële zorgDit artikel ziet erop toe dat de ambtelijke organisatie in voldoende
mate gefaciliteerd wordt om de archieven en collecties, die nog niet
naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, in goede en
toegankelijke staat te brengen en te houden. Dit betekent dat met
name moet worden bewaakt dat de toegankelijkheid en behoud van
authenticiteit moeten worden gewaarborgd. En dat tevens binnen de
organisatie wordt voldaan aan de duurzaamheidseisen van de op te
maken documenten door onder meer het gebruik van bijvoorbeeld
duurzaam papier, aangewezen inkten en toners. Dit geldt uiteraard
eveneens voor de uitgaande documenten omdat die wellicht elders in
een archiefruimte moeten worden bewaard.Dit vloeit voort uit artikelen 11, lid 2 en artikel 12 van het
Archiefbesluit 1995 op grond waarvan nadere ministeriële regelingen
zijn vastgesteld met nadere regels over de kwaliteit van
toegankelijkheid en authenticiteit en de normen en procedures rond
het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archieven
en collecties/interne stukken. Dit is geregeld in respectievelijk de
ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling
Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de interne stukken na verloop
van tijd op grond van een selectie worden gekwalificeerd òf als in
aanmerkend komend voor permanente bewaring (overbrenging naar een
archiefbewaarplaats) of op termijn vernietigbaar zijn.Artikel 6 Toezichtstaak gemeentearchivarisTen aanzien van de niet-overgebrachte archieven heeft de
gemeentearchivaris een belangrijke toezichthoudende functie. In het
tweede lid wordt deze functie expliciet beschreven. Deze
beschrijving stemt overeen met de beschreven functie van de
gemeentearchivaris in de overeenkomst, die de gemeente Tilburg, ter
uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden, met de stichting
Mommerskwartier afsluit.Artikel 7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivarisDit artikel bepaalt dat de gemeentearchivaris de toezichthoudende
taak op niet-overgebrachte archieven kan overdragen aan een of meer
aan hem onderschikte ambtenaar/ambtenaren. Veelal wordt deze de
archiefconsulent of de archiefinspecteur genoemd. Deze hoeft niet
persé de plaatsvervangend gemeentearchivaris te zijn. Uiteraard
blijft de gemeentearchivaris wel eindverantwoordelijk voor het uit
te voeren toezicht.Artikel 8 Informatieplicht beheerderDit artikel richt zich tot de beheerder en schrijft een
medewerkingsplicht voor in het kader van het toezicht door de
gemeentearchivaris. Elke gemeentelijke dienst heeft een beheerder in
de zin van deze verordening. Doorgaans is dat de directeur van de
desbetreffende dienst, maar het kan eveneens bijvoorbeeld een
sectorhoofd of afdelingshoofd zijn.Artikel 9 Mutaties in beheerDe beheerder is verplicht de gemeentearchivaris, voordat daarover
een voorstel aan het college wordt aangeboden, te informeren over de
in dit artikel genoemde onderwerpen. Deze voorinformatie is
noodzakelijk om de inspectietaak goed te kunnen uitoefenen.In het artikel zijn slechts die onderwerpen genoemd die, bij
constatering achteraf, tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen
leiden of die ernstige schade voor het behoud dan wel de
openbaarheid van de archieven en collecties tot gevolg zou kunnen
hebben.Artikel 10 ConsultrapportageMinstens eenmaal per jaar rapporteert de gemeentearchivaris het
college en de beheerder over zijn bevindingen.Artikel 11 Verslag aan raadIn het kader van de controlerende taak van de raad wordt de
consultrapportage door het college jaarlijks doorgeleid naar de
raad. Ten aanzien van de overgebrachte archieven en collecties is in
artikel 16 van deze verordening een soortgelijke bepaling
opgenomen.HOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIESArtikel 12 ArchiefbewaarplaatsHet college is op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 de
zorgdrager en als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk voor de
aanwijzing van een archiefbewaarplaats.Artikel 13 GemeentearchivarisDit artikel vloeit voort uit artikel 32, lid 1 van de Archiefwet
1995.Artikel 14 Formele beheertaak gemeentearchivarisDe in dit artikel genoemde punten stemmen overeen met het
takenpakket van de gemeentearchivaris zoals dat beschreven is in de
overeenkomst die de gemeente Tilburg met de stichting
Mommerskwartier afsluit in het kader van de uitvoering van
archiefbeheerwerkzaamheden.Artikel 15 JaarverslagJaarlijks rapporteert de gemeentearchivaris aan het college over de
uitvoering van zijn formele beheertaak inclusief het houden van
toezicht op de uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden door de
stichting Mommerskwartier.Artikel 16 Verslag aan raadIn het kader van de controlerende taak van de raad zendt het college
het jaarverslag van de gemeentearchivaris door aan de raad.HOOFDSTUK IV SLOTBEPALINGArtikel 17 In werking tredenDeze bepaling spreekt voor zich.