Organisatie | Leudal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Nota Activabeleid |
Citeertitel | Nota Activabeleid |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-12-2009 | 01-01-2017 | Wijziging onderdeel 5.4 | 10-11-2009 Streekbode 9 december 2009 | Onbekend | |
19-11-2009 | 10-12-2009 | Nieuwe regeling | 11-11-2008 Streekbode 18 november 2009 | Onbekend |
Sinds 2004 hebben de voormalige gemeenten Haelen, Heythuysen, Hunsel, Roggel en Neer de materiële vaste activa verwerkt in overeenstemming met de individuele financiële verordeningen (verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet) en de regelgeving voortvloeiend uit het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna BBV).
Tijdens het fusieproces zijn door de vier gemeenten afspraken gemaakt over het op een lijn brengen van het activabeleid. Deze afspraken zijn vastgelegd en vertaald in de begroting 2007 van de gemeente Leudal. Als vervolg op de vaststelling van de financiële verordeningen ex art 212 van de Gemeentewet wordt u de nota activabeleid aangeboden.
De Raad van de gemeente Leudal heeft op 27 mei 2008 de verordening artikel 212 (hierna te noemen verordening 212) van de Gemeentewet vastgesteld.
De afschrijving start op 1 januari in het jaar na ingebruikname van een actief. Dit betekent dat er niet wordt afgeschreven in het jaar van aanschaf. Wel worden er rentelasten ten laste van de exploitatie gebracht in het jaar van aanschaf. Gemakshalve wordt bij de berekening van de rente er van uitgegaan dat investeringen plaatsvinden op 1 juli, in het jaar van investeren wordt dus een half jaar rente als last in de begroting opgenomen. In de volgende jaren wordt de rente berekend over de boekwaarde per 1 januari.
Bovengenoemd beleid moet leiden tot een transparant beeld en een vermindering van de onderuitputting van kapitaallasten op investeringen. Daarnaast moet voorkomen worden dat een stuwmeer van investeringen ontstaat.
Het activabeleid heeft een grote invloed op de jaarlijkse exploitatie en de vermogenspositie;
De nota activabeleid is een instrument dat zorgdraagt voor het eenduidig behandelen van gemeentelijke investeringen. Het belang van de nota is gelegen in het feit om zowel voor het bestuur als de ambtelijke organisatie een transparant en adequaat activabeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen.
Een transparant en adequaat activabeleid vormt één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente. Daarmee dient een transparant activabeleid niet alleen een boekhoudkundig, maar ook een bestuurlijk belang. De nota bakent de formele kaders af waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen en vervult een ondersteunende rol bij de totstandkoming van de jaarrekening en de begroting.
Kort samengevat dient de nota bij te dragen tot:
Tot slot wordt ingegaan op enkele procedurele zaken bij de aanvraag, uitvoering en afsluiting van kredieten.
Voor het realiseren van de beleidsdoelen zijn investeringen nodig. Van een investering is sprake als het gaat om een uitgave waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Om een goed beeld te krijgen van het beleidsveld, wordt een aantal kernbegrippen beschreven.
Het aanschaffen of zelf produceren van bedrijfsmiddelen. De bedrijfsmiddelen worden meerjarig gebruikt.
Het opnemen van investeringen op de balans.
De restwaarde is de ingeschatte waarde aan het eind van de gebruikstermijn . Het vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering, verplaatsing of vernietiging van het actief.
Afschrijven is het boekhoudkundig laten zien dat de waarde van het bedrijfsmiddel in de loop van de tijd afneemt. De waardeafname wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de economische levensduur van de investering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten.
Kapitaallasten zijn de jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met investeringen. De kapitaallasten bestaan uit afschrijving en rente. De door de vaste activa veroorzaakte lasten vormen een belangrijke kostenpost binnen de begroting.
De omvang van de kapitaallasten wordt bepaald door;
Van onderuitputting bij kapitaallasten is sprake wanneer een gedeelte van de kapitaallasten in enig jaar niet is uitgegeven. Onderuitputting ontstaat door het niet uitvoeren van begrote investeringen in enig jaar.
De componentenbenadering wil zeggen dat samenstellende delen van een materieel vast actief zoveel mogelijk afzonderlijk verantwoord wordt in de boekhouding. De afschrijving vindt plaats afhankelijk van de verwachte levensduur van het component.
