| Organisatie | Aa en Hunze |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling adviescommissie bezwaarschriften |
| Citeertitel | Regeling adviescommissie bezwaarschriften 2009 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Algemene wet bestuursrecht, art. 7:13
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-05-2009 | 21-05-2019 | nieuwe regeling | 22-04-2009 De Schakel, 20-05-2009 | 2009/21a |
In deze regeling wordt verstaan onder :
commissie: de vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften (“commissie bezwaarschriften”), als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;
De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten:
op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken;
Artikel 8 (Uitoefening bevoegdheden)
De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awb worden voor de toepassing van deze regeling uitgeoefend door de voorzitter van de commissie:
Voor het houden van een zitting is, behoudens het bepaalde in artikel 10, lid 2 van deze regeling, vereist dat twee leden van de commissie, onder wie in elk geval de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, aanwezig zijn.
Artikel 13 (Niet-deelneming aan de behandeling)
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.
Artikel 15 (Schriftelijke verslaglegging)
Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid.
Artikel 18 (Uitbrengen advies)
Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 10 weken, als bedoeld in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen.
Artikel 21 (Beslissing voorzitter)
In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de voorzitter.
Artikel 22 (Overgangsregeling)
De bij de vaststelling van deze regeling op grond van de Regeling inzake de behandeling van bezwaar- en beroepschriften 1998 benoemde voorzitter, leden en plaatsververvangende leden worden geacht te zijn benoemd tot voorzitter en leden van de commissie als bedoeld in artikel 2 van deze regeling.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Aa en Hunze,
gehouden op 22 april 2009.
De gemeenteraad
De griffier, De voorzitter,
T. Santes. Drs. H.F. van Oosterhout.
Het college
De secretaris, De burgemeester,
Mr. F. Snoep. Drs. H.F. van Oosterhout.
De burgemeester,
Drs. H.F. van Oosterhout.
Artikelsgewijze toelichting op de Regeling Adviescommissie Bezwaarschriften 2009
In het vaststellingsbesluit is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de regeling vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot instellen van de commissie bezwaarschriften op grond van artikel 84 van de gemeentewet. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, van het college en van de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.
Bij de regeling is de Modelverordening VNG leidend geweest en zoveel mogelijk aangehouden.
Op een aantal punten is van deze model-verordening afgeweken om beter aan te sluiten op de geldende praktijk in de gemeente Aa en Hunze en mogelijke toekomstige ontwikkelingen. Tot die praktijk behoort met name om vóór het in behandeling geven van een bezwaarschrift aan de commissie eerst ambtelijk te bezien of op informele wijze een goede oplossing kan worden bereikt in overleg met bezwaarde en eventuele andere belanghebbenden. Deze werkwijze wordt al sinds 1998 gehanteerd en door de commissie bezwaarschriften ondersteund en gestimuleerd.
Met het vastleggen van deze wijze van werken in de Regeling Adviescommissie Bezwaarschriften 2009 als verplichting aan het bestuursorgaan, in de praktijk meestal het college, wordt aan deze praktijk van jaren in de regeling een onderbouwing gegeven en is het de legitimatie om op dit punt meer gestructureerd te werk te gaan.
In 2009 wordt in samenwerking met VNG en het Ministerie van Binnenlandse Zaken een project uitgevoerd waarbij deze wijze van handelen beter geregeld wordt, de nodige vaardigheden worden verworven en uiteindelijk het resultaat wordt gemeten. Doelstelling van dit project en de verdere inbedding van deze wijze van werken is niet alleen om de bestuurslast te verminderen maar vooral ook om voor de bezwaarmakende burger het traject korter te maken, op een wijze die minder bezwarend is voor bezwaarden maar vooral om een resultaat te verkrijgen dat voor alle partijen een zo hoog mogelijke tevredenheidgraad heeft.
In een op het juridische vlak uitgevochten procedure is maar al te vaak sprake van een winnaar en een verliezer.
Waar beduidend is afgeweken van het VNG-model of van de huidige Verordening inzake de behandeling van bezwaar- en beroepschriften 1998 (verder te noemen “verordening 1998”) wordt dat in deze toelichting vermeld.
