Besluit budgethouderschap gemeente Leek 2012

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  Budgethouder: De ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van de budgetten die aan zijn afdeling zijn toegekend. Een budgethouder draagt zijn verantwoordelijkheden en oefent zijn bevoegdheden uit onder de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris.

• b.

  Deelbudgethouder: De ambtenaar die verantwoordelijk is voor de beheersing van de (product)budgetten die aan zijn team zijn toegekend.

• c.

  Budgetbeheerder: De ambtenaar die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden die gekoppeld zijn aan de diverse budgetten.

• d.

  Programma: Een door de raad aangewezen en geautoriseerde samenstelling van gemeentelijke producten en geldmiddelen. De raad autoriseert in de programmabegroting de lasten en baten op programmaniveau.

• e.

  Product: Een in de productenbegroting specifiek aangegeven verzameling activiteiten en doorberekeningen waarvan rechtstreeks kan worden aangegeven ten behoeve van welk doel deze worden ingezet. Het college stelt de ramingen op productniveau vast.

• f.

  Budget: Een taakstelling op basis van de begroting tot uitdrukking komend in het bedrag, zowel de lasten als de baten, dat verbonden is aan één of meer producten en/of kostenplaatsen dan wel aan een vastgesteld krediet. Tot het budget worden tevens gerekend de bij de begroting opgenomen doelstellingen, activiteiten, te realiseren prestaties/resultaten, kostendekkingpercentages en overige kengetallen.

• g.

  Budgetcyclus: De budgetcyclus is het jaarlijkse proces van begroten, rapporteren en verantwoorden dat verbonden is aan het budgetrecht van de raad.

• h.

  Controlrapportage: Rapportage per kwartaal waarin op een gestructureerde manier diverse (financiële) controlewerkzaamheden binnen de organisatie worden vastgelegd.

• i.

  Halfjaarlijkse rapportage: De rapportage van het college aan de raad over de programmatische en financiële realisatie van de programmabegroting van de gemeente over de eerste 5 maanden van het lopende boekjaar. Tevens wordt hierin een prognose opgenomen over de realisatie van de resterende maanden van het jaar.

Artikel 2 Budgethouder

• 1.

  Budgethouders zijn de gemeentesecretaris en de afdelingsmanagers. De teamcoördinatoren zijn deelbudgethouder.

• 2.

  De (deel)budgethouder is, binnen het hem gegeven mandaat, bevoegd tot en verantwoordelijk voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten ten behoeve van de gemeente Leek.

• 3.

  De (deel)budgethouder kan beschikken over de aan hem toegekende productbudgetten en de daaraan gerelateerde activiteiten- en kostenplaatsbudgetten, de investeringskredieten en de projectbudgetten waarvoor hij verantwoordelijk is.

• 4.

  De budgethouder kan specifieke voorwaarden verbinden aan de mandaten van de deelbudgethouder.

• 5.

  De (deel)budgethouder kan, behoudens de reserves en investeringskredieten, delen van zijn budgetten toewijzen aan budgetbeheerders.

• 6.

  Bij afwezigheid is het de budgethouder die de deelbudgethouder vervangt. Bij afwezigheid van de budgethouder worden voornoemde bevoegdheden uitgeoefend door de functionaris die voor vervanging is aangewezen dan wel door de gemeentesecretaris. Tijdelijke functionarissen kunnen geen rol vervullen in het kader van dit besluit.

• 7.

  De budgethouder draagt zorg voor een actuele handtekeningen- en parafenlijst met de namen van de functionarissen die zijn aangewezen als deelbudgethouder c.q. budgetbeheerder.

• 8.

  De budgethouder meldt elke aanwijzing of wijziging in het budgethouderschap aan de adviseur planning en control.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden

• 1.

  De budgethouder draagt zorg voor de opzet van het budget en reageert op actuele ontwikkelingen die invloed kunnen hebben op zijn budgetten.

• 2.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor een besteding die in overeenstemming is met wet- en regelgeving, gemeentelijke regels en de programmabegroting.

• 3.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen, betalingen, ontvangsten en vorderingen.

• 4.

  De budgethouder neemt actief deel aan de gemeentelijke budgetcyclus.

• 5.

  De budgethouder zorgt voor actieve afstemming met andere afdelingen c.q. teams over ontwikkelingen in het budget.

• 6.

  De budgethouder ziet erop toe dat de budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het mandaatbesluit en van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Westerkwartiergemeenten.

