Archiefverordening gemeente Rozendaal 2005

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden die berusten bij gemeentelijke organen en voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid van dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Zij dragen tevens zorg voor het aanwijzen van beheerders.

De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

• 1.

  De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2.

  De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

De beheerder doet aan de archivaris ten minste tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a)

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b)

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c)

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d)

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem en

• e)

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Burgemeester en wethouders verzoeken de archivaris op grond van artikel 27, eerste lid van de gemeenschappelijke regeling jaarlijks om een verslag betreffende het door hem uitgeoefende toezicht op het beheer van de in dit hoofdstuk bedoelde archiefbescheiden.

De Archiefverordening gemeente Rozendaal, vastgesteld d.d. 16 december 1997 wordt ingetrokken.

Deze verordening treedt in werking twee weken nadat zij is bekendgemaakt.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Rozendaal 2005.