CVDR13404_1Regeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsnlregelingAa en Hunze2017-09-05Aa en HunzeDe Schakel, 28-12-1999Archiefverordening van de gemeente Aa en HunzeArchiefwet 1995, art. 30, lid 1 Archiefwet 1995, art. 31 gemeenteraadbestuur en recht1999-12-23De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2000-01-012014-09-25nieuwe regeling99/21GeenGeenRegeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsDe gemeenteraad van de gemeente Aa en Hunze;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 14 december 1999,
nummer 1999/160;gelet op artikelen 30 eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995.besluit:vast te stellen de navolgende:Regeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de
archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats.Hoofdstuk 1 Algemene bepalingenArtikel 1.In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:de wet: de Archiefwet 1995;gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b , van de wet, voorzover
behorende tot de gemeente;de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig
artikel 31 van de wet aangewezen
archiefbewaarplaats;beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet
naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatieonderdeel;informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk 2 De aanwijzingen van de archiefbewaarplaatsArtikel 2.De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de
bewaarplaats, die zich bevindt in de archiefkelder onder het
gemeentehuis.Hoofdstuk 3 De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheidenArtikel 3.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en
doelmatige archiefruimten.Artikel 4.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder.Artikel 5.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende
deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van
de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel 6.Lid 1Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en
de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat
het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.Lid 2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere
belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden
aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende
bewaring in aanmerking komen.Artikel 7.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegrotingen voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding
van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn
verbonden.Artikel 8.Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast (gehoord de
raadscommissie voor Algemene Bestuurlijke en Economische Zaken).Artikel 9.Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de
raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van
artikel 30 van de wet.Hoofdstuk 4 Het beheer van de archiefbewaarplaatsArtikel 10.Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de secretaris belast
met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris
een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma
archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel 11.De secretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden
en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of
personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale
geschiedenis van belang wordt geacht.Artikel 12.Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de
secretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van
gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens
alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.Artikel 13.Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de
secretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de
archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt
daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften,
uittreksels of bewerkingen.Artikel 14.De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften,
uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in
de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere
werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de secretaris
verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door
de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier
bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit
tarief op de hoogte gesteld.Artikel 15.De secretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester
en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de
archiefbewaarplaats.Hoofdstuk 5 SlotbepalingenArtikel 16.De archiefverordeningen van de voormalige gemeenten Anloo, Gasselte,
Gieten en Rolde van 1997 worden ingetrokken.Artikel 17.Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2000.Artikel 18.Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente
Aa en Hunze.Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Aa en
Hunze, gehouden op 23 december 1999 .De secretaris, De voorzitter,Mr. F. Snoep. Drs. R.W. Munniksma. Memorie van toelichtingDeze archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te
worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg,
die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de
gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op
het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte
archiefbescheiden. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.
Hoofdstuk 3 bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de
Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en
doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3) is
geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk
4 regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de
gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel deze Archiefverordening beperkt is tot zaken
waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in
vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening
gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het
beheer op dezelfde wijze. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden,
die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht wordt in de Archiefwet 1995 niet bij de secretaris gelegd, indien geen
archivaris is benoemd. Met name in de organisaties met meerdere beheerseenheden
is het nuttig hem dit toezicht te belasten. Na overbrenging van de
archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers als beheerder van
de archiefbewaarplaats verantwoordelijk voor de archiefbescheiden –is het dan
nuttig, dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan
waarborgen, dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat
in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1.Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2.De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij
afzonderlijk besluit.Artikel 3.Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan
welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en archiefruimten
moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid zal op een nader bij Koninklijk Besluit te
bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).Artikel 4.De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna
opgenomen Besluit Informatiebeheer.Artikel 6.Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels
omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de
daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid zal op een nader bij Koninklijk Besluit te
bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat
gebeurt, kan het eerste lid van artikel 5 vervallen waarbij het tweede lid als
enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel
bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit
overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten
voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als
ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook
profijt.Artikel 8.De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor
het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening..Artikel 9, artikel 15.Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat
er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop
heeft plaatsgevonden.Artikel 10.De wet draagt de secretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op,
maar schept geen regelingen ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit
artikel draagt het beheer vanuit de cultureel en historisch oogpunt gevormde
documentaire verzamelingen eveneens op aan de secretaris.Artikel 13. De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden,
die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels
en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt
complementair, dat de secretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan
verrichten.