1. Grondslag van gegevensverwerking
Het verwerken van persoonsgegevens in een personeelsdossier in het kader van de noodzakelijkheid voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar (art. 3.4.3 Wbp).
2. Verantwoordelijkheid
- a.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leudal is verantwoordelijk voor het opstellen van het reglement en het toezicht houden op het correct gebruik van richtlijnen betreffende de uitvoering van de WBP.
- b.
De coördinator P&O is beheerder van het reglement en verantwoordelijk voor evaluatie en bijstelling.
- c.
De medewerkers van het team P&O dragen zorg voor het correct verwerken van persoonsgegevens. Hieronder valt ook periodieke controle of gegevens nog kloppen.
3. Bevoegde medewerkers
Verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd door de medewerkers van het team P&O. Zij beheren de sleutels en zijn verantwoordelijk om verstoringen en inbreuk op de beveiligingsafspraken terstond te melden aan het college van B&W. Het college van B&W kan maatregelen treffen of onderzoek gelasten.
4. Inhoud
Per medewerker is er een dossier met:
- a.
een stamkaart (te genereren uit PIMS);
- b.
kopie identiteitskaart/paspoort;
- c.
gegevens met betrekking tot werving en selectie;
- d.
gegevens/mutaties met betrekking tot dienstverband;
- e.
gegevens/mutaties met betrekking tot loopbaan;
- f.
gegevens/mutaties met betrekking tot uitvoering rechtspositie;
- g.
gegevens/mutaties met betrekking tot ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden;
- h.
5. Ter beschikking van anderen
- a.
Voor ter beschikking stellen van bepaalde gegevens heeft de gemeente Leudal geen toestemming nodig van de medewerker, bijvoorbeeld voor het berekenen en uitbetalen van salaris. Ook gegevens die verplicht moeten worden doorgegeven in verband met arbeidsongeschiktheid vallen hieronder.
- b.
Voor alle andere gegevens zal de gemeente Leudal de schriftelijke toestemming van de medewerker vragen.
6. Inzagerecht
- a.
De medewerker kan inzage vragen in zijn personeelsdossier.
- b.
Het afdelingshoofd heeft inzagerecht voor gegevens die noodzakelijk zijn voor de rol als afdelingshoofd en de aansturing van medewerkers, kwaliteitsbewaking en personeelsmanagement.
- c.
Inzage kan persoonlijk plaatsvinden in aanwezigheid van de personeelsadviseur.
- d.
Indien een afschrift wordt verlangd, dan vindt dit plaats onder de regels en voorwaarden zoals in de handleiding van het ministerie is vermeld.
7. Correctierecht
- a.
De medewerker heeft het recht te verzoeken gegevens in zijn personeelsdossier te corrigeren. Dit verzoek moet schriftelijk worden gedaan.
- b.
Verwerking van de correctie vindt plaats conform landelijke voorschriften.
8. Bewaarverplichting
- a.
Het personeelsdossier blijft in stand gedurende de duur van het dienstverband.
- b.
Overige bewaartermijnen (conform selectielijst):
- -
10 jaar na einde dienstverband, pensionering of overlijden;
- -
40 jaar na einde dienstverband indien het personeel betreft dat in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen, alsmede de informatie over die stoffen;
- c.
De personeelsdossiers van markante personen worden blijvend bewaard.