In deze regeling wordt verstaan onder :
In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de regeling aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen.
In de regeling is de mogelijkheid opgenomen dat de commissie kamers instelt voor bijzondere categorieën van bezwaarschriften.
Ten opzichte van de modelverordening VNG en de huidige verordening 1998 zijn deze definities uitgebreid met c t/m g in verband met de mogelijkheid om kamers in te stellen.
De keuze is gemaakt om een onafhankelijke gemeentelijke commissie in te stellen die hoort en adviseert ter zake van bezwaarschriften. Deze commissie wordt via deze inleidende bepaling in de regeling als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.
Deze bepaling is overeenkomstig de modelverordening VNG. Het tweede lid wordt daarin als een facultatieve bepaling aangemerkt.
Voor bezwaarschriften inzake personele aangelegenheden is een andere adviescommissie ingesteld. Daarmee worden deze bezwaarschriften niet in de algemene commissie behandeld. Zou het in de toekomst aan de orde zijn om ook bezwaarschriften over personele aangelegenheden onder te brengen bij de algemene adviescommissie of een kamer daarvan, dan is voldoende om de adviescommissie personele aangelegenheden op te heffen door intrekking van de voor die commissie geldende regeling.
Bezwaarschriften met betrekking tot sociale zekerheidswetgeving worden bij de ISD ingediend en daarop wordt door een binnen die dienst werkzame adviescommissie geadviseerd.
Artikel 3 (Samenstelling van de commissie)
Deze bepaling is gelijk aan de bepaling in de modelverordening VNG maar wijkt af van de verordening 1998. Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb.
Ingevolge deze bepaling bestaat de commissie uit een voorzitter en tenminste twee leden. Dat laat de mogelijkheid open om meer leden te benoemen. In tegenstelling tot de verordening 1998 worden geen plaatsvervangende leden benoemd. Ook al zouden er naast de voorzitter nog 5 andere leden worden benoemd dan blijft de commissie toch drie leden tellen. Dat is van belang voor het vereiste quorum voor de hoorzitting, maar ook voor de advisering: deze moet door “de commissie” plaatsvinden. Ook al is er naast de voorzitter slechts 1 lid in de hoorzitting aanwezig, de advisering vindt plaats door de commissie, bestaande uit voorzitter en (tenminste) twee leden.
Met de bepaling in het tweede lid draagt de raad de benoeming van commissieleden op aan het college.
De verordening van 1998 bepaalt nog dat benoeming door de gemeenteraad geschiedt en door de wijziging van de gemeentewet in 2002 benoemen nu én de raad, én het college én de burgemeester elk voor zich de commissieleden. Dat is wel erg omslachtig en in navolging van de Modelverordening VNG is ervoor gekozen om in de verordening de benoeming van de leden aan het college op te dragen.
Dit is een tekstueel iets aangepaste facultatieve bepaling uit de modelverordening VNG en een uitbreiding ten opzichte van de verordening 1998.
Indien er in een bepaalde periode zeer veel bezwaarschriften moeten worden behandeld, of dat het wenselijk is om naar onderwerp van bezwaarschriften daarin een splitsing te maken, dan kan de commissie worden opgesplitst in kamers.
Artikel 9 van deze regeling geeft ook de mogelijkheid dat de commissie of de kamer deskundigen uitnodigt voor de hoorzitting.
Dit naast de mogelijkheid om deskundigen op een bepaald gebied tot lid van de commissie (kamer) te benoemen.
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie en eventuele kamers beschikken over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden.
De voorzitter en leden treden af op de dag waarop de leden van de gemeenteraad periodiek aftreden. Dat is ook in de huidige situatie het geval. Om een vacuüm te voorkomen blijven de voorzitter en de leden hun functie vervullen totdat in de opvolging, in het algemeen herbenoeming, is voorzien.
Het wordt niet nodig geacht om in de regeling het aantal herbenoemingen te maximaliseren.
Het tweede lid van deze bepaling ziet met name op het periodieke aftreden van de leden van de commissie.
De voorzitter en de leden kunnen op elk moment dat zij wensen ontslag nemen.
