| Organisatie | Hoogeveen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Hoogeveen 1996 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuurlijke organisatie |
De regeling heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 1996.
Archiefwet 1995, art. 30 lid 1, art. 31
1.Besluit informatiebeheer gemeente Hoogeveen 1996
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-05-1997 | 01-01-1996 | 01-10-2007 | intrekking | 27-03-1997 Hgv.Crt. 16-4-1997 | 97/24 |
De raad van de gemeente Hoogeveen,
gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 17 maart 1997;
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995;
besluit: vast te stellen de navolgende verordening:
VERORDENING betreffende de zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid van de wet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeentelijke organen wordt als archiefplaats, bedoeld in artikel 31 van de wet, de kelder aan de noordkant in het raadhuis, Raadhuisplein 1, aangewezen. Bescheiden die jonger zijn dan 20 jaar, die in deze bewaarplaats geplaatst zijn, zijn uitgesloten van de openbaarheid.
Voor de registers van de burgerlijke stand gelden de openbaarheidstermijnen, die genoemd zijn in Boek 1, artikel 17a, lid 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Hoofdstuk III De zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Onder de bevelen van Burgemeester en Wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en Wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
De gemeentesecretaris brengt eenmaal per vier jaar verslag uit aan Burgemeester en Wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk V Toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden, voorzover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerders verstrekken aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de verordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan Burgemeester en Wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De Archiefverordening van de gemeente Hoogeveen, vastgesteld bij raadsbesluit van 29 januari 1970 en de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 april 1976, worden ingetrokken.