Organisatie | Sint Maarten |
---|---|
Organisatietype | Koninkrijksdeel |
Officiële naam regeling | LANDSVERORDENING houdende nieuwe regels betreffende het notarisambt |
Citeertitel | Landsverordening op het notarisambt |
Vastgesteld door | regering en Staten gezamenlijk |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-05-2015 | wijziging artikel 78 | 17-04-2015 AB 2015, no.9 | onbekend | ||
01-04-2014 | 30-05-2015 | Artikelen 27a, 28, 42, 44, 44a, 45, 46a, 46b, 47 en 49 | 09-01-2014 AB 2014, no. 6 | onbekend | |
10-10-2010 | 01-04-2014 | geconsolideerde tekst (GT) | 19-04-2013 A.B. 2013, GT no. 793 | onbekend |
HOOFDSTUK I Algemene Bepalingen
Het is de notaris verboden zijn ambt uit te oefenen in een samenwerkingsverband met een of meer notarissen of met een of meer andere vrije beroepsbeoefenaren, tenzij de Kamer van Toezicht op een daartoe strekkend verzoek van de notaris die een dergelijk samenwerkingsverband wenst aan te gaan, ontheffing heeft verleend voor de ambtsuitoefening in bedoeld samenwerkingsverband.
De notaris doet binnen een maand na zijn eedsaflegging aan de Kamer van Toezicht opgave van zijn al dan niet bezoldigde nevenbetrekkingen. Indien hij een dergelijke nevenbetrekking aanvaardt of beëindigt doet hij daarvan terstond aan de Kamer van Toezicht opgave. De Kamer van Toezicht houdt een register bij waarin van iedere notaris de nevenbetrekkingen zijn vermeld. Het register ligt bij de secretaris van de Kamer van Toezicht voor een ieder kosteloos ter inzage.
De notaris mag zijn ambt niet uitoefenen in dienstbetrekking of in een andere betrekking die zijn onafhankelijkheid beperkt, noch een met zijn ambt onverenigbaar beroep uitoefenen of een dergelijke betrekking bekleden, zoals lid van de rechterlijke macht daaronder niet begrepen het optreden als plaatsvervangend lid van het Hof of als plaatsvervanger van de rechter in eerste aanleg, deurwaarder, advocaat, hypotheekbewaarder, opsporings- of belastingambtenaar of Ontvanger.
HOOFDSTUK II Benoembaarheid, sollicitatieprocedure en benoeming
De notaris moet binnen twee maanden na de dag waarop zijn benoeming ingaat, voor de rechter in eerste aanleg, naar de wijze van zijn godsdienstige gezindheid, de navolgende eed of belofte en verklaring afleggen:
"Ik zweer (beloof) getrouwheid aan de Koning, gehoorzaamheid aan de wettelijke regelingen en eerbied voor de rechterlijke autoriteiten;
dat ik mijn ambt met eerlijkheid, nauwgezetheid en onpartijdigheid zal waarnemen;
dat ik de wettelijk voorgeschreven geheimhouding in acht zal nemen;
en (ik verklaar) dat ik voorts middellijk noch onmiddellijk onder enige naam of voorwendsel tot het verkrijgen van mijn aanstelling, aan wie dan ook, iets heb gegeven of beloofd, noch zal geven".
Hij die voor de eerste maal met een waarneming wordt belast, legt uiterlijk op de dag vóór de in het eerste lid bedoelde datum voor de rechter in eerste aanleg, naar de wijze van zijn godsdienstige gezindheid, de navolgende eed of belofte af:
"Ik zweer (beloof) getrouwheid aan de Koning, gehoorzaamheid aan de wettelijke regelingen en eerbied voor de rechterlijke autoriteiten;
dat ik het notarisambt met eerlijkheid, nauwgezetheid en onpartijdigheid zal waarnemen;
en dat ik de wettelijk voorgeschreven geheimhouding in acht zal nemen".
