| Organisatie | Bloemendaal |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen Bloemendaal 2011 |
| Citeertitel | Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen Bloemendaal 2011 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
1.Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-02-2012 | 06-01-2014 | nieuwe regeling | 24-01-2012 Weekblad Kennemerland Zuid d.d. 9 februari 2012 | 2011046997 |
gelet op de artikelen 96 en 100 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, artikel 15 van de Wet bescherming persoonsgegevens en op de artikelen 2 en 6 van de Verordening gemeentelijke basisregistraties Bloemendaal 2011;
Artikel 3 Authentieke gegevens
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden ten minste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de
Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit hebben de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door de verantwoordelijke opgedragen taken.
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in bijlage 5 bij dit reglement aangegeven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 3 maanden na dit besluit.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.
Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid in de gemeentelijke basisregistratie personen en de GBA-V.
Toelichting kolom ‘’gegevensset basisregistratie’’
De betreffende organisatieonderdelen hebben toegang tot de basisregistratie personen voor de ‘’eigen’’ inwoners (binnengemeentelijke personen). De toegang is als volgt geregeld:
Toelichting kolom ‘’gegevensset GBA-V’’
De betreffende organisatieonderdelen hebben toegang tot de basisregistratie personen voor ’’niet-inwoners’’ (buitengemeentelijke personen). De toegang wordt als volgt geregeld:
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
In de kolom Gegevensset Basisregistratie in bijlage 1 wordt met ‘’standaard’’ de onderstaande gegevensset bedoeld:
05 huwelijk/geregistreerd partnerschap
Als meer gegevens nodig zijn, dan is dat in genoemde kolom aangegeven.
De modelautorisatie voor gemeenten als buitengemeentelijke afnemer (GABA) van 20 juli 2011 is opgesteld door het Agentschap BPR en toegezonden aan de gemeenten. In Bloemendaal is deze modelautorisatie geregistreerd onder corsanummer 2011022296. De modelautorisatie geeft een opsomming van de wettelijke taken waarvoor de gemeenten (als buitengemeentelijke afnemer) gegevens mogen vragen uit de gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens van andere gemeenten.
Per wettelijke taak zijn de volgende punten uitgewerkt:
Voor de inhoud van de gegevenssets wordt verwezen naar de modelautorisatie, in corsa te vinden onder nummer 2011022296.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de gemeentelijke basisregistratie personen
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt
Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt
In deze bijlage is een overzicht opgenomen van aangewezen vrije derden die voor verstrekking van gegevens in aanmerking komen. Om in aanmerking te komen voor gegevensverstrekking uit de GBA dienen vrije derden te voldoen aan de criteria:
Vrije derden krijgen gegevens verstrekt op basis van maximaal de algemene en verwijsgegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA. Deze gegevens zijn: algemene en verwijsgegevens over de naam, naam (gewezen) echtgenoot/partner, het naamgebruik, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.
Toelichting op het privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen 2011
Dit reglement vloeit voort uit de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen Bloemendaal 2011, door de raad vastgesteld op 24 november 2011 (2011021691). Deze verordening omvat het bestuurlijk-juridisch kader voor de persoonsinformatiehuishouding. De raad heeft de nadere regeling van verantwoordelijkheid, beheer en gegevensverwerking opgedragen aan burgemeester en wethouders in hun rol als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen. Hieronder volgt voor zover nodig een nadere toelichting op de artikelen in dit reglement.
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het reglement betreft de basisregistratie personen. Dat is een combinatie van de basisadministratie, waarin zijn opgenomen de gegevens van personen die in gemeente woonachtig zijn en de registratie van gegevens van niet-inwoners. Om over de gegevens van niet-inwoners te kunnen beschikken is een besluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties nodig, het onder g in dit artikel genoemde autorisatiebesluit, te vinden in corsa onder nummer 2011022296. De basisregistratie bevat naast gegevens van inwoners en niet-inwoners de zogenoemde aangehaakte gegevens. Dat zijn gegevens van voormalige inwoners van gemeente , die nog in gebruik zijn, maar die strikt formeel geredeneerd niet tot de basisadministratie persoonsgegevens worden gerekend.
Artikel 2. Beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen
Het beheer van de basisregistratie personen is belegd bij .
