Organisatie | Overbetuwe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Instructie gemeentesecretaris gemeente Overbetuwe 2015 |
Citeertitel | Instructie gemeentesecretaris gemeente Overbetuwe 2015 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | instructie gemeentesecretaris 2015.pdf |
Geen.
Gemeentewet, art. 103, lid 2
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-06-2015 | 21-03-2020 | nieuwe regeling | 09-06-2015 officielebekendmakingen.nl d.d. 18 juni 2015, gemeenteblad nr. 53957 | 11bwb00039 | |
01-01-2012 | 19-06-2015 | nieuwe regeling | 29-11-2011 Hét Gemeente Nieuws; 07-12-2011 | 11bwb00022 |
Artikel 3 Ondersteuning commissies
Tenzij bij afzonderlijk besluit anders is bepaald, is het gestelde in artikel 2, voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van een door het college respectievelijk de burgemeester ingestelde commissie, van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het college respectievelijk de burgemeester nadere regels stelt.
Artikel 6 Leiding ambtelijk organisatie
Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van directie en teammanagers, heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
Artikel 7 Secretaris als bestuurder
De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.
De secretaris draagt er zorg voor dat de directeur bedrijfsvoering en de teammanagers, al dan niet via de directeur bedrijfsvoering, tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor hun teams zijn verbonden.
Artikel 10 Niet voorziene gevallen
In de gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het college.
Het college kan één of meerdere artikelen van deze instructie buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing, gelet op het belang van de door de secretaris uit te voeren taken en verantwoordelijkheden, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.
Artikel 12 Intrekking oude instructie
De Instructie gemeentesecretaris gemeente Overbetuwe 2011, zoals vastgesteld bij besluit van 29 november 2011, wordt ingetrokken.
Deze regeling wordt aangehaald als: Instructie gemeentesecretaris gemeente Overbetuwe 2015.
Aldus besloten in de vergadering van 9 juni 2015.
In artikel 103, eerste lid Gemeentewet is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat.
Het is primair aan het college om te bepalen op welke wijze dit ‘terzijde staan’ nader moet worden ingevuld. Om te bereiken dat het college zich uitdrukkelijk over de positie van de secretaris buigt, is in het tweede lid van artikel 103 Gemeentewet imperatief voorgeschreven dat het college in een instructie nadere regels vaststelt over de taak en de bevoegdheden van de secretaris.
Met de vaststelling van deze instructie wordt aan deze wettelijke verplichting voldaan.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit artikel worden de in deze instructie gehanteerde begrippen omschreven.
Artikel 2 Ondersteuning college
In de eerste vijf leden van dit artikel zijn de taken en verantwoordelijkheden van de secretaris ten behoeve van de ondersteuning van het college neergelegd. Deze taken en verantwoordelijkheden spreken voor zich.
In het zesde lid is bepaald dat de secretaris zijn taken en verantwoordelijkheden waar nodig in nauwe samenwerking met de directeur bedrijfsvoering en de teammanagers uitoefent, zodat zij hiermee ook een positie krijgen in deze instructie. Zie hiervoor ook het bepaalde in artikel 5.
Op grond van het zevende lid kan het college de secretaris nadere regels stellen.
Artikel 3 Ondersteuning commissies
Op grond van artikel 103, eerste lid Gemeentewet staat de secretaris de door het college en de burgemeester ingestelde commissies terzijde. Met dit artikel wordt geregeld dat de taken en verantwoordelijkheden van de secretaris, zoals neergelegd in artikel 2, ook ten aanzien van de door het college en de burgemeester ingestelde commissies gelden, tenzij bij besluit tot instelling van een commissie anders is bepaald.
Het bestuursorgaan dat de commissie heeft ingesteld, heeft ook de bevoegdheid om de secretaris daarbij nadere regels te stellen.
Artikel 4 Ondersteuning burgemeester
Naast de ondersteuning van het college en de door het college of de burgemeester ingestelde commissies, moet de secretaris ook de burgemeester ondersteunen. Dat is geregeld in de drie leden van dit artikel. Ook deze opsomming spreekt voor zich.
Artikel 5 Leiding directeur bedrijfsvoering; staf
In het eerste lid is bepaald dat de secretaris leiding geeft aan de directeur bedrijfsvoering en de medewerkers van de staf.
Met het tweede lid wordt vastgelegd dat de secretaris en de directeur bedrijfsvoering regelmatig overleg voeren. Dit ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken. Het is voorstelbaar dat de medewerkers van de staf bij dit overleg op incidentele of structurele basis, als adviseur, aanwezig zijn. Deze instructie laat dat open.
Tot slot is in het derde lid bepaald met wie de secretaris functionerings- (W&O) en beoordelingsgesprekken houdt.
Artikel 6 Leiding ambtelijke organisatie
De secretaris is als hoogste (gemeentelijke) ambtenaar eindverantwoordelijk voor de gehele ambtelijke organisatie. Onder a. tot en met i. in dit artikel worden binnen dat kader enkele onderwerpen genoemd. De secretaris heeft hierbij echter wel een gedeelde verantwoordelijkheid, namelijk met de directeur bedrijfsvoering en de teammanagers. Dat wordt tot uitdrukking gebracht in de aanhef van dit artikel.
Artikel 7 Secretaris als bestuurder
Hiermee wordt vastgelegd dat de secretaris bestuurder is in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).
In dit artikel wordt geregeld de informatieplicht van de secretaris naar de directeur bedrijfsvoering en de teammanagers (al dan niet via de directeur bedrijfsvoering) (eerste lid) en zijn informatieplicht naar de burgemeester (tweede lid).
Artikel 9 Verhindering, afwezigheid en vervanging
Het kan voorkomen dat de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen of voor een bepaalde periode afwezig is. Bij verhindering moet hij dit tijdig meedelen aan het college (eerste lid). Bij afwezigheid voor een langere periode dan vijf dagen heeft hij hiervoor toestemming nodig van het college.
Heeft de secretaris verlof of is hij afwezig om andere redenen, dan moet hij ervoor zorgen dat zijn vervanging adequaat is geregeld. Het ligt voor de hand om hierover afspraken met de directeur bedrijfsvoering te maken.
Artikel 10 Niet voorziene gevallen
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting, anders dan dat het college beslist in die gevallen waarin deze instructie niet voorziet. Dit voorkomt dat de instructie eerst moet worden aangepast, als zich een dergelijk geval voordoet.
Hierbij zij opgemerkt dat deze clausule strikt genomen alleen kan worden toegepast in die gevallen, die ten tijde van het vaststellen van deze instructie niet waren (te) voorzien. Wordt eenmaal een beroep op deze clausule gedaan, dan impliceert dat dat de instructie moet worden aangepast.
Artikel 12 Intrekking oude instructie
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.