HOOFDSTUK V De akten en hun vorm, de minuten, grossen, afschriften en repertoria
De notaris mag geen akte verlijden waarin hijzelf, zijn echtgenoot of een bloed- of aanverwant tot en met de derde graad hetzij in persoon of door een vertegenwoordiger, als partij optreedt. Evenmin mag de notaris een akte verlijden waarin hijzelf, zijn echtgenoot of een bloed- of aanverwant tot en met de derde graad als vertegenwoordiger optreedt voor een partij bij die akte. Hetzelfde geldt met betrekking tot een akte waarbij een rechtspersoon als partij of vertegenwoordiger optreedt:
Het bepaalde in het eerste lid geldt niet voor akten waarbij openbare verkopingen, openbare verhuringen of openbare aanbestedingen worden geconstateerd en de in dat lid bedoelde personen als koper, huurder of aannemer zijn vermeld, noch voor akten waarin een proces-verbaal van het verhandelde in een vergadering wordt opgenomen en daarin deze personen als deelnemer worden vermeld.
De notariële akte mag geen beschikkingen of bepalingen inhouden ten voordele van de notaris te wiens overstaan zij is verleden, van de getuigen, van de echtgenoot van de notaris, van de echtgenoten van de getuigen en van de bloed- of aanverwanten van de notaris of de getuigen in de rechte linie zonder onderscheid van graden en in de zijlinie tot en met de derde graad. Hetgeen hiermee in strijd is, wordt voor niet geschreven gehouden; voor het overige blijft de akte geldig.
De getuigen moeten de notaris bekend zijn, of hun identiteit en bevoegdheid aan hem, door een of meer van de verschijnende personen verklaard zijn, en daarvan moet in de akte melding gemaakt worden. Zij moeten meerderjarig en ingezetenen van Sint Maarten zijn, hun handtekening kunnen plaatsen en de taal verstaan, waarin de akte verleden wordt.
In afwijking van het eerste en tweede lid mag de echtgenoot of bloed- of aanverwant van een koper, huurder, pachter, aannemer of borg bij onderscheidenlijk een openbare verkoop, verhuur, verpachting of aanbesteding, alsmede van een lid van een vergadering waarin van het verhandelde door een notaris proces-verbaal wordt opgemaakt, daarbij als getuige optreden.
dezelfde gegevens, met uitzondering van de burgerlijke staat, ten aanzien van natuurlijke personen en rechtspersonen die blijkens de akte de voormelde partijen vertegenwoordigen, alsmede de grond van hun bevoegdheid, met dien verstande dat voor natuurlijke personen die een kantoor houden of werkzaam zijn op een kantoor ten aanzien van aangelegenheden die dit kantoor betreffen in plaats van de woonplaats met adres ook het kantooradres vermeld kan worden;
Indien opgave van één of meer van deze gegevens niet mogelijk is, worden de redenen daarvan vermeld.
De notariële akte moet leesbaar, in onafgebroken samenhang, zonder afkortingen, witte vakken, gapingen of tussenruimten worden geschreven of op andere wijze duurzaam op het materiaal gesteld; de noodzakelijk opengebleven onbeschreven vakken in de akte moeten vóór de ondertekening door een of meer duidelijke inktstrepen voor verdere beschrijving onbruikbaar gemaakt worden; alle getallen ter bepaling van de hoeveelheid of de omvang van de zaken, welke in de akte worden vermeld, alsmede de dagtekening, moeten in schrijfletters worden uitgedrukt, maar kunnen daarvoor of daarna in cijfers worden gesteld.
Wanneer de verschijnende personen geen de notaris bekende taal verstaan, geeft een beëdigde vertaler, of onder bijzondere omstandigheden een door de notaris aan te wijzen vertaler, de verklaring van de verschijnende personen aan de notaris te kennen en vertolkt de akte daarna op een voor hen verstaanbare wijze. Van het te kennen geven van deze verklaring en vertolking wordt in de akte melding gemaakt.