Daarbij kan men zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Men kan ook een later tijdstip kiezen om zo nodig nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn.
De bepaling van het derde lid is daarmee van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.
Artikel 7 (Ingediend bezwaarschrift)
Het eerste lid spreekt voor zich. In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen. De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt ingevolge de Awb zes weken. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt op de voorgeschreven wijze is bekend gemaakt. Een bezwaarschrift dat buiten de termijn van zes weken wordt ontvangen is in de regel niet-ontvankelijk.
Deze wetsbepalingen betekenen dat het niet alleen belangrijk is om vast te leggen wanneer een besluit is bekend gemaakt (verzonden) maar ook om de datum van ontvangst van het bezwaarschrift te bepalen.
Het tweede lid is gelijk aan de wettekst van artikel 7.13, lid 2 Awb.
De ontvangst van elk bezwaarschrift wordt schriftelijk bevestigd. Het is niet noodzakelijk om bij die ontvangstbevestiging te vermelden dat een commissie over het bezwaarschrift zal adviseren. Dat kan ook in een later stadium.
Met het tweede en derde lid wordt aangesloten op de in Aa en Hunze geldende en te stimuleren praktijk om waar dat mogelijk is te streven naar een informele oplossing van het geschil. Lang niet elk bezwaarschrift wordt namelijk ter advisering in handen van de commissie gesteld omdat bij veel bezwaarschriften langs informele weg een oplossing wordt bereikt. Een praktijk die al vanaf 1998 goed werkt en die in 2009 verder wordt uitgewerkt en geregeld en waarbij het de inzet is om binnen tien dagen na de ontvangst van het bezwaarschrift contact op te nemen met de indiener van het bezwaarschrift om eventuele onduidelijkheden op te heffen en te bezien welke mogelijkheden er zijn om samen een goede oplossing te bereiken.
Daarmee wordt voorkomen dat bezwaarschriften in procedure worden gebracht terwijl hieraan door het opheffen van onduidelijkheden, misverstanden of gebreken aan het besluit op een eenvoudige manier tegemoet kan worden gekomen.
Pas als blijkt dat er niet op informele wijze tot een oplossing kan worden gekomen wordt de commissie ingeschakeld en wordt dat aan bezwaarde en eventuele derde belanghebbenden bericht.
Deze bestaande praktijk wordt nu in het derde lid van deze bepaling in de verordening opgenomen als een opdracht aan het bestuursorgaan, in verreweg de meeste gevallen het college.
Op dit moment is de mogelijkheid om bezwaarschriften langs elektronische weg (e.mail) in te dienen formeel nog niet geopend (art. 2.13 Awb) maar verwacht wordt dat het niet lang meer zal duren of die mogelijkheid is er wel. In de gevallen dat toch een bezwaarschrift per e.mail wordt verzonden en ontvangen wordt dat in de praktijk opgevangen. Het bepaalde in dit artikel (2.13 Awb) staat verzending van een bezwaarschrift per e.mail niet in de weg, maar het risico van het niet of te laat bereiken van het bezwaarschrift door het bestuursorgaan ligt bij de verzender.
Artikel 8 (Uitoefening bevoegdheden)
Ingevolge artikel 7:13 Awb is het de commissie die beslist over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid (het achterwege laten van de ter inzage legging van het bezwaarschrift en de daarop betrekking hebbende stukken bij geheimhouding om gewichtige redenen) en 7:5, tweede lid (afzonderlijk horen van belanghebbenden).
De in dit artikel 8 genoemde artikelen of artikelleden van de Awb, die aan de voorzitter een bevoegdheid toekennen, luiden als volgt.
Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.
Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken. In deze bestuurlijke fase van het proces kan, anders dan in de fase van beroep, ook aan de advocaat een machtiging worden gevraagd.
Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.
De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. Er is van afgezien om in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is om in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. Uit jurisprudentie over belastingen valt af te leiden dat na het bieden van een hersteltermijn, bij of na afloop van die termijn ook nog gerappelleerd dient te worden.
Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet-voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 Awb is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift 'kan' niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan.
Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo'n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 Awb - van het horen kan worden afgezien.
Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.
