| Organisatie | Mill en Sint Hubert |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Mill en Sint Hubert 2008 |
| Citeertitel | Verordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Mill en Sint Hubert 2008 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
De “Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Mill en Sint Hubert” van 30 januari 2003 wordt ingetrokken.
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA) en op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wet WBP)
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-12-2008 | Onbekend | 11-12-2008 De Koerier | 2008/4028 |
Deze verordening verstaat onder:
a) de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
b) verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
c) GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
d) verantwoordelijke: het college van Burgemeester en Wethouders;
e) beheerder: degene die, op grond van de beheerregeling GBA, bedoeld in artikel 14 van de wet, is aangewezen als beheerder
f) beveiligingscoördinator:degene die, op grond van de beheerregeling GBA, bedoeld in artikel 14 van de wet, is aangewezen als beveiligingscoördinator;
g) bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke Organisatie het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;
h) ingeschrevene: degene over wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de gemeentelijke basisadministratie persoons gegeven van de gemeente is opgenomen;
i) afnemer: Bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van deal- gemene Wet Bestuursrecht (AWB);
j) derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een af neme en de ingeschrevene;
k) binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegeven in desbetreffende basisadministratie.
Artikel 2. Verplichtingen van de verantwoordelijke
1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
2. In bijlage A bij deze verordening worden de in het eerste lid bedoelde afnemers aangewezen.
Artikel 3. Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
1. Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder e.
2. Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder g.
3. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
a) (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
b) (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
c) verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijk gestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;
Artikel 4. Verbanden met andere gemeenteliike registraties
Op grond van artikel 96 van de wet GBA worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens in de in Bijlage A genoemde applicaties c.q. registraties ten dienste van de binnengemeentelijke afnemers, ten behoeve van de hun opgedragen taak, registratie en verificatie, de in bijlage B genoemde gegevens verstrekt. Deze registraties worden beheerd door het hoofd van de desbetreffende afdeling.
Artikel 5. Rechtstreekse toegang tot de GBA
Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens heeft c.q. hebben:
b. de door de beheerder aangewezen medewerkers van afdeling Inwoners, cluster burgerzaken;
c. de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeen komst tussen de bewerker en de gemeente. d. met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet, de binnengemeentelijke afnemers, ten behoeve van de hun opgedragen taak, tot de gegevens zoals genoemd in Bijlage B behorende bij deze verordening,
Artikel 6. Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
1. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan binnengemeentelijke afnemers, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie, systematisch gegevens verstrekt.
2. Deze binnengemeentelijke afnemers, evenals de te verstrekken gegevens ten behoeve van de hun opgedragen taak zijn vermeld in bijlage C, behorende bij deze verordening.
Artikel 7. Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet GBA, aan derden op verzoek gegevens worden verstrekt ten behoeve van verificatie, opsporing en benadering van doelgroepen.
2. Deze derden evenals de te verstrekken gegevens ten behoeve van de hen opgedragen taak zijn vermeld in de NWB verstrekkingentabel GBA. Zie hiervoor Bijlage D (Schema voor de schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA).
3. In bijzondere gevallen kunnen tevens gegevens als bedoeld in artikel 100, derde lid van de wet worden verstrekt, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad;
1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke.
2. In Bijlage A worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangewezen wordt welke gegevens het betreft. 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.
4. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.
1. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Mill en Sint Hubert stelt zich ten aanzien van de informatiebeveiliging als doelstelling die beveiligingsmaatregelen te treffen die enerzijds uit de wettelijke verplichtingen voortvloeien, en anderzijds de beschikbaarheid, data integriteit, vertrouwelijkheid en controleerbaarheid van de gemeentelijke bedrijfsprocessen zoveel mogelijk garanderen. Deze doelstelling geldt ten aanzien van alle gegevensverwerkende processen waarvoor het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Mill en Sint Hubert een beveiligingsplan vaststelt en de uiteindelijke verantwoordelijkheid draagt;
2. De beveiligingscoördinator is verantwoordelijk voor de controle van het beveiligingsplan en ziet erop toe dat eens per jaar de daarin opgenomen procedures worden gecontroleerd;
3. De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Informatiebeveiligingsplan.
1. De “Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Mill en Sint Hubert” van 30 januari 2003 wordt ingetrokken.
2. Deze verordening treedt in werking op 11 december 2008.
3. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Mill en Sint Hubert 2008”.