Indien echter een of meer van de verschijnende personen alleen bij een bijzonder gedeelte van de akte belang hebben, of alleen bij zulk een gedeelte gehandeld hebben, is het voldoende dat dit gedeelte aan hem of hen wordt voorgelezen en door hem of hen wordt ondertekend en dat die voorlezing en ondertekening bij dit gedeelte van de akte uitdrukkelijk wordt vermeld.
Ten slotte wordt de akte door de notaris ondertekend. Onmiddellijk voordat de notaris de akte ondertekent, neemt hij het uur en de minuut van zijn ondertekening in de akte op in de gevallen waarin dit is vereist, door een verschijnende persoon wordt verlangd of door de notaris raadzaam wordt geacht.
Wanneer bij het verlijden van een akte van boedelbeschrijving, openbare verkoop, verhuur, verpachting of aanbesteding of bij een andere akte die niet wordt opgemaakt tot bewijs van de verklaringen van de verschijnende personen, maar alleen tot bewijs van handelingen of feiten die ten overstaan van de notaris tijdens het verlijden van de akte plaats hebben, een of meer van de verschijnende personen weigeren te tekenen of zich vóór de sluiting van de akte hebben verwijderd zonder ondertekening, heeft de akte niettemin kracht van authentiek geschrift. Indien deze omstandigheid zich voordoet en de reden van de weigering om te tekenen wordt opgegeven, moet daarvan uitdrukkelijk in de akte melding worden gemaakt.
Alle veranderingen en bijvoegingen worden in de marge van de akte geschreven, maar zijn alleen geldig voor zover die elk afzonderlijk door de verschijnende personen, die de akte hebben getekend, door de notaris en door de getuigen, indien de akte in tegenwoordigheid van getuigen wordt verleden, ondertekend of geparafeerd zijn.
Het is niet geoorloofd om in een akte of in de veranderingen en bijvoegingen welke in de marge of vóór het slot daarvan zijn gesteld, enige overschrijving, tussenvoeging of bijvoeging van woorden, letters, cijfers en leestekens te doen, of die op de een of andere wijze te schrappen of te doen verdwijnen of andere in de plaats daarvan te stellen, op straffe van nietigheid van hetgeen over of in de plaats is geschreven en van de tussen- of bijgevoegde woorden, letters, cijfers en leestekens.
De notaris is verplicht bij de vermelding krachtens artikel 89, tweede lid, van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek van de titel van overdracht in de akte van levering steeds ook de geldelijke tegenprestatie te vermelden, ook al is deze voor de overdracht zonder belang. Zo met het oog op de inschrijving een uittreksel wordt afgegeven, is de notaris verplicht deze vermelding ook daarin op te nemen.
De in de vorige artikelen van dit hoofdstuk bepaalde vormvoorschriften en geldigheidsvereisten zijn niet van toepassing op akten van uiterste wil, van bewaargeving en van terugneming, opgemaakt ingevolge de artikelen 98 tot en met 105 van Boek 4 van het Burgerlijk Wetboek.
In alle akten van overdracht en van scheiding van onroerende goederen en teboekgestelde schepen en luchtvaartuigen moeten de titels van aankomst en de dagtekening, het register, het deel en het nummer van de laatste overschrijving in de openbare registers worden vermeld. Van de onbekendheid van partijen met een of meer van deze gegevens wordt in de akte melding gemaakt.
