Organisatie | Alphen-Chaam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Alphen-Chaam 2007 |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Alphen-Chaam 2007 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-04-2007 | 01-01-2015 | nieuwe regeling | 29-03-2007 Ons Weekblad 06-04-2007 | - |
HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Artikel 8 Informatieplicht beheerder
De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de toezichtstaak noodzakelijk zijn.
Daarnaast verleent deze de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archieven en collecties en in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
HOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
In dit artikel worden de belangrijkste begrippen uit de verordening beschreven zodat er geen verschillende opvattingen over een zelfde begrip kunnen ontstaan. Bij de beschrijving is aangesloten bij het begrippenkader dat in de opgestelde overeenkomst tussen de gemeente Tilburg en de stichting Mommerskwartier ter uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden is opgenomen.
De zorgtaak van het college vloeit voort uit artikel 30 van de Archiefwet 1995. Deze taak heeft zowel betrekking op de niet-overgebrachte- als op de wel welovergebrachte archieven en collecties.
De zorgtaak heeft betrekking op vier terreinen te weten:
Het college heeft als taak om ervoor te zorgen dat de archiefwerkzaamheden op een zodanige kunnen
worden uitgevoerd dat voldaan wordt aan het gestelde in de Archiefwet 1995 alsmede daaruit
Artikel 3 Besluit informatiebeheer
In het "Besluit informatiebeheer", dat door het college wordt vastgesteld, worden nadere regels opgenomen voor het beheer van documenten door de gemeentelijke organen, resp. de gemeentelijke organisatie. Deze voorschriften zijn een concretisering van aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats alsmede van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven en collecties.
HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Het is zaak om een goede archiefruimte te hebben. De wettelijke verplichting daarvoor vloeit voort uit artikel 13 van het Archiefbesluit 1995, en de daaruit tot stand gekomen regeling Bouw- en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Duidelijkheidshalve wordt opgemerkt dat geen verwarring moet ontstaan met de ruimten waar de dynamische bestanden op de werkplek worden beheerd. Een archiefruimte is een ruimte waar de archieven en collecties na hun dynamische fase worden bewaard in afwachting van overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Er is dus sprake van de volgende drietrap:
Dit artikel ziet erop toe dat de ambtelijke organisatie in voldoende mate gefaciliteerd wordt om de archieven en collecties, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, in goede en toegankelijke staat te brengen en te houden. Dit betekent dat met name moet worden bewaakt dat de toegankelijkheid en behoud van authenticiteit moeten worden gewaarborgd. En dat tevens binnen de organisatie wordt voldaan aan de duurzaamheidseisen van de op te maken documenten door onder meer het gebruik van bijvoorbeeld duurzaam papier, aangewezen inkten en toners. Dit geldt uiteraard eveneens voor de uitgaande documenten omdat die wellicht elders in een archiefruimte moeten worden bewaard.
Dit vloeit voort uit artikelen 11, lid 2 en artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 op grond waarvan nadere ministeriële regelingen zijn vastgesteld met nadere regels over de kwaliteit van toegankelijkheid en authenticiteit en de normen en procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archieven en collecties/interne stukken. Dit is geregeld in respectievelijk de ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.
Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de interne stukken na verloop van tijd op grond van een selectie worden gekwalificeerd òf als in aanmerkend komend voor permanente bewaring (overbrenging naar een archiefbewaarplaats) of op termijn vernietigbaar zijn.
Artikel 6 Toezichtstaak gemeentearchivaris
Ten aanzien van de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentearchivaris een belangrijke toezichthoudende functie. In het tweede lid wordt deze functie expliciet beschreven. Deze beschrijving stemt overeen met de beschreven functie van de gemeentearchivaris in de overeenkomst, die de gemeente Tilburg, ter uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden, met de stichting Mommerskwartier afsluit.
Artikel 7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivaris
Dit artikel bepaalt dat de gemeentearchivaris de toezichthoudende taak op niet-overgebrachte archieven kan overdragen aan een of meer aan hem onderschikte ambtenaar/ambtenaren. Veelal wordt deze de archiefconsulent of de archiefinspecteur genoemd. Deze hoeft niet persé de plaatsvervangend gemeentearchivaris te zijn. Uiteraard blijft de gemeentearchivaris wel eindverantwoordelijk voor het uit te voeren toezicht.
Artikel 8 Informatieplicht beheerder
Dit artikel richt zich tot de beheerder en schrijft een medewerkingsplicht voor in het kader van het toezicht door de gemeentearchivaris. Elke gemeentelijke dienst heeft een beheerder in de zin van deze verordening. Doorgaans is dat de directeur van de desbetreffende dienst, maar het kan eveneens bijvoorbeeld een sectorhoofd of afdelingshoofd zijn.
De beheerder is verplicht de gemeentearchivaris, voordat daarover een voorstel aan het college wordt aangeboden, te informeren over de in dit artikel genoemde onderwerpen. Deze voorinformatie is noodzakelijk om de inspectietaak goed te kunnen uitoefenen.
In het artikel zijn slechts die onderwerpen genoemd die, bij constatering achteraf, tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archieven en collecties tot gevolg zou kunnen hebben.