• 7.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 4 Budgetvrijheid

• 1.

  Het college is bevoegd om financiële voor- en nadelen binnen de door de raad vastgestelde programmabudgetten van een begrotingsjaar tegen elkaar uit te wisselen (dus verschuiving tussen producten). Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in de programma’s benoemde (maatschappelijke) effecten bereikt worden.

• 2.

  De budgethouder is bevoegd uitsluitend binnen zijn afzonderlijke producten verschuivingen aan te brengen tussen de op activiteitenniveau geraamde uitgaven, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan zijn budget verbonden prestaties en de verschuivingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van het betreffende product in de Productenbegroting.

• 3.

  Lasten en baten mogen alleen geboekt worden op het daarvoor begrote budget; afwijkingen daarop zijn als onrechtmatig aan te merken.

• 4.

  De uitwisseling van budgetten mag niet structureel van aard zijn, dan wel structurele gevolgen hebben.

• 5.

  De onder 1 en 2 genoemde bevoegdheden hebben alleen betrekking op directe lasten en gelden uitdrukkelijk niet voor de ruimte die beschikbaar is gesteld voor:

  • -

    doorbelasting van de kostenplaatsen

  • -

    kapitaallasten

  • -

    investeringen (inclusief omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten)

  • -

    budgetten, die gekoppeld zijn aan een reserve

Artikel 5 Verantwoording

• 1.

  De afdelingsmanager legt door middel van een controlrapportage tussentijds verantwoording af aan het college over de voortgang van en afwijkingen op de producten die aan zijn afdeling zijn toegekend.

• 2.

  De controlrapportage vormt de basis voor de (financiële) rapportage van het college aan de raad in het kader van de halfjaarlijkse rapportage. De eindverantwoording vindt plaats in het kader van de jaarrekening.

• 3.

  Indien noodzakelijk rapporteert de afdelingsmanager incidenteel aan het college middels een B en W-advies.

Artikel 6 Verplichtingen, betalingen en ontvangsten

• 1.

  Verplichtingen mogen worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is.

• 2.

  Alle facturen worden ontvangen en geregistreerd door het team financiële zaken.

• 3.

  De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de beoordeling en afhandeling van de facturen.

• 4.

  De (deel)budgethouder kan facturen inhoudelijk laten beoordelen maar tekent zelf voor akkoord.

• 5.

  Voor de kostencategorieën wettelijke lasten en verzekeringen alsmede voor de grondexploitaties, voorschotnota's energiebedrijven en betaalopdrachten P&O zijn afzonderlijke budgetbeheerders verantwoordelijk voor de besteding en factuurafwikkeling.

• 6.

  De in artikel 2 lid 7 genoemde lijst is voor het team financiële zaken de autorisatielijst ten behoeve van de factuurcontrole.

• 7.

  Financiële zaken is bevoegd tot het doen van betalingen.

• 8.

  Voor alle inkomsten dient tijdig een inningsopdracht te worden vervaardigd. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de (deel)budgethouder.

Artikel 7 Beheer en uitvoering

• 1.

  Dit besluit wordt beheerd door de adviseur planning en control.

• 2.

  De adviseur planning en control en de medewerkers van de afdelingen die een controltaak uitvoeren geven de afdelingsmanagers ondersteuning bij de uitvoering van de in dit besluit genoemde verantwoordelijkheden.

Artikel 8 Overige bepalingen

• 1.

  De budgethouder informeert het college tijdig omtrent alle zaken die niet in deze regeling zijn voorzien, maar die voor het algemeen en financieel beheer van de gemeente van belang zijn.

• 2.

  Het college heeft de bevoegdheid tot aanwijzing van budgetbeheerders.

• 3.

  De gemeentesecretaris kan voor afdelingoverstijgende projecten tijdelijk afzonderlijke budgetbeheerders aanwijzen.

• 4.

  In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

Artikel 9 Slotbepaling

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de datum van haar vaststelling.

• 2.

  Ook de aanwijzing van de (deel)budgethouders, zoals genoemd in artikel 2 van deze regeling treedt in werking op de datum van de vaststelling van deze regeling.

• 3.

  De regeling kan worden aangehaald als Besluit budgethouderschap gemeente Leek 2012.

• 4.

  Gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit besluit wordt het Besluit budgethouderschap gemeente Leek, welk besluit op 16 december 2008 door het college is vastgesteld, ingetrokken.