Van deze verplichting zijn uitgezonderd akten van huwelijksaangifte en huwelijkstoestemming, van bekendheid, van volmacht of machtiging, van verklaring van het in leven zijn van personen en van het hun toebehoren van goederen, van kwijting, van aanbod van betaling, van protest, van erfrecht, van verbetering of aanvulling als bedoeld in de artikelen 23, 42 en 43 van de Landsverordening openbare registers, van verklaring van waardeloosheid van inschrijving in de openbare registers en van vermindering van bedragen waarvoor hypotheek is gevestigd, van verandering van een in een ingeschreven stuk gekozen woonplaats, van doorhaling of vermindering van verbanden en aantekeningen op de grootboeken der nationale schuld, benevens andere akten, waarvan de uitgifte in originali bij wettelijke regeling is toegelaten.
Het is geoorloofd van deze in originali uit te geven akten, met uitzondering van de volmachten waarin de naam van de gevolmachtigde oningevuld is gebleven, twee of meer gelijkluidende op hetzelfde ogenblik te verlijden en te doen tekenen, in welk geval in elke akte het aantal gelijkluidende akten wordt vermeld, terwijl alle slechts voor één en één voor alle in rechte zullen gelden.
Na de dood van de erflater moet de notaris een onderhandse uiterste wil die hem gesloten is ter hand gesteld, aanbieden aan de rechter in eerste aanleg van het sterfhuis. De rechter in eerste aanleg zal de uiterste wil openen en proces-verbaal opmaken van de aanbieding en de opening van de uiterste wil, alsmede van de staat waarin deze zich bevindt, en dit stuk daarna aan de notaris die de aanbieding heeft gedaan, teruggeven.
De notaris is gehouden om in geval van overlijden of afwezigverklaring van de testateur binnen 14 dagen na kennisneming daarvan, de hem bekende belanghebbenden te berichten dat uiterste wilsbeschikkingen van de overledene of afwezige onder zijn minuten berusten. Hetzelfde is van toepassing op akten waarbij een uiterste wil is herroepen.
Behoudens de bij de wettelijke regelingen daaromtrent bepaalde uitzonderingen, moeten de uittreksels gelijkluidend zijn met de overgenomen gedeelten en moeten altijd het hoofd en slot van de akte alsmede de vermelding van de handelende personen, hun betrekkingen en hoedanigheden, in het uittreksel voorkomen. Aan het slot worden gesteld de woorden: "Uitgegeven voor woordelijk gelijkluidend uittreksel".
De erflater kan bij uiterste wilsbeschikking bepalen dat de in artikel 46, eerste lid, bedoelde afschriften, uittreksels en grossen van zijn uiterste wil niet mogen worden uitgegeven noch inzage in zijn uiterste wil mag worden verleend, voor zijn lijk is begraven of verbrand, met dien verstande dat zodanig uitstel niet meer mag bedragen dan vijf dagen na het overlijden van de erflater.
De notaris geeft van tot zijn protocol behorende verklaringen van erfrecht desverlangd afschriften uit aan degenen die daarbij belang hebben in verband met een rechtsverhouding waarin zij tot de erflater stonden. Eveneens geeft de notaris van tot zijn protocol behorende notariële akten, houdende uiterste wilsbeschikkingen, desverlangd uittreksels uit aan personen als bedoeld in de eerste zin, doch alleen voor wat betreft dat gedeelte van de akte dat betrekking heeft op feiten als bedoeld in artikel 188 van Boek 4 van het Burgerlijk Wetboek.
De notaris mag, met uitzondering van een aan hem in bewaring gegeven onderhandse uiterste wil, geen minuten uit handen geven, anders dan in de gevallen bij wettelijke regelingen voorzien of krachtens rechterlijk bevel, met inachtneming van de bepalingen in het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering en het Wetboek van Strafvordering voorgeschreven.
Uitgezonderd in de bij wettelijke regelingen voorziene gevallen of anders dan krachtens rechterlijk bevel mag de notaris geen grossen, afschriften of uittreksels, noch inzage of mededeling van de inhoud van de akte geven aan anderen dan onmiddellijk belanghebbende personen, hun erfgenamen of rechtverkrijgenden.