De artikelen 31 tot en met 35 van het BBV gaan nader in op de activa. Als gevolg van het doen van investeringen ontstaan bezittingen, ofwel de vaste activa. Vaste activa worden naar hun aard onderscheiden in drie soorten.
Immateriële vaste activa zijn die vaste activa die niet stoffelijk van aard zijn, niet onder de financiële vaste activa worden begrepen en niet kunnen worden aangemerkt als ongedekte tekorten, De immateriële vaste activa worden niet meer geactiveerd, behalve de kosten van het sluiten van geldleningen en de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. In afwijking van het BBV heeft de gemeente Leudal in de verordening 212 opgenomen dat de kosten van het sluiten van geldleningen komen direct ten laste van de exploitatie. De kosten van onderzoek mogen volgens het BBV alleen worden geactiveerd wanneer het voornemen bestaat:
In de praktijk komt bovenstaande erop neer dat er slechts in uitzonderlijke gevallen sprake zal zijn van een immaterieel vast actief.
Materiele vaste activa zijn investeringen met een meerjarig economisch nut of maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Een uitzondering op deze regel vormen de kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde. Deze investeringen worden niet geactiveerd. De groep van materiële vaste activa dient in de toelichting op de balans te worden onderverdeeld in:
Om de administratieve lasten te beperken sluiten de categorieën van activa ten behoeve van de verschillende afschrijvingstermijnen zo dicht mogelijk bij bovenstaande indeling aan. In bijgaande bijlage zijn de afschrijvingsperioden van de gemeente Leudal vastgesteld.
Investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut, maar geen economisch nut, mits gedaan in de openbare ruimte, mogen worden geactiveerd, (zie 5.4.1.)
Uitsluitend op investeringen met maatschappelijk nut mogen reserves in mindering worden gebracht. Op beide type investeringen dienen de bijdragen van derden die direct betrekking hebben op de investering in mindering te worden gebracht volgens de bruto methode.
Financiële vaste activa zijn activa die een financiële waarde vertegenwoordigen. De financiële vaste activa worden onderverdeeld in:
De bijdragen aan activa in eigendom van derden (bijvoorbeeld subsidiëring van een tribune van een vereniging), worden in het BBV aangemerkt als financiële vaste activa. Indien men bijdragen aan derden wil activeren dan moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden:
In de praktijk komt het bovenstaande erop neer dat er slechts in uitzonderlijke gevallen sprake zal zijn van een financieel vast actief uit hoofde van bijdragen aan activa in eigendom van derden.
Voor activeren en afschrijven worden de volgende grondslagen gehanteerd:
Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000,00 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen.
Als besloten wordt het productiemiddel te activeren, dan moet dit op basis van het BBV gebeuren tegen de verkrijgingprijs of vervaardingsprijs van het productiemiddel,
Op zowel investeringen met economisch als met maatschappelijk nut dienen bijdragen van derden die specifieke betrekking hebben op de investering, in mindering te worden gebracht.
Het BBV staat niet meer toe om investeringen met een economisch nut netto te activeren. Dit betekent dat het niet meer toegestaan is om direct onttrekkingen aan reserves in mindering te brengen op het investeringsbedrag. De lasten voortvloeiende uit dit actief worden al naar gelang de tijdsduur gedekt door onttrekking aan deze reserves.
Voor investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte wordt in het BBV aanbevolen om de investering direct (reserves direct in mindering brengen) of zo snel mogelijk af te schrijven.
Binnen de gemeenten is afschrijven op basis van de lineaire methode gebruikelijk. Bij de lineaire methode blijven de afschrijvingsbedragen gedurende de afschrijvingstermijn gelijk, de rentelasten nemen af. In bijgaande bijlage is de nieuwe afschrijvingstabel opgenomen. In het jaar van aanschaf wordt geen afschrijving toegerekend.
Aan alle geactiveerde bedragen wordt rente:toegerekend. Hiervoor wordt een vast rentepercentage gehanteerd. Deze rente wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting bepaald. Gemakshalve wordt bij de berekening van de rente er van uitgegaan dat investeringen plaats vinden op 1 juli van het jaar, in het jaar van investeren wordt dus een half jaar rente als last in de begroting opgenomen. In de volgende jaren wordt de rente berekend over de boekwaarde per 1 januari.
Voor bepaalde soorten financiële vaste activa (o.a. verstrekte langlopende geldleningen) wordt een afwijkende rente gehanteerd.
5.3.1. Aanvragen van investeringen.
De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust bij de Raad.