Artikel 4. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het, eventueel via een online verbinding, kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Lid 1, sub a regelt de toegang van de beheerder en de medewerkers van het team burgerzaken en receptie die uitvoering geven aan de Wet GBA. Lid 1, sub b van artikel 4 heeft betrekking op de toegang door een bewerker. Lid 1, sub c van dit artikel heeft betrekking op de toegang door binnengemeentelijke afnemers. Behalve de reguliere afdelingen van de gemeente Bloemendaal kan het regionale politiekorps op dezelfde wijze toegang hebben tot de basisadministratie. Dit is geregeld in artikel 96, 2e lid van de lid Wet GBA.
Artikel 5. Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Er zijn binnengemeentelijke afnemers aan wie systematisch gegevens worden verstrekt zonder dat hun rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen is gegeven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties.
Artikel 6. Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de basisregistratie personen aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht in artikel 96 tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de integratie van de basisadministratie persoonsgegevens in de basisregistratie personen. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.
Artikel 8. Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Gemeenten hebben de bevoegdheid om op basis van artikel 100 van de Wet GBA bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt uit de basisadministratie aan zogenaamde vrije derden. Voorwaarde is dat het gemeentelijk verstrekkingenbeleid is vastgelegd bij of krachtens een gemeentelijke verordening. Met de wijziging van artikel 100 van de wet GBA per 1 september 2001 heeft de wetgever de categorie van personen en instellingen die de gemeente van gegevens kan voorzien aanzienlijk beperkt.
Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de GBA en staat in beginsel op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking op grond van artikel 100 aan commerciële instellingen en bedrijven volledig uitgesloten. Commerciële instellingen zoals incassobureaus en postorderbedrijven hebben dus geen recht op gegevensverstrekking.
Ook de categorie van gegevens die mogen worden verstrekt, is verder afgebakend. Over het algemeen mogen alleen de in artikel 100, 2e lid Wet GBA vermelde gegevens worden verstrekt. Ingevolge artikel 102 van de Wet GBA heeft de burger het recht op geheimhouding van persoonsgegevens. In dat geval wordt de gevraagde informatie niet verstrekt.
Onder artikel 100 Wet GBA is gegevensverstrekking alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, een gemeentelijk belang, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.
Een voorbeeld van gegevensverstrekkingen aan rechtspersonen is de verstrekking van gegevens aan woningcorporaties in het kader van de samenwerking op het gebied van de fraudebestrijding en eerlijke verdeling van de woonruimte.
Aan particulieren mogen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang zoals in verband met een reünie of opsporing van een familielid. Verplicht is gesteld dat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard. Daarnaast moeten gegevensverstrekkingen die plaatsvinden op basis van artikel 100 worden geprotocolleerd (artikel 10).
Dit artikel regelt de verplichting van bestuursorganen om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens terug te melden aan de beheerder van de basisadministratie. Gegevensuitwisselingen beperken zich in het algemeen niet uitsluitend tot de authentieke gegevens. Ook in de niet-authentieke gegevens kunnen eventuele fouten voorkomen, die door daartoe door het college aan te wijzen afnemers teruggemeld moeten kunnen worden.
Op grond van artikel 62, vierde lid, van de wet GBA is het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid toegekend om:
De terugmelding aan de basisadministratie houdt zowel terugmelding in aan de eigen basisadministratie van de gemeente als ook aan de basisadministraties van de andere gemeenten.
Artikelen 11 tot en met 13 rechten van burgers
De wet GBA regelt uitputtend de rechten van de burger met betrekking tot inzage, correctie en verwijdering van diens gegevens in de basisadministratie. Op het deel van de basisregistratie personen dat niet als basisadministratie wordt aangemerkt, is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. De rechten die de burger op grond van die wet heeft, zijn overgenomen in dit reglement.
De GBA stelt een aantal eisen op het gebied van beveiliging: artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de basisadministratie vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Het daarin gestelde is uit te splitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
In gemeente zijn er maatregelen getroffen op deze terreinen. De maatregelen zijn opgenomen in het informatiebeveiligingsplan GBA en Waardedocumenten.
Gegeven de substantiële wijzigingen wordt het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Bloemendaal 2010 van 9 februari 2010 in zijn geheel vervangen door het Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen Bloemendaal 2011.