Uittreksels of gedeelten van akten mogen niet als grosse worden uitgegeven, met uitzondering echter van akten van verdeling van een gemeenschap en van processen-verbaal van openbare verkoop, verhuur, verpachting en aanbesteding, waarvan het geoorloofd is voor iedere afzonderlijke toedeling, koop, huur, pacht of aanneming, of voor alle door een en dezelfde persoon of personen gezamenlijk gedane kopen, huren, pachten of aannemingen een uittreksel als grosse uit te geven, voor zover die personen het proces-verbaal medeondertekend of bij verhindering verklaard hebben door daarin genoemde beletselen niet te hebben kunnen tekenen; de voorwaarden van verkoop, verhuur, verpachting of aanbesteding moeten echter voor zover zij de betrokken kopen, huren, pachten of aannemingen aangaan, in hun geheel in dit uittreksel worden opgenomen.
Geen grossen mogen worden uitgegeven van een verklaring van erfrecht als bedoeld in artikel 188 van Boek 4 van het Burgerlijk Wetboek of een notariële verklaring als bedoeld in artikel 26, artikel 27, derde lid, artikel 30, artikel 31, onderdeel b, in verbinding met artikel 26, eerste lid, en de artikelen 34, 35 en 36 van de Landsverordening openbare registers.
Na verloop van zes maanden na de benoeming van een notaris moeten alle door hem uit te geven akten, grossen, afschriften en uittreksels een afdruk van dat zegel dragen en moeten alle aanhechtingen van stukken daarmee geschieden. Het zegel wordt tevens gebezigd voor de verzegeling, bedoeld in artikel 658 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering.
De notaris is verplicht om, hetzij zelf, hetzij door een schriftelijk gemachtigde, uiterlijk op de laatste werkdag van februari van ieder jaar ter griffie van het Gerecht over te brengen een door hem voor echt verklaard dubbel van het repertorium van de akten, welke hij gedurende het afgelopen jaar heeft verleden.
De notaris is verplicht binnen de eerste tien dagen van iedere maand bij de Directeur der Belastingen in te leveren, desgewenst tegen ontvangstbewijs, in dubbel opgemaakte lijsten waarop naar volgorde van verlijden de in artikel 1, eerste lid, van de Landsverordening op het testamentenregister genoemde akten die in de voorafgaande kalendermaand door hem zijn verleden of aan hem ter hand zijn gesteld, zijn ingeschreven.
Ieder nummer van deze lijsten moet bevatten:
de voornamen, de naam, het beroep of de maatschappelijke betrekking en de woonplaats van de persoon die een beschikking als bedoeld in artikel 1 van de Landsverordening op het testamentenregister, maakt zoals en voor zover deze gegevens in de akte zijn vermeld, en de datum en de plaats van geboorte van die persoon of, indien een van beide of beide gegevens niet kunnen worden opgegeven, de verklaring dat en om welke reden die opgave niet mogelijk is;
Tussen de personen, benoemd ingevolge het eerste of tweede lid, mag niet bestaan de verhouding van echtgenoten, bloed- of aanverwantschap tot en met de derde graad, een samenwerkingsverband tot het uitoefenen van het notarisambt of het beroep van kandidaat-notaris of de verhouding van werkgever tot werknemer.
De voorzitter van de Kamer van Toezicht kan kennelijk niet-ontvankelijke en kennelijk ongegronde klachten alsmede klachten die naar zijn oordeel van onvoldoende gewicht zijn, bij met redenen omklede beschikking afwijzen. Hij brengt klachten die niet minnelijk worden opgelost of niet door hem worden afgewezen, ter kennis van de Kamer van Toezicht. Hiervan wordt, evenals van de afwijzing van een klacht door de voorzitter van de Kamer van Toezicht, bij aangetekende brief met bevestiging van ontvangst kennis gegeven aan de klager en aan de betrokken notaris of kandidaat-notaris. In geval van afwijzing van een klacht wordt in de brief de termijn waarbinnen en de wijze waarop verzet kan worden gedaan, vermeld.
