Organisatieregeling 2012

Artikel 3 Het directieteam

• 1.

  Het directieteam voert ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken regelmatig gezamenlijk overleg.

• 2.

  Het directieteam brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan burgemeester en wethouders.

• 3.

  Het directieteam draagt, binnen de daartoe door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid zorg voor:

  • a.

    het coördineren en bewaken van de gemeentebrede (strategische) beleidsontwikkeling en uitvoering;

  • b.

    het bevorderen en bewaken van de samenhang binnen de organisatie;

  • c.

    het bevorderen en bewaken van de bestuurlijk - ambtelijke samenwerking; en

  • d.

    het bevorderen van het functioneren van de organisatie.

• 4.

  Het in het derde lid, sub a, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

  • a.

    zich extern oriënteren op maatschappelijke ontwikkelingen waarin een gemeentelijk initiatief aan de orde zou kunnen zijn;

  • b.

    sparring partner voor college op het gebied van brede maatschappelijke trends, integrale issues en het strategische beleid van de gemeente;

  • c.

    in overleg met het college en ambtelijke organisatie ontwikkelen van de gemeentelijke visie, doelen en strategie voor de ambtelijke organisatie;

  • d.

    hebben van permanente zorg voor de ontwikkeling van een strategische visie;

  • e.

    communiceren van de geldende strategische hoofdlijnen naar de organisatie;

  • f.

    zicht houden op de actuele toepassing van die strategische hoofdlijnen in het beleid;

  • g.

    nemen van initiatief als de consistentie c.q. de integraliteit van het gemeentelijk beleid in gevaar komt en/of bijstelling van de strategie aan de orde is;

  • h.

    fungeren als ambtelijk opdrachtgever van strategische beleidsprogramma’s en –projecten.

• 5.

  Het in het derde lid, sub b, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

  • a.

    binnen de door het college gestelde grenzen (bijvoorbeeld formatie, aantal managementlagen, etc.) nader vaststellen van de structuur van de organisatie;

  • b.

    bepalen van de interne werking van de organisatie door het vaststellen van de daarin toegepaste systemen en werkwijzen;

  • c.

    richting geven aan de uitvoering van het middelenbeleid door het ontwikkelen van concernkaders op gebied van financiën, personeel, organisatie, informatisering en automatisering;

  • d.

    procesverantwoordelijkheid dragen voor (eigenaar zijn van) de generieke en integrale uitvoering van de hoofdprocessen in de vorm van besturende processen, met uitzondering van projectmanagement;

  • e.

    faciliteren van managers en projectleiders door te zorgen dat zij over de noodzakelijke middelen en ondersteuning beschikken om de van hen gevraagde prestaties te kunnen leveren.

• 6.

  Het in het derde lid, sub c, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

  • a.

    streven naar eenheid van leiding;

  • b.

    faciliteren en bewaken van het goede verloop van het verkeer tussen college(leden) en de ambtelijke organisatie;

  • c.

    er zorg voor dragen dat het bestuur tijdige en volledige informatie en adviezen krijgt;

  • d.

    onderhouden van actieve en communicatieve werkrelaties met bestuur en ambtelijke organisatie.

• 7.

  Het in het derde lid, sub d, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

  • a.

    bevorderen en monitoren van het functioneren en de kwaliteit van de ambtelijke organisatie als geheel in het verlengde van de geformuleerde organisatieontwikkelingsdoelen;

  • b.

    bevorderen en monitoren van de kwaliteit en toepassing van de opgestelde concernkaders op het gebied van personeel, financiën, informatievoorziening;

  • c.

    bevorderen en monitoren naar behoefte van de beleidseffectiviteit in overleg met de managers;

  • d.

    nemen van initiatieven om een organisatiecultuur tot stand te brengen en een managementstijl te ontwikkelen waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen en met plezier kunnen werken.

• 8.

  Het directieteam heeft voorts de navolgende functies:

  • a.

    informatieoverdracht en terugkoppeling over bestuursopdrachten en besluiten van het college;

  • b.

    coördinatie van de interne informatievoorziening;

  • c.

    versterken en verduidelijken van de relatie tussen ambtelijke organisatie en bestuur;

  • d.

    het bieden van een platform voor gedachte-uitwisseling betreffende teamoverschrijdend beleid en in- en externe ontwikkelingen;

  • e.

    het bewaken van de hoofdprincipes;

  • f.

    procesverantwoordelijk voor besturingsprocessen;

  • g.

    het bieden van een platform voor overleg inzake zware beleidsbeslissingen.

Artikel 4 Werkwijze van het directieteam;

• 1.

  Het directieteam stelt jaarlijks het managementplan vast.

