Organisatie | Uden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement Ideeënbus |
Citeertitel | Reglement Ideeënbus |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Nvt
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2012 | 01-01-2013 | Nieuwe regeling | 14-02-2012 Intranet | College 14-02-2012 |
Wat is het doel van deze ideeënbus?
Het doel is om medewerkers in dienst van de gemeente Uden aan te moedigen om actief en creatief mee te denken over verbeteringen, vernieuwingen of kostenbesparingen voor de gemeentelijke organisatie.
Een idee is een voorstel tot verbetering, vernieuwing of kostenbesparing voor de gemeentelijke organisatie. Dit kan zijn een voorstel tot verbetering van het werkresultaat, van werkmethoden, van de dienstverlening, van de kwaliteit van een product, van de werkomgeving, van de veiligheid of een voordeel voor het milieu.
Een voorstel dat al eerder binnen de gemeente is opgepakt, wordt niet als idee aangemerkt.
Ook wordt een voorstel niet als idee aangemerkt als het voorstel een idee betreft wat behoort tot het normale takenpakket van de medewerker.
Een of meerdere medewerkers in dienst van de gemeente kunnen een idee indienen (dan is het idee zelf bedacht) of aandragen (dan is het idee is door iemand anders bedacht).
Het idee bevat de naam van de bedenker, een omschrijving en uitwerking van het idee. Bij de uitwerking wordt tevens aangegeven welk voordeel het idee oplevert.
Door het indienen van het idee, wordt de gemeente Uden eigenaar van het idee.
Het te behalen (financiële) voordeel wordt afgewogen op grond van de dan bekende informatie en gegevens..
Om alle ideeën gestructureerd te kunnen behandelen is een ideeëncommissie aanwezig.
De commissie bestaat uit drie leden. De ondernemingsraad, het managementteam en het bedrijfsbureau leveren elk één lid. Uit haar midden kiest de commissie een voorzitter en een vicevoorzitter. Voor secretariële ondersteuning wordt aan de commissie een ambtelijk secretaris toegevoegd. De zittingsduur van de leden is vier jaar. Herbenoeming voor één zittingsperiode is mogelijk..
De commissie heeft tot taak de ingezonden ideeën te beoordelen (na inwinnen van advies), af te handelen en te belonen.
De dossiers worden gedurende een periode van twee jaar bewaard.
De bedenker krijgt de gelegenheid om het idee toe te lichten bij een commissielid tezamen met de functionaris onder wiens verantwoordelijkheid de uitwerking van het idee valt.
De procedure is beschreven in bijlage 1. De daarin genoemde termijnen zijn termijnen van orde.
Een idee komt voor een beloning in aanmerking als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
De beloning bedraagt minimaal € 250,00. Indien het idee leidt tot een kostenbesparing dan wel ander voordeel voor de gemeente Uden op korte of lange termijn, dan wordt de beloning verhoogd met een bonus van 25% van de berekende kostenbesparing dan wel voordeel.
Het maximumbedrag van de beloning en bonus tezamen bedraagt € 6.500,00.
Artikel 7. Aanmoedigingspremie
Een idee komt voor een aanmoedigingspremie in aanmerking als het idee aan minimaal twee van de vier voorwaarden, zoals genoemd onder art. 6, voldoet.
Wanneer een indiener meent dat de afhandeling van zijn idee niet juist is, dan kan schriftelijk bezwaar worden ingesteld bij de gemeentesecretaris van de gemeente Uden. Dit dient binnen 6 weken te gebeuren na de verzenddatum van de brief met de eindbeslissing van de commissie.
De gemeentesecretaris beslist op het bezwaar na het horen van de bedenker en de commissie.
Een idee dient schriftelijk te worden ingediend op een van de onderstaande manieren:
• het standaardformulier, dit is o.a. te vinden op Intranet
• een e-mail naar idee@uden.nl met een duidelijke omschrijving
Indien de medewerker die een idee wil indienen, moeite heeft met het invullen van het formulier, kan een beroep worden gedaan op de ambtelijk secretaris van de ideeëncommissie.
Binnen 1 week na ontvangst van het idee, ontvangt de indiener een ontvangstbevestiging met daarin aangegeven de datum waarop de commissie bijeenkomt om het idee te bespreken.
Indien het formulier fysiek wordt ingezonden, wordt de ontvangstbevestiging gestuurd aan het privé adres van de indiener. Geschiedt het inzenden digitaal, dan volgt alle correspondentie ook digitaal, tenzij door de inzender anders wordt aangegeven.
Het idee wordt besproken en beoordeeld door de ideeëncommissie. Zonodig wint deze commissie nader advies in bij vakspecialisten in de organisatie.
Indien het geen idee is op basis van dit reglement, dan wordt het idee niet verder in behandeling genomen. De indiener van het idee wordt hiervan op de hoogte gesteld.
Indien het wel een idee is op basis van dit reglement, dan wordt het idee voorgelegd aan het bedrijfsbureau voor de berekening van de eventuele besparing / voordeel. De indiener wordt hiervan op de hoogte gesteld.
Het bedrijfsbureau dient binnen 8 weken na voorlegging van het idee een raming te geven van de te verwachten besparing / voordeel.
Nadat de eventuele adviezen en de raming van het bedrijfsbureau is ontvangen, komt de ideeëncommissie binnen 1 week bijeen, om een besluit te nemen over de hoogte van de beloning.
De indiener wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.