Indien de Kamer van Toezicht van oordeel is dat de klacht kennelijk niet-ontvankelijk, kennelijk ongegrond of van onvoldoende gewicht is, verklaart zij het verzet ongegrond en blijft de beslissing van de voorzitter van de Kamer van Toezicht in stand. De beslissing van de Kamer van Toezicht wordt met redenen omkleed.
Een lid van de Kamer van Toezicht of een plaatsvervangend lid dat voor de behandeling van een zaak in de Kamer van Toezicht zitting heeft, kan zich verschonen en kan worden gewraakt, indien er ten aanzien van hem feiten of omstandigheden bestaan, waardoor in het algemeen de rechterlijke onpartijdigheid schade zou kunnen lijden. De bepalingen met betrekking tot verschoning en wraking, bedoeld in Titel IV van het Zevende Boek van het Wetboek van Strafvordering zijn van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat in plaats van de verdachte en het openbaar ministerie de notaris of kandidaat-notaris en de klager een voordracht tot wraking kunnen doen en dat de raadpleging door de Kamer van Toezicht in plaats van na de conclusies of het requisitoir van het openbaar ministerie geschiedt na de conclusies van de notaris of kandidaat-notaris of de klager.
De notaris die zijn ambtsplichten verwaarloost, zich schuldig maakt aan enig handelen of nalaten in strijd met de zorg die hij behoort te betrachten ten opzichte van degene ten behoeve van wie hij optreedt, of aan enig handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris niet betaamt, kan door de Kamer van Toezicht ambtshalve of naar aanleiding van een klacht in een met redenen omklede beslissing aan de navolgende maatregelen worden onderworpen:
De maatregelen, genoemd in de onderdelen c en d, kunnen gecombineerd worden opgelegd.
De kandidaat-notaris die zich schuldig maakt aan enig handelen of nalaten in strijd met de zorg die hij behoort te betrachten ten opzichte van degene ten behoeve van wie hij optreedt, of aan enig handelen of nalaten dat een behoorlijk kandidaat-notaris niet betaamt, kan door de Kamer van Toezicht ambtshalve of naar aanleiding van een klacht in een met redenen omklede beslissing aan de navolgende maatregelen worden onderworpen:
De Kamer van Toezicht kan bepalen dat een maatregel, genoemd in het eerste lid, onderdeel c of d, of het tweede lid, onderdeel c, slechts ten uitvoer zal worden gelegd, geheel of gedeeltelijk, indien de notaris onderscheidenlijk de kandidaat-notaris zich gedurende een bij het opleggen van de maatregel bepaalde proeftijd, die ten hoogste twee jaar kan duren, heeft schuldig gemaakt aan een handelen of nalaten als bedoeld in het eerste of tweede lid, of niet in overeenstemming heeft gehandeld met bij het opleggen van de maatregel gestelde, gedurende die proeftijd geldende bijzondere voorwaarden. De bijzondere voorwaarden mogen de godsdienstige of staatkundige vrijheid niet beperken.
Bij het toepassen van een maatregel, genoemd in het eerste lid, onderdeel b, c of d, of in het tweede lid, onderdeel c, kan de Kamer van Toezicht besluiten tot op een door haar te bepalen wijze van openbaarmaking van de maatregel, al dan niet met vermelding van de gronden waarop deze maatregel berust. De openbaarmaking vindt plaats nadat de beslissing in kracht van gewijsde is gegaan.
De Kamer van Toezicht is bevoegd de notaris, tegen wie ernstig vermoeden is gerezen, dat hij een van de in artikel 57 bedoelde handelingen of verzuimen heeft gepleegd, voor een termijn van ten hoogste zes maanden ongevraagd verlof te verlenen. Zij kan deze termijn eenmaal voor ten hoogste zes maanden of totdat op een door haar gedane voordracht tot ontzetting zal zijn beslist, verlengen. De Kamer van Toezicht kan deze termijnen te allen tijde verkorten. Voordat de Kamer van Toezicht de notaris ongevraagd verlof verleent, hoort zij hem dan wel roept zij hem daartoe behoorlijk op.
