Organisatie | Sint Maarten |
---|---|
Organisatietype | Koninkrijksdeel |
Officiële naam regeling | MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de 13de maart 2008 ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit |
Citeertitel | Beschikking digitaal beheer |
Vastgesteld door | Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur en recht |
Deze regeling is niet aangepast aan de nieuwe staatkundige situatie aangezien de regering van Sint Maarten voornemens is om op korte termijn een geheel nieuwe landsverordening in procedure te brengen.
Zie www.overheid.nl voor de historie van deze regeling vóór 10-10-10 via uitgebreid zoeken onder v.m. Nederlandse Antillen, met als zoekdatum 09-10-2010.
Archiefbesluit, art. 6
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-10-2010 | bestendiging Antilliaanse regelgeving in Sint Maarten | 21-07-2010 A.B. 2010, GT no. 1 en A.B. 2010, GT no. 30 | onbekend |
In deze beschikking wordt verstaan onder:
Deze beschikking is op de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden slechts van toepassing indien daaraan voldaan was op het tijdstip van de overbrenging, bedoeld in artikel 17 van de Archieflandsverordening 2007.
De zorgdrager draagt zorg dat elk onder hem ressorterend overheidsorgaan beschikt over een documentair structuurplan.
De zorgdrager draagt zorg dat elk onder hem ressorterend overheidsorgaan beschikt over een compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden (geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende documentair structuurplan) en de bestanden waarin deze bewaard worden, met daarin ten minste de gegevens, bedoeld in artikel 11, eerste lid, onderdeel e, alsmede de verblijfplaats van de archiefbescheiden.
De zorgdrager draagt zorg dat het archiefbeheerssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt zodanig dat:
elk van de archiefbescheiden kan worden gevonden, waarvan slechts bekend is hetzij enig onderwerp dat in het stuk behandeld is, hetzij het werkproces uit hoofde waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij wie de afzender is, zomede de datum en het nummer door de afzender aan het stuk gegeven, hetzij het nummer waaronder het stuk bij het ontstaan is geregistreerd;
De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of aan het in de artikelen 4, 5 en 6 bepaalde voldaan kan worden na de conversie of migratie.
Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging naar de archiefbewaarplaats, bedoeld in de artikelen 17 en 18 van de Archieflandsverordening 2007, te worden opgeslagen volgens de standaard, vermeld in bijlage 1.
De ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, zoals gerealiseerd door middel van toepassingsprogrammatuur, maken onverbrekelijk onderdeel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.
De zorgdrager draagt, teneinde aan het in de artikelen 4, 5, 6 en 9 bepaalde te voldoen, zorg voor de bewaring van de toepassingsprogrammatuur, met inbegrip van de nieuwere versies, overeenkomstig het bij of krachtens de Archieflandsverordening 2007 voor archiefbescheiden bepaalde. In voorkomende gevallen draagt de zorgdrager zorg voor de daartoe noodzakelijke regeling van licenties inzake toepassingsprogrammatuur.
Onverminderd het in artikel 3 van de Archieflandsverordening 2007 bepaalde blijven de artikelen 4, 6, 8 en 10 buiten toepassing ten aanzien van digitale archiefbescheiden en bestanden waaraan sedert 1 januari 2006 geen gegevens zijn toegevoegd of waarin sedert 1 januari 2006 geen gegevens zijn gewijzigd.
Met toestemming van de minister blijven de artikelen 4, 6, 8 en 10 buiten toepassing ten aanzien van sedert 1 januari 2006 ontvangen en opgemaakte digitale archiefbescheiden in bestanden waaraan sedert 1 januari 2007 geen gegevens zijn toegevoegd of waarin sedert die datum geen gegevens zijn gewijzigd. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.
Onverminderd het in artikel 3 van de Archieflandsverordening 2007 bepaalde blijven ten aanzien van andere dan in de artikel 12 bedoelde, bij de inwerkingtreding van dit besluit bestaande, digitale archiefbescheiden de artikelen 4, 6 en 10, eerste lid, gedurende twee jaren buiten toepassing.
De toepassing van deze beschikking wordt in overleg met de minister uiterlijk vóór 15 december 2008 geëvalueerd.