Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van Loon op Zand

Reglement van orde

college burgemeester en wethouders - gemeente Loon op Zand - 2012

In de Gemeentewet staat dat ieder college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt en dat aan de raad toezendt (artikel 52).

Artikel 1 - Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van de werkzaamheden in portefeuilles.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging bij afwezigheid van één of meer wethouders.

• 3.

  Het college regelt bij afwezigheid van de burgemeester de vervanging.

• 4.

  Een collegelid dat verhinderd is het takenpakket uit te voeren, informeert hierover zo snel mogelijk de gemeentesecretaris (secretaris).

Artikel 2 - Dag en plaats vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert meestal eenmaal per week op een afgesproken dagen tijdstip en daarnaast zo vaak als de voorzitter of een wethouder dat nodig vindt.

• 2.

  Als een wethouder een extra vergadering nodig vindt, vraagt hij onder opgave van redenende voorzitter deze bijeen te roepen. Na een positief besluit van de voorzitter zorgt de secretaris voor eenoproep voor deze vergadering onder vermelding van de gespreksonderwerpen. Deze onderwerpen zendt de secretaris zo mogelijk uiterlijk 24 uur tevoren op een afgesproken wijze de collegeleden toe.

• 3.

  De vergaderingen vinden vrijwel altijd plaats in het gemeentekantoor.

Artikel 3 - Verhindering

• 1.

  Als een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij/zij dit door aan de secretaris.

• 2.

  Als de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij/zij dit door aan de voorzitter en aan de locosecretaris.

Artikel 4 – Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering is er een (vertrouwelijke) agenda waarop de te behandelen onderwerpen staan.

• 2.

  De collegeleden kunnen voorstellen en andere agendapunten aanbieden om op de agenda te plaatsen.

• 3.

  Het college geeft regels voor het opstellen van de agenda zoals:

  • a.

    wijze van aanbieding voorstellen;

  • b.

    tijdstip aanbieding voorstellen;

  • c.

    beoordeling voorstellen op integraliteit en beleidsconsistentie;

  • d.

    opbouw agenda;

  • e.

    wijze waarop collegeleden kunnen aangeven welke voorstellen en andere onderwerpen zij tijdens de vergadering willen bespreken.

• 4.

  Voor elke vergadering stuurt de secretaris, vrijwel altijd uiterlijk 24 uur van tevoren, aan de collegeleden de agenda en vergaderstukken toe. Daarnaast ligt bij het bestuurs-secretariaat een complete set van de agenda en vergaderstukken.

• 5.

  Onderwerpen waarover tijdige agendering niet mogelijk is, maar waarvan door spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kan een collegelid - onder opgave van reden(en) van urgentie voor de vergadering - doorgeven aan de secretaris.

• 6.

  Ook de secretaris kan spoedeisende onderwerpen agenderen volgens de regels die voor het college gelden.

• 7.

  Na de opening van de vergadering stelt het college de agenda vast.

• 8.

  In elk voorstel staat een advies over de openbaarheid van het onderwerp, aangeduid met de toevoeging ‘openbaar’, ‘niet openbaar’ en ‘onder embargo’. Na bespreking van de geagendeerde voorstellen beslist het college over de openbaarheid van de onderwerpen.

Artikel 5 – Voorzitter

Het takenpakket van de voorzitter van het college ziet er als volgt uit:

• a.

  voorbereiding vergadering en zorg voor samenstellen agenda;

• b.

  leiding vergadering en de andere werkzaamheden die in dit reglement zijn geregeld;

• c.

  het aan de orde stellen van de behandeling onderwerpen agenda;

• d.

  handhaving orde in vergadering;

• e.

  naleving reglement;

• f.

  wat de wet of dit reglement hem of haar verder opdraagt.

Artikel 6 – Secretaris

• 1.

  De secretaris is bij alle collegevergaderingen aanwezig en kan als adviseur aan de beraadslagingen deelnemen.