4. De verordening ligt ter inzage bij de afdeling Inwoners.
5. De gemeenteraad mandateert de bevoegdheid om de in de verordening genoemde bijlagen A, B, C en D te wijzigen aan het college van burgemeester en wethouders.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Mill en Sint Hubert in zijn openbare raadsvergadering van 11 december 2008.
TOELICHTING OP DE VERORDENING VOOR DE GEMEENTELIJKE GBA
Met ingang van 1 april 2007 is de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) op een aantal punten gewijzigd. Afnemers worden verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel over de juistheid van deze gegevens dit aan gemeenten terug te melden. Voor de binnengemeentelijke verstrekking van GBA-gegevens dient een verordening aanwezig te zijn. Deze verordening bevat in de meeste gemeenten ook een voorziening voor de verstrekking aan zogenaamde vrije derden zoals bedoeld in artikel 100 van de wet GBA. Zoals voorgeschreven in artikel 96, eerste lid, van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, regelt deze verordening:
1.de verstrekking van gegevens uit de GBA aan de binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens nodig hebben voor de vervulling van hun taken en die deze gegevens uit hoofde van artikel 3b van de Wet GBA moeten gebruiken;
2. de systematische verstrekking van de gegevens uit de GBA aan de binnengemeentelijke afnemers;
3. de toegang van de binnengemeentelijke afnemers tot de GBA;
4. de verbanden tussen de GBA en de andere gegevensverzamelingen van de gemeente. Daarbij wordt aangegeven welke de binnengemeentelijke afnemers als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA zijn en voor welke taken zij welke gegevens verstrekt krijgen uit de GBA. In overeenstemming met artikel 62, vierde lid, van de wet GBA geeft deze verordening voorts:
5. nadere regels over de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers aan de GBA;
6. nadere regels over de kennisgeving door het college aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding;
7. een overzicht van de binnengemeentelijke afnemers die een terugmelding doen op andere dan de authentieke gegevens in de GBA, waarbij is aangegeven welke gegevens dit betreft. Ook is de bij besluit van 30 januari 2003 door de Raad vastgestelde verordening aan herziening toe. Op diverse plaatsen in de verordening wordt verwezen naar een bijlage. Het is uiteraard mogelijk dat deze bij lagen worden vastgesteld en worden gewijzigd door besluiten van het college van burgemeester en wethouders. Deze bevoegdheid moet dan wel in de verordening worden opgenomen. Mandatering heeft als voordeel dat bij gewijzigde organisatorische dan wel systeemtechnische veranderingen de bijlagen accuraat kunnen worden aangepast zonder dat het beleid wordt aangetast. Voorgesteld wordt dat de gemeenteraad de bevoegdheid, om de in de verordening genoemde bijlagen A, B, C en D te wijzigen, aan het college van burgemeester en wethouders mandateert. De optie is verwoord bij de slotbepalingen in artikel 10. Bij het opstellen van het model is zoveel mogelijk uitgegaan van het VNG/NWB modelverordening persoonsregistratie. Door deze verordening te bewerken voldoet de gemeente aan de vereisten, zoals gesteld in de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA). De gemeenteraad zal de verordening dienen vast te stellen in de vergadering van 11 december 2008, waarna deze gelijktijdig in werking kan treden.
De verordening bestaat uit een aantal onderdelen. Allereerst zijn er algemene bepalingen (de artikelen 1 t/m 3), die gelden voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Vervolgens wordt uitwerking gegeven aan de vereisten van de Wet GBA (de artikelen 4 t/m 8). Tenslotte zijn er overige bepalingen (de artikelen 9 en 10).
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening handelt alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.
Artikel 2. Verplichtingen van de verantwoordelijke
Dit artikel verwijst naar de verplichtingen van het college van burgemeester en wethouders om de GBA zodanig in te richten dat de aangewezen binnengemeentelijke afnemers aan verplichtingen zoals bedoeld in artikel 3b en 63 Wet GBA kunnen voldoen met inachtneming van de verleende autorisaties.