Deze bepaling spreekt voor zich. Voor zover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de voorzitter.
Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit.
In Aa en Hunze worden de voor het bezwaarschrift relevante stukken zoveel mogelijk aan alle belanghebbenden toegezonden zodat de commissie, het bestuursorgaan en de belanghebbenden beschikken over dezelfde stukken. Indien bepaalde stukken, die wel ter inzage liggen, niet (kunnen) worden toegezonden wordt hiervan bij de uitnodiging melding gemaakt.
Artikel 7:4, vierde lid Awb staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende. Van deze mogelijkheid wordt over het algemeen in Aa en Hunze geen gebruik gemaakt. Toezending van alle op het bezwaarschrift betrekking hebbende relevante stukken maakt ook dat belanghebbenden het niet nodig achten om diezelfde (ook) de ter inzage liggende stukken in te zien. Als echter, het komt voor, de gemachtigde verzoekt om bijvoorbeeld het bestemmingsplan met gekleurde plankaart toe te zenden dan brengt dat kosten met zich mee die in rekening worden gebracht. Nadat dat uiteraard is vermeld en besproken.
Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.
Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging.
Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter-inzage-legging
Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden.
Het derde lid van dit artikel luidt:
Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.
Ingevolge artikel 8.2 van de verordening beslist het betreffende bestuursorgaan over de toepassing van artikel 7.3. Awb:
Van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien indien:
In de Modelverordening VNG en in de verordening 1998 wordt deze bevoegdheid aan de voorzitter van de commissie toegekend. Artikel 7.13 Awb houdt de mogelijkheid echter open dat het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift beslist ook beslist over het wel of niet horen van belanghebbenden.
In deze regeling is ervoor gekozen om de beslissing om af te zien van het horen van belanghebbenden bij het tot het beslissen op het bezwaarschrift bevoegde bestuursorgaan te laten. De beslissing om niet te horen wordt daarmee geïntegreerd in de beslissing op bezwaar. Het spreekt vanzelf dat het besluit om niet te horen zorgvuldig moet zijn gemotiveerd, hetgeen wordt gewaarborgd in artikel 7.12 Awb.
De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de regeling opgedragen aan het betreffende bestuursorgaan en een belangrijke overweging daartoe is het boeken van tijdwinst en een vereenvoudiging van de procedure.
Bij de overweging om de beslissing af te zien van de hoorplicht bij het bestuursorgaan te laten is de procedure om eerst te bezien of op informele wijze tot een oplossing kan worden van overwegende betekenis geweest. Het kan zijn dat uit het overleg met bezwaarde voldoende blijkt dat toepassing kan worden gegeven aan artikel 7.3 Awb. Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet kan komen en er daarover overeenstemming is met bezwaarde en eventuele andere belanghebbenden de bezwaarschriftprocedure wordt afgebroken en er niet meer door de commissie wordt gehoord. Daarmee wordt dan artikel 7.3 Awb toegepast.
De hoorverplichting is weliswaar een essentieel onderdeel van de behandeling van bezwaarschriften, maar het is niet de bedoeling om onnodig te horen.
In dit verband wordt zijdelings gewezen op artikel 6:18 en 6:19 Awb. In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan zo'n intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar..
Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het ook voor de voorzitter mogelijk zijn om met de klager in contact te treden, bijvoorbeeld om nadere informatie in te winnen.
In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.
Uit de in deze bepaling gebruikte formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het aan de commissie gevraagde advies vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende relevante gegevens zullen zijn, nodig voor het uitbrengen van een deugdelijk advies.
De activiteiten van de commissie of van haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.
Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.
Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat het bestuursorgaan zich ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.
Voor het goede verloop van het proces is het noodzakelijk dat de vertegenwoordigers van het bestuursorgaan beschikken over een mandaat zodat tijdens de hoorzitting, waarin de dialoog tussen belanghebbenden en het bestuursorgaan (verder) op gang komt, bestuurlijke afspraken kunnen worden gemaakt. Het spreekt vanzelf dat daarvoor de betreffende gemeentelijke vertegenwoordigers over voldoende bestuurlijk inzicht en vakbekwaamheid moeten beschikken.