• 2.

  De secretaris ondersteunt de voorzitter bij de voorbereiding van de vergadering en de samenstelling van de agenda.

• 3.

  De secretaris verzorgt de verslaglegging van de collegevergaderingen en draagt via een goede ambtelijke ondersteuning bij aan een vlot verloop van de vergadering van het college.

• 4.

  Het college benoemt de locosecretarissen en stelt de volgorde ervan op.

• 5.

  Bij verhindering van de secretaris of zijn vervangers wijst het college een tijdelijke vervanger aan.

Artikel 7 - Deelneming derden aan vergadering

Het college kan eigen medewerkers, deskundigen, burgers en belanghebbenden uitnodigen de vergadering bij te wonen en deel te nemen aan de beraadslagingen. Op deze personen is artikel 55 van de Gemeentewet van toepassing.

Artikel 8 – Vergaderquorum en stemmingen

• 1.

  Aan het begin van de vergadering inventariseert de voorzitter de agendapunten waar ieder collegelid mee akkoord is. Deze agendapunten worden niet meer besproken.

• 2.

  Als geen van de collegeleden bij een besluit om stemming vraagt, is het voorstel aangenomen.

• 3.

  Als een collegelid bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het 4e, 5e of 6e lid van dit artikel wordt toegepast.

• 4.

  Als een collegelid daarom vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. Als daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

• 5.

  Als in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming plaatsvindt.

• 6.

  Als bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 - Verslag

• • 1.

    De secretaris zorgt voor het bijhouden van een presentielijst en voor de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2.

    De besluitenlijst bevat ten minste:

• a.

  namen aan- en afwezige leden;

• b.

  namen andere personen die hebben deelgenomen aan de vergadering;

• c.

  genomen collegebesluiten;

• d.

  gemaakte werkafspraken.

  • 3.

    Als een collegelid niet instemt met een collegebesluit wordt, wanneer hij of zij dit wenst, dit expliciet vermeld op de besluitenlijst. Het betrokken collegelid heeft vervolgens de vrijheid om zijn of haar eigen mening ook extern kenbaar te (laten) maken.

  • 4.

    Het college stelt de besluitenlijst in de eerstvolgende vergadering vast.

  • 5.

    Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 10 - Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris zorgt voor het opstellen van een besluitenlijst (gedagtekend en genummerd overzicht) met vermelding van de genomen besluiten die het college in de betreffende periode heeft genomen.

• 2.

  Als door spoedeisendheid een besluit, ter beoordeling van de secretaris en het eerstverantwoordelijke collegelid, geen uitstel duldt en door tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden buiten de vergadering voor akkoord is afgetekend, wordt het besluit als definitief besluit beschouwd. De secretaris zorgt ervoor dat alle collegeleden een kopie van het besluit ontvangen.

• 3.

  In de door het college vastgestelde vakantieperiode komen besluiten buiten de vergadering tot stand, als door tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden voor akkoord is afgetekend, waardoor het besluit als definitief besluit wordt beschouwd. In de eerstvolgende collegevergadering worden de besluiten ter kennisname van het college gebracht.

• 4.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, zorgt de secretaris voor spoedige toezending van de besluitenlijst aan de raad en voor openbaar-baarmaking van de besluitenlijst op de wijze die in onze gemeente gebruikelijk is.

Artikel 11 - Mandaatverlening

• 1.

  Als tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode een collegebesluit door spoedeisendheid geen uitstel duldt, zijn één of meer collegeleden bevoegd hierover een besluit te nemen.

• 2.

  In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan.

Artikel 12 - Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan zowel een gedeelte van of de gehele vergadering betreffen.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 13 - Inwerkingtreding

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 24 januari 2012. Dit reglement treedt in werking op de datum waarop de regeling is vastgesteld.

Burgemeester en Wethouders van Loon op Zand

De gemeentesecretaris De burgemeester,

P.A.M. van Bavel W.C. Luijendijk