| Organisatie | Leudal |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Protocol inzake integriteit |
| Citeertitel | Protocol inzake integriteit |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
CAR-UWO
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-09-2008 | 01-01-2007 | 18-12-2008 | Nieuwe regeling | 30-01-2007 Streekbode 10 september 2008 | Onbekend |
Aandacht voor de kwetsbaarheid van het openbaar bestuur is belangrijk. Een integere overheid is een noodzakelijke voorwaarde voor het goed functioneren van het openbaar bestuur. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat de overheid betrouwbaar, zorgvuldig en onkreukbaar is.
Een aantal maatschappelijke ontwikkelingen heeft de laatste jaren nieuwe aandacht voor integriteit van het openbaar bestuur noodzakelijk gemaakt.
Wijlen minister Dales van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (“De overheid is wel of niet integer. Een beetje integer kan niet. En met de integriteit van de overheid valt of staat het bestuur; aantasting van de integriteit van de overheid betekent niet minder dan dat de overheid het vertrouwen van de burger verliest. En zonder dat vertrouwen van de burger kan de democratie niet. Dan is er geen democratie meer. Dat is een beklemmend beeld") gaf in 1993 de aanzet tot het voeren van integriteitsbeleid.
Ook door onze huidige Commissaris der Koningin wordt bij herhaling aandacht gevraagd voor het ontwikkelen van beleid ter zake.
Doel van dit beleid is het openbaar bestuur te doordringen van het belang van integriteit dit mede in verband met de kwetsbaarheid van de overheid. Ook is het beleid gericht op het ontwikkelen van instrumenten die de integriteit beschermen en waar nodig versterken.
Het ontwikkelen van gedragscodes voor het bestuurlijk en ambtelijk functioneren is een maatschappelijk geheel geaccepteerd verschijnsel vanuit de onderkenning dat de ethiek van het zaken doen aan erosie onderhevig is.
Getracht wordt in deze eerste nota die op dit terrein in de gemeente Heythuysen zowel aandacht te besteden aan de ambtelijke als de bestuurlijke integriteit. Bij een nadere kennismaking van hetgeen het fenomeen integriteit omvat c.q. kan omvatten blijkt onmiddellijk dat nogal wat hooi op de vork genomen is. Gebleken is dat de nota niet meer dan een eerste aanzet kan omvatten die vanuit de praktijk zal moeten groeien. Onderkend is ook dat de bestuurlijke integriteit van een andere orde is en dat het bestuur zelf een steen zal moeten bijdragen aan de ontwikkeling van een integriteitsbeleid. De bestuurlijke integriteit heeft een expliciete voorbeeldfunctie voor de organisatie en zet bovendien letterlijk de norm.
Duidelijk is wel dat organisatorische maatregelen, huisregels en wettelijke kaders nooit voor een 100% dekking van het risico zullen kunnen zorgen. Belangrijker nog is een algemeen besef van normen en waarden waardoor de weerbaarheid toeneemt.
Openheid is een belangrijk middel om machtsbederf of een aantasting van de integriteit tegen te gaan. Openheid leidt tot transparantie, van bestuur en van handelen. De overheid moet aanspreekbaar en controleerbaar zijn op het waarom en hoe van de dingen die zij doet.
Wettelijke kaders en voorschriften
Het verschijnen van een nota met betrekking tot integriteitsbeleid doet voorkomen alsof integriteit binnen de gemeente Heythuysen iets nieuws is. Dat is natuurlijk niet zo. Her in der in de regelgeving zijn regels gesteld. De gemeentelijke rechtspositieregelingen stellen grenzen. De ambtenaar is gehouden zijn betrekking nauwgezet en ijverig te vervullen en zich ook overigens te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt (artikel 15:1:1 arbeidsvoorwaardenregeling). Het wetboek van Strafrecht kent de zogenaamde ambtsdelicten, strafbare feiten die alleen door een ambtenaar kunnen worden begaan. De Gemeentewet stelt regels met betrekking tot de nevenverdiensten van bestuurders. Met betrekking tot aanbestedingen is een gemeentelijke nota vastgesteld. Het belang van deze notitie is dan ook onder andere - zonder te streven naar uitputtendheid - om de bepalingen die samenhangen met het integriteitvraagstuk te noemen.