Het hoofd van de afdeling Inwoners is conform de beheerregeling belast met de dagelijkse zorg over de GBA. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie de beheerder is. Het tweede lid is alleen van belang wanneer gebruik wordt gemaakt van de bewerkers constructie die op grond van de Wet GBA is toegestaan. Hiervoor is nog steeds een machtiging nodig van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel 4. Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van gegevens uit de GBA aan andere gemeentelijke registraties binnen de eigen Organisatie plaats. Hoewel dit zonder twijfel deel uitmaakt van het decentrale informatiebeleid, is de gemeente verplicht een verband dat voorziet in gegevensverstrekking vanuit de GBA te regelen. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd. In de artikelen 4 t/m 6 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.
Artikel 5. Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Rechtstreekse toegang wil zeggen het door een “online verbinding” kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. De onderdelen a en b regelen de toegang van de beheerder en de medewerkers van de afdeling Inwoners, cluster burgerzaken tot de GBA. Onderdeel c is alleen nodig als de gemeente gebruik maakt van een bewerker. Onderdeel d regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Deze komen dan ook in deze verordening niet voor. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA. (Artikelen 88 en 89 Wet GBA).
De GBA applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is een regeling getroffen voor .toegang van medewerkers van de afdeling Inwoners, het cluster burgerzaken tot het toepassingssysteem (Artikel 68i Besluit GBA).
Artikel 6. Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Het is voorstelbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch” gegevens worden verstrekt zonder hen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA (Artikelen 88 en 89 Wet GBA).
Voor verstrekkingen op papier is al een voorziening getroffen in de Wet GBA. (Artikel 88, eerste lid Wet GBA.). Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken. In het kader van de uitvoering van proces 15 van het Rampenplan is hier opgenomen het regionaal CRIB waarvan de uitvoering is gemandateerd aan de gemeente ‘s Hertogenbosch. Alhoewel de afdeling Inwoners een binnengemeentelijke afnemer is, is de uitvoering van de leerplichtadministratie in het Land van Cuijk opgedragen aan de gemeente Cuijk. Daarom is deze hier alsnog opgenomen. Ook de regio politie Brabant Noord Oost, wordt hier specifiek genoemd ter verkrijging van de gegevens welke nodig zijn voor de casusbehandelingen in het Veiligheidshuis Oss. Ook wordt hier de aansluiting van de gemeente op Zorg voor Jeugd vermeld aangezien zij gegevens nodig heeft ten behoeve van het verifiëren van gegevens van jeugdigen die geregistreerd worden in het digitale signaleringssysteem Zorg voor Jeugd. Tenslotte zal er in het kader van de regionale samenwerking met ingang van 2009 sprake zijn van een Intergemeentelijke Sociale Dienst. Vooruitlopende daarop wordt deze reeds bij de binnengemeentelijke afnemers vermeld.
Artikel 7 Overige verstrekkingen
In dit artikel kunnen de verstrekkingen, die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 van de Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan de “vrije derden”. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van de Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:
• Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden commerciële instellingen.
• In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven.
• Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen.
• Er moet worden nagegaan of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.
• Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.
• Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is (of landen een passend beschermingsniveau bieden kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens).
• Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
• Opgenomen zijn die organisaties welke een redelijk belang hebben bij het verkrijgen van informatie.
Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: “algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden” (Artikel 100, tweede lid, Wet GBA).
Deze plicht is opgelegd aan binnengemeentelijke (en later aan buitengemeentelijke) afnemers met het oog op de bijhouding van de authentieke basisadministratie persoonsgegevens. Zie “Procedure Terugmeldingen”.
Artikel 31 van het Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden welke in een gemeentelijk beveiligingsplan zullen worden opgenomen:
• het systeem c.q. de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten c.q. controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;
• de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;
• de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.
In dit artikel is onder meer opgenomen de citeertitel en de mandatering van de bijhouding van de bijlagen A, B, C, en D. aan het college van burgemeester en wethouders. Mandatering heeft als voordeel dat bij gewijzigde organisatorische dan wel systeemtechnische veranderingen de bijlagen accuraat kunnen worden aangepast zonder dat het beleid wordt aangetast.
Uiteraard dient de verordening van 30 januari 2003 te worden ingetrokken. .