Het tweede lid van deze bepaling is eigenlijk overbodig omdat deze mogelijkheid al in de wet (artikel 7.13, lid 3) wordt gegeven. Desondanks is deze bepaling in deze regeling overgenomen om deze mogelijkheid onder de aandacht te brengen.
In de regel echter geschiedt het horen door de commissie en behoort het gebruik maken van deze bevoegdheid tot de uitzonderingen. Te denken valt aan situaties waarin op heel korte termijn moet worden gehoord of dat er sprake is van heel eenvoudige gevallen.
Hoewel de regeling het mogelijk maakt dat het horen plaatsvindt door de voorzitter of een lid van de commissie alleen, het advies dient door de commissie te worden uitgebracht.
Artikel 11 (Uitnodiging zitting)
Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden.
Gekozen is voor een termijn van twee weken mede met het oog op de termijn van 10 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb dat tot tien dagen voor het horen nadere stukken kunnen worden ingediend.
Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Ook de belangen van derden dienen bij de overweging of uitstel wordt verleend te worden betrokken. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Een verzoek om uitstel moet niet automatisch gehonoreerd worden. Een gemotiveerd verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar voorkomen moet worden dat de afwikkeling van het bezwaarschrift mede daardoor een te grote vertraging ondervindt.
Voor het houden van een zitting is, behoudens het bepaalde in artikel 10, lid 2 van deze regeling, vereist dat twee leden van de commissie, onder wie in elk geval de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, aanwezig zijn.
Dit artikel spreekt voor zich.
Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie (drie) heeft plaatsgevonden (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/ 7119, 3).
De afwijking met de verordening 1998 bestaat hieruit dat die verordening uitgaat van een commissie van drie leden en drie of meer plaatsvangende leden. Als vereist quorum wordt in de verordening 1998 vermeld de meerderheid van het aantal leden.
In de voorgestelde regeling bestaat de commissie uit een voorzitter en tenminste twee leden. Er zijn zes leden benoemd. Om geen misverstanden te laten ontstaan is ervoor gekozen om het quorum voor de hoorzitting te concretiseren en op tenminste twee te bepalen. Ook de model verordening VNG gaat uit van de meerderheid van het aantal leden. Nu is twee de meerderheid van drie, dus feitelijk is er geen verschil.
Artikel 13 (Niet-deelneming aan de behandeling)
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.
Een van de belangrijkste beginselen van behoorlijk bestuur is dat een bestuursorgaan zijn taak vervult zonder vooringenomenheid (art. 2.4 Awb). Dat beginsel werkt ook door naar de adviserende leden van de adviescommissie bezwaarschriften.
Het is niet nodig gevonden om in de regeling benoemingsvereisten of verboden handelingen op te sommen met als gedachte dat elke opsomming onvolledig is. De bepaling zoals voorgesteld is gelijk aan die in de verordening 1998 en in de Modelverordening VNG.
De commissieleden zijn zodanig professioneel dat zij zich voor een hoorzitting laten vervangen en niet deelnemen aan de advisering indien er ook maar de geringste twijfel kan zijn ten aanzien van hun onpartijdigheid.
Artikel 14 (Openbaarheid zitting)
Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.
In de onderhavige regeling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.
De hoorzitting moet worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 16 van de regeling achter gesloten deuren plaats heeft.
Indien de bezwaarschriftencommissie hoort en adviseert over bezwaren op het gebied van de sociale zekerheid, is gebruikelijk dat de hoorzitting in beslotenheid plaatsvindt. Dat wordt in het verslag vermeld.
Artikel 15 (Schriftelijke verslaglegging)
Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er overigens niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.
Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van elke belangstellende naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.
Gezien de betekenis van de hoorzitting in de bezwaarschriftprocedure, ligt het voor de hand (hoewel niet voorgeschreven in de Awb) dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op het bezwaar aan belanghebbende wordt toegezonden. Ook is het mogelijk het verslag van de hoorzitting vóór het nemen van het bestreden besluit aan de belanghebbenden toe te zenden. Hierdoor krijgen belanghebbenden de gelegenheid te reageren. Uit oogpunt van een zorgvuldige voorbereiding van het besluit op bezwaar geniet dit de voorkeur en in de gemeente Aa en Hunze is dit de vaste praktijk: verslag en advies worden na ondertekening gelijktijdig toegezonden aan het bestuursorgaan en de belanghebbenden.