De Kamer van Toezicht is bevoegd getuigen en deskundigen te horen. De getuigen en deskundigen zijn verplicht te verschijnen en getuigenis af te leggen. De oproeping geschiedt op de wijze, door de voorzitter van de Kamer van Toezicht bepaald. Oproeping door middel van dagvaarding geschiedt bij deurwaardersexploot.
De getuige moet, naar de wijze van zijn godsdienstige gezindheid, de eed afleggen of de belofte doen de waarheid en niets dan de waarheid te zullen zeggen. De deskundige moet, naar de wijze van zijn godsdienstige gezindheid, de eed afleggen of de belofte doen zijn taak naar geweten te zullen vervullen.
Binnen 14 dagen na de datum van ontvangst van de in artikel 58, zesde lid, bedoelde aangetekende brief kunnen de betrokken notaris of kandidaat-notaris en de klager bij verzoekschrift tegen de beslissing van de Kamer van Toezicht, behoudens voor zover deze een voordracht tot ontzetting uit het ambt inhoudt, in hoger beroep komen bij het Hof. De griffier van het Hof geeft van het instellen van het beroep onverwijld kennis aan de Kamer van Toezicht, aan de notaris of kandidaat-notaris, indien het beroep door de klager is ingesteld, en aan de klager indien het beroep door de notaris of kandidaat-notaris is ingesteld.
De notaris die in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld, is van rechtswege in de uitoefening van zijn ambt geschorst en kan op vordering van het openbaar ministerie na verhoor of behoorlijke oproeping door het Hof uit zijn ambt worden ontzet.
HOOFDSTUK VII Het bewaren en overbrengen van minuten, registers en repertoria
De notaris moet zijn minuten, registers en repertoria zorgvuldig in een regelmatige orde en op voegzame wijze bewaren.
De notaris voor wie ingevolge artikel 17, eerste lid, onderdelen a tot en met d, een waarnemer is aangewezen, alsmede degenen die het archief of de praktijkboekhouding onder zich hebben, verlenen aan de waarnemer vrije toegang tot het archief van de notaris en verschaffen op verzoek van de waarnemer, gedaan in opdracht van belanghebbenden, de voor de uitoefening van diens werkzaamheden vereiste inlichtingen.
De waarnemer neemt binnen twee weken na de dag waarop de waarneming ingaat, over de minuten, registers en repertoria en de daartoe behorende dossiers en verdere bescheiden, welke volgens het gebruik met het protocol behoren te worden overgedragen, van de notaris of van degene die deze onder zich heeft. Hij verricht voorts ten aanzien daarvan al datgene waartoe deze laatste bevoegd en verplicht was.
Binnen acht dagen na het verstrijken van een waarneming draagt de waarnemer de door hem overgenomen minuten, registers of repertoria en de door hem verleden akten over aan de notaris wiens kantoor hij heeft waargenomen, diens opvolger, of aan degene die ingevolge artikel 72 met de bewaring daarvan is belast.
Bij vervulling van een opengevallen standplaats draagt de waarnemer aan de nieuwbenoemde notaris binnen twee weken na diens eedsaflegging de door hem overgenomen minuten, registers en repertoria alsmede de in artikel 68 bedoelde door hem overgenomen dossiers en verdere bescheiden over. De waarnemer draagt tevens de door hem tijdens de waarneming verleden akten en vervaardigde dossiers en verdere bescheiden als bedoeld in artikel 68, over.