De exploitatielasten van het nieuwe beleid worden in de primitieve begroting geïntegreerd. De kredieten worden bij vaststelling van de begroting direct beschikbaar gesteld. De lasten van de vervangingsinvesteringen zijn binnen het bestaand beleid als stelpost opgenomen.
Over de geplande investeringen moet in de bestuursrapportage worden gerapporteerd. Het niet uitvoeren van een gepland werk veroorzaakt onderuitputting op kapitaallasten.
Tussentijdse nieuwe investeringen moeten via een raadsbesluit dan wel via de bestuursrapportage worden vastgesteld.
Bij aanvang van de investering dient te worden bezien in hoeverre er een aanspraak kan worden gemaakt op bepaalde subsidies. Subsidies, die specifiek voor een investering worden verstrekt, moeten wel direct in mindering op het investeringsbedrag worden gebracht.
Indien een beschikking voor een subsidie wordt ontvangen, dient een afschrift aan de financiële administratie verstrekt te worden.
5.3.3. Uitvoering en liquiditeitsplanning.
Bij het aanvragen van investeringswerken groter dan € 100.000,00 dient een uitvoeringsplanning en een liquiditeitsplanning te worden geleverd. Hierin dient de inzet van liquide middelen en arbeidscapaciteit te worden aangegeven,
De reden hiervan is dat op deze manier in een vroeg, stadium afwijkingen van de planning kunnen worden geconstateerd. Onderuitputting en budgettaire effecten van personele inzet kunnen zodoende in een vroeg stadium worden ondervangen.
5.3.4. Compensatiemogelijkheden.
Het is niet toegestaan om afzonderlijke investeringen (programmaoverstijgend) te vereffenen, tenzij de Raad daartoe besluit. Indien investeringen tot een zelfde programma behoren is dit toegestaan na goedkeuring van het college
5.4.1. Activeren van investeringen met maatschappelijk nut.
Investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte worden uitsluitend geactiveerd voor zover het Groen- Grond-, Weg- en Waterbouwkundige werken en Openbare verlichting betreft. Overige investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte, worden ten laste van de exploitatie gebracht. Geactiveerde investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte van het type Groen- Grond-, Weg- en Waterbouwkundige werken en Openbare verlichting worden conform de afschrijvingstermijnen genoemd in bijlage 1 afgeschreven, tenzij de Raad anders besluit.
Het is onmogelijk om kosten van onderhoud te activeren en vervolgens af te schrijven. Daarentegen is het mogelijk om voor de kosten van achterstallig onderhoud een voorziening te vormen en deze aan te vullen op basis van beheerplannen, waarbij de werkelijke kosten onttrokken worden aan de voorziening. De laatste methode is minder bewerkelijk en sluit aan bij de huidige vorm van beheersing van onderhoud van wegen, waterwegen, kunstwerken en gebouwen. Tevens bestaat dan niet het risico dat investeringen over een telange periode worden afgeschreven.
Daarom worden kosten van onderhoud ten laste van de voorziening voor groot onderhoud gebracht. Het vervangen van een toplaag, reparatie van wegen, etc, wordt ten laste van de voorziening gebracht. Kosten van levensduurverlengende renovaties en/of investeringen in de openbare ruimte die het gebied een vernieuwende functie geven, worden wel geactiveerd en afgeschreven.
5.4.3. Afbakening van grondcomplexen.
Binnen grondcomplexen zijn elementen te onderscheiden die gekwalificeerd worden als investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte, zoals bruggen, wegen en openbaar groen. Deze investeringen worden meegenomen in de kostprijscalculaties van de grondexploitatie en als zodanig verwerkt in de jaarrekening.
Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van uitgegeven investeringskredieten zullen aan de Raad de volgende rapportages worden verstrekt:
In de bestuursrapportage wordt per programma ingegaan op de stand van zaken van de lopende investeringskredieten en op de investeringen die afwijken van de planning. Vermeld moet worden:
Bij afronding van investeringsprojecten kunnen de volgende situaties zich voordoen:
Voor investeringen groter dan € 100.000,00 of een budgettaire afwijking groter dan 25 procent dient de informatie te worden verstrekt, na afronding of tussentijds, van het project in de bestuursrapportage of de jaarrekening.
In het vierde kwartaal zal een totaaloverzicht worden gemaakt van alle investeringen. Dit overzicht zal worden opgenomen in de jaarrekening.