Naast de wettelijke kaders die min of meer duidelijk zijn, is er sprake van een “grijs gebied” waarin niet meteen duidelijk is wat al dan niet acceptabel is. Met de huisregels en de in deze nota vast te stellen gedragscode kan dit grijze gebied voor een deel worden ingevuld.
Het doel van de gedragscode is o.a. aangeven wat de gewenste attitude is in voorkomende situaties. Voorts is van belang dat integriteitbedreigende situaties herkend worden en voortdurend bespreekbaar zijn.
De gedragscode kan zo – naast de afzonderlijke gedragscodes die op basis van de Gemeentewet voor college en raad zijn vastgesteld - een hulpmiddel zijn voor de bestuurders en de medewerkers om te bepalen hoe men binnen de cultuur van de gemeente Heythuysen geacht wordt zich te gedragen wanneer bijvoorbeeld iets wordt aangeboden of wanneer bepaalde suggesties worden gedaan.
De meest voor de hand liggende aandachtsgebieden zijn het aannemen van relatiegeschenken, het accepteren van uitnodigingen voor etentjes en het al dan niet met of zonder toestemming verrichten van werkzaamheden voor derden. Centraal in de visie dient te staan dat de handelwijze probleemloos in de openbaarheid kan komen en dat men zelfs de schijn van “foul play” weet te vermijden.
Integriteit heeft met gedrag te maken. Volgens van Dale staat integriteit voor rechtschapenheid, onomkoopbaarheid.
In de vakliteratuur wordt integriteit omschreven als het op consistente wijze handhaven van de ongeschondenheid, onkreukbaarheid, openheid, rechtschapenheid en eerlijkheid van personen en organisaties, zodat bestuurder of ambtenaar zich zo gedraagt dat hij ten opzichte van iedere burger, organisatie en instelling vrij blijft staan en zich zonder verplichtingen voelt.
Om zich daarbij iets bij voor te stellen is het wellicht duidelijker om een aantal voorbeelden van gedrag te geven waarbij men niet integer is.
Corruptie: bij corruptie gaat het om handelingen of het nalaten daarvan van een ambtenaar of bestuurder, ten gunste van een derde, waar een bevoordeling van die ambtenaar of bestuurder tegenover staat. De benadeelde is de overheid die niet krijgt waarvoor wordt betaald of die aan de verkeerde partij producten en/of diensten levert waardoor een derde in zijn belang wordt geschaad.
Handelingen in het schemergebied: Handelingen in het schemergebied kunnen o.a. ontstaan wanneer (politiek) verantwoordelijke bestuurders doelstellingen formuleren waarbij voor de realisatie gebruik wordt gemaakt van “mazen” in de wet. De overheid dient zich steeds te realiseren dat haar interpretatievrijheid beperkter is dan van andere partijen, ook al wordt van haar bedrijfsmatig handelen verwacht.
Gevoelige taken en organisatieonderdelen.
De taakvelden waarop de gemeentelijke overheid zich begeeft is ontzettend divers. Niet alle taken en organisatieonderdelen zijn even kwetsbaar. Er zijn evenwel een aantal taakvelden die bijzonder kwetsbaar zijn. Hierbij kunnen ter illustratie worden genoemd:
In combinatie met kwetsbare taakvelden zijn het vaak omgevingsfactoren die een rol spelen bij het laakbaar gedrag. Hierbij kan worden gedacht aan:
In algemene zin geldt dat iedereen zijn functie onafhankelijk moet uitoefenen zonder zich (op een oneigenlijke manier) te laten beïnvloeden of onder druk te laten zetten. Zelfs de schijn van afhankelijkheid moet worden voorkomen.
Aangezien deze nota op de eerste plaats beoogt – op zoveel mogelijk praktische wijze – een handleiding te zijn voor integer handelen, worden onderstaand aanwijzingen gegeven voor zodanig handelen. Uit de aard der materie vloeit voort dat dit overzicht niet compleet kan zijn. De gedragslijnen van de nota dienen derhalve te worden aangevuld door de bestuurder en de ambtenaar vanuit het besef dat de gemeente er veel aan gelegen is als een integere eenheid te kunnen opereren. In deze gedragscode zijn voor een aantal veel voorkomende situaties een aantal regels op een rij gezet. Deze regels gelden uiteindelijk voor iedereen! De gewenste integriteit is niet de optelsom van de verschillende gedragsregels maar een grondhouding, een kwaliteit.