• 2.

  De leden van het directieteam stellen het streven naar eenheid van leiding centraal. In de praktijk wordt op basis van gelijkwaardigheid gewerkt en gestreefd naar eenstemmigheid en consensus in de besluitvorming.

• 3.

  In het geval er geen eenduidigheid kan worden bereikt, beslist de algemeen directeur en maakt melding aan het college van het afwijkende standpunt en onderliggende argumentatie van de andere directeur.

Artikel 5 De directeuren

De taken en bevoegdheden van het directieteam komen ook toe aan iedere directeur afzonderlijk, ook indien het betreft een taakveld of aangelegenheid waarvoor hij in het managementplan niet als eerstverantwoordelijke is aangewezen.

Artikel 6 Vervanging van de directeuren

Een directeur wordt bij afwezigheid vervangen door een andere directeur.

Artikel 7 De staf

De staf biedt ondersteuning aan het directieteam bij de uitvoering van zijn ambtelijke taken op concernniveau, is belast met de bevordering van de goede bedrijfsvoering van de organisatie en leidt strategische programma’s.

Artikel 8 De managers

• 1.

  Aan een manager is het beheer van één of meer teams opgedragen. Een manager geeft leiding aan meerdere teams en is procesverantwoordelijk voor één of meerdere generieke bedrijfsfuncties of hoofdprocessen.

• 2.

  Hij is verantwoordelijk voor de planning, voortgang en afdoening en voor de kwaliteit van de uitvoering van de aan zijn teams opgedragen taken.

• 3.

  De manager verricht zijn taken zodanig dat afstemming met de overige aandachtsgebieden plaatsvindt en is verantwoordelijk voor een integrale beleidsvoorbereiding.

• 4.

  Hij zorgt dat door zijn teams bij het college ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op rechtmatigheid en doelmatigheid, op juistheid en volledigheid, op de gevolgde en nog te volgen procedure en op integraliteit.

• 5.

  Tot de taken van de manager behoren:

  • a.

    het leveren van een bijdrage aan het managementplan;

  • b.

    het plannen en stellen van prioriteiten bij dagelijkse werkzaamheden;

  • c.

    het uitvoeren van het personeelsbeleid, waartoe behoort het beoordelen, begeleiden en selecteren van medewerkers;

  • d.

    het samenstellen en beheren van begrotingen;

  • e.

    bijdragen aan de voorbereiding en uitwerking van beleid en het initiëren van nieuw beleid;

  • f.

    inhoudelijk begeleiden en coachen van medewerkers bij de dagelijkse werkzaamheden;

  • g.

    het vertegenwoordigen van de teams in voorkomende gevallen:

  • h.

    het opstellen van (tussentijdse) rapportages;

  • i.

    het zorgdragen voor managementinformatie;

  • j.

    het initiëren en ontwikkelen van nieuwe activiteiten voor de afdeling;

  • k.

    het deelnemen aan interne en externe overlegvormen;

  • l.

    de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van alle processen en producten binnen de afdeling;

  • m.

    het bewaken van de uitvoering van de hoofdprincipes, I-principes en P-principes;

  • n.

    procesverantwoordelijkheid dragen voor (eigenaar zijn van) de generieke en integrale uitvoering van enkele generieke bedrijfsprocessen en/of hoofdprocessen ;

  • o.

    het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en kwaliteit van producten en diensten en de verantwoordelijkheid voor het middelenbeleid.

Artikel 9 Vervanging van managers

Een manager wordt in voorkomende gevallen vervangen door een ander, door het directieteam aan te wijzen, manager.

Artikel 10 Teamleider

• 1.

  De dagelijkse leiding van het team Buitendienst is opgedragen aan de teamleider. Onder toezicht van de manager geeft de teamleider leiding aan het team en is verantwoordelijk voor planning, voortgang en afdoening en voor de kwaliteit van de aan het team opgedragen taken.

• 2.

  Tot de taken van de teamleider behoren:

  • a.

    het opstellen van het teamplan als onderdeel van het managementplan;

  • b.

    het stellen van prioriteiten bij de dagelijkse werkzaamheden;

  • c.

    het verdelen, coördineren en afstemmen van de werkzaamheden en het geven van instructies;

  • d.

    het toezien op de kwaliteit van de uit te voeren werkzaamheden;

  • e.

    het voeren van functionerings-, beoordelings- en persoonlijke ontwikkelingsplangesprekken;

  • f.

    het vaktechnisch begeleiden van medewerkers;

  • g.

    het zorgdragen voor de realisering van de resultaatverplichting conform afdelingsplan;

  • h.

    het verstrekken van informatie en het opstellen van managementinformatie;

  • i.

    het toezien op de afhandeling van (schade)meldingen;

  • j.

    het zorgdragen voor aanschaf en beheer benodigd materiaal en materieel;

  • k.

    het bijhouden van de administratie;

  • l.

    het opstellen van (tussentijdse) rapportages.