Indien de nieuwbenoemde notaris wordt benoemd met ingang van de datum waarop het aan de aftredende notaris verleende ontslag ingaat, geschiedt de overdracht aan de nieuwbenoemde notaris door de aftredende notaris binnen twee weken na bedoelde datum. De nieuwbenoemde notaris verricht ten aanzien van de door hem overgenomen minuten, registers en repertoria al datgene waartoe de afgetreden notaris bevoegd of verplicht zou zijn geweest.
De nieuwbenoemde notaris draagt binnen drie maanden na een overdracht als bedoeld in het eerste of tweede lid, de minuten, registers en repertoria die op de eerste januari van het jaar waarin de overdracht plaatsvindt, ouder zijn dan dertig jaar, over aan de bewaarder van de bewaarplaats, bedoeld in artikel 73, tweede lid.
Na vervulling van de opengevallen standplaats verschaffen degenen die de praktijkboekhouding onder zich hebben, de bewaarder van het protocol op diens verzoek, gedaan in opdracht van belanghebbenden, de voor de uitoefening van diens werkzaamheden vereiste inlichtingen. Zij zijn van die gehoudenheid bevrijd voor zover zij de praktijkboekhouding aan de bewaarder van het protocol hebben afgegeven.
Door de Kamer van Toezicht wordt voor de bewaarplaats een notaris aangewezen aan wie de bewaring van de zich aldaar bevindende stukken zal zijn opgedragen en die bevoegd en verplicht is om ten aanzien daarvan al datgene te verrichten, waartoe de notarissen ten aanzien van hun minuten, registers en repertoria bevoegd en verplicht zijn, zonder dat enig stuk buiten de bewaarplaats zal mogen worden gebracht, anders dan in de gevallen in artikel 47 vermeld.
HOOFDSTUK VIII Overige bepalingen
De notaris wordt tot schadevergoeding veroordeeld jegens belanghebbenden, indien een door hem verleden akte uit hoofde van gebrek in de vorm nietig is, in rechte wordt vernietigd of geoordeeld wordt authenticiteit te missen, tenzij de notaris bewijst dat de fout hem niet is toe te rekenen, en verder in alle gevallen waarin een verplichting tot schadevergoeding bestaat.
De notaris is verplicht een deugdelijke administratie te voeren en van zijn vermogenstoestand en van alles wat zijn werkkring betreft een zodanige boekhouding te voeren dat daaruit te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden vastgesteld. De Kamer van Toezicht kan nadere regels stellen omtrent de eisen waaraan de administratie en de boekhouding moeten voldoen.
Uiterlijk op 1 juli van ieder kalenderjaar moet de notaris een balans en een winst- en verliesrekening over het voorafgaande jaar door een registeraccountant laten opstellen. Hij is voorts verplicht uiterlijk op 1 augustus van elk kalenderjaar aan de Kamer van Toezicht een verklaring van een accountant over te leggen waaruit blijkt dat de notaris een deugdelijke administratie en boekhouding als in het eerste lid bedoeld, heeft gevoerd en dat zijn liquiditeitspositie van dien aard is dat hij met name zijn kortlopende verplichtingen jegens derden kan nakomen.
Hij is gehouden inzage van zijn administratie en boekhouding te geven aan de Kamer van Toezicht, aan de procureur-generaal en aan de door deze instanties aangewezen personen. De kosten van deze inzage komen ten laste van het Land. Indien het naar het oordeel van de Kamer van Toezicht aan de schuld van de notaris is te wijten dat de inzage plaatsvindt, komen de kosten daarvan ten laste van de notaris.
Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van deze landsverordening en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
HOOFDSTUK X Overgangs- en slotbepalingen
Voor de toepassing van artikel 21, eerste lid, wordt een eed of belofte als bedoeld in artikel 13a van het Reglement op het Notarisambt in de Nederlandse Antillen, afgelegd onderscheidenlijk gedaan vóór het tijdstip van inwerkingtreding van deze landsverordening, gelijkgesteld met de in artikel 20, tweede lid, bedoelde eed of belofte.