Integer is de bestuurder, ambtenaar die zijn functie onafhankelijk uitvoert en zich dus niet op een onbehoorlijke manier laat beïnvloeden en/of onder druk laat zetten.
Onderhandelingen en vertrouwelijke gesprekken met externe partijen waarbij afspraken worden gemaakt die financiële of juridische gevolgen kunnen hebben, voert u zoveel mogelijk samen met minstens een collega. Ook de externe onderhandelaar die handelt namens de gemeente of een gemeentelijk bestuursorgaan dient deze stelregel in acht te nemen. Denk nog eens aan de bevoegdheidverdeling zoals de Gemeentewet die heeft vastgelegd. Geef in gesprekken altijd duidelijk aan dat u onderhandelt namens b.v. het college van burgemeester en wethouders. U mag er vaak niet op vertrouwen dat uw onderhandelingspartner op de hoogte is van de gemeentelijke competentieregeling. Tenzij de bevoegdheid aan u is gemandateerd is geen bestuurder of ambtenaar bevoegd overeenkomsten te sluiten.
Van vorenbedoelde gesprekken en onderhandelingen maakt u steeds een schriftelijk verslag van tenminste de aanleiding, het doel, de gemaakte afspraken en de mate en termijn van vertrouwelijkheid.
Als vuistregel dient u altijd te hanteren dat geschenken of uitnodigingen niet geaccepteerd kunnen worden zolang de gesprekken of onderhandelingen lopen, tijdens een aanbesteding of indien er een inkooprelatie bestaat. Bij de aanbesteding van werken dienen de door de gemeenteraad vastgestelde aanbestedingsregels in acht te worden genomen.
Beslissingen met integriteitrisico
Als bestuurder, ambtenaar of medewerker neemt u dagelijks vele beslissingen. Sommige beslissingen brengen ook een risico met zich mee. Bij het verstrekken van gegevens of het doen van toezeggingen kan wel eens iets misgaan.
Beslissingen waarbij uw integriteit in het gedrang kan komen (zie o.a. de taken als genoemd onder het kopje gevoelige taken en organisatieonderdelen), neemt u daarom steeds in samenspraak met een collega.
Als er sprake is van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding of de schijn daarvan, dan draagt u uw beslissing zomogelijk over aan een collega of u legt de zaak ter beslissing aan het competente orgaan voor.
Besluiten door bestuursorganen en bestuurders/ambtenaren (krachtens mandaat)
Het hele proces van voorbereiding en het nemen van bestuurlijke besluiten moet objectief, verifieerbaar en helder zijn.
Bij het nemen van besluiten moet u zich primair afvragen of u bevoegd bent het besluit te nemen. Met name de competentieregels in de Gemeentewet, geattribueerde bevoegdheden in andere wetten, delegatie- en mandaatbesluiten dienen te worden nageleefd. In het kader van het budgetbeheer is een “regeling inkoopprocedure budgethouders” vastgesteld op grond waarvan aan ambtelijke medewerkers bevoegdheden worden toegekend.
Bij het nemen van besluiten moet u zich voorts steeds afvragen of er sprake kan zijn van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding of de schijn daarvan. Als dit het geval is, draagt u uw taken in deze procedure over aan een collega of aan het competente orgaan.
Sommige besluiten , zoals bijvoorbeeld m.b.t. inkoop, hebben een integriteitrisico. Overdragen heeft dan geen zin omdat dan uw collega hetzelfde risico zou lopen. Dergelijke besluiten neemt u daarom niet alleen, maar samen met een collega (door mede-parafering).
Als u lid bent van het college kunt u initiatieven altijd voorleggen aan de vergadering van het college.
Het moet voor iedereen vanzelfsprekend zijn dat met vertrouwelijke gegevens vertrouwelijk wordt omgegaan. Zowel collega’s als burgers moeten daar blind op kunnen vertrouwen.
Lekken van vertrouwelijke informatie dient men altijd te voorkomen. Lekken levert onnodige risico’s op, die nooit in verhouding kunnen staan tot wat ze eventueel opleveren. Voor zover mogelijk moeten heldere afspraken worden gemaakt over welke informatie vertrouwelijk is.
Bestuurders en ambtenaren moeten zich ervan bewust zijn dat ook informatie waarvoor niet expliciet een wettelijke geheimhoudingsplicht geldt, vertrouwelijk kan zijn. Naast beleidsoverwegingen kan ook de privacy van mensen tot geheimhouding noodzaken. Privacygevoelige gegevens zijn per definitie vertrouwelijk (gedacht moet worden aan gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon).