• 3.

  De teamleider verricht zijn taken zodanig dat afstemming plaatsvindt met andere taken en taakvelden van de ambtelijke organisatie in het algemeen.

• 4.

  Een teamleider wordt in voorkomende gevallen vervangen door een door de manager aan te wijzen ambtenaar.

Artikel 11 Coördinatoren

• 1.

  De coördinator stuurt een team aan op resultaatafspraken, zoals door de manager met directie en het college van burgemeester en wethouders overeengekomen.

• 2.

  De volgende teams hebben een coördinator:

  • a.

    het team Klant Contact Centrum (KCC);

  • b.

    het team Maatschappelijke Ontwikkeling (MO);

  • c.

    het team Duurzame Ruimtelijke Ontwikkeling (DRO);

  • d.

    het team Omgevingsvergunning (OV);

  • e.

    het team Veiligheid & Handhaving (V&H);

  • f.

    het team Bestuur & Management (B&M);

  • g.

    het team Informatievoorziening (INF);

  • h.

    het team Belasting en Openbare Ruimte (BOR)

  • i.

    het team Financiën (FIN).

• 3.

  Hij is belast met de toedeling van werkzaamheden en met de vastlegging en monitoring van de werkafspraken met de werknemers van het team.

• 4.

  Hij voert regelmatig inhoudelijk overleg met de medewerkers over de toedeling en voortgang van de werkzaamheden.

• 5.

  Hij rapporteert aan de manager, zodat zo nodig aanvullende sturingsmaatregelen kunnen worden genomen op het gebied van tijd, prioriteit en capaciteit.

• 6.

  Hij heeft een signalerende rol naar de manager waar het gaat om het functioneren van de medewerkers.

• 7.

  De manager kan aan de coördinator een deelrol toekennen bij het functioneringsgesprek.

• 8.

  Voorstellen aan het college, afkomstig van het team, gaan via de coördinator. Hij verricht een redactionele kwaliteitstoets en een uniformiteitstoets.

Artikel 12 Senior beleidsmedewerkers

• 1.

  De senior beleidsmedewerker is eerste aanspreekpunt en inhoudelijk klankbord voor medewerkers over zaken binnen zijn beleidsveld.

• 2.

  Hij participeert binnen projecten in de rol van projectleider of projectlid.

Artikel 13 Informatie en advies

Een verzoek van een raadslid om informatie wordt behandeld overeenkomstig hetgeen terzake door de raad bij verordening ex artikel 33 Gemeentewet is bepaald.

Artikel 14 Ambtelijke bijstand

Een verzoek van een raadslid om advies of ambtelijke bijstand wordt behandeld overeenkomstig hetgeen ter zake door de raad bij verordening ex artikel 33 Gemeentewet is bepaald.

Artikel 15 Reguliere gegevensverstrekking

• 1.

  De organisatieonderdelen verstrekken aan het college alle gegevens die het college nodig heeft ten behoeve van het algemeen beheer van de organisatie.

• 2.

  Het college kan betreffende aard, inhoud, vorm en/of frequentie van deze gegevensverstrekking algemene en bijzondere aanwijzingen geven.

• 3.

  Het college is steeds bevoegd zich nadere gegevens te doen verstrekken.

Artikel 16 Inlichtingen

Het college en de afzonderlijke leden van het college zijn bevoegd bij alle ambtenaren inlichtingen in te winnen.

Artikel 17 Portefeuillehouderoverleg

• 1.

  Tussen de portefeuillehouder en de manager, die voor het betreffende portefeuilleonderdeel ambtelijk verantwoordelijk is, vindt structureel overleg plaats (portefeuillehouderoverleg).

• 2.

  Anderen kunnen uitgenodigd worden aan het overleg deel te nemen.

• 3.

  In het portefeuillehouderoverleg komen aan de orde:

  • a.

    bestuursopdrachten;

  • b.

    voortgangsberichten vanuit de ambtelijke organisatie aan de portefeuillehouder over zaken die in het college behandeld zijn;

  • c.

    voortgangsberichten vanuit de ambtelijke organisatie over zaken die aan de ambtelijke organisatie zijn gemandateerd;

  • d.

    overleg over inhoudelijk beleidsvoorstellen in de ontwikkelingsfase teneinde bestuurlijk/politieke wensen en ambtelijke ideeën aan elkaar te toetsen en op elkaar af te stemmen.