Ingediende pleitnotities, waarnaar in het verslag wordt verwezen, worden aan het verslag gehecht en zijn daarvan onderdeel.
Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid om de voorzitter te verzoeken een nieuwe hoorzitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek. Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken.
Artikel 17 (Raadkamer en advies)
De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.
Het tweede lid, onder b, is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum van de hoorzitting wel aanwezig is, maar de commissie tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.
Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie; de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk.
Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb. Uit het derde lid van dit artikel (mogelijkheid voor de commissie om het horen op te dragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan) volgt niet dat dan ook de advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter of één lid.
In de verordening 1998 is het administratieve beroep op de gemeenteraad nog opgenomen. Dat is inmiddels niet meer van toepassing.
Artikel 18 (Uitbrengen advies)
Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 10 weken, als bedoeld in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen.
Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.
De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb tien weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij het bestuursorgaan tijdig verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen. Dat kan in combinatie zijn met de beslissing van de voorzitter om het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen.
Uiteraard kan het bestuursorgaan, indien te voorzien is dat de beslistermijn wordt overschreden, altijd uit eigen beweging besluiten tot verdaging. In de meeste gevallen zal dat ook het geval (dienen te) zijn.
Het besluit tot verdaging is een beschikking waartegen bezwaar kan worden gemaakt. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.
Artikel 20 (Inlichtingen en verslag)
Dit artikel is een uitbreiding op het VNG-model en de verordening 1998 en sluit aan op de praktijk in Aa en Hunze waarbij periodiek (ongeveer 1 keer per jaar en in de regel op initiatief van de voorzitter) een gedachtewisseling plaatsvindt tussen de commissie en de portefeuillehouder en de commissie jaarlijks een meer of minder uitgebreid jaarverslag uitbrengt.
Door het (relatief) geringe aantal bezwaarschriften dat door de commissie per jaar in behandeling wordt genomen en met de intrede van het burgerjaarverslag (wijziging Gemeentewet 2002) dat door de burgemeester wordt uitgebracht, is er door de commissie niet elk jaar vee nieuws te vermelden, zodat in de afgelopen jaren de praktijk is gegroeid dat elk jaar een cijfermatig verslag wordt gemaakt, dat ook basis is voor het betreffende gedeelte van het burgerjaarverslag, en eens in de twee jaar een uitgebreid beredeneerd verslag. Indien wenselijk kan de commissie daarenboven op elk gekozen moment incidenteel nader overleg met de bestuursorganen hebben, doch dat hoeft niet in deze verordening te worden geregeld.
De bevoegdheid om voorstellen te doen is voor een adviescommissie bijna een vanzelfsprekendheid en deze wordt hierbij vastgelegd in de regeling.
Artikel 21 (Beslissing voorzitter)
In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de voorzitter.
Ook deze bepaling is niet opgenomen in het model van de VNG of de verordening 1998.
De bepaling spreekt voor zich en behoeft geen toelichting.
Artikel 22 (Overgangsregeling)
De bij de vaststelling van deze regeling op grond van de Regeling inzake de behandeling van bezwaar- en beroepschriften 1998 benoemde voorzitter, leden en plaatsververvangende leden worden geacht te zijn benoemd tot voorzitter en leden van de commissie als bedoeld in artikel 2 van deze regeling.
Deze bepaling is een uitbreiding op de modelverordening VNG en de verordening 1998.
Met de opneming van deze bepaling bij de vaststelling van de nieuwe regeling tijdens een raadsperiode is het niet nodig om nog opnieuw over te gaan tot de benoeming van voorzitter en leden.
Artikel 23 (Inwerkingtreding en citeertitel)
Deze regeling treedt in werking op de achtste dag na de dag van haar bekendmaking. Terzelfder tijd vervalt de “Regeling inzake de behandeling van bezwaar- en beroepschriften 1998”.