Voor raadsleden geldt dat niet alles wat voor hen ter inzage wordt gelegd of hen uit hoofde van hun functie wordt toegezonden openbaar is. Stukken voor intern beraad zijn hiervan een voorbeeld.
U moet daarom voorzichtig zijn met het aan derden verstrekken van informatie die vertrouwelijk kan zijn. Het op onjuiste wijze verstrekken van informatie kan leiden tot beschadiging van personen of kan personen onevenredig voordeel verschaffen.
In het gemeenhuis is sprake van een open computernetwerk. Dit betekent dat iedere ambtenaar vanuit zijn/haar werkplek de computerbestanden van collega’s (met uitzondering van de bestanden van de ambtenaren personeelszaken, bestuurssecretaresse en de secretaris) kan raadplegen, kopiëren etc.
Met betrekking tot vertrouwelijke informatie is het evenwel raadzaam dat het voor iedereen mogelijk is deze informatie op te slaan in een afgeschermde map. Het is voorts van belang dat de vertrouwelijke informatie op uw werkplek (bureau, pc) zodanig wordt beheerd, dat onbevoegden er geen kennis van kunnen nemen. Gevoelige stukken of dossiers dienen in afgesloten kasten en/of laden te worden opgeborgen.
Houdt u er ook rekening mee dat sommige gegevens een termijn hebben waarbinnen zij vertrouwelijk zijn. Voor zover mogelijk dienen heldere afspraken te worden gemaakt over de termijn gedurende welke informatie als vertrouwelijk wordt beschouwd.
Met betrekking tot het computernetwerk is het wenselijk te komen tot een centrale open structuur die door alle medewerkers kan worden “gebruikt” terwijl een aantal op functie benoemde medewerkers (o.a. secretaris, afdelingshoofden, medewerkers P&O, medewerkers kabinet, bestuurssecretaresses) moeten kunnen beschikken over een afgeschermde map waarin vertrouwelijke bestanden kunnen worden opgenomen.
Privacy met betrekking tot e-mailverkeer dient in acht te worden genomen.
In een afzonderlijke notitie zal aandacht worden besteed aan het verschil van openheid/openbaarheid bij beschikbaarstelling van stukken aan burgers en bestuurders en daarmee samenhangende onderwerpen als informatiebevoegdheid, en – plicht op grond van de Wet openbaarheid van bestuur en de geheimhouding o.g.v. de Gemeentewet.
De bestaande afspraak op dit gebied is dat alle ambtelijke contacten met de pers verlopen via de gemeentesecretaris. Bestuurlijk lopen de contacten primair via de burgemeester. Ook de wethouders - voor zover het hun portefeuille aangaat – zullen contacten hebben met de pers.
Bij contacten van de raadsleden met de pers zal primair het persoonlijk standpunt of het fractiestandpunt weergegeven worden. Van belang is dat hetgeen tegen de pers wordt gezegd of aan de pers wordt overgelegd (b.v. gelijktijdig overleggen van stukken aan de raad en aan de pers) niet valt onder de onschendbaarheid/verschoningsrecht als bedoeld in artikel 22 Gemeentewet.
Voor zover medewerkers ondanks het vorenstaande toch in contact komen met de pers volgt onderstaand een snelle test in 6 stappen of een beslissing ethisch verantwoord is:
(test: uit Personeelsmanagement).
Personeels- en sollicitatiegesprekken, benoeming leden bestuur
De gemeente Heythuysen kent een systematiek van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Tijdens deze gesprekken bestaat enerzijds voor de medewerker de gelegenheid kritisch naar het eigen functioneren te kijken, anderzijds vindt een stuk beoordeling plaats.
Zowel leidinggevenden als medewerkers kunnen er behoefte aan hebben om bij een beoordelingsgesprek een objectieve persoon uit te nodigen. Het reglement persoonsbeoordeling staat het bijwonen van een beoordelingsgesprek toe door de beoordelingsadviseur (1e medewerker P&O). Bijwonen is mogelijk op verzoek van de beoordelaar of de te beoordelen ambtenaar. Volgens de regeling dient de gesprekspartner hiermee evenwel in te stemmen. Deze bepaling lijkt niet in overeenstemming met het doel om een gesprek een derde uit te nodigen. De regeling functioneringsgesprekken kent de mogelijkheid tot het doen bijwonen van het gesprek door een derde niet.