Artikel 18 Machtiging tot het voeren van overleg

• 1.

  De managers kunnen ambtenaren aanwijzen die omtrent onderdelen van het beleid namens hem direct overleg kunnen voeren met de portefeuillehouder.

• 2.

  Omtrent de inhoud van dit overleg stellen de aangewezen ambtenaren de manager op de hoogte.

Artikel 19 Mandaat

Burgemeester en wethouders onderscheidenlijk de burgemeester dragen er zorg voor bij het verlenen van mandaat dat dit mandaat en de omvang daarvan eenduidig en voor een ieder gemakkelijk kenbaar is.

Artikel 20 Managementoverleg

• 1.

  Er vindt wekelijks een managementoverleg plaats waaraan de directeuren en de managers deelnemen.

• 2.

  De algemeen directeur zit het overleg voor.

• 3.

  Doel van het managementoverleg is de onderlinge afstemming en coördinatie tussen directieteam en managers.

• 4.

  In het directieoverleg worden DT-voorstellen besproken, voorafgaand aan de besluitvorming door het directieteam. Eveneens kunnen inhoudelijke thema's van een team aan de orde komen. Ook organisatiebrede, teamoverstijgende thema’s staan ter discussie op de agenda, waarbij vooral uniforme visievorming het doel is.

Artikel 21 Informatieplatform

• 1.

  Het directieteam draagt er zorg voor dat wekelijks een informatiebijeenkomst plaats vindt, die door de managers kan worden bijgewoond en verder door iedereen die een collegevoorstel heeft ingediend of anderzins geïnteresseerd is.

• 2.

  In de informatiebijeenkomst vindt aan de hand van de besluitenlijst van het college informatieoverdracht en terugkoppeling plaats.

Artikel 22 Teamoverleg

• 1.

  De manager is voorzitter van het teamoverleg,

• 2.

  Het teamoverleg heeft tot taak:

  • a.

    de bespreking en beoordeling van de ontwikkeling van de organisatie;

  • b.

    de uitwisseling van informatie;

  • c.

    de bespreking en de bevordering van de onderlinge samenwerking en de integraliteit;

  • d.

    de bespreking en bevordering van de kwaliteit van het werk;

  • e.

    de bespreking en bevordering van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de medewerkers.

Artikel 23 Teamschouwgesprek

• 1.

  Er vindt periodiek een gesprek plaats tussen het directieteam en de managers (teamschouwgesprek).

• 2.

  Doel van de teamschouwgesprekken is het bevorderen van de ontwikkeling van de teams.

• 3.

  In het teamschouwgesprek komen in ieder geval de wijze van leiding en sturing van de teams, de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde producten en diensten (output) en de realisatie van (beleids)doelstellingen aan de orde.

Artikel 24 Projectgroep

Een projectgroep wordt ingesteld door het directieteam wanneer:

• a.

  er sprake is van een unieke taak waarmee het ambtelijk apparaat nog geen of zeer weinig ervaring heeft;

• b.

  er sprake is van substantiële deelname van meerdere teams en

• c.

  het gaat om een eindige taak die een concreet en helder beschreven resultaat moet opleveren.

Artikel 25 Werkgroepen

• 1.

  Een werkgroep wordt ingesteld door het directieteam wanneer:

  • a.

    er sprake is van reguliere werkzaamheden, waarbij meerdere teams betrokken zijn;

  • b.

    er sprake is van substantiële deelname van meerdere teams en

  • c.

    het gaat om voortdurende werkzaamheden.

• 2.

  Een werkgroep wordt ingesteld door een manager wanneer:

  • a.

    er sprake is van reguliere werkzaamheden, waarbij slechts diens teams betrokken zijn;

  • b.

    er sprake is van substantiële deelname van meerdere medewerkers en

  • c.

    het gaat om voortdurende werkzaamheden.

Artikel 26 Primaathouder

• 1.

  Elke aangelegenheid wordt primair voorbereid en uitgevoerd door het team tot wiens taakgebied de desbetreffende aangelegenheid behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald (primaathouder).

• 2.

  Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één team uitstrekt wijst het directieteam het team aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

Artikel 27 Integrale advisering

• 1.

  Indien een zaak het taakgebied van een ander team raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste team aanvullend advies aan dat andere team.

• 2.

  Het team dat aanvullend advies uitbrengt treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatieonderdeel teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

• 3.

  Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan het team dat met de voorbereiding of uitvoering belast is.

• 4.

  Een team kan ook uit eigen beweging aanvullend advies uitbrengen.

• 5.

  Bij blijvend verschil van inzicht voegt het team dat primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.