Van zowel beoordelings- als functioneringsgesprekken dienen verslagen te worden gemaakt. Integriteitaspecten dienen bij deze gesprekken aan de orde te worden gesteld.
Ook met betrekking tot werving en selectie van gemeentepersoneel is het wenselijk dat dit volgens een vaste procedure verloopt. Wervings- en selectiegesprekken dienen te worden gevoerd door een sollicitatiecommissie die tenminste uit twee personen bestaat. Van te benoemen personen op sleutelposities dient antecedentenonderzoek plaats te hebben. Van de te benoemen personen dienen kopieën van getuigschriften te worden gevraagd ter bewaring in het personeelsdossier. Referenties dienen stelselmatig te worden gecontroleerd. Tijdens sollicitatiegesprekken wordt gewezen op integriteitaspecten van het nieuwe werk.
Bij de aanstelling van bestuurders is de ambts- en zuiveringseed in de Gemeentewet voorgeschreven (art. 14). Het afleggen van de eed of de verklaring en belofte is een noodzakelijke voorwaarde voor de uitoefening van het ambt van raadslid en de aanvang van de vergoeding voor het raadslidmaatschap. Het gaat hierbij om het naar eer en geweten vervullen van de plichten als lid van het gemeentebestuur.
Steeds meer gemeenten gaan ertoe over om de vroeger verplichte ambtseed of -gelofte voor ambtenaren weer in te voeren. Dit behoort tot de autonomie van de gemeenten. Overwogen kan worden om dit plechtige moment aan het begin van een ambtelijke loopbaar opnieuw op te pakken. Middels dit ‘plechtige moment’ wordt op bijzondere wijze aandacht besteed aan de bijzondere positie die de ambtenaar toch nog steeds inneemt. Bovendien noopt deze handeling tot een stuk bezinning op het ambtenaarschap. Het is een taak van personeel- en organisatie de beginnende ambtenaar bij wijze van introductie te wijzen op een aantal rechten en plichten (omgaan met informatie etc.) die uit de positie van ambtenaar voortvloeien.
Gemeentelijke goederen en financiën
De regels voor integer handelen gelden niet alleen in contacten met derden. Als bestuurder, ambtenaar of medewerker wordt van u verwacht dat u ook integer omgaat met gemeentelijke goederen en gelden.
U kunt dus geen gemeentelijke goederen mee naar huis nemen, tenzij u daar met toestemming gebruik van maakt voor het vervullen van uw functie. Artikel 15:1:3 van de arbeidsvoorwaardenregeling luidt:
Het is de ambtenaar verboden, behoudens toestemming verleend door of namens burgemeester en wethouders in bijzondere gevallen, ten eigen bate:
Als u gebruik maakt van financiële regelingen en/of afspraken of onkosten declareert wordt van u verwacht dat u dit eerlijk en volgens de regels doet. Het is van belang deze regels voor bestuur en personeel toegankelijk te doen zijn. Voor het ambtelijk apparaat geldt de afspraak dat declaratie van kosten eenmaal per drie maanden plaatsheeft en dat gebruik wordt gemaakt van door personeel & organisatie ontwikkelde declaratieformulieren. Juridisch interessant is de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State dd. 25 april 2000 waarbij nog eens werd uitgesproken dat declaraties van bestuurders (en bijbehorende bewijsstukken) die zijn ingediend en gehonoreerd, worden aangemerkt als documenten over een bestuurlijke aangelegenheid in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Dit betekent dat declaratiegedrag van bestuurders en ambtenaren niet meer alleen wordt gecontroleerd door de accountantsdiensten en de gemeenteraad, maar in bepaalde gevallen ook door de media.
Daar waar er geld aan te pas komt is functiescheiding weer helemaal ‘in’. Nu integrale beleidsadvisering regel is, worden ook overigens bepaalde taken over meerdere mensen verspreid. Iedere medewerker behoort te beschikken over een actuele functieomschrijving. Uit het pakket van functies wordt zodoende helder wie voor de uitvoering van een bepaalde taak aanspreekbaar is. Helderheid en transparantie op dit punt dragen bij aan een integere taakvervulling. Dit neemt niet weg dat het een soort ‘dubbele bezetting’ kan worden nagestreefd zonder aan de scheiding van functies afbreuk te doen. Het zou mogelijk moeten zijn dat meerdere mensen dezelfde functie uit kunnen voeren. Dit schept een beveiliging van de functie omdat dit een wederzijdse controle tot stand brengt. Niemand heeft dan een monopoliepositie op die functie en men is als het ware gedwongen de regels na te leven. bovendien komt dit de efficiency ten goede; de organisatie is niet van slechts een persoon afhankelijk voor de uitvoering van een taak.
De burgemeester en de gemeentesecretaris kunnen tot een gelimiteerd bedrag gebruik maken van een gemeentelijk creditcard. Met betrekking tot dit gebruik dienen nog gebruiksregels te worden opgesteld.
Bestellen van goederen en diensten
De gemeente Heythuysen heeft geen afdeling cq. medewerker die in het bijzonder belast is met de gemeentelijke inkopen. Met inachtneming van de Leidraad budgetbeheer is elke budgethouder tot een bedrag van € 15.000,-- zelfstandig bevoegd – onder voorwaarden - in te kopen/uitgaven te doen binnen begrotingsposten op zijn taakveld. Wordt dit bedrag overschreden dan dient de beslissing te worden voorgelegd aan het college. Het doen van inkopen en aanbestedingen is een van de risicogebieden in het kader van integriteit. Steeds bij eenzelfde leverancier kopen en het onderhouden van vriendschappelijke betrekkingen met betrokkene kan ertoe leiden dat andere zaken dan een gunstige prijs, goede kwaliteit en service een rol gaan spelen in het onderhandelingsproces. De schijn van ongewenste verplichtingen moet worden voorkomen.
Uit handelingen die ambtenaren ambtshalve verrichten mogen geen privé-voordelen ontstaan. Het risico bestaat dat contraprestaties worden verlangd resp. dat de ambtenaar manipuleerbaar wordt. Bovendien kunnen privé-transacties ten kosten gaan van de transparantie van het inkoopproces.
De gemeente kan geen regels stellen met betrekking tot privé-aankopen (buiten de gemeente om) door ambtenaren en bestuurders bij bijvoorbeeld een vaste leverancier van de gemeente. Betrokkene treedt daarbij geheel als privaat persoon op. De gemeente heeft hierover geen zeggenschap. In dit kader wordt er wel op gewezen dat de ambtenaar en de bestuurder er ook bij die transacties zorg voor dient te dragen dat hij of zij ook niet de schijn tegen heeft of krijgt. Het gebruik resp. misbruik maken van ambtelijke of bestuurlijke hoedanigheid in dit kader kan zijn weerslag hebben op ambtelijke/bestuurlijke integriteit en in het belang van dienst moet dit zoveel mogelijk worden voorkomen (denk bijvoorbeeld aan casus Made en Drimmelen).
Bestuurders, ambtenaren en medewerkers moeten elke vorm van oneigenlijke beïnvloeding vermijden. Zelfs de schijn daarvan is schadelijk.
Raadsleden (dus ook wethouders) en de burgemeester maken jaarlijks openbaar welke functies zij betaald of onbetaald uitoefenen naast het lidmaatschap van de raad of het burgemeesterschap. Deze functies worden geregistreerd en jaarlijks gepubliceerd in
“De Streekbode”. Uit de toelichting bij de Gemeentewet blijkt het te gaan om elke functie naast het raadslidmaatschap, bezoldigd of onbezoldigd en zowel functies die wel die welke niet uit hoofde van dit lidmaatschap worden vervuld.
Voor ambtenaren zijn ter zake regels gesteld in de arbeidsvoorwaardenregeling (zie hoofdstuk 15 CAR-UWO). De essentie van deze regels is dat de ambtenaar nevenwerkzaamheden bij B&W moet melden. De term ‘nevenwerkzaamheden’ dient ruim te worden opgevat. Hieronder vallen o.a. het lidmaatschap van een vereniging of stichting, het zijn van commissaris, bestuurder, vennoot of aandeelhouder. Hierbij is van belang dat nevenwerkzaamheden kunnen leiden tot belangenverstrengeling, schade aan kunnen brengen aan uw functie of u door uw nevenactiviteiten onvoldoende beschikbaar bent voor het verrichten van uw hoofdfunctie. De goede vervulling van de functie of de goede functionering van de openbare dienst dient voorop te staan. Meldingen worden in het Personendossier opgenomen en zijn op die manier beschikbaar voor het management.
Bestuurders/medewerkers met een eigen bedrijf kunnen in principe niet in aanmerking komen voor een opdracht van de gemeente.
De advisering door ambtenaren van andere partijen anders dan voortvloeiend uit de hun opgedragen taak in de tijd en met inzet van gemeentelijke middelen is niet toegestaan.
Geschenken, uitnodigingen en gunsten
Voor raadsleden en wethouders geldt ter zake het aannemen van gunsten en geschenken artikel 14 van de Gemeentewet.
Ook artikel 15:1:4 van de arbeidsvoorwaardenregeling voor ambtenaren is hieromtrent helder: Het is de ambtenaar verboden:
Voor een pen, een vlaai, een fles wijn of een bloemetje zult u het college niet willen lastigvallen. In dat zgn. grijze gebied bent u zelf verantwoordelijk. Let ook hier op de opmerkingen onder het kopje “onderhandelen”. Geschenken mogen in geen geval als geldbedrag worden aangenomen.
Neemt u in ieder geval nooit geschenken, gunsten of uitnodigingen aan als u het gevoel krijgt dat er een tegenprestatie van u wordt verwacht.
Openheid is in deze van belang. Wanneer u iets krijgt aangeboden, meldt dit altijd aan de leiding. Collegeleden melden geschenken, gunsten of uitnodigingen in de vergadering van burgemeester en wethouders.
Het aanbieden van cadeaus laat u zoveel mogelijk in de openbaarheid plaatsvinden. U voorkomt zoveel mogelijk dat geschenken naar een huisadres worden gestuurd door de potentiële gever hiervan op de hoogte te stellen. Wanneer dit toch gebeurt, dient dit te worden gemeld.
Geschenken die niet kunnen worden geaccepteerd stuurt u terug naar de afzender. Een maatstaf op dit punt zou kunnen zijn: wij nemen in principe niets aan wat wij ook niet zouden schenken (reciprociteitregel). Stel zakenrelaties op de hoogte van de vastgestelde regels om misverstanden te voorkomen: het moeten terugzenden van relatiegeschenken kan voor beide partijen zeer gênant zijn.
Zakelijke lunches, diners, reizen en dergelijke op kosten van derden zijn alleen toegestaan indien ze functioneel zijn. Bij meerdere zakelijke lunches etc. met dezelfde relatie(s) betalen de deelnemende partijen afwisselend de kosten.
Deelname aan excursies is mogelijk als dit functioneel is en redelijkerwijs niet geacht kan worden het gedrag van de genodigde te beïnvloeden. De kosten, inclusief reis- en verblijfskosten zullen voor rekening van de gemeente komen. Voor ambtelijke medewerkers geldt dat zij vooraf voor deelname de instemming van het afdelingshoofd dienen te verkrijgen. Voor collegeleden geldt dat zij deelname aan het college melden.
Geschenken en uitnodigingen met een bijzonder karakter of ter gelegenheid van een bijzondere gebeurtenis die worden aangeboden en die de in deze notitie genoemde bedragen en frequenties te boven gaan, mogen worden aanvaard met instemming van de gemeentesecretaris als het ambtelijke medewerkers betreft en met instemming van de commissie ABZ als het bestuurders betreft, een en ander per geval te beoordelen en te verantwoorden
Vertrouwenspersonen kunnen een dubbelfunctie bekleden, te weten zowel als meldpunt voor vermoedens van en concrete gevallen van niet-integer handelen, als een adviesfunctie ter voorkoming van inbreuken op de integriteit. Van essentieel belang is dat de anonimiteit van de melder gewaarborgd is. Bovendien werkt het de objectiviteit in de hand als de vertrouwenspersoon een minder nauwe band heeft met de afdelingen.
Gezien zijn relatief onafhankelijke positie binnen de organisatie komt hiervoor de 1e medewerker personeel en organisatie in aanmerking en dient als zodanig te worden aangewezen. Hij zal alle kwesties in vertrouwen met u bespreken en u adviseren over de vraag of de procedure met een melding als onder het kopje “incidenten” dient te worden ingezet. Voor de goede orde zij hier vermeld dat de gemeente Heythuysen reeds eerder een klachtenregeling ter zake ongewenste intimiteiten heeft vastgesteld. De in het kader van deze regeling aangewezen vertrouwenspersoon neemt na melding contact op met de GGD/BGD i.v.m. de daar aanwezige specifieke deskundigheid. Aangezien ook de bedrijfsarts is aangewezen als vertrouwenspersoon kan met deze ook rechtstreeks contact worden gezocht.
Het college heeft op 1 december 2003 de zgn. Klokkenluidersregeling vastgesteld. Deze regeling behelst een procedure voor het omgaan met bij een ambtenaar levende vermoedens van misstanden binnen de organisatie waar hij werkzaam is en de bescherming van de ambtenaar tijdens en na het volgen van die procedure. Als vertrouwenspersoon ingevolge deze regeling is de heer Mr. J.M.W. Mesters aangewezen.
Er wordt vanuit gegaan dat zich geen zaken op punt van integriteit in de gemeente Heythuysen zullen voordoen. Desondanks is het belangrijk dat bij zowel bestuurders als bij ambtenaren bekend is dat een bepaalde procedure is afgesproken voor momenten dat zich wel onregelmatigheden voordoen. Voor zowel de aanmelder, de “klokkenluider”, als de persoon waar het om gaat is dit van belang.
Als er een redelijk vermoeden bestaat dat er sprake is van een ambtsmisdrijf of –overtreding, of onregelmatig handelen wordt dit onmiddellijk behandeld conform vorenstaand omschreven.
Los van de strafwetgeving kan de gemeente t.a.v. haar medewerkers disciplinaire maatregelen nemen. Deze maatregelen variëren van schriftelijke berisping, schorsing, vermindering van salaris tot en met oneervol ontslag. Zie artikel 16:1:2 arbeidsvoorwaardenregeling.
Bij het bepalen van de zwaarte van de sanctie wegen de ernst van het feit, de voorgeschiedenis, de functie en de overige omstandigheden.
Incidenten die bestuurders betreffen kunnen politieke gevolgen hebben. De procedure voor het stellen van vragen en het indienen van moties is geregeld in het reglement van orde voor de gemeenteraad. Sancties zijn genoemd in de Gemeentewet.
Alhoewel niet direct thuishorend onder het kopje “sancties” kunnen bepaalde gedragingen leiden tot een klacht als bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Voor de afhandeling van deze klacht wordt naast de wet ook de gemeentelijk verordening Klachtrecht toegepast.
Enkele afsluitende algemene aanbevelingen
Binnen de gehele organisatie dient een duidelijke lijn te ontstaan, te groeien met betrekking tot integriteitbeleid. Deze nota is niet allesomvattend en moet worden gezien als een eerste aanzet. Op 10 februari 2004 zijn gedragscodes voor de gemeenteraad en voor het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. Deze gedragscodes zijn voorgeschreven in de Gemeentewet. Het bepaalde in deze regels derogeert aan het vermelde in deze nota.
Wanneer het om de bewaking van de integriteit gaat, is het van groot belang dat er ruimte is voor het uiten van kritiek, zowel in horizontale als in verticale richting. Ook moet die kritiek serieus genomen worden. Een organisatie die geen kritiek duldt of daarmee niets doet, verkleint haar zelfcorrigerend vermogen en biedt ruimte voor integriteitsaantastingen.
Moge deze nota ertoe bijdragen dat het zittende personeel, het management en bestuurders weer ‘op scherp’ staan en dat voor iedereen helder is wat de integriteitkoers is die de organisatie vaart.
De integriteit van de organisatie, bestuurders en medewerkers, vraagt om permanente aandacht en discussie en moet niet beschouwd worden als een probleem dat met een eenmalige nota definitief uit de wereld is geholpen
In de Gemeentewet zijn diverse bepalingen opgenomen die raakvlakken hebben of rechtstreeks betrekking hebben op integriteit. De meest in het oog springende bepalingen zijn onderstaand opgenomen.
Ook in de Algemene wet bestuursrecht zijn een aantal bepalingen opgenomen die betrekking hebben op het integer handelen van bestuursorganen, bestuurders en ambtenaren.
Hierbij moet gedacht worden over de bepalingen ter zake de Algemene Beginselen van Behoorlijk Bestuur ( fair play: art. 2:4, zorgvuldige voorbereiding: art. 3:2, verbod détournement de pouvoir: art. 3.3., belangenafweging/evenredigheid: art. 3:4) en daarnaast bijvoorbeeld de geheimhoudingsplicht: art. 2:5, inzagerecht van stukken etc.